如何寫備忘錄

（一）備忘錄概述

備忘錄是記錄有關(guān)活動或事務(wù)，起揭示或提醒作用，以免忘卻的一種記事性文書。備忘錄的類型主要有個人備忘錄、交往式備忘錄、計劃式備忘錄。

（二）備忘錄的特點

⒈事務(wù)性。記錄的事項兩類：一類是記錄發(fā)生過的事實真相。如談判中雙方表達的承諾，一致或不一致的意見等；另一類是提前記下的計劃辦理的事項。如上級發(fā)給下級的工作要點備忘條；⒉提醒性。提示當(dāng)事人避免忘卻的特性。

（三）、備忘錄的結(jié)構(gòu)和寫法

⒈標(biāo)題。有兩種寫法：一種直接寫文種名稱，即《備忘錄》。另一種由單位、事由和文種組成。如：《××公司與××集團公司合作開發(fā)機電產(chǎn)品會談備忘錄》。

⒉商務(wù)談判備忘錄正文。個人備忘錄和計劃式備忘錄的正文寫法自由，不拘一格，寫下事項要點即可。

（四）商務(wù)談判備忘錄正文的一般寫法：

⒈導(dǎo)言。記錄談判的基本情況，包括：雙方單位名稱、談判代表姓名、會談時間、地點、會談項目等。

⒉主體。記錄雙方的談判情況，包括：討論的事項、一致或不一致的意見、觀點和做出的有關(guān)承諾。主體內(nèi)容的記錄類似于意向書的寫法，通常采用分條列項式記錄。

⒊結(jié)尾。多數(shù)不另寫結(jié)尾。

⒋商務(wù)談判備忘錄落款。各方談判的代表簽字、標(biāo)明時間。

（五）注意事項：內(nèi)容詳實、具體、完備。語言要樸實、準(zhǔn)確。

【案例】圖—1

備忘錄

發(fā)給：××——秘書

發(fā)自：××——行政部經(jīng)理

日期：2003年1月6日

內(nèi)容：總經(jīng)理來京行程安排

總經(jīng)理將于2003年1月日8星期三到達北京，并將于1月10日下午離開返回香港。希望你安排一下總經(jīng)理在北京期間的行程。并經(jīng)我確認(rèn)后發(fā)到香港辦公室。

【簡析】這是一則企業(yè)內(nèi)部計劃式備忘錄。正文首部寫收、發(fā)對象、時間和內(nèi)容提要，主體部分內(nèi)容是上司對下級近期工作的提示。這種企業(yè)自印的工作計劃備忘錄稿箋，使用時只要填上收、發(fā)人和正文內(nèi)容即可，很方便。正文由首部和主體部分的一篇短函構(gòu)成。學(xué)習(xí)傳真的寫作，重點應(yīng)放在明確正文的首部應(yīng)撰寫什么內(nèi)容和應(yīng)采取什么格式。這一份傳真的首部格式規(guī)范，包含的內(nèi)容齊全，值得學(xué)習(xí)。

【案例】

龍湖公司與××公司會談備忘錄

中國龍湖公司(簡稱甲方)與×國××公司(簡稱乙方)的代表，于200×年×月×日在××市甲方總部就興辦合資項目進行了初步協(xié)商，雙方交換了意見，并作出有關(guān)承諾。為便于將來繼續(xù)洽談，形成備忘條款如下：

一、依據(jù)雙方的交談，乙方同意就合資經(jīng)營××項目進行投資，投資金額太約為×××萬美元。投資方式待進一步磋商。甲方用廠房、場地、機器設(shè)備作為投資，其作價原則和辦法，亦待進一步協(xié)商。

二、關(guān)于利潤分配的原則，沒有取得一致意見。乙方認(rèn)為自己的投入既有資金，又有技術(shù)，

應(yīng)該占60％一70％，甲方則認(rèn)為應(yīng)該按投資比例分成。乙方代表表示，利潤分配比例愿意考慮甲方的意見，希望另定時間協(xié)商確定。

三、合資項目生產(chǎn)的××產(chǎn)品，乙方承諾在國際市場上銷售產(chǎn)量的45％，甲方希望乙方將銷售額提高到70％～75％，其余的在中國市場上銷售。

四、工廠的規(guī)模、合資年限以及其他有關(guān)事項，尚未詳細(xì)討論，雙方都認(rèn)為待第二項內(nèi)容向各自的上級匯報確定后，再商議；

五、這次洽談雖未能解決主要問題，但雙方都表達了合作的愿望。期望在今后的兩個月內(nèi)再行接觸，以便進一步協(xié)商洽談合作事宜。再次洽談的具體時間待雙方磋商后再定。中國龍湖公司×國××公司

代表×××(簽章)：代表×××(簽章)：

二○○×年×月×日

【簡析】這是一篇商務(wù)談判備忘錄。正文導(dǎo)言簡介了談判的基本情況和寫作本文的目的。主體部分分條列項記錄了會談中的一致或不一致的意見和愿望，內(nèi)容實在、具體，可為下一次雙方繼續(xù)談判起提示作用，或者提供基礎(chǔ)平臺。全文語言樸實，格式規(guī)范，頗能體現(xiàn)交往備忘錄的特點。注意商務(wù)談判紀(jì)要與商務(wù)談判備忘錄的區(qū)別：效力不同。商務(wù)談判紀(jì)要有一定的約束力，商務(wù)談判備忘錄只起提示、備忘作用，沒有約束力。內(nèi)容不同。商務(wù)談判紀(jì)要中記的主要是雙方的一致性意見，商務(wù)談判備忘錄記的不一定是談判達成的一致意見，是為日后談判、洽談或磋商所提示的問題。

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