公共基礎(chǔ)知識(shí):公文寫作備考要點(diǎn)
一、公文的特點(diǎn)與形式
1、公文的特點(diǎn)
公文,也稱公務(wù)文件,是在社會(huì)活動(dòng)中直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄,其區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等事物的個(gè)性點(diǎn)主要有:①由法定作者制發(fā);②具有法定的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用;③具有規(guī)范的體式;④履行法定的程序
2、行政公文規(guī)范依據(jù)
根據(jù)中共中央辦公廳1996年5月3日發(fā)布、自發(fā)布之日起施行的《中國GCD機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定,黨的機(jī)關(guān)公文種類主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要14種;
國務(wù)院2000年8月24 日發(fā)布、自2001年1月1日起施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定,國家行政機(jī)關(guān)公文種類主要有命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要13種。
3、根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn),公文可從不同角度進(jìn)行如下分類:
(1)根據(jù)形成和作用的公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域,公文可分為通用公文和專用公文兩類;
(2)根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度,公文可分為對(duì)外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機(jī)密、絕密六類;
(3)根據(jù)行文方向,公文可分為上行文、下行文、平行文三類;
(4)根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì),公文可分為規(guī)范性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文;
(5)根據(jù)處理時(shí)限的要求,公文可分為平件、急件、特急件三類;
(6)根據(jù)來源,在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部可將公文分為收文、發(fā)文兩類。
4、政府系統(tǒng)的通用公文文種
(1)規(guī)范性文件(三種):條例。用于對(duì)某一方面的行政工作作全面、系統(tǒng)的規(guī)定,國務(wù)院各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”;規(guī)定。用于對(duì)某一方面的行政工作作部分的規(guī)定;辦法。用于對(duì)某一項(xiàng)行政工作作比較具體的規(guī)定。
(2)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件(六種):命令。用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布實(shí)行重大強(qiáng)制性行政措施;獎(jiǎng)懲有關(guān)人員;撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定;決定。用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排;指示。用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則;批復(fù)。用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng);通知。用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng);任免和聘用干部;通報(bào)。用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或情況。
(3)公布性文件(二種):公告。用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。通告。用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(4)陳述呈請性文件(四種):議案。用于各級(jí)人民政府按法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)提請審議事項(xiàng)。請示。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。報(bào)告。
用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出意見或者建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。調(diào)查報(bào)告。用于反映調(diào)查研究的成果,揭示事物的真相與規(guī)律。
(5)商洽性文件:函。用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工答、詢問和答復(fù)問題;向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。
(6)會(huì)議文件:會(huì)議紀(jì)要。用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
6、黨政機(jī)關(guān)的通用公文文體
(1)規(guī)范性文件(2):條例。用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度。規(guī)定。用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。
(2)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件(6):決議。用于經(jīng)會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。決定。用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和安排。指示。用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作,提出開展工作的原則和要求。意見。對(duì)于重要問題提出見解和處理辦法。通知。用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng)。通報(bào)。用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。批復(fù)。用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請示。
(3)公布性文件:公報(bào)。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。
(4)陳述呈請情文件:報(bào)告。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。請示。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
(5)商洽性工作:函。用于機(jī)關(guān)之間的商洽工作、詢問和答復(fù)問題,向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。
(6)會(huì)議文件:會(huì)議紀(jì)要。用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)。
公文文體與結(jié)構(gòu)常識(shí)
應(yīng)用文體區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有直接應(yīng)用性、全面真實(shí)性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。
公文屬于特殊應(yīng)用文,其區(qū)別于一般應(yīng)用文的特殊性特征表現(xiàn)為:被強(qiáng)制性規(guī)定采用白話文形式;兼用議論、說明、敘述三種基本表達(dá)方法。
公文的基本組成部分有:標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。
公文的其他組成部分有:文頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、保密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機(jī)關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。 印章或簽署均為證實(shí)公文作者合法性、真實(shí)性及公文效力的標(biāo)志。
二、公文文體與結(jié)構(gòu)常識(shí)
(一)、公文的格式
1.眉首部分 眉首部分又稱文頭部分在行政機(jī)關(guān)公文首頁,置于紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首。眉首部分通常由公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素構(gòu)成。
(1)公文份數(shù)序號(hào)。是將同一文稿印刷若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào),用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第一行。一般適用于比較重要的公文。
(2)秘密等級(jí)和保密期限。秘密文件要注明密級(jí),不涉及保密內(nèi)容的普通文件,沒有這個(gè)項(xiàng)目。公文需要標(biāo)識(shí)秘密等級(jí),用3號(hào)黑體字,頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限,用3號(hào)黑體字,頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行,秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開。
(3)緊急程度。緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)間的限度。公文如需標(biāo)識(shí)緊急程度,用3號(hào)黑體字,頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度,秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行,緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。
(4)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。如“××省人民政府文件”;對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣有25mm。對(duì)于上報(bào)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字,用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使用主辦機(jī)關(guān)名稱在前,“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè),上下居中排布;如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多,必須保證公文首頁顯示正文。
(5)發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)又稱公文編號(hào),是發(fā)文機(jī)關(guān)同一年度公文排列的順序號(hào),由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成,如國務(wù)院文件“國發(fā)[2004]3號(hào)”中,“國發(fā)”是發(fā)文機(jī)關(guān)代字,“2004”是發(fā)文年份,“3號(hào)”為文件序號(hào),表明這份文件是國務(wù)院在2004年度制發(fā)的第3號(hào)文件。如果一個(gè)機(jī)關(guān)的文件數(shù)量較多,還可以在發(fā)文字號(hào)中加上一個(gè)類別標(biāo)志,反映文件的業(yè)務(wù)內(nèi)容或歸宿。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)即可。發(fā)文字號(hào)應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行,用3號(hào)仿宋體字,居中排布;年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí);年份應(yīng)標(biāo)全稱,用六角括號(hào)“〔〕”插入;序號(hào)不編虛位(即1不編為001),不加“第”字。
(6)簽發(fā)人。簽發(fā)人是指代表機(jī)關(guān)簽發(fā)公文意見的領(lǐng)導(dǎo)人姓名。上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字,簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào),冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人,主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行,其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排,下移紅色反線,應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。
公文的格式
2.主體部分
主體部分又稱行文部分,這一部分是指紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間各要素的統(tǒng)稱。主體部分由公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注等要素組成。
(1)標(biāo)題。公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三部分構(gòu)成。它位于公文首頁紅色反線下空2行,用2號(hào)小標(biāo)宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時(shí),要做到詞意完整,排列對(duì)稱,間距恰當(dāng)。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱等可加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在撰寫公文標(biāo)題時(shí),發(fā)文機(jī)關(guān)名稱要寫全稱或規(guī)范化簡稱,如果文件首
頁有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí),其標(biāo)題可省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。事由是標(biāo)題的主題部分,應(yīng)準(zhǔn)確、簡煉地概括公文的主要內(nèi)容。文種是公文的種類名稱,用以概括揭示公文的性質(zhì)與制發(fā)的目的。公文的標(biāo)題通常有四種形式:一是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三個(gè)要素全部具備的公文標(biāo)題。二是事由和文種兩個(gè)要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。三是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和公文文種兩個(gè)要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。四是只標(biāo)明文種的公文標(biāo)題。
(2)主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)是負(fù)有公文主要處理責(zé)任的受文機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),如需要同時(shí)報(bào)送另一上級(jí)機(jī)關(guān),可用抄送形式。下行文可以有若干機(jī)關(guān)。有些公文,如周知性公文可以省略此項(xiàng)。主送機(jī)關(guān)的書寫位置是:標(biāo)題下空1行,左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí),回行時(shí)仍頂格;最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí),應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下,抄送之上,標(biāo)識(shí)方法同抄送。
(3)正文。正文是公文的核心部分,用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容,體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。
正文的結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)尾三部分組成。開頭部分用簡潔的語言寫明發(fā)文的依據(jù)、目的或原因等。主體部分是正文的核心,主要寫明公文的內(nèi)容或事項(xiàng),做到重點(diǎn)突出,意見具體、明確,敘述有條理。結(jié)尾部分根據(jù)文種和行文關(guān)系的不同有不同的寫法。這一部分后面將結(jié)合具體文例加以介紹。公文正文的書寫位置是:主送機(jī)關(guān)名稱下一行,每自然段左空2字,回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
(4)附件。附件是公文的附屬材料。有的附件是一些文字材料,有的附件是實(shí)物如照片、圖表等,應(yīng)當(dāng)注明所附材料的名稱,件數(shù)。附件是為了避免正文過長的內(nèi)容隔裂而附,對(duì)正文起說明、注釋、補(bǔ)充、證明和參考作用。有的公文,附件是文件的主體內(nèi)容,正文僅起批準(zhǔn)、發(fā)布和按語的作用。許多法規(guī)性文件就是這樣。公文如有附件,在正文下一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”,后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件:1.×××××”);附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”,有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào);附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂,應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào))。
(5)成文日期。公文成文日期一般以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn);法規(guī)、規(guī)章類公文以依法批準(zhǔn)的時(shí)間為準(zhǔn);聯(lián)合行文,以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期要用漢字標(biāo)注,并將年、月、日標(biāo)全,“零”寫為“O”。
(6)公文生效標(biāo)識(shí)。公章是公文生效的標(biāo)志。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字;加蓋印章應(yīng)上距正文2㎜~4㎜,端正、居中下壓成文時(shí)間,印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時(shí),采用下套方式,即僅以下弧壓在成文時(shí)間上;當(dāng)印章下弧有文字時(shí),采用中套方式,即印章中心線壓在成文時(shí)間上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí),應(yīng)將成文時(shí)間拉開,左右各空7字;主辦機(jī)關(guān)印章在前;兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間,印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切,相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí),為防止出現(xiàn)空白印章,應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡稱)排在發(fā)文時(shí)間和正文之
間。主辦機(jī)關(guān)印章在前,每排最多排3個(gè)印章,兩端不得超出版心;最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。
(7)附注。附注是指需要附加說明的事項(xiàng)。如需解釋的名詞術(shù)語,或者是公文發(fā)送范圍和閱讀、傳達(dá)對(duì)象等。公文如有附注,用3號(hào)仿宋體字,居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。
3.版記部分。
版記部分又稱文尾部分,通常由主題詞、抄送機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。
(1)主題詞。主題詞是能夠反映公文主要內(nèi)容和類屬的、規(guī)范化的名詞或詞組。標(biāo)引主題詞時(shí),順序是先標(biāo)類別詞,再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí),先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞,后標(biāo)反映文件形式的詞。當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí),可在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。使用的主題詞不得超出主題詞表的范圍。每份文件的主題詞,最多不超過5個(gè)詞組。上報(bào)的文件,應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。“主題詞”用3號(hào)黑體、居左頂格標(biāo)識(shí),后標(biāo)全角冒號(hào);詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字;詞目之間空1字。
公文的格式和行文規(guī)則
(2)抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)是指主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。標(biāo)注抄送機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用該機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡稱、統(tǒng)稱。一份公文要不要抄送,抄送給什么樣的機(jī)關(guān)都要從實(shí)際需要出發(fā),既不要濫抄濫送,也不應(yīng)漏抄漏送,以免產(chǎn)生不利的影響。
公文如有抄送,在主題詞下一行;左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”,后標(biāo)全角冒號(hào);回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊;在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下,標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。
(3)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。公文的印制工作一般由發(fā)文的具體辦公部門承擔(dān)。印發(fā)時(shí)間不同于發(fā)文時(shí)間,這是指公文開印的具體時(shí)間。印發(fā)機(jī)關(guān)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下(無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占1行位置;用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)在左空1字,印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn),用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。
(4)版記中的反線。版記中的反線是指版記中各要素之下都要加一條反線,相互隔開,寬度同版心。
(5)版記的位置。版記應(yīng)置于公文最后一頁,版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。 公文的格式和行文規(guī)則
4、公文的印裝規(guī)格
(1)公文用紙的規(guī)格
公文用紙要采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙,其成品幅面尺寸為297mm×210mm(長×寬)。公文用紙的頁邊(留空處)與版心的具體尺寸為:公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為:37mm±1mm,公文用紙訂口(左白邊)為:28mm±1mm,版心尺寸為:156mm×225mm(不含頁碼)
(2)公文排版的規(guī)格和要求。正文用3號(hào)仿宋體字,一般每面排22行(以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7/8的距離為一基準(zhǔn)行),每行排28個(gè)字。要做到版面干凈無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸合乎標(biāo)準(zhǔn),版心不斜,誤差不超過1mm。
(3)印刷要求。公文應(yīng)雙面印刷,頁碼要套正,兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%,紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%,M80%。印品著墨實(shí)、均勻;字面不花、不白,無斷劃。公文中未作特殊說明的圖文項(xiàng)目,顏色均為黑色。
(4)裝訂要求 公文應(yīng)左側(cè)裝訂,不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落,后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸,外訂眼距書芯上下各1/4處,允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊的距離為3mm~5mm
四、公文處理
(一)公文處理的基本原則
(1)法制原則。指處理方法手段、程序手續(xù)、行為準(zhǔn)則與方法規(guī)化、制度化。(2)實(shí)事求是原則;(3)全面及時(shí)原則;(4)時(shí)效原則;(5)集中統(tǒng)一原則;(6)黨政分工原則;(7)保密原則;(8)簡化原則
(二)收文處理的一般過程
(1)公文的收受與分流:簽收。指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對(duì)、檢查、簽注手續(xù)后,收到公文。登記形式有薄式、卡片式、聯(lián)單式;外收文登記。由外收發(fā)人員在完成簽收工作后,對(duì)收文情況做簡要記載;啟封。外收文登記完成后,統(tǒng)一交由內(nèi)收發(fā)人員,統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親啟;內(nèi)收文登記。由內(nèi)收發(fā)人員對(duì)收文情況做詳細(xì)記載;分辦。有關(guān)人員將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門工作人員閱知辦理;摘編。文件管理人員對(duì)部分準(zhǔn)備投入辦理過程的重要文件編寫文摘、提要、綜述、匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料。
(2)辦理收文:擬辦。由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)具體工作人員提出處置意見,供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核定奪。批辦。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負(fù)責(zé)人提出處置意見。承辦。有關(guān)工作人員按意見具體處置公文所針對(duì)的事務(wù)和問題。注辦。由承辦人簽注公文承辦情況,以備忘待查。
公文處理
(3)組織傳閱與催辦查辦:組織傳閱。使公文有工作人員中的有效傳閱活動(dòng)。催辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或承辦人對(duì)公文承辦過程實(shí)施的催促檢查。查辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或其他專門組織對(duì)重要公文實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。
(4)處置辦畢公文:包括:閱卷歸檔、清退、暫存、銷毀。
公文處理
(三)發(fā)文處理程序與方法
(1)文稿形成:擬稿。撰擬公文文稿;會(huì)商。當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)或部門的職權(quán)范圍,需征得其同意和協(xié)助;核稿。文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會(huì)議通過前,由專人進(jìn)行全面核查;簽發(fā)。指由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對(duì)文稿終審核準(zhǔn)之后,批注正式定稿。按簽發(fā)人身份、地位及工作程序的不同,簽發(fā)分為正簽、代簽、核簽、會(huì)簽等數(shù)種。
(2)公文的制作:注發(fā)。定稿形成后,批注繕寫印發(fā)要求的活動(dòng),以使簽發(fā)意見進(jìn)一步具體化、技術(shù)化:繕印。制作供對(duì)外發(fā)出的公文:用印或簽署。在印畢的公文上蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章,或請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名。
(3)公文的對(duì)外傳遞:分裝。按規(guī)定具體揀配和封裝公文。發(fā)出。將分裝完畢的公文以適當(dāng)?shù)姆绞桨l(fā)給受文者。
(4)處置辦畢公文:包括:閱卷歸檔、暫存、銷毀。
(四)公文銷毀的方式和范圍
銷毀的主要方式有:焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁(磁盤、磁鼓、磁帶)以各種方式銷毀公文均應(yīng)履行如下程序手續(xù):由文書部門組織對(duì)公文進(jìn)行鑒定;確認(rèn)應(yīng)銷毀后逐文逐件核定造冊;呈請本機(jī)關(guān)或上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn);獲準(zhǔn)后再行銷毀。任何個(gè)人均不得私自銷毀公文。
五、公文寫作要求
(一)公文寫作的基本要求:合法、求實(shí)、合體、簡明、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。
(二)行文規(guī)則
二是經(jīng)多次請示直接上級(jí)機(jī)關(guān)而問題長期未予解決;三是有上級(jí)機(jī)關(guān)交辦并指定直接越級(jí)上報(bào)的具體事項(xiàng);四是出現(xiàn)需要直接詢問、答復(fù)或聯(lián)系不涉及被越過的機(jī)關(guān)職權(quán)范圍的具體事項(xiàng);五是需要檢舉、控告直接上級(jí)機(jī)關(guān)等。
黨的機(jī)關(guān)與行政機(jī)關(guān)相互行文規(guī)定:行政機(jī)關(guān)不能逕向黨的組織發(fā)布指令性公文,一般也不得以行政機(jī)關(guān)名義逕向黨的組織報(bào)告工作或請求指示或批準(zhǔn)。
(三)寫作的語言運(yùn)用
公文語言的特點(diǎn):莊重、準(zhǔn)確、樸實(shí)、精練、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。
公文中需用歷史年號(hào)時(shí),要先標(biāo)出公歷年份,再注歷史年號(hào)并加圓括號(hào),如1912年(民國元年)。
數(shù)量表示時(shí),表示增加時(shí)用倍數(shù)或分?jǐn)?shù),表示減少時(shí)只能用分?jǐn)?shù)。
來源:網(wǎng)絡(luò)整理 免責(zé)聲明:本文僅限學(xué)習(xí)分享,如產(chǎn)生版權(quán)問題,請聯(lián)系我們及時(shí)刪除。