不同部門的商務接待內(nèi)容方案也不一樣,怎么才能有針對性的實施適合自己部門的接待方案呢?下面小編就為大家?guī)砹岁P(guān)于各部門的商務接待方案,感興趣的朋友可以下載哦!
商務接待方案(一):
為了接待XXXX年X月X日,XXXXXXX一行到公司參觀,為確保本次活動有序開展,特制定如下接待方案:
1.接待時間:
2013-07-0414:00--2013-07-0510:00
二、接待地點:
XXXX、XXXX、[由www.taixiivf.com整理]
三、接待對象:
XXXXXXXXX
四、參觀路線及時間表:
2013-07-0414:00派車到XXXX→15:00工廠參觀→16:00離開XX前往XX→16:30XXXXX→16:10XXXX沙盤講解→16:25XXXXX參觀→17:00離開XX→17:30XXXX假日酒店→17:35酒店會議室(項目講解與政策溝通)→18:00酒店晚宴→18:30休息→次日9:00送離XX,歡送
五、接待前準備工作安排:
1.成立接待小組
組長:XXX(董事長)
副組長:XXX(總經(jīng)理)、XXX(副總經(jīng)理)、XXX(總監(jiān))
成員:XXX、XXX、XXX
參觀團到其部門,由部門總監(jiān)負責陪同講解。
2.職責
2.1.XXXX
2.1.1XX行政部(XXX):
2.1.1.1負責現(xiàn)場清潔、秩序的維護及車輛規(guī)范停放。
A、在大門設(shè)置兩名形象保安。
B、在行政大樓LED更改歡迎字幕:熱烈歡迎XXXXXXXXXXX貴賓蒞臨參觀考察
2.1.1.2XX廠(負責人:XXXX):
A、負責現(xiàn)場的清潔衛(wèi)生
B、負責現(xiàn)場的工作秩序
C、負責參觀路線
D、負責現(xiàn)場的講解
2.1.1.3XXXXX(負責人:XXX):
A、負責現(xiàn)場的清潔衛(wèi)生
B、負責現(xiàn)場的工作秩序
C、負責參觀路線
D、負責現(xiàn)場的講解
2.2.XXXX
2.2.1政部人事部(負責人:XX)
2.1.1.1保潔(負責人:XXX):
A保潔于X日下午開始對XXXX外進行清掃,尤其是地面的頑跡。
B4日早上8:00上班,再次打掃確保XXXX外圍,XX周圍清潔衛(wèi)生。
CXXXX室內(nèi)清潔,洗手池外無水漬,衛(wèi)生間無異味,紙巾完備。
DXXX室內(nèi)及外圍清潔,無白色垃圾。
2.1.1.2保安(負責:XXX)
A保安于XXX(區(qū)域)安排兩人、XXXX正門外兩人、XXX正門外【XXX】、XXX【XXX】石凳外設(shè)置太陽傘。安排四名形象保安穿保安工作裝,戴白手套。形象保安于4日14:30分到位。
B4日早7:30XXXX路口安排一名保安,放置錐形桶,禁止一切車輛進入XXXX外圍。在參觀領(lǐng)導到來之前,打開通道,并行禮。車輛過后,再將錐形桶復原,禁止非參觀車輛進入XXXX外圍。
C4日下午14:30其他三名形象保安到指定位置,立軍姿待命。
D4日下午14:45XXX外保安將石凳搬開,打開一個通道,讓參觀車輛通行。其余時間,禁止其他車輛進入。
E4日保安加強巡邏,防止一切車輛進入XXX、XXX間的廣場停放。
F【XXX】負責外圍車輛停放秩序、客人考察參觀期間,在XXXX及XXX正大門安排形象保安。尤其是要位置好當天機動車停放秩序,接待前30分鐘在XXX及XXXX安排形象保安。
2.1.1.3【XXX】負責所有設(shè)備正常運轉(zhuǎn),完成時間4號上午12:00.
2.1.1.4信息中心【XXX】負責XXXLED顯示屏歡迎詞的更換,資料為:XXXXXXXX歡迎您光臨。
2.1.1.5XXX負責車輛的安排;
A7月4日下午2點派4輛依維柯及2輛商務車到XXX接待客人。并按參觀流程,負責全程的接送工作。
B依維柯上準備視頻資料(播放公司宣傳片)。
C、每輛車上準備2件水。
2.2.2招商部(負責人:XXX)
2.2.2.1XXX負責XXXX的現(xiàn)場維護及秩序。
2.2.2.2協(xié)調(diào)沙盤人員進行沙盤的講解.
2.2.2.3負責酒店會場現(xiàn)場氛圍的布置。(會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置,LED歡迎詞的擬定,會場內(nèi)適當?shù)暮唵闻杈芭杌?桌面上擺放礦泉水,擺放美觀統(tǒng)一.
2.2.2.4坐席上擺放參會者的姓名水牌.
2.2.2.5物料準備:精美簽到布1件,簽到指示牌1個,宣傳資料,招商手冊、手提袋各73份,礦泉水20件,黑色中性筆2盒,會議結(jié)束后,每人發(fā)放一份宣傳資料.
2.2.2.5人員分工:簽到人員:XXX,引領(lǐng)人員:XX,主持人:XX
2.2.2.6具體操作過程:
沙盤講解,講解人XX-----從XXXX統(tǒng)一接參會者到達下榻酒店會場----參會者依次簽到------XX引領(lǐng)已簽到人員至會場就座----主持人XX暖場,X總致歡迎詞并介紹XXXXXX整體規(guī)劃-----主持人介紹XXX上臺講話------主持人XXX做會議總結(jié)、結(jié)束詞-------公司安排車輛統(tǒng)一送參會者離場。
2.2.3XX部(負責人:XXX)
2.2.3.1負責現(xiàn)場秩序維護及管理。
2.2.3.2負責參加路線的確定及講解。
2.2.3.3準備礦泉水。
2.2.3.4負責現(xiàn)場導購及燈光的處理。
2.2.4XX部(負責人:XXX)
2.2.4.1負責全程攝影拍照。
2.2.4.2負責全程串詞及發(fā)言稿的擬定
1.由行政人事部【XX】、【XXX】和【XXX】,在7月4日下午14:00對整個接待現(xiàn)場進行最終檢查。
2.陪同人員在7月4日14:45,在XXXX大門口集合。
七、總結(jié):
1.留下相關(guān)的聯(lián)系方式。
2.將本次接待影像保留檔案部。
商務接待方案(二):
應我公司邀請,XX酒業(yè)公司總經(jīng)理等一行3人,將于本月6日到達我公司洽談業(yè)務,時間暫定3天。
該公司是我國西南地區(qū)的大型酒類生產(chǎn)廠家,產(chǎn)品在國內(nèi)外市場上一向供不應求。該公司與我公司有多年的業(yè)務聯(lián)系,系供應我X×酒的唯一廠家,對我公司業(yè)務往來用心,態(tài)度友好,每年均與我公司有成交實績。
對他們此次前來洽談業(yè)務,我方擬本著友好、熱情、多做工作的精神予以接待,望洽談卓有成效。
具體安排如下:
1.客人抵、離京時,由有關(guān)業(yè)務人員迎送。
2.由我公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理會見并宴請兩次。
3.由我方總經(jīng)理負責與其洽談。
4.客人在京期間適當安排參觀游覽、文化娛樂活動。
5.客人在京費用由我公司承擔。
以上意見妥否,清公司領(lǐng)導指示。
附件:XX酒業(yè)公司客人名單(略)
本公司接待人員名單(略)
上海XX百貨公司公關(guān)部
20XX年X月X日
商務接待方案(三):
一、xx簡介:
XX公司,公司是以生態(tài)農(nóng)業(yè)開發(fā)、高科技農(nóng)業(yè)種植及示范、農(nóng)產(chǎn)品加工及銷售、中醫(yī)養(yǎng)生科普、生態(tài)農(nóng)業(yè)文化展示、生態(tài)度假農(nóng)莊,生態(tài)文化旅游為主要業(yè)務的綜合性開發(fā)企業(yè)。
二、接待時間:
20**年3月22日
三、接待地點:
1、接待地點:御邦國際
2、會議地點:御邦國際701會議室
四、來訪人員基本狀況:
五、接待小組人員:1.總負責:公司行政部
2.跨部門接待小組:相關(guān)領(lǐng)導,行政組,策劃宣傳組
六、會議費用預算明細表:
用車費用:其它:總預算:
七、接待前期準備工作
1、制發(fā)邀請函,邀請嘉賓,協(xié)調(diào)時間
2、就餐安排,提前預定3、迎接車輛安排
4、迎賓(嘉賓到達前20分鐘,相關(guān)人員需做好迎賓工作)
5、相關(guān)會議材料準備
6、相關(guān)接待人員,負責相關(guān)接待工作
八、會議前的籌備工作
1、會場布置。根據(jù)會議資料,在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎詞和慶祝標語。可在會場內(nèi)擺放適當?shù)暮唵闻杈、盆花;為使會場更加莊嚴,主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料,擦洗干凈,擺放美觀。
2、會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關(guān)接待工作。
3、會前檢查。提前檢查音像、文件、會議材料、錦旗等齊全性。
4、就餐安排。提前統(tǒng)計就餐人數(shù),進行預定。
九、會議接待
1、歡迎詞
2、會場整理及布置
1)提前30分鐘清潔并布置會場,持續(xù)會場整齊有序。
2)擺放會場物品,桌面上如需擺放水果、飲料,擦洗干凈。
3)調(diào)試投影儀,音響等設(shè)備,放映相關(guān)資料。
3、領(lǐng)導嘉賓到達會議廳,由禮儀引入會場就座。
十、會后服務
會議結(jié)束,用車在會議結(jié)束前妥善安排。引導與會人員至就餐地點就餐,就餐后,由接待人員負責將領(lǐng)導嘉賓送回。十一、附件:
商務洽談活動會議安排:
時間:3月22日下午15:00——17:30地點:資料:主題:主持人:參會人員:
商務簽約儀式
一、簽約時間:
二、簽約地點:
三、參會人員:
四、會議簽約事宜:
1、主持人宣布簽約儀式開始,介紹主要來賓和領(lǐng)導
2、總經(jīng)理介紹簽約項目狀況3、正式進行簽約
4、簽約儀式結(jié)束后,各參加人員舉杯慶賀
5、攝影人員給參會人員群眾拍照留影
6、各個公司總裁致辭
7、主持人宣布簽約儀式結(jié)束,參會人員退場
商務接待方案(四):
商務談判會議接待方案
為了安排好美國達貝爾公司的代表來上海與本公司洽談合資設(shè)廠事項的工作和各事項,順利進行談判工作,特制定以下接待方案:
一、接待時間:20xx年10月27—29日
二、接待地點
接機地點:上海虹橋機場
接待酒店:上海洋洋顯達度假酒店
地址:上海新客站地區(qū)上海市交通路2779號(富平路99號)
參觀地點:中國上海迅通電梯有限公司生產(chǎn)基地
上海世博園
上海外灘夜景
三、接待對象:美國達貝爾公司談判代表以及陪同人員
四、接待負責人員
總負責:xxx(負責整個行程的指揮和協(xié)調(diào)工作)
接待組:xxx(翻譯人員,禮儀小姐,解說員,接待員)
秘書組:xxx(負責接待和談判會議的相關(guān)文件起草文件資料)
后勤組:xxx(負責行程和會議談判的酒店安排,會場布置和保安等相關(guān)工作)談判組:xxx(主談,決策人,銷售顧問,法律顧問,技術(shù)顧問,公關(guān)經(jīng)理)合計人員:24人
五、接待前期準備工作
1.來回機票預定
2.食宿安排
3.迎接車輛安排
4.會場接待
5.會場整理及布置
六、后期工作
1.談判會議資料整理
2.經(jīng)費報銷
3.總結(jié)及信息反饋
七、經(jīng)費預算雙程飛機票(22000)+酒店住宿費(10000)+餐費(8000)+租車費用(650)+觀光費用(2500)+會議雜務費(1000)+后備費用(5000)總計:63150元(人民幣)
八、注意事項
1、接待外賓的禮儀注意事項2、應急方案的準備3、控制經(jīng)費預算4、做好整個行程以及談判會議的記錄工作。
商務接待方案(五):
一、接待時間:2011年X月X日―X月X日
二、接待地點:
接送機地點:西寧機場
下榻酒店:XX大酒店(銀龍大酒店,神旺大酒店,青海賓館等)
會議地點:XX大酒店會議廳(銀龍大酒店會議廳,神旺大酒店會議廳,青海賓館會議廳等)
三、接待對象:
嘉賓等一行人及其陪同人員
四、接待負責人員:
總負責:接待辦
跨部門接待小組:相關(guān)領(lǐng)導,秘書組,行政組,宣傳組,保衛(wèi)組
五、接待前期準備工作:
1.制發(fā)邀請函,邀請嘉賓,協(xié)調(diào)時間
2.食宿安排,提前預定
3.迎接車輛安排
4.迎賓(嘉賓到達前20分鐘,相關(guān)人員需做好迎賓工作)
5.相關(guān)接待人員,負責相關(guān)接待工作
六、機場接待
1.機場一層到達廳內(nèi)設(shè)接待處人員,根據(jù)來客乘坐的航班到達狀況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌,在一層到達電梯口等候,接到嘉賓后負責引導至接待處(簽到臺桌子規(guī)格1.8x0.5x0.75)。接待組由此將客人集中帶出乘車。
2.在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌(80x180cm以下易拉寶)。
3.由服務科按照按正常要客接待程序接待。
4.對于重要領(lǐng)導等特殊客人,由團省委提出要求,機場團委負責申請辦理有關(guān)接待人員通行證,安排相關(guān)人員協(xié)助在廊橋出口處迎接。
硬件附注:易拉寶2個(其中1個2米),接待處牌子和桌子,筆若干支,迎賓牌,授帶10條.
七、酒店入住
1.確定嘉賓入住時間,通知酒店接待人員提前做好相關(guān)準備,確定房間住宿安排。
2.嘉賓到達酒店,大廳接待組全員在酒店大廳恭候,攝像記錄組安排攝像拍照。
3.進入酒店后,由接待人員的引領(lǐng)下入住提前安排好的房間。
4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領(lǐng)回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息,并問詢是否需要叫醒服務。
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1.由接待人員引領(lǐng)嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關(guān)服務。
2.餐后安排客房服務人員帶入房間休息,并問詢是否需要叫醒服務。
九、會議前的籌備工作
1.選取會議廳。根據(jù)會議參加人員的人數(shù)確定會議廳規(guī)模。
2.會場布置。根據(jù)會議資料,在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語?稍跁䦂鰞(nèi)擺放適當?shù)暮唵闻杈、盆?為使會場更加莊嚴,主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料,擦洗干凈,擺放美觀、統(tǒng)一
3.會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關(guān)接待工作。
4.會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
十、會議接待
1.歡迎詞(電子屏幕)提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”
2.會場整理及布置
1)提前30分鐘清潔并布置會場,持續(xù)會場整齊有序,空氣清新
2)擺放會場物品,桌面上如需擺放水果、飲料,擦洗干凈,擺放美觀、統(tǒng)一,香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發(fā),調(diào)試投影儀,音響等設(shè)備,放映相關(guān)資料。
3.聯(lián)系陪同人員,講解員。根據(jù)客戶考察目的及需要,確定陪同人員并及時告知其準備事宜,以便順利溝通:會談開始前1小時,再次提醒相關(guān)人員
4.領(lǐng)導嘉賓到達會議廳,由禮儀引入會場就座。
十一、座談
1.企業(yè)宣講(集團,產(chǎn)業(yè)宣傳片,企業(yè)介紹PPT)
2.技術(shù)交流(技術(shù)人員PPT講解,互動)
3.會場服務(每20-30分鐘添加茶水或視狀況而定)
4.拍照(依重要程度,進行拍照留檔)
5.攝像(依重要程度,進行攝像留檔)
十二、會后服務準備
做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好,攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結(jié)束前妥善安排。
十三、會后服務
會議結(jié)束,攝影師做完攝影工作后,由接待人員負責將領(lǐng)導嘉賓送回入住酒店。
商務接待方案(六):
接待前準備:
1、熟悉接待計劃日程安排,所接待客人名單、抵達時間及交通工具(火車/飛機),落實接站車輛車次,接站人員。
2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項,做好住宿和餐飲安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛,駕駛?cè)藛T,導游人員,
旅游景點,旅游途中就餐點。
一、會議概況:
(一)會議時間:2xx-1-1至2xx-1-12
(二)會議地點:柳州飯店
地址:柳州飯店
電話:xxxxxxxxxx
聯(lián)系人:賈xx
(三)參加會議人員:總公司代表分公司各部門負責人,
二、活動日程(見日程安排表)
三、工作分工
成立會議籌備領(lǐng)導小組
組長:賈xx
副組長:胡xx
領(lǐng)導小組下設(shè)辦公室,負責人xxx,具體負責整個會議期間的各項工作。
成員單位:分公司人事部公關(guān)部
辦公室下設(shè)材料組、會務組。
(一)材料組
負責人:韋xx
成員:秘書處有關(guān)人員
職責:
1.領(lǐng)導講話、主持稿、論文集
2.代表報到、登記,制定花名冊、通訊錄
3.會議須知、日程表
4.代表、工作人員住宿、餐飲分配表
5.制做文件袋、配記事本、筆、相冊
6.材料裝袋、印制代表證、工作人員證、桌簽
7.乘車編號及分配代表、工作人員乘坐車輛
(二)會務組
負責人:歐xx
成員:總務處有關(guān)人員
職責:具體負責請領(lǐng)導參加開幕式、聯(lián)系開、閉幕式會議室、會議接站、
食宿、宴請、各項活動統(tǒng)籌安排、紀念品的購買發(fā)放、后勤保障及各項協(xié)調(diào)工作。
1.車輛
負責人:胡xx
(1)會議抽調(diào)公關(guān)部秘書處轎車3臺主要用于迎接代表團。行政處2臺轎車主要用于會務。
(2)各單位抽調(diào)的車輛要做到整潔干凈、無故障、無灰塵。
(3)車輛市內(nèi)用油由各出車單位自行解決。
(4)聯(lián)系各代表團鐵路定票,為代表自帶車輛加油及送站工作。
2.接站
負責人:毛xx
1月1日,各代表團報到當天,對坐車來的代表,派車在高速公路出口處迎接;對乘火車來的代表,派車到車站迎接(由職責單位自制接站牌)。
具體分工:負責人自行安排
3.紀念品
負責人:賈xx
(1)準備給白紀念品1份,以表感謝。
4.住宿
負責人:賈xx
(1)住宿。會議代表統(tǒng)一住柳州飯店?偞戆才艈为氉∫粯藴书g,其它代表2個人住一標準間,各代表房間內(nèi)擺放水果、香煙和主要地方報紙。
(2)宴請。1日各代表團報到后,在飯店舉行歡迎晚宴,擬請×座陪(擺牌)。
(3)要求。會議用餐依簽牌固定餐位,一樓正廳懸掛歡迎橫幅;會議室掛會標,擺放鮮花,代表座簽等,要體現(xiàn)隆重、端莊、整潔。
5.參觀、娛樂活動
(1)游覽。
職責人:麥xx
負責游覽期間住宿、用餐、游玩等活動。
要求:游覽長負責培訓3男3女既6名隨車導游(擬從秘書部內(nèi)挑選)。
(2)8月11日晚,舉辦聯(lián)歡晚會。
職責人:韋xx
負責聯(lián)系晚會場所、邀請樂隊、主持人、在局內(nèi)挑選5名歌手,制定由各代
表團參與的演出計劃。
6.宣傳報道
職責人:麥xx
(1)負責會議攝、錄像工作。
(2)派攝影、錄像記者各1人,全程跟蹤服務(迎接、會議、游覽)。
(3)將代表的照片裝入相冊,錄像刻制光盤,在代表返程前交到代表手中。
7.醫(yī)療保障
職責人:歐xx
門診部派1名醫(yī)生全程保障。備有關(guān)藥品和緊急醫(yī)療器械。
會活動日程安排
商務接待方案(七):
1、接待申請:業(yè)務、某場部員工在了解客戶即將到訪時通知行政辦,要求進行客戶接待的安排,如出差在外應及時以電話方式通知,并落實客戶的聯(lián)系方式、隨行人數(shù)、是否需用車到機場或火車站接送;
2、確定接待級別:接待根據(jù)來訪人員的級別不同,可按以下標準安排接待
(1)普通人員級別:適合人員:經(jīng)銷商業(yè)務類考察人員、技術(shù)人員、家裝公司設(shè)計師、廠家中層管理者、普通意向經(jīng)銷商等。
a:住宿標準按對方人員要求,公司不負擔住宿費用;
b:餐飲標準:午餐簡便消費控制在300元以下,晚餐消費控制在400元以下;
c:接待陪同人員:公司基層業(yè)務員、某地域經(jīng)理;
d:接待車輛:四驅(qū)車或的士。
e:以上標準是以二名客戶為基準,如超過二名客戶,則餐飲另加50元/人標準計算;
(2)高級人員級別:適合人員:工程采購、終端消費企業(yè)領(lǐng)導、合作經(jīng)銷商、廠家高層管理人員、出口公司負責人等。
a:住宿標準按對方人員要求,公司不負擔住宿費用;
b:餐飲標準:午餐簡便消費控制在500以下元,晚餐消費控制在500元以下;
c:接待陪同人員:某地域經(jīng)理、某場督導;
d:接待車輛:四驅(qū)車或商務車或的士;
e:感情接待:此類人員,公司高層干部可安排做一次或兩次家中接待,接待人員陪同,以增加彼此間的感情;(視雙方合作狀況而定)
f:其他接待項目:公司安排帶客戶到本地主要景點游玩或晚上娛樂,費用控制在700元以下;必要時,可于客戶臨行時贈送紀念品。(視雙方合作狀況而定)
g:以上標準是以二名客戶為基準,如超過二名客戶,則餐飲另加100元/人標準計算;娛樂另加200元/人標準計算;
(3)特級人員級別:適合人員:主要某場經(jīng)銷商領(lǐng)導(包括內(nèi)銷、出口)、主要某場政府人員、本地行業(yè)相關(guān)部門負責人、廠家特邀領(lǐng)導、公司特邀領(lǐng)導、其他特殊人員等。
a:住宿標準四星級酒店以上,房價控制在400-700元/間,公司負擔全程費用;
b:餐飲標準:午餐簡便,消費控制在1000元以下,晚餐消費控制在1000元以下;
c:接待陪同人員:某地域經(jīng)理、某場督導、營銷總經(jīng)理、股東;
d:接待車輛:商務車或租用高級用車;
f:其他接待項目:公司安排帶客戶到本地主要景點游玩或晚上娛樂,費用控制在1200元以下;必要時,可于客戶臨行時贈送紀念品。(視雙方合作狀況而定)
g:以上標準是以二名客戶為基準,如超過二名客戶,則另加100元/人標準計算;娛樂另加250元/人標準計算
商務接待方案(八):
一、總則
1、為規(guī)范公司商務接待活動,在保證商務接待效果的前提下,加強商務接待費用控制,特制訂本方案。
2、商務接待工作是公司重要的對外窗口之一,參加接待的工作人員要遵守紀律,有禮有節(jié)、熱情大方,樹立公司的良好形象。
3、本方案規(guī)定了公司商務接待的管理職能、管理資料與要求、檢查與考核,適用于公司的全部商務接待活動的管理。
二、管理職能
行政部是公司接待工作的管理部門,公司商務接待以及宴請用餐等均由行政部統(tǒng)一安排。
三、商務接待工作原則
1、以對等接待、各負其責、相互配合為原則。商務接待工作涉及面廣,務必堅持重點、兼顧一般,按照對等接待、各負其責、相互配合的原則,上下一致,齊心協(xié)力,共同做好接待工作。
2、規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務一流的原則。商務接待工作應規(guī)范服務,提高辦事效率、熱情周到,視客情適度接待,提倡節(jié)儉,反對浪費,注重思想情感交流,不推諉扯皮,不應付拖拉。
3、統(tǒng)一標準、預算管理、嚴格控制的原則。按照公司商務接待標準,對各項商務接待費用實行預算管理,由行政部負責人根據(jù)核定的預算嚴格控制使用,商務接待費用原則上不得超過限額,如需追加預算,由總經(jīng)理另行審批。四、接待職責分工
1、接待工作是公司窗口式工作,對于塑造企業(yè)良好形象、實現(xiàn)公司經(jīng)營目標,具有十分重要的好處。各相關(guān)部門及人員務必高度重視且規(guī)范行為。
2、接待資料包括:迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下:2.1行政部:
帶給一般接待良好環(huán)境的保障及備品準備,負責接待服務并陪同洽談及參觀介紹;
負責來客引入及會議室的環(huán)境持續(xù);
帶給信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄,安排來賓行程、食宿等。
2.2工程部及相關(guān)負責人:負責接待洽談并陪同始終。
五、商務接待細則及標準
1、商務接待細則
1.1對于因接待需求經(jīng)常往來的餐館、賓館、副食品店或其他機構(gòu)應爭取以簽約形式約定折扣價,原則上應定點采購和安排餐飲、住宿等事項。
1.2在商務接待過程中,原則上酒水、香煙應自帶,未經(jīng)允許的前提下自行購買物品和安排的招待事項而產(chǎn)生的費用公司不予報銷。
2、商務接待標準
公司商務接待標準,根據(jù)來訪者的人員級別及訪問目的不同,適用不同標準。主要劃分為3個級別:普通接待、中級接待、高級接待。
2.1普通接待
2.2中級接待
2.3高級接待
六、商務接待流程
1、商務接待的申請與審批
①各部門實施商務接待前,應填寫《商務接待申請表》,經(jīng)部門主管審核,分管副總審批后報由總經(jīng)理簽字確定后,報行政部申請安排接待;
②申請部門在《商務接待申請表》內(nèi)應明確來賓人數(shù)、級別、接待時間、接待事由、接待負責人等信息及相關(guān)接待要求推薦;
③公司高層領(lǐng)導的商務接待活動,由其相關(guān)接洽人員填寫《商務接待申請》,并作為接待負責人;
④行政部接到《商務接待申請表》后,應根據(jù)公司商務接待標準進行商務接待行程設(shè)計并核定接待預算后,填寫《接待行程安排表》,反饋至接待申請部門確認;⑤經(jīng)申請部門確認后的《接待行程安排表》,按接待標準進行審批;
⑥如接待申請部門要求部分或全面超標準接待,《接待行程安排表》應按照相應接待標準進行審批;
⑦行政部將獲批后的《接待行程安排表》報公司財務部,作為預支、報銷接待費用的預算憑證。
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