第一篇：公司檔案管理制度

檔案管理制度

一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、 歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責(zé)。

四、 檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3. 凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責(zé)及時歸檔。

4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、 檔案的借閱

1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4. 檔案借閱者必須做到：

① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、 檔案的銷毀

1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

4. 經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

第二篇：公司檔案管理制度

檔案管理制度

一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度，公司檔案管理制度。

二、 歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責(zé)。

四、 檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便，管理制度《公司檔案管理制度》。

五、 資料的收集與整理

1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3. 凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責(zé)及時歸檔。

4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、 檔案的借閱

1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準�？偨�(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4. 檔案借閱者必須做到：

① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、 檔案的銷毀

1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

4. 經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

第三篇：公司檔案管理制度范文

一、總則��

1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。��

二、文件材料的收集管理��

1、公司指定專人負責(zé)文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍��

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。��

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。��

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。��

四、歸檔要求

1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。��

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。��

5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。��

6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責(zé)

1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應(yīng)當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準才能摘抄或復(fù)制。

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5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

七、本制度即日起開始執(zhí)行。

第四篇：公司檔案管理制度

公司檔案管理制度

1.目的

為使公司的文件資料能夠科學(xué)及時的分類歸檔，并有效傳遞使用，提高檔案管理質(zhì)量與效率而制定。

2.范圍

本制度適用于公司各級檔案管理。

3.名詞解釋

3.1檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件。

3.2歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種文件材料。

3.3“件”是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，一件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊為一件，來文與復(fù)文可為一件。

4職責(zé)

4.1公司行政部負責(zé)檔案管理工作，包括本制度的制定修改及解釋，并督導(dǎo)各部門執(zhí)行。

4.2各部門（廠）應(yīng)指定兼職檔案管理員，并負責(zé)本制度的具體落實執(zhí)行，具有對本制度進行修改的建議權(quán)。

4.3行政部檔案管理工作：

4.3.1組織開展檔案的定期移交，進行檢查、核實、驗收并負責(zé)后期存檔工作。

4.3.2組織開展檔案的鑒定和統(tǒng)計工作。

4.3.3負責(zé)編制、完善檔案管理制度。

4.3.4負責(zé)公司檔案室的組織建設(shè)工作。

4.4各部門（廠）檔案管理員：

4.4.1負責(zé)本部門形成的資料檔案的收集、鑒定、整理等工作。

4.4.2在指定時間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。

4.5公司的財務(wù)部負責(zé)公司會計檔案的整理、存檔工作。

5.管理內(nèi)容：

5.1檔案的歸檔范圍包括：文書檔案、科技檔案、人事檔案、音像實物檔案。

5.2檔案管理人員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍及時鑒別和收集本部門的相關(guān)資料，并確保文件的質(zhì)量。

5.2.1質(zhì)量要求：

5.2.1.1紙質(zhì)類檔案應(yīng)確保歸檔文件的清晰、齊全和完整，有領(lǐng)導(dǎo)簽字的原告移交要保管好。對于已破損的文件應(yīng)及時予以修整，字跡模糊或已退變的文件應(yīng)予以復(fù)制。

5.2.1.2電子實物檔案應(yīng)確保電子文件無病毒、聲像清晰、完整無損，實物無破損及模糊不清等現(xiàn)象。具有永久保存價值的電子文件應(yīng)制作紙質(zhì)拷貝件，做好備份。

5.2.2檔案收集規(guī)則

公司各部門（廠）檔案管理員在收集資料時應(yīng)注意：

5.2.2.1及時收集。對于辦理完畢的檔案資料應(yīng)定期進行收集并歸檔。電子文檔應(yīng)隨辦隨歸，即辦理完畢便進行收集歸檔。避免因機構(gòu)變化、人事變動、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。文件資料如有更改、變化，應(yīng)注意收集文件在變化過程中產(chǎn)生的重要過程文件資料。

5.2.2.2嚴格檢查。對于收集起來的各類檔案資料，應(yīng)逐件進行檢查：

5.2.2.2.1文件應(yīng)為已處理完畢的生效文件；

5.2.2.2.2文件如是原件，應(yīng)查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過程中所產(chǎn)生的文件資料等是否齊全；如不是原件，應(yīng)注明無原件的原因及原件存放地。

5.3檔案整理規(guī)則：

5.3.1.1公司檔案設(shè)置三級類目：

5.3.1.1.1一級類目以部門名稱關(guān)鍵詞進行設(shè)置。

5.3.1.1.2二級類目設(shè)置6大類，包括文書類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、職工類、聲像類、實物類。

5.3.1.1.3三級類目根據(jù)檔案具體內(nèi)容進行設(shè)置，如：公文類、會議紀要類、合同類、法律資質(zhì)類等。

5.3.2裝訂：

5.3.2.1歸檔文書類文件應(yīng)按件裝訂時，正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文之前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文為一件時，復(fù)文在前。來文在后。

5.3.2.2裝訂之前，須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對破損的文件進行裱糊；裝訂應(yīng)結(jié)實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。

5.3.2.3對于不經(jīng)常使用的公文類檔案資料可進行整卷裝訂。

5.3.2.4不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存，便于查閱。

5.3.2.5對于特殊類別的資料，如設(shè)計圖紙等，可根據(jù)自身需要，進行裝訂。

5.3.3排列：

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級目錄內(nèi)，按事由結(jié)合時間依次排序。

5.3.4編號：

公司英文字母+案卷位置編號-類別（項目、型號）簡稱【年度】-案卷號-件（盤、盒、頁號） 例如：xdd2a-行.公文【201*】-01-001

意指：此份資料為新大東公司行政部公文類201*年檔案，位置在2a箱第一個案卷的001號文件。

5.3.4.1聲像檔案

照片及底片一并組卷保管，每張照片編一個照片號，并在照片背面注明編號；每組照片須填寫照片檔案說明，包括：照片的事由、攝影時間、地點人物、背景、攝影者等。

錄音帶要在每一盒外貼上標簽，注明檔號、題名、講話人姓名、職務(wù)、錄音人、錄制時間、長度（時間）、保管期限等標識；錄像帶要在盒上注明檔號、題名、攝制單位、設(shè)置日期、規(guī)格、制式、語種、長度（時間）、保管期限等標識。

5.3.4.2實物檔案

每一個實物檔案可作為一個保管單位。制作實物檔案標簽，注明實物檔案名稱、相關(guān)責(zé)任人、保管理由，保管時間及期限。

5.3.5編目：

5.3.5.1卷內(nèi)文件目錄（附表7.1）：將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目，來文與復(fù)文為一件時，只對復(fù)文進行編目。

5.3.5.2將歸檔文書目錄用紙幅面尺寸采用國際標準a4型。

5.3.6裝盒：

將歸檔文書類檔案文件按頁號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面及備考表（附表7.2）項目。檔案盒應(yīng)采用標準的外形尺寸，備考表用于說明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等，放置于盒內(nèi)文件之后。

5.4檔案的保管和保護：

5.4.1檔案的移交、日常調(diào)閱、銷毀等應(yīng)嚴格登記，明確資料在流動過程中的保管保護責(zé)任人。

5.4.2聲像檔案應(yīng)一式兩份，其中一份作為保存件，不得外借。每半年或一年對聲像檔案檢查一次，如有問題，及時采取措施，進行修補、復(fù)制等。

5.4.3檔案柜應(yīng)滿足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防光、防塵的要求。

5.5檔案的移交：

5.5.1移交規(guī)則：

在所有檔案移交前，公司各部門（廠）的檔案管理員應(yīng)仔細檢查準備移交的資料是否齊全完整，是否符合文件質(zhì)量要求。

5.5.1.1文書檔案的移交：

由各部門（廠）檔案管理員將材料原件進行整理分類，定期移交行政部。

5.5.1.2聲像實物檔案的移交：

聲像實物檔案形成后，所在部門（廠）檔案管理員應(yīng)在一周內(nèi)向行政部進行移交。

5.5.1.3對于各種重要資料，如重要合同、協(xié)議、圖紙等應(yīng)在取得后盡快完成移交工作。

5.5.2移交要求：

5.5.2.1移交的資料均應(yīng)為原件。

5.5.2.1.1若各部門業(yè)務(wù)工作須使用原件資料，應(yīng)事先與行政部進行原件移交，在辦理借出手續(xù)。

5.5.2.1.2各級單位在簽訂合同類文件時，應(yīng)確保移交行政部一份正本原件。

5.5.2.2移交的資料應(yīng)為已辦理完畢的、已生效的、且具有保存價值和意義的文件資料。

5.5.2.3資料應(yīng)按類別、時間順序進行整理，整理完畢后方可移交，整盒移交的資料應(yīng)包括卷內(nèi)文件目錄。

5.5.2.4移交時移交人應(yīng)仔細填寫《檔案交接登記表》（附表7.3），確保填寫內(nèi)容的完整、準確、(請繼續(xù)關(guān)注Wwww.taixiivf.com)清晰。

5.5.2.5行政部檔案管理員對移交資料進行檢查核實，確認無誤后雙方簽字并各留一份《檔案交接登記表》，以備查考。

5.5.2.6移交資料前，各級單位應(yīng)將重要資料進行備份存檔，以方便部門內(nèi)部的資料借閱使用。

5.5.3移交時限：

一般應(yīng)于次年一季度以前完成上年檔案的移交工作，對存檔時間有特別要求的檔案按要求進行移交。

5.6檔案的借閱：

5.6.1公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借（查）閱單》（附表7.4），經(jīng)部門（廠）負責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱；

5.6.2公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借（查）閱單》，經(jīng)部門（廠）負責(zé)人、相應(yīng)部門負責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱；

5.6.3外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信（要有印章、領(lǐng)導(dǎo)簽名及聯(lián)系方式），經(jīng)公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。

5.6.4檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱，不得帶出公司，不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。

5.6.5檔案借閱人應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負責(zé)，不得自行復(fù)制，修改。其主管領(lǐng)導(dǎo)負有監(jiān)督責(zé)任，保證檔案文件在借閱期間的完整無缺，不得發(fā)生檔案的丟失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損等現(xiàn)象。

5.6.6借閱人需要復(fù)制檔案時，應(yīng)提出申請。復(fù)制件用后及時歸還，不得轉(zhuǎn)讓、交換或買賣。如無法歸還的應(yīng)在《檔案借（查）閱單》上注明復(fù)制件用途。

5.6.7檔案借閱不得超過一個月。如需再借，應(yīng)在借閱期滿一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未辦理，檔案管理員負責(zé)催辦事宜。

5.7檔案保管期限：

檔案保管期限分別為永久和定期兩種。定期保管檔案的年限根據(jù)其參考利用價值進行設(shè)定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年則編為“d10”。

凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；凡是反映企業(yè)一般工作活動的，在一定時間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。

5.8檔案的處置

5.8.1公司檔案室應(yīng)每年五月進行一次檔案價值鑒定。對于保管期滿的檔案，應(yīng)重新審查這些檔案是否確實喪失了保存價值，通過鑒定提出對部分檔案的處置措施，經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可對檔案進行處置。

5.8.1.1如檔案尚存一定保存價值，應(yīng)需重新確定新的保管期限，繼續(xù)保存。

5.8.1.2如檔案已喪失保存價值的則應(yīng)予以銷毀。

5.8.2銷毀

5.8.2.1經(jīng)鑒定銷毀的檔案須編制《檔案銷毀清冊》（附表7.5），相關(guān)部門進行會審，行政部審核，確認無誤后報公司總裁審批，簽字確認后方可銷毀。

5.8.2.2對于已批準銷毀的檔案，可通過焚毀或采用碎紙機的方式進行銷毀，不得賣給廢品站或留做他用。檔案的銷毀必須由兩名以上人員共同進行，銷毀人、監(jiān)銷人明確分工。

6..對發(fā)生以下行為者將進行相應(yīng)處罰：

6.1借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象，但不影響檔案正常使用的，給予相關(guān)責(zé)任人行政處罰警告處罰；造成檔案抽拆、遺漏頁數(shù)、損壞等現(xiàn)象的，給予相關(guān)責(zé)任人通報批評處罰；發(fā)生丟失行為的，其相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

6.2私自留存聲像檔案，未給公司造成損失的，給予相關(guān)責(zé)任人通報批評處罰；給公司造成損失的，給與相關(guān)責(zé)任人行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

6.3借閱人員私自將檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息，未給公司造成損失的，給予有關(guān)責(zé)任人通報批評處罰；其行為導(dǎo)致后果嚴重并造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

7.附表：

7.1卷內(nèi)文件目錄

7.2備考表

7.3檔案交接登記表

7.4檔案借（查）閱單

7.5檔案銷毀清冊

第五篇：公司檔案管理制度

德興市天然氣有限公司

檔案管理制度

為明確管理責(zé)任，規(guī)范管理行為，確保各類檔案資料及時歸

檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。

一、檔案管理原則

公司檔案實行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性

檔案分散管理相結(jié)合的原則。

二、組織

公司綜合管理部設(shè)專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部

門明確由專人兼管檔案工作。

三、檔案管理部門的工作職責(zé)

（一）綜合管理部負責(zé)制訂公司檔案管理制度、保管檔案、

建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。

（二）財務(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。

（三）其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，并

交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。

四、檔案管理人員職責(zé)

（一）負責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到

收集齊全、整理科學(xué)、鑒定正確和保證質(zhì)量，并按時接收和移交檔案；

（二）凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。

（三）做到忠于職守，遵守紀律，嚴格按照有關(guān)法律和公司

制度辦事。

五、歸檔公司檔案室資料

（一）上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、

命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料；

（二）本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)；

（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書；

（四）本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)；

（五）本公司制訂的計劃、方案、統(tǒng)計、財務(wù)、工作總結(jié)；

（六）綜治工作材料；

（七）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；

（八）本公公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料；

（九）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料；

（十）具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料； （十一）會計憑證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專

業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的重要史料和證據(jù)。

六、檔案的收集與歸檔

（一）承辦部門或主辦人應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批

存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。

（二）凡是直接記述和反映公司、部門活動的，具有現(xiàn)實的

和長遠查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實物等)，均須歸檔保存。

（三）管理性檔案在分類立卷時應(yīng)做到：分年度、分類別、

分級別。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時按內(nèi)部特征為主的六個特征進行組卷，盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。

（四）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、

印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同

一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

（五）綜合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進行檢

查。

（六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付

卷內(nèi)目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點核對，并履行簽字手續(xù)。

七、檔案的保管

（一）公司（或部門）管理的檔案應(yīng)有專柜保存，確保完好

不丟失。

（二）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的

保管工作；

（三）檔案工作人員應(yīng)確保檔案的質(zhì)量，對破損和變質(zhì)檔案，及時采取措施，進行修補和復(fù)制。

（四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問

題及時組織整改。

（五）每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料以

及對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。

八、檔案的借閱

必須嚴格執(zhí)行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收注銷。凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。查閱機密以上級檔案，需經(jīng)公司（部門）負責(zé)人批準，原則上不外借，確因工作需要，應(yīng)當天歸還。

（一）檔案借閱限一周內(nèi)歸還，特殊情況需延期的，須辦理

續(xù)借手續(xù)；

（二）借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由綜合管理部

檔案管理人員與借閱者當面核對清楚；

（三）檔案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責(zé)任；

（四）調(diào)走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理

離職手續(xù)；

（五）原則上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，

須經(jīng)總經(jīng)理批準，并辦理登記手續(xù)后，方可借閱。

（六）歸還檔案時應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整、安全，不

得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

（七）傳真件需存檔時，應(yīng)將復(fù)印件連同原件一起存檔，以

防原件字跡消失。

（八）未經(jīng)公司董事長授權(quán)，任何部門或個人無權(quán)公開檔案。

九、檔案室保密制度

（一）檔案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規(guī)章制度辦

事。

（二）凡使用保密檔案資料人員必須嚴格遵守有關(guān)保密規(guī)定。

（三）凡借閱“絕密”“機密”級檔案資料應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，報總經(jīng)理批準后，方可借出。

（四）外單位查閱、借閱密級檔案，須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)

導(dǎo)審批，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準，方可提供。

（五）秘密檔案不得私自存放，贈送并轉(zhuǎn)借他人，個人外出

攜帶機密級以上檔案應(yīng)妥善保管，若泄密要追究泄密者責(zé)任。

（六）檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得在公開場所

談?wù)摫Ｃ軝n案內(nèi)容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。

十、檔案的鑒定與銷毀

鑒定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國

家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實際情況進行。

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限

的原則是：

（一）反映公司主要職能和重要經(jīng)營管理活動的，具有長遠

利用價值的檔案定為永久保存；

（二）反映公司一般經(jīng)營活動，具有較長時間利用價值的檔

案定為長期保存，其期限為16—50年；

（三）對公司在一定時期內(nèi)有參考利用價值的檔案，定為短

期保存，其期限為15年以內(nèi)。

（四）檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理

人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員修改、補充。

（五）經(jīng)過一定時間后確無保存價值的檔案，或者原有情況

已發(fā)生完全改變，其檔案失去保存意義的，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經(jīng)理批準，方可銷毀。

（六）經(jīng)批準銷毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔

案的批準人、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。

十一、本管理制度最終解釋權(quán)歸綜合管理部。

十二、本管理制度自發(fā)布之日起實施。

二〇一四年二月二十九日

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