公文處理培訓講義

一、公文的概念

公文是國家行政機關在行政管理的過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

企業(yè)在自身的建設和經營管理活動中也得使用這個工具.企業(yè)領導，科室負責人和文秘，內勤人員，檔案管理人員等，都必須了解公文處理知識，熟識公文制度和運作程序。

二、常見文種寫作

（一）決定

決定使用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。決定屬于下行文。

決定和決議的區(qū)別：決定一般只涉及某一“重要事項”或某一問題，內容較單一、明確、具體。決議是對一系列原則性問題的決斷。

（二）公告

適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

（三）通告

適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

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（四）通知

通知是所有公文中應用最廣泛的一種，通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

（五）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（六）意見

意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。意見屬于多向性公文。

（七）請示

請示適用于向上級機關請求指示、批準相關事項。屬于上行文。

請示應當一文一事、一事一請，一般只寫一個主送機關。請示不能有兩項或兩項以上請示項目，為避免推諉扯皮，只能有一個主送機關（不能寫給領導個人），若需要同時送其他機關，應當用抄送的形式。即使受雙重領導的機關，其請示也只能標寫直接處理請示事項的一個上級機關，同時抄送另一上級領導機關。一般情況下，請示不得越級行文（越級請示），如特殊情況或緊急事項，需要越級行文時，應將請示同時抄送越過的上級機關。同時，請示也不得同時抄送下級機關。

請示的寫作：正文部分要寫明請示緣由、事項，最后是請示的結語，如：“以上請示，請批復”、“妥否，請批復”、“當否，

請批示”。

（八）報告

報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關詢問 ，報告屬于上行文。報告主要有：工作報告、情況報告和答復報告。

報告由標題、主送機關、正文、發(fā)文機關和成文日期組成，一般情況報告不需要版記部分。一般來說，報告要有主送機關，即發(fā)文機關的直屬上級機關，有些報告沒有主送機關。

請示和報告都是上行文，報告不得夾帶請示事項，主要是反映情況，答復詢問等，上級機關不一定作批示，即有報告不一定答；而請示必須要有請示事項，上級機關必須批復，即有請示必答。

（九）批復

批復用于答復下級機關的請示事項。批復與請示是相對應的一種公文，屬于下行文。

若把“批復”同“請示”一起發(fā)送給呈送“請示”的下級機關，這樣的行文叫做復體行文，不能把請示當成附件。批復只有一個主送機關，即發(fā)“請示”的機關。批復的開頭一般要寫明批復依據，應先標引請示的標題，接著用括號注明來文的發(fā)文字號，并寫明“收悉”二字，然后用“現批復如下”等語言過渡。

（十）會議記錄

開會時由會議指定的專職記錄人員當場如實記寫會議基本

情況、發(fā)言內容和決議事項的事務文書。會議記錄是一種重要的檔案材料，是傳達和執(zhí)行會議決定、貫徹會議精神的依據，是分析、研究、總結和檢查工作的憑證，是撰寫報告、簡報、會議紀要、工作計劃等文書的最可信的資料

（十一）會議紀要

“會議紀要”的“紀”就是“記”，就是記錄、記載的意思，“要”就是要點的意思。會議紀要一般不需要加蓋公章。用于記載、傳達會議情況和議定事項的公文。形成于會議后期或會議結束之后。所記載、傳達的議定事項，具有行政約束力。

（十二）計劃

計劃是對一段時間內的工作或要實現的目標預先做出打算和安排的事務性文書（規(guī)劃、安排、要點、方案、設想）。

（十三）總結

總結是對某一時期或某項工作的成敗進行回顧、歸納、分析，從中引出經驗和教訓，用以指導今后工作的事務文書。

（十四）新聞報道

是一種用簡潔明快的文字，迅速、及時地反映現實生活中新鮮而重要的事件的報道文體。

三、主要行文規(guī)則

一定要有必要的才制發(fā)公文，必須保證公文的權威性，要注重效用。上級黨委可以向政府、群團、黨委行文；政府機關不得

對黨組織行文作指示、交任務，只能報告。一般不能越級行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。聯合行文的前提是同級，并且要協(xié)商一致意見（會簽）才能行文。

四、文種使用常見錯誤

（一）混淆文種

1.請示與報告�！罢埵尽焙汀皥蟾妗倍际巧闲形模�是行政機關公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關，請求上級機關批復（答復），這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫“請示”和“報告”時，要特別注意二者之間八個方面的區(qū)別。

一是作用不同�！罢埵尽笔窍蛏霞墮C關請求指示、批準；“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復上級訊問，報送文件、物品等。

二是內容不同�！罢埵尽笔潜締挝粺o力無權解決或按規(guī)定須上級批準之后才能實施的事項；“報告”是本單位職責范圍內比較重大的工作或向上級機關建議，須上級機關知道的事項。

三是容量不同�！罢埵尽睉�一文一事；“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。

四是時間不同�！罢埵尽睉�事前行文；“報告”可在事前、事中、事后行文。

五是范圍不同�！罢埵尽币话阒恢魉鸵粋�上級機關，不得多

頭主送或越級主送；“報告”可以主送幾個相關的上級機關，其他上級機關也可以抄送。

六是處理不同。上級機關收到下級的請示后，應及時批準、批復（答復），是辦理件，下級應在收到上級批復（答復）后才能實施；上級機關收到下級的報告后，主要是了解情況，可以不答復，下級不用等待上級答復。

七是篇幅不同。“請示”的篇幅比較短，一般不超過1500字；“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字。

八是結束語不同�！罢埵尽痹诮Y束時用“妥否，請批示”、 “請審示”等；“報告”用“專此報告”、“特此報告”。

2．請示與函。“函”是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的公文。“函”可分為商函、詢答函、請批函（請求批準函、審批函）�！昂�”在公文往來中使用比較廣泛。

3．報告與總結。如前所述，“報告”是上行文，其主要作用是向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問等�！翱偨Y”不是公文文種。工作總結就是向上級機關匯報工作，可直接使用“報告”文種，主送上級機關（可多頭主送），抄送有關機關。

（二）生造文種

依據《國家行政機關公文處理辦法》，行政機關的公文種類主要有13種，除此以外均為非法定文種，在正式行文中不應使

用非法定文種。我們在制發(fā)公文過程中經常見到《關于××的解釋》、《關于××的補充說明》《××實施辦法》《××局2007年工作要點》、《××局精神文明創(chuàng)建工作實施方案》等文件標題，這均是錯誤的用法。正確的用法應是加用法定文種，下發(fā)的如《××局關于印發(fā)2007年工作要點的通知》，上報的如《××局關于報送2006年工作總結的報告》等。

（三）混用文種

把多種文種使用在一起。如《關于××的請示報告》《關于××的請示函》《關于××的公示公告》等，還有的在報告夾帶請示事項，均是不正確的用法。

五、其他常識

一般情況下公文的頁面設置為（A4型），上：3.7厘米；下：

3.5厘米；左：2.8厘米；右：2.6厘米；行間距可設為固定值28磅。

《辦法》和《細則》規(guī)定公文正文內容結構層次為“一、二、

三、……”、“（一）（二）（三）……”、“1. 2. 3.……”、“（1）

（2）（3）……”，《格式》規(guī)定正文中第一層次標題使用3號黑體字，第二層次標題使用3號楷體字，正文中其他文字一般用3號仿宋體字，每面排22行，每行排28個字。

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