怎么能寫好讓領導認可滿意的匯報材料
先了解下匯報材料的定義。一般來說,匯報材料是指一個地區(qū)、一個部門、一個單位的負責人在一些比較正規(guī)的場合向上級領導或機關進行工作匯報時所用的文稿。工作匯報的好壞,直接反映出匯報人的思想水平和工作能力,關系到能否贏得上級領導或機關對有關工作的認可和支持。那么匯報材料到底怎樣寫?應注意和把握哪些問題?談幾點以下。
一、圍繞主旨要求,做到有的放矢。
上級領導到所屬單位調研或檢查指導工作,一般會事前打招呼,會提出要聽取某項工作或全面工作情況匯報,有時還會提出具體要求。這就在一定程度上決定了匯報材料“寫什么、怎么寫”的問題。明確了這一點,就能有的放矢,少走或不走彎路。
要圍繞上級領導聽匯報的意圖、要求來寫。上級領導聽取下級工作匯報,總有一定的目的性,對于聽什么情況、聽多長時間、采取什么形式、在多大范圍匯報等都有明確要求。因此,撰寫匯報材料必須緊緊圍繞上級領導聽匯報的意圖和要求來準備。
要圍繞上級領導的關注點來寫。如果上級領導或機關對聽取工作匯報沒有具體要求,是不是就無法準備匯報材料呢?當然不是。一個有效的做法,就是緊緊抓住上級領導的關注點來起草匯報材料。這就要求在起草匯報材料前,認真研究和了解聽匯報的領導人以往和近期最關注什么、當前在抓什么、強調最多的是什么,進而把握其關注點,搞清“最想聽什么”這個基本問題,并以此準備材料。
二、突出工作重點,切忌面面俱到。
突出工作重點,就是堅持重點論。重點論告訴我們,在認識復雜事物的發(fā)展過程中,要著重把握它的主要矛盾;在認識某個矛盾時,要著重把握矛盾的主要方面。起草匯報材料,也必須抓主要矛盾,突出工作重點。突不出重點,一則浪費領導時間,二則讓領導在短時間內難以把握其核心所在。
那么,在起草匯報材料過程中,如何突出重點呢?首先要明確什么是重點。一般來說,凡是能反映事物本質具有普遍指導意義的重要問題、主要任務、關鍵環(huán)節(jié)、工作做法、經(jīng)驗教訓、辦法措施等都是重點。
三、展現(xiàn)特色亮點,避免平淡乏味。
什么是特色?特色就是個性,就是“人無我有,人有我優(yōu),人優(yōu)我精”的優(yōu)勢。亮點就是工作閃光點,就是突出的成績。聽匯報的領導總是喜歡聽有內容、有特色、閃亮點的工作匯報,不喜歡聽毫無特點、平淡乏味、“一般化”的匯報。
那么,怎樣才能抓住特色亮點呢?一是要把最鮮亮、最感人的內容放到最前邊,放到最顯眼的位臵上,越是有特色、閃亮點的工作越要濃墨重彩,集中反映,使之成為整個材料的重頭戲,而對于一般化的、共性的東西則要盡量少匯報,或一筆帶過,點到為止。二是要把閃現(xiàn)亮點、最有特色的做法、制度、措施等說清說透,把最得意、最主要的工作成績盡量展現(xiàn)出來,把最具個性、最鮮活的經(jīng)驗體會充分挖掘出來,給人以深刻的啟迪。三是要把那些有話可說、有思想可挖、有經(jīng)驗可總結的內容,作為出彩的地方努力把它寫實、寫好、寫到位。
四、認真提煉概括,寫出思想深度。
起草匯報材料不但是一個搜集資料、積累資料的過程,而且是一個研究工作、總結經(jīng)驗、升華理論的過程。匯報材料的思想性,體現(xiàn)在材料、事例、情況和闡述的道理之中。匯報工作是要適當發(fā)議論的!鞍l(fā)議論”就是要通過對一系列材料的解釋、分析、綜合、提煉,更清晰、更系統(tǒng)、全面地說明情況,從而讓上級領導了解事情的真相和來龍去脈,并從事實背后找出本質問題,上升到理論高度,得出規(guī)律性的結論。
那么,怎樣在匯報材料中體現(xiàn)出思想性呢?主要應把握三點:一是要善于理性分析。二是要善于深入挖掘。三是要善于綜合概括。
五、講究結構層次,注意語言得體。
匯報材料一般包括工作開展情況、做法成效、經(jīng)驗啟示、存在的問題與不足、今后打算等內容。在結構上首先脈絡要十分清晰,其次是線條要單一,再次層次不要過多。
匯報材料主要是說給人聽的,這就要求匯報語言要實在、簡明,要客觀、翔實,有血有肉,有鮮活的東西,不能老是干巴巴的,就幾個觀點、幾根筋,該用事例、數(shù)字說話時就要用事例、數(shù)字說話,該量化的就要量化。需要虛化時也得“虛”,該歸納的就要歸納,該概括的就要概括。
六、首尾相應,請領導指出錯誤和紕漏。
提示一點:在整個匯報過程中需備錄音設備,便于事后整理領導指示精神等。
讀書明理,先知后行。盡性認命,自然而為。
如何寫好匯報材料
匯報材料是下級向上級領導進行工作匯報時的文稿,它的好壞直接反映出匯報主體的領導能力和部門的工作水平。因此,寫好匯報材料至關重要。
如何寫好匯報棒料,主要有四點:
一、要有針對性
首先是要針對匯報的主題和目的開展材料收集。其次是要弄清楚上級領導最重視什么、最想聽什么,圍繞這個匯報才能激發(fā)領導興趣。第三是要了解上級領導的思維特點和語言風格,讓匯報思路與語言貼近領導。第四是要按匯報人的提綱要求和語言特點撰寫材料,便于領導用適合其風格的語言把想說的舒暢地表達出來。
二、要語言簡潔
首先是政策理論要運用到“點”上。工作匯報中不可避免地會提到一些指導思想和原則方針,但不能在匯報中把從馬列主義到科學發(fā)展觀和一系列政策一一羅列、紛沓而至,造成聽者的聽覺和視覺疲勞。運用政策理論時,要用到“點”上,要注意工作的條件、范圍和性質,注意運用對解決特定問題和具體事項有指導意義的政策理論。其次是盡量少用或不用概詞概數(shù)。涉及到具體事項和對象的性質、數(shù)量時,應盡量少用“部分”、“有的”、“一定范圍”、“某種程度”、“另一角度”等概詞,絕對不用“據(jù)說”、“有人反映”、“幾分之幾”等不確定性詞語。第三是要言之有物。不能光有“領導重視”,而無加強領導的具體措施;只有“開拓創(chuàng)新”,而無新思路、新措施;僅有“深入細致”,而無“深”、“細”的具體展現(xiàn);也不能盡是一些沒有觸及工作實質和具
體問題的空話、套話、虛話和領導言論。而且要多用短句,能短則短,語言要干脆有力,上口順耳。切忌為了對仗工整,人為造詞,生硬地加詞少字?荚嚧笫占
三、要寫出高度
匯報材料是一個總結、提高、升華的過程,必須寫出高度。要在工作、事例的闡述中表達出自己的思想見解,脫離了具體工作的思想表達,容易造成對聽眾的說教氛圍。具體來說,就是要突出工作亮點,挖掘個性東西,并分析透徹。要從具體工作入手,抓住本質,防止表面化的材料堆砌。要向上級提出有見解的建議,上級聽匯報的目的,除了解下級工作開展情況外,同時也要為其改進自身工作、更好地指導下級工作汲取經(jīng)驗,因此匯報時要提出對本級和上級工作都要有指導意義的建議,才能讓領導有所悟、有所得。
四、要結構清晰
匯報材料一般包括工作開展情況、工作成效、存在的問題與建議、今后的工作打算等內容。整個材料如何布局,先寫什么、后寫什么,強調什么、簡約什么,要根據(jù)匯報的時間要求和領導意圖來合理安排,在各個部分的文字數(shù)量上要有相對準確的把握,做到線條單一,層次清晰。談成績時要充分,讓領導一聽就能興奮起來。說問題時要直接了當,敢于觸及矛盾焦點,但個案性的、短期性的問題應少提,避免大小問題一起羅列影響成績展示效果。匯報打算時,涉及全局性的工作,要提出一些原則性、方向性、思想性的東西;涉及具體問題時,要拿出一些針對性、操作性強的工作措施
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