辦公室常用公文格式標準

一、 通知

用于上級機關對下級就某一具體事項布置工作，交待任務；同級機關及不相隸屬的單位之間就某一項具體 工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協(xié)助辦理等。事務性通知通常由發(fā)文緣由、具體任務、執(zhí)行要求等組成。會議通知屬事務性通知的一種，會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等。

[范例]

關于舉辦湘潭大學第十二屆相聲小品比賽的通知 各學院學生會、研究生會：

為促進校園精神文明建設，深化校園文化底蘊，豐富校園生活，加強各學院的聯(lián)系，促進學生之間的溝通與交流，提高同學們的曲藝表演水平，我校將定于____年____月____日舉辦湘潭大學第十二屆相聲小品大賽。

湘潭大學大學生藝術團

_____年____月____日

二、 請假條

請假條是請求準假不參加某項工作、學習、活動文書。

[格式要求]

1.居中寫標題；2.請假對象的稱謂；3.請假原因；4.請假起止時間；5.祝頌語；6.請假人簽名；7.請假時間。

[范例]

請假條

尊敬的老師：

因____________，__________同學需請假________月_______ 日______節(jié)。請予以支持為感！

共青團湘潭大學委員會_____年_____月____日

三、 證明

證明信是各組織單位為證明有關人員的身份，經歷以及與其事件關系而出具的信函，有公文式、書信式以及便條式三種。用可靠的材料表明或斷定人或事物的真實性，證實和說明人與事物具體表現或特性的專用文書。

[格式要求]

證明的格式由文種名稱[證明]，收信單位名稱，正文，落款，蓋印等主題組成。需要存根備查。

[范例]

證明

__________同學系我校外國語學院09級法語一班的學生，湖南郴州人，因赴西班牙演出，該同學未能參加外國語期末考試。由共青經湘潭大學共青團查證該學生在校期間表現優(yōu)秀，學習良好，各方面表現出色，并能熟練。

該同學材料情況屬實，特此證明。

湘潭大學大學生藝術團

______年____月____日

四、 請柬

請柬，也稱請?zhí)�，是單位、團體或個人邀請有關人員出席隆重的會議、典禮，某些重大活動時發(fā)出的禮儀性書信。請柬的形式要美觀大方，應用紅紙或特制的請柬填寫。所用語言應懇切，熱誠，文字須準確、簡練、文雅。

[格式要求]

1.標題“請柬” 2.稱謂即被請者的單位名稱或姓名。3.正文應寫清活動時間，地點，內容。并用“誠摯…蒞臨指導衷心感謝你對共青團工作的支持和關心”等結束語。4.落款即發(fā)函者的署名與發(fā)函日期。

[范例]

請柬

尊敬的________：

湘潭大學大學生藝術團為慶祝建黨九十周年系列活動之“飛揚的旋律–––鋼琴交流會”演出定于___年___月___日（星期___）___（具體時間）在湘潭大學學生活動中心報告廳舉行。誠摯邀請您蒞臨指導！衷心感謝你對共青團工作的支持和關心!

湘潭大學大學生藝術團

五、 申 請 ______年____月____日申請書,是說明文與議論文的結合寫作文體，其目的是說服申請書的評審人同意申請人的申請計劃。

[格式要求]

1.標題。在第一行正文的正中寫“xx申請書”

2.稱謂。即申請人對組織的稱呼，一般寫“敬愛的xx組織”。定格書寫在標題的下一行，后面加冒號。

3.正文。寫明申請原因，申請事項等主要內容。

4.署名和日期。在結尾下一行寫出：“申請人：xxx”并另換一行寫_____年____月____日

[范例]

關于領取學校俱樂部門票的申請

尊敬的校工會領導：

201*年高雅藝術進校園活動由中國國家話劇院出品的話劇《青春禁忌游戲》將于______月______日在學校俱樂部上演，需要領取學校俱樂部門票。望予以支持為盼！

共青團湘潭大學委員會

_____年____月____日

六、會議紀要

會議紀要在會議過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內容記錄下來，就形成了會議記錄 。會議的組織情況，要求寫明會議名稱、時間、地點、出席人數、缺席人數、主持人、記錄人等 。會議的內容，要求寫明發(fā)言、決議、問題。這是會議記錄的核心部分。

[格式要求]

1、會議名稱（全稱） 2、會議時間3、會議地點 4、主持人 5、記錄人 6、出席會議人員 7、發(fā)言記錄

[記錄重點]

1、會議中心議題以及圍繞中心議題展開的解說；

2、各方的主要見解；

3、會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；

4、會議已議決的或議而未決的事項；

5、對會議產生較大影響的其他言論或活動。

湘潭大學大學生藝術團活動流程

一、 活動的申報審批

二、 活動的策劃審批

三、 活動的財務預算

四、 活動的宣傳及前期準備

五、 活動的開展，考核

六、 活動總結

七、 活動決算及財務報賬

八、 相關活動資料的收集整理及歸檔

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