發(fā)言技巧
親愛的同學(xué),當(dāng)你們在完成了艱苦的前期準(zhǔn)備之后,接下來就是你在會場上大放異彩的時候了。但是,要真正成為一個outstanding delegate,發(fā)言的質(zhì)量顯得極其重要。借用一個比較通俗的說話,所有好的發(fā)言都應(yīng)該具備兩個m, matter和manner,或者再說得直白一些,就是www.taixiivf.comoderate caucus:
我們在上面已經(jīng)說明了,馬爾代夫在這個問題上的立場應(yīng)該是堅定不移的。而且,我們會找到很多跟我們處境類似的國家,他們單個的力量不夠,但是數(shù)量夠多,只有綁在一起的時候才會對會議造成一定的影響力。所以,我們應(yīng)該首先尋找到這樣的國家,從地域做起,南亞,亞洲,然后與非洲和一些南美洲的國家組成聯(lián)盟,這樣基本能夠組成一個自己的bloc。需要注意的是在大的bloc形成之前,一定要讓別的聯(lián)盟注意到你在你的bloc中的影響力,這取決于你堅定的立場和你與伙伴廣泛的聯(lián)系。在自由磋商環(huán)節(jié)中,雙代表可以做一下分工,一個負(fù)責(zé)穩(wěn)固自己的圈子,讓他們與你做到言行一致。另一位代表負(fù)責(zé)代表你的圈子進(jìn)行對外聯(lián)絡(luò),尋找一切可能的機(jī)會將外界的代表和他們的意見吸納進(jìn)來。在所有這一切的時候你都需要注意的一個詞的使用:“www.taixiivf.come for the meeting,準(zhǔn)時開會:不要為某個人或某幾個人未到而廷誤開會時間, 因?yàn)榧偃缒菢,下回其余的人便都會遲到。準(zhǔn)時開會是主持人的責(zé)任和魄力之所在,如果你 還沒有做過改進(jìn)會風(fēng)的事,那么準(zhǔn)時開會就是一大改革,準(zhǔn)時開會是準(zhǔn)時閉會的必備條件。 2, point out the purpose of the meeting directly and clearly 直截了當(dāng)?shù)匦紩h的目的:通 常,會議文件或通知在會前已經(jīng)到了與會者手中。即使這樣,你仍有必要再強(qiáng)調(diào)一下會議目 的。 口頭說明有助于為與會者明確地限定討論的問題, 而且能夠消除在會議開始時人們思緒 的混亂狀態(tài),集中大家的注意力。 3、 要講得快、 積極、 有信心的話:
: 你得開場白要表明會議定能成功; 指出議題的重要性; 指出達(dá)成的決議將對人們產(chǎn)生的影響;充分估量會議價值,給與會者設(shè)一個目標(biāo)。不要講吞 吞吐吐、圓滑消極,被動式模棱兩可的話。 4、潛心用詞,妙趣橫生:直接而有活力的開場白能影響會議的氣氛和節(jié)奏,能給你的思 想穿上明快、動人的服裝。 5、要簡潔:開場白要限制在一分鐘左右。你的任務(wù)不是表現(xiàn)自己,而是講清問題、強(qiáng)調(diào) 問題的迫切性,督促與會者開動腦筋。講長話會磨純“會鋒“,分散注意力,引偏目標(biāo)。 二、推進(jìn)會議 主持人應(yīng)起指揮員或向?qū)У淖饔谩.?dāng)與會者怒火迸發(fā)時,他是個消防員、裁判員,可以 行使限制權(quán);他也是個采購員, 容納百家之言, 善于鑒別有價值的意見, 并使之完善?傊, 他既象法官,又象調(diào)解員。因此,他應(yīng)掌握以下原則: 1、be fair and just 公正無私 公正無私:面對面交流意見時,免不了會帶些情緒。氣氛緊張熱烈的 會議總比死水一潭好得多。你若采取中立態(tài)度,這樣的會議也不難駕馭。你可以分類篩選各 種意見,但不能以個人好惡偏袒任何一方。你應(yīng)引導(dǎo)討論,而不是強(qiáng)制討論。 2、to prevent some embarrasing situations coming out, such as everyone keep silence and not make any www.taixiivf.com)人的感情大于理智,而激情的迸發(fā)往往會導(dǎo)致人的失態(tài)和 人與人之間的沖突,而帶著情緒去爭執(zhí),只能增加隔閡,失去解決問題的機(jī)會。因此,會議 主持人要注意觀察個別成員的情緒變化,以便及時“滅火”,把話頭從“爆炸點(diǎn)”引開,用幽默 調(diào)節(jié)會議氣氛, 并指出雙方都有可能是正確的, 只是站的角度不同, 所看到的事物就不一樣。 緊張氣氛一解除,再引導(dǎo)大家現(xiàn)實(shí)地對待有爭論的問題,就容易解決了。 4、充分通報信息:會上,人們有一種要急于解決問題的傾向,這當(dāng)然好,可這又往往導(dǎo) 致操之過急的現(xiàn)象。結(jié)論的產(chǎn)生,必須經(jīng)過對信息的充分研討,所以主持人首先讓與會者擺
出全部事實(shí),才可討論產(chǎn)生明智有效的行動方案,切莫本末倒置。 5、讓人人開口:召開會議的目的是廣集群議,要盡可能讓與會者特別是那些沉默不語的 人講話,鼓勵過分謙恭的人表態(tài),同時注意別讓不善言辭的人“曬臺”,要引導(dǎo)與會者交流全 部信息,講出所有的真心話,這
樣做能減少會后議論。諸如:“這個計劃不通”、“那方案聽 起來好,但與我們單位的情況不對號”…?這些話不能中肯、不重要,可惜是在錯誤的時間, 錯誤的地點(diǎn)講的。杜絕會后議論,就意味著節(jié)約時間,避免重復(fù)開會,從這一點(diǎn)來說,主持 人也應(yīng)當(dāng)讓人參與討論并表態(tài)。誰愛會后議論,你就盯住他,讓他講話。 6、杜絕“小會”:會上的私下議論,只會引起紛爭和相互不信任。主持人一定要杜絕“小 會” ,保證與會者一次只聽一個人講話。若是個別人私下說個沒完,你就把全體與會者的注 意力轉(zhuǎn)向他們。你這樣說:“老周和老王好象談出些‘眉目’了,你們向大伙說說好嗎?”眾目 睽睽之下,小會只好收場。 7、承認(rèn)分歧:認(rèn)為眾多的建議會互相自然吻合,那真是太天真了。不同的建議之間必 然含有分歧點(diǎn)。 分歧的討論或爭論是產(chǎn)生成熟見解的基礎(chǔ)。 會議上的爭論, 是有控制的爭論, 這是好事。主持人不要隱藏或無視分歧,要承認(rèn)它,把它亮到桌面上去,這樣才有可能理智 地對待它。對那些閃爍其詞的人你這樣問:“對這一問題,你的態(tài)度是什么?”再問:“你的 根據(jù)是什么?”再進(jìn)一步“你說該怎么辦?”。 8、不調(diào)強(qiáng)分歧調(diào)強(qiáng)合作:與會者大都有自己的態(tài)度和觀點(diǎn),這很自然。他們甚至知道 有人持反對態(tài)度,這也沒有什么關(guān)系。主持人要領(lǐng)導(dǎo)與會者共同合作,要講明解決問題需要 與會者共同的智慧和決策,會場不是發(fā)泄個人恩怨的地方,也不是進(jìn)行生死搏斗的戰(zhàn)場,誰 主持人應(yīng)利用各種機(jī)會指出集 也不應(yīng)當(dāng)一意孤行。 應(yīng)當(dāng)把個人當(dāng)作決策機(jī)構(gòu)中的普通一員, 體智慧大于個人智慧,方案的產(chǎn)生離不開合作。 9、防止偏航:由提出問題到解決問題,需要一步步地引導(dǎo)。很多毫無結(jié)果的會議就是 由于缺少這種引導(dǎo)造成的,主持人應(yīng)對此負(fù)責(zé)。 10、澄清混亂模糊的信息:要保證發(fā)言人的話能夠被聽眾充分理解。人們通常會誤解: 認(rèn)為講話人向聽眾傳遞的信息,既直接又充分不會產(chǎn)生誤會。這種想法不對。怎樣澄清會被 誤解的問題呢?以下五種方法供借鑒: (1)在易誤解的問題上,向發(fā)言人提問:“我提個問 題,這項(xiàng)產(chǎn)品的市場銷售潛力怎樣?老劉,談?wù)勀愕墓烙嫛!保?)為了充分了解某一建議, 你得就一些細(xì)節(jié)提問:“沒有提到廣告費(fèi)用,這會影響計劃嗎?”(3)澄清詞的內(nèi)容,證聽 眾理解無誤:“請打斷一下,你說這個想法很重要,你的意思是說整個方案缺它不可嗎?” (4)請別人代為解釋:“老趙,就這一問題你是否給補(bǔ)充一下?”(5)概括或重復(fù)發(fā)言人的 話,使內(nèi)容明確:“你是說我們不應(yīng)在國家
級雜志上登廣告嗎?” 11、幽默能解除內(nèi)心緊張:堅持自己的觀點(diǎn)是人們的習(xí)慣。當(dāng)你為自己的想法爭辨的時 候,很難做到有錯則改,承認(rèn)對方是正確的。在會上,讓一個人體面迅速地轉(zhuǎn)變立場是困難 的。有時,即使想轉(zhuǎn)變,也怕難為情。主持人應(yīng)對此保持敏感,給對方一個既可轉(zhuǎn)變立場又 不見得難堪的機(jī)會,用幽默解除緊張氣氛,幽默可以使那些顧面子的人找到臺階下。 12、經(jīng)常進(jìn)行簡短概括:簡短概括如同在比賽場上翻動計分牌,能讓與會者或受到會議 的節(jié)奏。 同時也有助于澄清分歧點(diǎn), 引起與會者注意。 主持人的簡短概括應(yīng)限制在半分鐘內(nèi)。 及時地概括、評論是占一些時間,但不會影響會議進(jìn)程,相反,通過簡短概括,你為與會者 樹立了一個珍惜時間的榜樣。你在直接推動討論向制定正確的解決方案挺進(jìn)。 13、恪守時間:很多會議往往無端地浪費(fèi)時間。你若扭轉(zhuǎn)這一趨勢,則會受到廣泛的支 持,主持人恪守時間,與會者就愿意會前認(rèn)真準(zhǔn)備,會上積極主動,單刀直入地表達(dá)看法。 避免因迂回而浪費(fèi)時間。主持人要保持按時散會,保證先宣布的時限不予變動,一有拖時間 的危險,你就發(fā)出警告。 三、結(jié)束會議
結(jié)束會議前要制定或引出決議, 在這個時刻, 若沒有主持人的有力領(lǐng)導(dǎo), 往往功虧一簣。 在閉會階段,要充分發(fā)揮主持人的權(quán)威。要向與會者報告已得出的結(jié)論,尚存的分歧和會后 要采取的行動。請記住以下三個要點(diǎn): 1、通報取得的成果:簡明地列出達(dá)成的協(xié)議,把它向與會者公開。 2、指出分歧:不能指望會議會在全體與會者意見一致的情況下結(jié)束。要用明確的語言 指出分歧,估價它的影響并說明是多數(shù)人還是少數(shù)人的意見。 3、明確今后的行動方法:指出哪些事情會后就得落實(shí),負(fù)責(zé)人是誰,感謝與會者的幫助。 把會議決定的事項(xiàng)印成文件,發(fā)給與會者和與此有關(guān)的人。
人力資源管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的模式,把人上升到資源的角度進(jìn)行配置和管理, 人力資源管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的模式,把人上升到資源的角度進(jìn)行配置和管理,如何 已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的模式 實(shí)現(xiàn)對人力資源的有效管理和配置, 實(shí)現(xiàn)對人力資源的有效管理和配置, 構(gòu)建一個有效的人力資源管理平臺和體系成為企業(yè) hr 工作的重點(diǎn)。作為這個有效體系的構(gòu)成部分, 工作的重點(diǎn)。作為這個有效體系的構(gòu)成部分,hr 各大模塊體系的完善和工作的展開顯得尤 為重要! 為重要!
[編輯本段 、人力資源規(guī)劃 編輯本段]1、 編輯本段
-h(huán)r 工作的航標(biāo)兼導(dǎo)航儀
航行出海的船只都需要確立一個航標(biāo)以定位目的地, 同時需要一個有效的導(dǎo)航系統(tǒng)以確 保它
航行在正確的路線之上。 人力資源管理也一樣, 需要確定 hr 工作目標(biāo)定位和實(shí)現(xiàn)途徑。 人力資源規(guī)劃的目的在于結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略, 通過對企業(yè)資源狀況以及人力資源管理現(xiàn)狀的 分析,找到未來人力資源工作的重點(diǎn)和方向,并制定具體的工作方案和計劃,以保證企業(yè)目 標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。 人力資源規(guī)劃的重點(diǎn)在于對企業(yè)人力資源管理現(xiàn)狀信息進(jìn)行收集、 分析和統(tǒng) 計,依據(jù)這些數(shù)據(jù)和結(jié)果,結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略,制定未來人力資源工作的方案。正如航行出海的 船只的航標(biāo)的導(dǎo)航儀,人力資源規(guī)劃在 hr 工作中起到一個定位目標(biāo)和把握路線的作用!
[編輯本段 編輯本段] 編輯本段 2、招聘與配置 、
-“引”和“用”的結(jié)合藝術(shù) 引 和 用 的結(jié)合藝術(shù)
人員任用講求的是人崗匹配, 適崗適人。 找到合適的人卻放到了不合適的崗位與沒有找 招聘合適的人才并把人才配置到合適的地方是才能 到合適的人一樣會令招聘工作失去意義。 算完成了一次有效的招聘。 招聘和配置有各自的側(cè)重點(diǎn), 招聘工作是由需求分析-預(yù)算制定
-招聘方案的制定-招聘實(shí)施-后續(xù)評估等一系列步驟構(gòu)成的, 其中關(guān)鍵又在于做好需求分 析,首先明確企業(yè)到底需要什么人,需要多少人,對這些人有什么要求,以及通過什么渠道 去尋找公司所需要的這些人,目標(biāo)和計劃明確之后,招聘工作會變得更加有的放矢。人員配 置工作事實(shí)上應(yīng)該在招聘需求分析之時予以考慮,這樣根據(jù)崗位“量身定做”一個標(biāo)準(zhǔn),再根 據(jù)這個標(biāo)準(zhǔn)招聘企業(yè)所需人才, 配置工作將會簡化為一個程序性的環(huán)節(jié)。 招聘與配置不能被 視為各自獨(dú)立的過程,而是相互影響、相互依賴的兩個環(huán)節(jié),只有招聘合適的人員并進(jìn)行有 效的配置才能保證招聘意義的實(shí)現(xiàn)。
[編輯本段 、培訓(xùn)與開發(fā) 編輯本段]3、 編輯本段
-幫助員工勝任工作并發(fā)掘員工的最大潛能
對于新進(jìn)公司的員工來說,要盡快適應(yīng)并勝任工作,除了自己努力學(xué)習(xí),還需要公司提 供幫助。對于在崗的員工來說,為了適應(yīng)市場形勢的變化帶來的公司戰(zhàn)略的調(diào)整,需要不斷 調(diào)整和提高自己的技能;谶@兩個方面,組織有效培訓(xùn),以最大限度開發(fā)員工的潛能變得 非常必要。就內(nèi)容而言,培訓(xùn)工作有企業(yè)文化培訓(xùn),規(guī)章制度培訓(xùn),崗位技能培訓(xùn)以及管理 技能開發(fā)培訓(xùn)。培訓(xùn)工作必須做到具有針對性,要考慮不同受訓(xùn)者群體的具體需求。對于新 進(jìn)員工來說,培訓(xùn)工作能夠幫助他們適應(yīng)并勝任工作,對于在崗員工來說,培訓(xùn)能夠幫助他 們掌握崗位所需要的新技能,并幫助他們最大限度開發(fā)自己的潛能,而對于公司來說,培訓(xùn) 工作會讓企業(yè)工作順利開
生產(chǎn)部培訓(xùn)資料請傳閱
會議技巧
工作會議
會議要有效果
注意會議有成本
參會人員的薪資和會議費(fèi)用
機(jī)會成本——參會人員因?yàn)檎加脮r間開會所失去的收益
工作會議程序
主持人報告
限時(一般10-15分鐘),主題明晰
說明:漫無邊際,不做準(zhǔn)備,無時間限制的報告最好講(等于胡扯),到會的人聽了不知所以然,毫無作用
部門主管報告
全部、按順序進(jìn)行報告(一般限3-5分鐘)
各部門的工作有的有邏輯聯(lián)系,最好指定報告順序
各部門主管都必須發(fā)言,防止愛說的拼命說,不愛說的被忽略了,會議有偏向性限時間發(fā)言,逼他要準(zhǔn)備,要有重點(diǎn),表達(dá)要清晰
主持人裁定
部門報告人提出的問題,主持人應(yīng)標(biāo)記清晰,并分三種情況作裁決:
依規(guī)則和職權(quán)裁定(主持人“例內(nèi)”管理范圍、職權(quán)范圍,對部門主管是“例外”無權(quán)處理的問題)
指令部屬在職權(quán)范圍內(nèi)限時解決(部門主管的“例內(nèi)”問題不得上繳)
主持人職權(quán)之外的問題提交上級部門解決(如董事會職權(quán)的問題等等)
疑難問題研究
難以直接裁定的問題,經(jīng)研究后能裁定的,主持人裁定;不成熟的日后開專門會議或其他方式解決
動議時間
留15分鐘研究本次會議主題外的緊急動議
研究性會議
研究的根本方法是充分發(fā)掘各種解決問題的可能,分析各種可能性的實(shí)現(xiàn)概率,優(yōu)先把概率高的可能付之實(shí)踐、加以檢驗(yàn),決定取舍
研究會議的根本目的是——其一、盡量發(fā)揮到會人員的智慧,尋找解決問題的各種可能方案;其二、集中不同角度的分析結(jié)果,判斷可能方案的概率高還是低,據(jù)此選擇概率較高的幾個方案安排實(shí)踐檢驗(yàn)
研究會議要旨
研究的問題的表述要力求明確,盡量減少誤解主題
自由、無拘束發(fā)言,但本專業(yè)的權(quán)威要加以限制,不要讓他搶先發(fā)言(以免造成權(quán)威效應(yīng),壓制別人思維的自由展開)
只許發(fā)表自己的見解,不許指責(zé)、批評、嘲笑別人的見解
主持人注重激勵與會者的熱情,盡力激起思維的風(fēng)暴
早會
線長、班長、課長等基層領(lǐng)導(dǎo)者使用,上班時用很短的時間開會
站成同字形(或圍起來坐);線長站在正前面報告
報告限3分鐘,事先要寫報告提綱(要點(diǎn)就可以)
報告突出的問題,用實(shí)物、數(shù)據(jù)說話,不要空談
可以簡要地與下屬雙向溝通,但要掌握時間,簡要、明確
參考:
聽話和會聽話
要提高開會的效能,一些經(jīng)理總以為,要會說話部下才會聽話,成功才有望;可是吳若權(quán)老板卻認(rèn)為要會聽話才能成功,你想品味個中的滋味嗎?
老板吳若權(quán)說:會“聽話”的主管升得快
板吳若權(quán)說:會“聽話”的主管升得快
在獨(dú)裁專制型的組織中,“聽話”的意義是指接受指揮命令、毫無異議;這種奉行命令如圣旨的主管常被稱為“乖乖牌”,是老板眼前的“紅人”,升遷順利得像搭電梯。 當(dāng)組織逐漸成熟,擴(kuò)展成為民主參與的管理型態(tài)時,“聽話”的意義應(yīng)被解釋為:具備良好的聆聽技巧,擅長溝通。這種會“聽話”的主管依然受老板賞識,同時也能得到部屬及同僚的支持,獲得晉升的機(jī)會當(dāng)然不在話下。
技巧好壞影響非同小可
根據(jù)美國商業(yè)傳播日報一項(xiàng)研究中指出:會“聽話” 的主管通常能獲得較高的職位,升遷速度也比那些不善聆聽者快了許多?梢婑雎牸记傻闹匾詭缀跏枪芾碚咴诮M織中 的成敗關(guān)鍵。許多大企業(yè)的高升決策主管對這個觀點(diǎn)深有同感。以“反敗為勝”聲名顯赫的艾科卡甚 79n 至認(rèn)為:“聆聽技巧的好壞足以影響一家公司變得平凡或偉大”可惜,一般管理者多半只擅長于發(fā)號施令,“訓(xùn)話”時口沫橫飛、滔滔不絕:“說話”、時頭頭是道、欲罷不能;“聽話”時,變得耳不聰、目不明,常無法真正體察發(fā)言者的意見,本身就是溝通的最大障 礙,如何要求別人?一位資深的管理者表示,當(dāng)他的職務(wù)越升越高時,越能體會所謂“層峰上的孤寂”,再也聽不到負(fù)工真正的心聲了。其實(shí),從某個角度來說,這也是資深管理者的一大危機(jī), 因?yàn)樗?越來越擅長說話,反而喪失了管理;沒有主動聆聽的習(xí)慣、或養(yǎng)成“聽而不見”的習(xí)慣,都會導(dǎo)致聆聽的能力逐漸退化!奥犜挕钡拇_比“說話”難上百倍,但是有趣的是,從人類學(xué)習(xí)的過程來說,嬰兒都是先學(xué)會聽話,才開始會說話,可見,并不是管理者天生不會"聽話”,只是話說多了,聆聽的技巧漸被忽略,造成溝通效率不良的現(xiàn)象、以下提供幾則簡單而有效的方法,希望有助管理者增強(qiáng)”聽話”。
多聽少說、先聽后說:盡量多花時間聆聽對方說話,不要只顧著”自己說話。尤其,身為管理者、更必須先聽員工詳細(xì)陳述意見,最后才提出自己的觀點(diǎn)。以免自己主觀的看法左右了員工的立場。體會言下之意及弦外之音。聽員工說話時,不能光聽表面字句的意思,應(yīng)謹(jǐn)慎推敲員工是否還有未盡之意不敢直接表達(dá)。如果肯定有弦外之音:應(yīng)鼓勵員工暢所欲言,或擇期另做懇談。避免驟下結(jié)論:當(dāng)員工在陳述一項(xiàng)事情時,不要搶先下結(jié)論、更不必急著揣測對方接下來要講什么,讓他從頭到尾把話說完,不自作聰明,妄下結(jié)論,以免誤導(dǎo)員工的意見~保持興趣耐心聆聽:無論對方陳述的事情是否趣味盎然,管理者都應(yīng)誠懇地聆聽,即使內(nèi)容枯燥無味,也不應(yīng)露出不耐煩的神色!榜雎牎笔枪芾碚邿o可避免的職責(zé),應(yīng)以敬業(yè)的態(tài)度認(rèn)真“聽話”。
不要催促或打斷發(fā)言:管理者應(yīng)妥善安排時間及場合,讓員工能隨心所欲講他想說的話,不要催他趕快講完或中途打斷:尤其,他尚未講完一個段落時,更不可隨意轉(zhuǎn)換話題,以免員工誤以為你不想聽而有所保留。 盡量適時發(fā)問:適時詢問員工某些要點(diǎn),不但可澄清疑問,更可借此表達(dá)你的確在聽,而且對該話題很有興趣。
勿以人廢言:無論發(fā)言人是否為重要人物,管理者都應(yīng)仔細(xì)聆聽,古有明訓(xùn):“勿以人廢言”,講話要看對象,聽話可就要“包容萬象”。誠懇地聆聽,凡夫俗子也可能發(fā)出智慧語錄以供參考,不要隨便錯過 !奥犜挕笔且环N技巧,更是一種藝術(shù)。看似簡單,做起來不容易,可是也不會難到做不到的地步。事實(shí)上,最基本的“聽話”原則,只有一句話一“設(shè)身處地為對方著想”。有些人奉為立身行事的準(zhǔn)則,那么他一定是個很會“聽話”的人。
第四篇:會議技巧如果你主持會議…
主持會議的 5大技巧
會議召集人是會議能否成功的關(guān)鍵角色,如果你有機(jī)會召開會議,千萬不要忘記哂靡韻?大技巧,用中立的角度,營造讓與會者安心發(fā)言的環(huán)境,將大家的意見有效歸納、群組與分析,以形成共識的方法導(dǎo)出行動與決策,讓會議成為解決問題的第一線。
會議前……
技巧 1 期望明確
告訴與會者會議何時開始以及你期待會議何時結(jié)束,考量你想從與會者身上得到什麼資訊,允許大家有充分時間做準(zhǔn)備,這樣才能收到最好的會議效益。最好要明確告訴與會者你的期望是什麼,例如:「報告目前工作進(jìn)度」、「請準(zhǔn)備提供我們關(guān)於○○商品如何在市場上銷售的意見」。如果主題超過一個以上,就要確保已經(jīng)做好會議議程大綱,並且讓每位與會者在會前就已經(jīng)收到,如果沒有事前告知,恐怕會產(chǎn)生一個沒有結(jié)果的會議。如果你有特別的需求,想請某些人提供特定的資訊,也要在開會前先告訴他們。你可以在e-mail發(fā)出書面的會議議題與相關(guān)的資料之後,在會議召開前一天,親自向每位與會者確認(rèn)他們了解你的需求。 會議中……
技巧2 營造氣氛、保持中立
會議開始,試試看先培養(yǎng)容易開口說話的氣氛,暖身一下,等到大家心情放鬆之後再進(jìn)入會議,營造良好的溝通氣氛。切記你的角色像主控全場的捕手一樣,觀察動靜,適時擲球給投手與每一位內(nèi)外野手,確定沒有任何人閒著,並且因?yàn)檫@顆棒球(議題)的轉(zhuǎn)動,達(dá)到團(tuán)隊目標(biāo)。謹(jǐn)記自己的角色是協(xié)助與會者共同達(dá)成會議目標(biāo),而非成為意見中心,如果有些場合你必須率先發(fā)表意見帶動討論時,要讓所有的與會者感到舒適而非獨(dú)裁,例如你可以說「關(guān)於這件事情我的意見是……」。如果你想保持中立立場不發(fā)言,對於某些議題可以問與會者「關(guān)於這個意見的優(yōu)缺點(diǎn),你有什麼想法?」儘量讓每位與會者都有說話的機(jī)會,不可以因?yàn)槲窇朱稒?quán)勢,而犧牲主管以外的其他人發(fā)言的權(quán)利,但前提是要大家有進(jìn)了會議室卸下職銜,大家一視同仁的共識。
會議中……
技巧3 資訊可視化
除了讓與會者不斷提出意見之外,別忘了主動站起來動手寫字,在白板上寫下交談的經(jīng)過與結(jié)論,或是與會者的發(fā)言重點(diǎn)或關(guān)鍵字,將大家的交談內(nèi)容建立可視化的圖解溝通(mapping communication),適時提高與會者的注意力,協(xié)助與會者理解會議進(jìn)行到哪裡。
技巧4 歸納結(jié)論
如果你的會議並沒有安排任何與會者擔(dān)任計時員,在預(yù)定會議結(jié)束時間前的10分鐘,你要提醒大家:「各位,讓我們準(zhǔn)備結(jié)束,我們必須在10分鐘後離開這裡!菇宕俗尨蠹伊私鈺r間有限。然後,不論分配什麼任務(wù),關(guān)於作業(yè)方式、負(fù)責(zé)人、截止日等等,都要再重複確認(rèn)一遍,確認(rèn)已經(jīng)達(dá)到會議的目的、討論什麼事情、下了什麼決定,還有什麼事情懸而未決。如果有會議紀(jì)錄員,也要提醒會議紀(jì)錄者記下期限,以免會議結(jié)束,大家走出會議室之後還是一片空白,不知道下一步要做什麼。
會議後……
技巧 5 持續(xù)追蹤
可以將下列3件事情,做為會後自我評估,藉以做為下次改進(jìn)之用: 1.發(fā)生什麼事情? 2.完成什麼事情? 3.什麼事情尚未完成? 如果你被賦予追蹤會議決策後續(xù)發(fā)展的責(zé)任,別忘記要持續(xù)追蹤到下次開會,並在會中報告上次會議決策的執(zhí)行成果。
成功會議主持人的確認(rèn)清單
□ 讓與會者全員發(fā)言
□ 努力讓大家討論,不會產(chǎn)生壁花或壁草
□ 對所有與會者採取公平待遇
□ 巧妙處理干擾者們的狀況
□ 說話的節(jié)奏明快
□ 別忘記幽默,但要高明,以免反效果
□ 有爭論、現(xiàn)場混亂時能應(yīng)付自如
□ 時常整理要點(diǎn)予以確認(rèn)
□ 別忽視少數(shù)意見
如何讓與會者參與發(fā)言?
1.指名發(fā)言:指名某位與會者發(fā)言。
2.依序發(fā)言:讓每位與會者至少能發(fā)表一次意見。
3.誘導(dǎo)發(fā)言:針對某人一定知道的事情,請他發(fā)言。
4.職責(zé)輪流:以輪流的方式安排司儀、紀(jì)錄、計時工作,讓大家當(dāng)一次會議的旁觀者,藉此讓他們了解發(fā)言對於會議不冷場的貢獻(xiàn)。
5.製造機(jī)會:讓全員分擔(dān)主題,在下次會議中讓大家發(fā)表,製造全員發(fā)言的機(jī)會。
狀況外……會議中常見的7種干擾者
會議中,你一定遇過以下幾種干擾會議進(jìn)行的人,建議你不妨這麼做:
對私語者
如果不立即阻止竊竊私語的人,將會讓整個會議失控,不妨?xí)簳r停下討論,將眼神望向竊竊私語的人,用眼神傳達(dá)「說夠了沒?可以安靜下來了」的訊息,如果對方還是不停下來,可以問其中一位:「對於目前會議的討論,你是不是有什麼意見呢?」
對偏執(zhí)狂
這種人永遠(yuǎn)有一肚子氣,不認(rèn)同每個提案,同時輕視其他的與會者。建議你用直接、平靜的方式,沒有添加任何批評的語氣,要求對方停止:「我認(rèn)為這些批評,正在阻礙我們完成已經(jīng)設(shè)定好的工作,如果你能停止,我會很感激你。」如果他還有話要說,建議他可以找一天單獨(dú)跟你開會。
對離題者
只要一偏離主題就問他:「因?yàn)闀r間關(guān)係,我想我們最好回到正在進(jìn)行的議題上」或是說:「你剛剛說的話,和我們討論的主題有關(guān)連嗎?」如果他還想說下去,你可以假裝不小心忽略他們想發(fā)言的欲望,例如眼睛不正視他,這樣才能有機(jī)會讓其他與會者有發(fā)言貢獻(xiàn)的機(jī)會。 對悶葫蘆
如果你是會議的主持人,面對不說話的悶葫蘆,如果你這麼問他:「你有沒有什麼意見?」,他肯定把嘴上的拉鍊拉得更緊。你可以找出他擅長的部分結(jié)合,換個問法:「現(xiàn)在我們討論的問題中,關(guān)於這一部分(他擅長的部分),你的想法如何?」 如果這位悶葫蘆開了金口,你一定要趕快把他說的寫在白板上,因?yàn)檫@代表的是你尊重他。
對亂碼人
會議中,為了要鼓勵有些並不善於表達(dá),但認(rèn)真說出想法的與會者,即使說出來的意見像是火星文一樣,但是如果你善於解碼,他們的意見也不失為好意見。 首先,你要肯定他們對於會議的發(fā)言貢獻(xiàn),因此即使他們的發(fā)言需要再整理,你千萬不能說:「你能再重複一遍嗎?」而是要試圖幫他整理,你可以問:「我了解你的意思是……(自己幫他整理的重點(diǎn)),我說的正確嗎?」或是你可以說:「我不確定我了解,你要不要試試看,找出幾個重點(diǎn)告訴我們。」請他自己整理建議的重點(diǎn)。
對闊論者
這種人說話永遠(yuǎn)沒有句點(diǎn),因此你必須尋求適當(dāng)?shù)臅r刻打斷他,先認(rèn)定他們的價值,然侯把焦點(diǎn)轉(zhuǎn)移到其他人身上,禮貌的說:「我了解你的想法,有其他人有不同的意見嗎?」 對闖入者
不曉得你的會議中,是不是常有來自外部的闖入者,推開又關(guān)上會議室的大門?
也許他真的有急事或急電要找人,也許他只是想確認(rèn)要找的人有沒有在開會。不論原因如何,
這類外部干擾對於與會者的集中力與議程的進(jìn)行都有所影響。 你一定聽過防火牆(firewall),它不僅用於維護(hù)電腦與網(wǎng)路安全,也能應(yīng)用在會議中,你可以在會議室的門口放一塊留言版,並準(zhǔn)備好幾張利貼與一枝筆。
在留言板上要寫清楚目前是哪一個部門在開會、與會人員有哪些、預(yù)計開到幾點(diǎn),並註明嚴(yán)禁非與會者闖入會議室,如果有其他同事代接電話或有任何事情留言,請他們寫在利貼上,貼在留言板上即可。
與會者會在休息時間確認(rèn)留言板上,是否有非常緊急且重要的留言,這樣可以避免其他人闖入會議室造成干擾,成為協(xié)助會議順利進(jìn)行的保鑣。
如果你參加會議…
成為傑出與會者 的4項(xiàng)技巧
全美會議權(quán)威貝格曼(michael begeman)曾說,「當(dāng)愈來愈多的事情是由團(tuán)隊進(jìn)行,開會,就成為一個完成多數(shù)重要工作的場合。」別忘了會議的精神在於全員參與,積極主動地投入會議的討論、聆聽與發(fā)言,就是展現(xiàn)團(tuán)隊精神的時刻,如果能透過你的發(fā)言及資料彙整,使得會議突破僵局,做成具有建設(shè)性的決議,更可以讓上司、同儕刮目相看。
技巧 6 提案具體
除非是腦力激盪,要不然說出太過抽象的想法,跟沒說一樣。想清楚再發(fā)言,會讓大家容易理解你的想法。
技巧7 1分鐘演講術(shù)
在會議中的發(fā)言節(jié)奏要明快,嘗試用1分鐘說出吸引人的重點(diǎn)。1分鐘約可講300字的內(nèi)容,訓(xùn)練1分鐘演講術(shù)有助於明確掌握目的、刪除多餘廢話、針對一個重點(diǎn),可避免在會議中成為「亂碼人」。
技巧8 建立體系
會議中你一言我一語,資訊龐雜紛亂,你可以試著把別人說的重點(diǎn),以及自己想說的話寫下來,從中找出脈絡(luò),加以體系化(例如可以在會議資料上用紅筆標(biāo)示首要重點(diǎn),藍(lán)筆標(biāo)示次要重點(diǎn),綠筆寫下自己的想法),這樣一來,會議資料就變成一張資訊體系圖,成為無可取代的點(diǎn)子來源。
技巧9 引用提案
如果你將手邊拿到的會議資料經(jīng)過自己的整理體系化,也有助於你引用別人的提案(請注意
不是剽竊),例如:「30分鐘前a曾說x提案,可以結(jié)合剛剛b說的y提案」,因?yàn)槟愕恼,不但a與b都因?yàn)樽约旱奶岚笡]有被忽視而感到欣慰,也能協(xié)助會議儘快進(jìn)入決策面。 提升發(fā)言品質(zhì)的自我訓(xùn)練
收集實(shí)例
具體化的實(shí)例具有說服力,因此平時要多準(zhǔn)備實(shí)例以應(yīng)會議之需。數(shù)字常常更具有真實(shí)感,最好將常用的數(shù)字(例如營業(yè)額、主要顧客、明年目標(biāo)營業(yè)額)背起來或放在記事本裡。 改掉語癖
將自己說的話錄下來,聽聽看自己有沒有常出現(xiàn)「那個」、「這個」、「ㄟ」等字眼。 滐@易懂
避免專業(yè)術(shù)語,或是太多英語縮寫的說法。如果與會者和你不同行業(yè),又非得用到術(shù)語,盡量對每一個專業(yè)術(shù)語簡單說明。
表情姿勢
如果你習(xí)慣聽話時雙手交叉在胸前,或是眼睛飄向遠(yuǎn)方不正視對方,最好矯正過來,免得會議上還沒開口,表情姿勢已經(jīng)透露不屑對方的訊息。
第五篇:會議發(fā)言工程進(jìn)度:
工程已進(jìn)展4個月,改良土已完成70%左右,涵管及過路涵管已開挖3千米左右。河塘處理填方段基本結(jié)束,現(xiàn)在存在嚴(yán)重滯后的就是兩座橋梁,由于前期各方面原因。在這一方面施工單位應(yīng)加快處理,總體進(jìn)度還是比較樂觀的,希望施工單位再接再厲,加快進(jìn)度,抓進(jìn)度,搶工期,早日完工。
質(zhì)量:
灰土拌制氧化時間不符合規(guī)范要求,要求其使用符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的灰土,灰土的壓實(shí)存在麻面,要求其對存在麻面部位進(jìn)行灑水復(fù)壓直至合格。灑水保養(yǎng)不及時,要求施工單位及時撒水保養(yǎng),雨污水管墊層厚度不達(dá)標(biāo),靠背尺寸不符合規(guī)范要求,要求施工單位對不符合規(guī)范部位進(jìn)行返工處理。局部涵管回填沒按照圖紙及規(guī)范要求20cm一層進(jìn)行回填。要求施工單位對不符合規(guī)范部位進(jìn)行返工。雨水井砌筑過程中沒有按照標(biāo)準(zhǔn)一丁一跑,局部污水井砌筑過程中發(fā)現(xiàn)上下尺寸不一致,要求其立即返工,局部灰土出現(xiàn)彈簧現(xiàn)象,要求施工單位及時處理。
安全文明施工:
現(xiàn)場施工人員安全帽佩戴不規(guī)范,開挖溝槽的臨邊防護(hù)不到位。溝槽開挖過程中沒有做好人員上下的階梯。現(xiàn)場灰塵較大,車輛行駛流坡過小,導(dǎo)致車輛傾斜。
檢測:
現(xiàn)場檢測人員不能及時的進(jìn)行檢測,每次都在現(xiàn)場監(jiān)理的督促下才能進(jìn)行檢測,檢測數(shù)據(jù)不能及時的反應(yīng)給現(xiàn)場監(jiān)理,檢測報告不能及時上交監(jiān)理部。 問題解決:
加強(qiáng)工人的安全教育,要求工人正規(guī)的佩戴安全帽,開挖溝槽及時做好臨邊防護(hù),做好工人上下的階梯,現(xiàn)場加強(qiáng)灑水車輛,及時的進(jìn)行路面灑水,放寬流坡,讓車輛可以正常通行。加強(qiáng)現(xiàn)場施工人員對質(zhì)量和安全控制的要求。
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