在每個(gè)公司中都會有相應(yīng)的規(guī)制度，俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，那么大家知道oa是什么職位嗎？它的職又是什么呢？一起去看看吧。

 

oa是指辦公室助理的職位，英文全稱：office assistant。

每家公司的辦公室助理具體狀況會有所不同，但是大致的工作資料基本一樣，隸屬于行政部或是辦公室，主要從事組織內(nèi)部行政類事務(wù)的處理，例如文檔、資料的歸檔，事務(wù)性工作的統(tǒng)計(jì)、匯通、上報(bào)，文字性資料的辦公化處理、文件的起草等等。

相關(guān)工作參考：

1、負(fù)責(zé)接待來賓。

2、負(fù)責(zé)考勤和加班申報(bào)單的報(bào)表與匯總。

3、收發(fā)報(bào)刊函件及整理保管報(bào)紙。

4、負(fù)責(zé)收集和撰寫有關(guān)信息，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)帶給信息參考和建設(shè)意見。提請領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快辦理的有關(guān)工作；

5、管理飲水。

6、負(fù)責(zé)傳真收發(fā)與登記。

7、負(fù)責(zé)辦理各類文件的收發(fā)登記閱簽清退整理歸檔保密工作；

8、負(fù)責(zé)中心會議的籌備會議通知的擬寫下發(fā)工作，負(fù)責(zé)會議記錄和文字材料的整理。

9、負(fù)責(zé)文件資料的打印登記發(fā)放復(fù)印裝訂。

10、負(fù)責(zé)辦公室的日常管理工作，負(fù)責(zé)受理投訴和來訪接待收發(fā)傳真考勤登記接聽電話等工作；

11、負(fù)責(zé)人事勞資倉庫管理等工作。

12、負(fù)責(zé)綜合部日常事務(wù)性工作；負(fù)責(zé)中心各種文稿的打印發(fā)送，負(fù)責(zé)中心文件材料的領(lǐng)��；

13、保管登記和按規(guī)定發(fā)放公司辦公用品。

14、負(fù)責(zé)接轉(zhuǎn)電話和記錄工作。

15、做好公司食堂費(fèi)用支出流水帳登記，并對餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納保管。

16、管理辦公各種財(cái)產(chǎn)，合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率，提倡節(jié)儉。

17、負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

18、社會保險(xiǎn)的投保申領(lǐng)。

19、主要負(fù)責(zé)會議文書印信檔案接待宣傳欄文件報(bào)紙收發(fā)。

20、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。

21、每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。

22、做好公司宣傳專欄的組稿。

23、負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

24、負(fù)責(zé)辦公室的文秘信息機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集整理工作。

25、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

26、接聽轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。

27、管理好員工人事檔案材料，建立完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。

28、統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。

29、每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。

30、做好會議紀(jì)要。

31、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。

32、做好公司食堂費(fèi)用支出流水帳登記，并對餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納保管。

33、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

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怎樣做好辦公室助理工作？

助理既聯(lián)系上下，又協(xié)調(diào)左右，既是政務(wù)的參謀，又是事務(wù)的“主管”，是總辦這一運(yùn)轉(zhuǎn)中樞的“首腦”。助理應(yīng)認(rèn)識到自己所處的地位和所應(yīng)發(fā)揮的重要作用，愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)地履行自己的職責(zé)，富有成效地做好總辦工作。當(dāng)好助理，主要應(yīng)在以下8個(gè)方面努力：

一要認(rèn)清自己，處事有原則。找不準(zhǔn)位置，也就找不準(zhǔn)工作的立足點(diǎn)、切入點(diǎn)、著力點(diǎn)，工作起來也就找不著“感覺”。助理處于“總管家”與“不管部長”的雙重位置，圍繞著中心工作，上協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)，下聯(lián)系群眾，事務(wù)、政務(wù)都要過問，其他部門管不了、不該管的，都要總經(jīng)理助理去管�？偨�(jīng)理助理要把握所應(yīng)扮演的主角，把握好工作分寸，管理不巨細(xì)，參謀不決斷，助手不攬權(quán)，不越權(quán)，不越位，不缺位，工作要到位。

二要善于長袖善舞，作好各部門之間的“潤滑油”。首先要協(xié)調(diào)好上下的關(guān)系。對上：要尊重而不盲從，服務(wù)而不奴婢，更不能違背原則盲從領(lǐng)導(dǎo)。陳云同志說，要“不唯書，不唯上，要唯實(shí)。”在實(shí)際工作中，不看領(lǐng)導(dǎo)眼色是不可能的，但要有分寸，要堅(jiān)持原則，按章辦事，不能惟命是從。待下：以禮，以誠，以情。不要盛氣凌人，不搞瞎指揮、亂指揮，不欺下瞞上。再是協(xié)調(diào)好內(nèi)外關(guān)系，外求支持協(xié)作，內(nèi)求團(tuán)結(jié)向上。

三要耳聰目明，作好參謀工作。從大的方面說，當(dāng)助手重要的在于搞好信息、決策、督查服務(wù)。及時(shí)地捕捉信息，準(zhǔn)確地搞好反饋，用心地當(dāng)好決策參謀。不僅僅要善于發(fā)現(xiàn)問題，還要認(rèn)真分析問題，給領(lǐng)導(dǎo)解決問題帶給決策參考。領(lǐng)導(dǎo)一旦采納決策意見，還要制訂決策備選方案。備選方案不能只是一種，要有多種方案，以便優(yōu)中選優(yōu)，“拍板定案”。決策制定后要采取得力措施抓落實(shí)，并及時(shí)搞好督促檢查，搞好落實(shí)狀況反饋。

四要高效快捷處理有關(guān)事務(wù)。助理務(wù)必要有強(qiáng)烈的時(shí)效觀念、意識，求真務(wù)實(shí)、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，運(yùn)籌帷幄的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，在有限的時(shí)間里辦好應(yīng)辦之事。要善于“分身”，明確該干什么，不該干什么，先干什么，后干什么。要有所為，有所不為。為好應(yīng)為之事。該別人“代勞”之事，要分解任務(wù)到人，并明責(zé)授權(quán)，責(zé)權(quán)相等。一旦分工、明責(zé)、授權(quán)，要少插手，多支持下級大膽工作。不要事無巨細(xì)，事必躬親。不該為之事，“親自”未必就好，還往往會挫傷員工的用心性。工作有成績，也會有不足，要客觀地分析是非功過，更不要跟下邊搶功爭好。尤其是出現(xiàn)過錯(cuò)不要推諉，對自己的過錯(cuò)更不要上推下卸。工作要扎實(shí)，力求實(shí)績、實(shí)效。總辦工作不能擺花架子，更不能弄虛作假。要真實(shí)地反映狀況，扎實(shí)地開展工作。

五要不斷提升個(gè)人素質(zhì)，增加人文魅力。自身素質(zhì)強(qiáng)，就會產(chǎn)生人文“魅力”和影響力。要當(dāng)好助理，要靠權(quán)力的影響力，但更重要的是靠非權(quán)力的影響力。只有二者有機(jī)結(jié)合，才能更好地開展工作。要注重發(fā)揮自身非權(quán)力因素的影響力，靠德、識、才、學(xué)，靠高尚的人格、豐富的知識、高超的才干、卓有成效的方法藝術(shù)來開展工作。在提高自身素質(zhì)的同時(shí)，還要學(xué)會尊重，學(xué)會理解，學(xué)會“給予”，尊重上級，理解同級，善于“給予”下級。培養(yǎng)人才，幫忙人展現(xiàn)才能，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。

六要注意自身形象，起好表率作用�？傓k處在公司的第一線，一舉一動(dòng)都代表著公司形象�？偨�(jīng)理助理務(wù)必要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，注重自我形象塑造。同時(shí)，要引導(dǎo)公司全體員工強(qiáng)化形象意識，構(gòu)成塑造形象的共識。工作中，要重視外在形象的“包裝”，全心全意地、熱情細(xì)致地待人接物，為人處事。要經(jīng)常并善于“換位思考”，想一想假如自己是領(lǐng)導(dǎo)或是員工怎樣辦，設(shè)身處地地搞服務(wù)、辦實(shí)事、辦好事。

七要努力營造溫馨快樂的工作環(huán)境。要著力創(chuàng)造總辦工作的良好環(huán)境，用良好的環(huán)境去影響人、改造人、約束人。用心倡導(dǎo)、努力創(chuàng)造勤奮學(xué)習(xí)、用心向上、努力開拓、團(tuán)結(jié)協(xié)作、樂于奉獻(xiàn)的良好環(huán)境，增強(qiáng)總辦整體效能�？偨�(jīng)理助理要把創(chuàng)造溫馨快樂的工作環(huán)境視為重要的工作資料，思想上重視，工作上要研究、策劃，采取切實(shí)有效的舉措，搞好宣傳，構(gòu)成輿論氛圍。搞些健康有益的文娛活動(dòng)，活躍員工的文化生活，努力創(chuàng)造一種用事業(yè)留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作環(huán)境。

八要制訂并完善游戲規(guī)則。一方面要根據(jù)工作需求，建立一套切實(shí)可行的工作規(guī)章制度，并不折不扣地去執(zhí)行。另一方面要在工作實(shí)踐中不斷地加以完善。比如，要建立值班制度、會務(wù)制度、文秘制度、以及廉政制度等，用制度管人、管事。根據(jù)游戲規(guī)則，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。表揚(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)好的，批評、懲罰壞的。不能好壞不分，是非不明，不能讓“會叫喚的孩子多吃糖”，更不能構(gòu)成或陷入“干的不如不干的，不干的不如搗蛋的”怪圈，建立并逐步完善好人能夠用心辦好事，壞人不敢辦壞事的良好機(jī)制，確保公司工作正常、有序、高效運(yùn)轉(zhuǎn)

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