文檔管理制度在過(guò)去幾千年來(lái)有很多次的制度變革，下面小編就為大家?guī)��?lái)了談文檔管理制度的變遷，感興趣的朋友可以看一看哦！

中國(guó)古代歷來(lái)重視文檔管理，隨著文檔數(shù)量的不斷增多，管理制度和方法也不斷改進(jìn)�；仡櫸臋n管理制度的發(fā)展歷程，有利于從中汲取有益的借鑒。早在奴隸社會(huì)的殷商時(shí)期，對(duì)既是文書(shū)又是檔案的甲骨文就有了相應(yīng)的管理制度。從河南安陽(yáng)出土的甲骨看，最遲在盤(pán)庚遷殷后就有了初步的整理、歸檔、保管制度，還從擺放甲骨的灰坑中發(fā)現(xiàn)了一具骸骨。甲骨文中就有“冊(cè)”字，說(shuō)明甲骨檔案當(dāng)時(shí)就已經(jīng)造冊(cè)保存了。西周時(shí)期，文檔漸多，建立了保證安全的管理制度：一、建立副本，分別存放在不同處所，以免遭受災(zāi)害或意外造成難以彌補(bǔ)的損失；二、選擇保管地點(diǎn)，對(duì)重要檔案大多保存于寺廟這類(lèi)安靜神圣的地方，據(jù)《周論》記載，還有名為“天府”的專(zhuān)門(mén)管理機(jī)構(gòu)；三、特制保管箱柜，多采用放水火的金屬柜，稱(chēng)之為“金柜”。秦漢時(shí)期，封建統(tǒng)治者認(rèn)識(shí)到檔案與政權(quán)的密切關(guān)系，進(jìn)一步加強(qiáng)了文檔管理。秦代把文檔保管地稱(chēng)為“書(shū)府”，派遣專(zhuān)職官吏日夜看守，還有嚴(yán)謹(jǐn)煙火的嚴(yán)格規(guī)定。漢代進(jìn)一步把文檔管理定入汗律，對(duì)文書(shū)檔案人員資格有嚴(yán)格考核的規(guī)定。東漢時(shí)還設(shè)政府部門(mén)御史臺(tái)——蘭臺(tái)，專(zhuān)門(mén)管理文書(shū)檔案。唐代時(shí)封建社會(huì)的鼎盛時(shí)期，政府的各級(jí)官署都擁有大量的文書(shū)檔案，三年鑒定一次，清除無(wú)價(jià)值檔案，叫做“揀除”，評(píng)定檔案價(jià)值，按不同登記確定保存期限；對(duì)檔案文件的晾曬、修補(bǔ)、查閱等細(xì)節(jié)，都有比較明確的規(guī)定。唐代還建立了最早的人事檔案庫(kù)———甲庫(kù)。宋代沿襲唐代檔案管理制度，鑒定制度不稱(chēng)“揀除”而稱(chēng)為“簡(jiǎn)檢”，意義更加明確，不側(cè)重于剔除。從北宋起，就開(kāi)始采用“架閣”法，設(shè)立專(zhuān)管文檔的“架閣庫(kù)”，制度更加嚴(yán)密。由于檔案由平列式、卷軸式發(fā)展為折疊式，規(guī)定整理時(shí)置冊(cè)分門(mén)編錄，按進(jìn)庫(kù)日期以千字文順序排列；注明封題、張數(shù)、事目，稱(chēng)為“印縫”；登記簿上注明字號(hào)、庫(kù)名，類(lèi)似于“索引”。

為了分類(lèi)保管日益增多的檔案，先后建立被稱(chēng)為“閣”的皇家檔案館，有保存御制、御用檔案的龍圖閣，保管經(jīng)史子集文書(shū)的經(jīng)典閣和文集閣，保存天文資料的天文閣，匯聚奇珍異寶的瑞總閣，收藏皇帝個(gè)人檔案的天章閣、寶文閣、顯謨閣等。民間廣為傳唱、家喻戶(hù)曉的“包青天”，除剛正不阿的個(gè)人品格外，他辦案主要憑借的是文書(shū)檔案。包拯（999—1062），字希仁，安徽合肥人。在北宋時(shí)期為官四十年，曾任監(jiān)察御史、知諫院、樞密副使等可接觸檔案的職務(wù)，還曾在天章閣、龍圖閣等皇家檔案部門(mén)任職，從而毫不畏懼地與皇親權(quán)貴作斗爭(zhēng)。不說(shuō)眾多的民間傳說(shuō)，據(jù)《宋史?包拯傳》載：一次開(kāi)封城漫街大水災(zāi)，經(jīng)查是豪門(mén)紛紛在惠民河上修建樓臺(tái)亭閣堵塞河道所致，不是天災(zāi)而是人禍。權(quán)貴以“地契”為證抗拒查辦，包公以檔案為憑打擊了肆意侵占公地的不法行為，強(qiáng)行拆除了非法建筑，疏通了河道。南宋時(shí)期沿襲北宋制度，增設(shè)檔案館，有收藏徽宗檔案的敷文閣，收藏詩(shī)、文、碑、記、手札的煥音閣，收藏孝宗檔案的文華閣，收藏光宗檔案的寶章閣。北宋的“五閣”加上南宋的“六閣”，檔案館達(dá)十一處之多，仁宗帝還曾帶領(lǐng)文武百官參觀(guān)龍圖閣、天章閣，瞻仰前幾代皇帝的手跡。明代對(duì)檔案極為重視，尤其是對(duì)記錄全國(guó)土地、戶(hù)口、稅收、徭役的經(jīng)濟(jì)檔案有一套更加嚴(yán)格的制度。由于這種檔案以黃色為封面，通稱(chēng)“黃冊(cè)”，黃冊(cè)保管采用架閣法，按年、按地區(qū)排列、貯藏，貯冊(cè)架閣的寬窄高低尺寸都有規(guī)格，制作材料也有嚴(yán)格要求，造冊(cè)原則、內(nèi)容、格式以及轉(zhuǎn)移歸檔等都有嚴(yán)格的規(guī)定。凡此通稱(chēng)為“禁例”，犯禁者量刑治罪，擅自涂改黃冊(cè)者處以極刑。中央的黃冊(cè)庫(kù)設(shè)在南京后湖中央的名為舊州、新州、常州、東州、西州的五個(gè)孤島上，湖及周邊土地嚴(yán)禁耕種漁牧，派兵看守，被稱(chēng)為“禁湖”和“禁地”。庫(kù)存黃冊(cè)不斷增多；據(jù)史載，景泰七年（1456）40多萬(wàn)本，弘治三年（1490）77萬(wàn)多本，萬(wàn)歷二十年（1592）就達(dá)150多萬(wàn)本了。檔案工作人員平時(shí)約200余人，最多時(shí)曾達(dá)4400多人。從洪武十四年（1381）至明亡（1648）的260多年中，黃冊(cè)庫(kù)的檔案工作一直不間斷的運(yùn)轉(zhuǎn)。清代的檔案制度漸趨完善，全部采用架閣法管理，更側(cè)重于檔案資源的利用，作為鞏固政權(quán)的重要工具。雍正年間（1723—1735），世宗胤禛為整頓吏治，大力改革檔案管理制度：一、嚴(yán)格副本制度，從上到下所有文書(shū)檔案都另設(shè)副本存檔，堵塞管理擅改的弊端；二、改進(jìn)人事制度，實(shí)行書(shū)吏輪換，避免文吏長(zhǎng)期控制文檔，舞文作弊。胤禛執(zhí)政雖僅短短的13年就病故了，但他對(duì)文檔事業(yè)的貢獻(xiàn)不可磨滅。前代的文檔制度雖不斷有所改進(jìn)，但未從根本上改變“重藏輕用”的傳統(tǒng)，清代主要在“三大轉(zhuǎn)變”上有所突破。

一、由注重保存向便于檢索轉(zhuǎn)變

以往對(duì)檔案管理多著眼于文檔的安全性，在防火、防水、防盜上下功夫；清代的架閣在便于查閱上做文章，按《千字文》序號(hào)逐類(lèi)歸檔，并沒(méi)有目錄備查，使架閣文檔一目了然，易于查尋。

二、由束之高閣向架閣開(kāi)放轉(zhuǎn)變

歷來(lái)保存文檔的處所稱(chēng)為“閣”，往往設(shè)在樓臺(tái)亭閣高處，束之高閣給人以神秘感；清代的文閣從京城輻射到全國(guó)各大城市，特別是經(jīng)濟(jì)繁榮地區(qū)就有“江浙三閣”，還開(kāi)了架閣對(duì)平民開(kāi)放的先例。清代查閱資料并不困難，除保密檔案外，無(wú)論官修或私修史書(shū)都可查到相關(guān)資料，“實(shí)錄”、“匯編”之類(lèi)的文獻(xiàn)大量涌現(xiàn)，如《清實(shí)錄》、《皇朝文獻(xiàn)通考》、《臺(tái)灣府志》、《廣州府志》、《雍正朱批諭旨》等。

三、由內(nèi)向?qū)Ｓ孟蛲庀蚶�用轉(zhuǎn)變

架閣法的采用促進(jìn)了文檔管理的改革，管理吏員不僅要考慮統(tǒng)治階層的專(zhuān)用問(wèn)題，也要考慮文檔資料更廣泛的用途，因此內(nèi)部管理開(kāi)始從內(nèi)向型向外向型轉(zhuǎn)變。例如，歷代王朝的軍事檔案視為機(jī)密而不予公開(kāi)，清代軍事頻繁，康熙大帝就重視儲(chǔ)存軍事檔案，雍正八年開(kāi)設(shè)軍機(jī)處，乾隆十四年設(shè)方略館，有關(guān)詔命、密旨、征剿、探報(bào)等文書(shū)難以計(jì)數(shù)，清自康熙起就利用豐富的檔案匯編軍事文件，有《平定三逆方略》、《平定朔漠方略》、《開(kāi)國(guó)方略》、《臨清紀(jì)略》等近二十部，不僅對(duì)清代軍事活動(dòng)有指導(dǎo)意義，而且對(duì)后代研究清軍事史也有重要的參考價(jià)值。以上幾方面的轉(zhuǎn)變是一個(gè)漸變的過(guò)程，盡管這些轉(zhuǎn)變還未能從根本上改變檔案為統(tǒng)治者服務(wù)的格局，但卻是邁向近代文檔科學(xué)管理的開(kāi)端。

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