主要介紹公司常用的公文寫作方法及格式

（一）一般公文格式規(guī)定

1.公文外觀概況

（1）公文用紙：公文用紙為A4型白紙：210mm×297mm。

（2）公文排版

a.文字從左至右橫排，每頁22行，每行28字，與天頭（上白邊）為：37mm±1mm b.下行文首頁公文頭與天頭（上白邊）為：65mm±1mm；上行文首頁公文頭與天頭（上白邊）為：120mm±1mm。

c.發(fā)文字號、“簽發(fā)人”：3號仿宋；簽發(fā)人姓名：3號楷體。

d .標題：2號華文中宋宋體加粗。

e.主送機關(guān)、正文、附件、成文日期、附注：3號仿宋。

f.正文中各級標題：

一級標題：3號黑體。例：一、二、三、。

二級標題：3號仿宋。例：（一）（二）（三）。

三級標題：3號仿宋。例：1.2.3.

四級標題：3號仿宋。例：（1）（2）（3）。

g.公文結(jié)構(gòu)層次數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。第五層為“（a）”。

h.“主題詞”：3號黑體；詞目：3號宋體。

i.抄報、抄送、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、共印份數(shù)：3號仿宋。

j.頁碼：4號半角白體阿拉伯數(shù)碼。

k.附件正文：其標題及內(nèi)容的字體字號同正文部分。

（3）公文印刷與裝訂

雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不超過2 mm。墨色均勻，字面整潔。左側(cè)裝訂，騎馬訂或平訂。

2.公文中各要素標識規(guī)則

（1）公文份數(shù)序號

如需標識公文份數(shù)序號，用3號阿拉伯數(shù)碼頂格標識在首頁版心左上角第1行。

（2）秘密等級和保密期限

如需標識秘密等級，頂格標識在首頁版心右上角第1行，兩字之間空1字。 如需同時標識秘密等級和保密期限，頂格標識在首頁版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

（3）緊急程度

緊急公文應(yīng)當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

緊急程度頂格標識在首頁版心右上角第1行，兩字之間空1字。

如需同時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在首頁版心右上角第1行，緊急程度位于其下第2行。（四）發(fā)文機關(guān)標識

發(fā)文機關(guān)標識＝發(fā)文機關(guān)全稱（或規(guī)范化簡稱）＋“文件”。

（4）發(fā)文字號

由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。

發(fā)文機關(guān)代字后不加“字”。年份、序號用阿拉伯數(shù)字。年份標全稱，用“〔〕”括入。序號前不加“第”，序號不虛位。

發(fā)文字號距發(fā)文機關(guān)標識下空2行，在紅線上方4mm處。發(fā)文字號在上報公文中居左側(cè)空1字，在其它文種中居中。

（5）簽發(fā)人：凡上報公文需標識簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人應(yīng)為本單位的主要負責人或主持工作的負責人。

簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，距右側(cè)空1字。簽發(fā)人與簽發(fā)人姓名之間用全角冒號分隔。

如是聯(lián)合上報文件，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次排，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅線與之距離為4mm。

（6）標題

標題＝作者“關(guān)于”＋公文的主要內(nèi)容＋文種。

轉(zhuǎn)發(fā)文件標題＝“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)”＋被轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)名稱＋原文件名稱＋“的通知”。 如被轉(zhuǎn)發(fā)文件仍是轉(zhuǎn)發(fā)文件，則被轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)名稱標識最高級機關(guān)。

如被轉(zhuǎn)發(fā)文件是聯(lián)合發(fā)文或被轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)名稱過長，則被轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)名稱可省略。 標題位于紅線之下空2行，主送機關(guān)之上空1行，居中排版。標題為多行時，各行詞意完整，排列對稱，間距恰當。

文種有13種。經(jīng)常使用的文種有通知、通報、決定、通告、報告、請示、批復、函、會議紀要等。

標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（7）主送機關(guān)

位于標題下空1行，左側(cè)頂格，回行時仍頂格。各主送單位之間用逗號，最后一個主送機關(guān)后用全角冒號。上行文只能有一個主送機關(guān)。

（8）正文

在主送機關(guān)下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。 如是轉(zhuǎn)發(fā)文件，應(yīng)在正文中寫明被轉(zhuǎn)發(fā)文件的原文號。

（9）附件

公文如有附件，應(yīng)標識附件和名稱。

本機關(guān)印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)文件不標識附件。

附件距正文之下空1行，成文日期之上空2行，左空2字。

附件與附件名稱之間用全角冒號。附件名稱后不加標點。如附件名稱需回行，頂格標識。如有多個附件用阿拉伯數(shù)字標識（如“附件：1. ×××）。

附件正文在左上角標識“附件：”（有序號的標識序號），附件的序號和名稱前后標識應(yīng)一致。附件與正文一起裝訂。

（10）成文日期

成文日期用大寫數(shù)字標注。

標識方法：插入－日期和時間－語言“中文”－選擇大寫數(shù)字的年月日。 單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文日期，成文日期為領(lǐng)導人最后簽字的日期，在正文（有附件的在附件）之下2行，距右空4字。

聯(lián)合下發(fā)的公文在落款處標識發(fā)文機關(guān)名稱，成文日期為最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期，在最后一排印章之下標識。

（11）印章

a.單一發(fā)文的印章

印章上弧距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期。

b.特殊情況說明

當公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹鲁晌娜掌诩坝≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距、刪除空行或增加、減少公文內(nèi)容的方法，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

會議紀要不加蓋印章。

（12）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)先引標題，后引發(fā)文字號。公文中的數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的字必須使用漢字外，其它應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。

（13）附注

公文如有需要說明的其它事項可標識附注，在成文日期下空1行，居左空2字，加全角括號標識。

凡上報的公文，應(yīng)標識聯(lián)系人和聯(lián)系電話，標識格式如下：

（聯(lián)系人：×××□聯(lián)系電話：辦電；手機）。

（14）版記

版記應(yīng)置于公文的最后一頁（含印發(fā)文件轉(zhuǎn)發(fā)文件附件），版記的最后一個要素置于公文最后一頁的末行（見圖4）。版記中各要素之下均加一條橫線，橫線寬度同版心。

a.主題詞

“主題詞”居左頂格書寫，后標全角冒號。詞目按照《交通部公文主題詞表》標注（見附件：2），不受類別限制，根據(jù)詞目涵義由小到大，從公文內(nèi)容到文種，一般標注3到5個詞目，詞目之間空1字。當主題詞表中找不到準確反映文件內(nèi)容的詞目時，可根據(jù)內(nèi)容添加詞目，并在該詞目后標識“△”。

b.抄報、抄送

公文中如有抄報、抄送，位于主題詞之下，印發(fā)機關(guān)及印發(fā)日期之上，距左右各空1字。抄報機關(guān)應(yīng)為上級機關(guān)。抄報機關(guān)之間用逗號分隔，回行時與冒號后的抄報機關(guān)對齊，最后一個抄報機關(guān)后標注句號。

抄送機關(guān)應(yīng)為下級機關(guān)、平級機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)。抄送機關(guān)之間用逗號分隔，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊，最后一個抄送機關(guān)后標注句號。

上行文無抄報、抄送。

c.印發(fā)機關(guān)及印發(fā)日期

位于主題詞之下，有抄報、抄送機關(guān)的在抄報、抄送機關(guān)之下。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字，用阿拉伯數(shù)字標識。

d.共印份數(shù)

版記的最后一個要素，位于公文末頁的末行，用全角括號標識，距右空1字（不標注擬稿人）。

（15）頁碼

Word文檔中在“視圖－頁眉和頁角”里設(shè)置頁碼，置于版心下邊緣之下1行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。頁碼奇偶頁不同，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁不標識頁碼

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