第一篇：電子檔案管理工作經(jīng)驗總結(jié)

隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展，計算機被廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域，包括工程設(shè)計領(lǐng)域。這樣以來，工程設(shè)計過程中形成的大量電子文件也就成為電子檔案管理的重要對象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為工程設(shè)計單位正常運營的重要環(huán)節(jié)。所以，全方位做好工程設(shè)計中的電子檔案管理工作對相關(guān)單位維持正常是極為重要的。鑒于此，本文主要就如何做好電子檔案管理工作進行了認(rèn)真探討。

一、電子文件歸檔前的準(zhǔn)備工作分析

充分做好電子文件歸檔前的各項準(zhǔn)備工作是實現(xiàn)高效電子檔案管理thldl.org.cn的重要前提。電子文件的非直讀性特征決定了相關(guān)工作人員應(yīng)該首先制定健全的電子文件歸檔驗收制度，并做好制度的宣傳工作，進而為電子文件的歸檔、驗收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的歸檔為例，歸檔人員首先要按規(guī)定填寫電子文件歸檔通知單，通知單上必須有工程負(fù)責(zé)人、經(jīng)手人以及審核人的簽名。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍w檔程序和詳盡的規(guī)章制度保證了歸檔的準(zhǔn)確性。但是，由于部分工程的工期較為緊張，遵從嚴(yán)格的程序需要花費大量時間，這將會與工作時效產(chǎn)生矛盾。所以，可以采用先進的計算機技術(shù)手段，將歸檔前的準(zhǔn)備工作也納入到自動化管理的進程中。這樣就可以在提高歸檔質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高電子文件歸檔的效率。

由于一個工程可能形成成千上萬個電子文件，倘若規(guī)章制度存在漏洞，執(zhí)行不嚴(yán)，勢必會造成反復(fù)歸檔，浪費人力財力的現(xiàn)象，甚至?xí)��?dǎo)致文件歸檔混亂，輸出的產(chǎn)品為次品，造成工程質(zhì)量事故和嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。因此，做好電子文件歸檔前的準(zhǔn)備工作，尤其是規(guī)章制度的建設(shè)、宣傳以及推廣應(yīng)用，為后續(xù)的電子文件歸檔工作奠定良好基礎(chǔ)。

二、電子文件歸檔過程中應(yīng)注意的問題分析

在電子檔案管理的電子歸檔過程中，歸檔人要注意將不同種類、不同格式的電子文件梳理整齊。眾所周知，在工程設(shè)計中，從工程投標(biāo)書、招標(biāo)書、可行性研究報告、初步設(shè)計、委托書、計算書到技術(shù)說明書等形成了不同種類不同格式的電子文件，有ecel表格、www.taixiivf.com)上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。稅務(wù)檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，稅務(wù)檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標(biāo)收、著錄。技術(shù)條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

（四）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

三、電子文件對稅務(wù)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

（三）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件

甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊

性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

四、電子文件在稅務(wù)檔案管理中的運用

（一）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

（二）解決好電子文件的保存問題

以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進行復(fù)制，以防止信息損失。

（三）使檔案管理向立體化方向發(fā)展

以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

第三篇：檔案管理工作經(jīng)驗

檔案管理工作經(jīng)驗

檔案能夠充分展現(xiàn)工作的成果，對已完成的工作留下痕跡，并為以后的工作提供歷史資料，是工作管理的寶貴組織過程資產(chǎn)。如何能夠管理運用好這些資料，使已存檔文件都能快速的查找，做到清楚明了，是分行工作管理的一個重要工作，現(xiàn)將檔案管理經(jīng)驗介紹如下：

首先，梳理資料類型，建立科學(xué)的查詢目錄。因?qū)嶋H工作需要，目前很多工作文檔等都還是紙質(zhì)文件，這造成科技資料繁多且雜亂。根據(jù)日常使用規(guī)律，將存檔資料分為呈批申請類、設(shè)備采購類、生產(chǎn)運行類、日常管理類等，并根據(jù)分類將每份檔案登記臺賬。

其次，對已完工的資料進行及時入庫存檔，同時為避免檔案的丟失，對借出的資料進行登記，并定期梳理出借時間，對長期借出的檔案進行催還，以免借出時間過久，造成的檔案丟失。

最后，定期檢查資料室，將已滿五年的檔案進行打包整理，保持檔案資料柜的整潔明了。

持之以恒，貴在堅持。條條大路通羅馬，對檔案管理的方法有很多，但能夠管理好的關(guān)鍵都是堅持�？萍紮n案的管理是一個長期細(xì)致的工作，只有堅持不懈，才能夠?qū)⒚糠輽n案都管理好。

第四篇：電子檔案圖書館管理工作職責(zé)

電子檔案圖書館管理工作職責(zé)

一、接受學(xué)校現(xiàn)代教育領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)，在教科室指導(dǎo)下開展現(xiàn)代教育電子檔案圖書館管理工作。

二、加強電子檔案圖書管理學(xué)習(xí), 提高管理水平，嚴(yán)格按照《國家公文處理辦法》及時、準(zhǔn)確地做好文件圖書的積累、保管、整理、歸檔、立卷、移交工作。

三、鉆研業(yè)務(wù)，熟悉資源內(nèi)容，根據(jù)學(xué)校課程安排，編錄電子檔案圖書和參考資源檢索目錄，保證學(xué)科教師教學(xué)使用。

四、依據(jù)師生教學(xué)要求，提出圖書資源購買需求，負(fù)責(zé)新入圖書資源編錄存檔立卷，向?qū)W校師生公示、開放，有效提供圖書資源參考。

五、指導(dǎo)學(xué)科教師和學(xué)生正確使用電子圖書資源，注重圖書資源的良好保養(yǎng)與維護，養(yǎng)成良好的使用習(xí)慣，用后歸架還卷。

六、建立學(xué)校電子檔案圖書借閱制度，科學(xué)完善檔案圖書資源借閱手續(xù)，落實歸還時間，按時歸還入檔。

七、電子檔案圖書管理人員工作調(diào)動，要嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，交清電子檔案圖書資源，保證資料不得流失。

八、負(fù)責(zé)電子檔案圖書資源防火、防盜、防潮、防鼠等日常保潔工作，做到圖書、資源、地面、墻壁、門窗無塵光潔，保證檔案圖書資源良好使用。

渠縣有慶鎮(zhèn)第一中心小學(xué)

第五篇：電子政務(wù)工作電子檔案管理工作心得體會

電子政務(wù)是指運用信息及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動。電子政務(wù)系統(tǒng)實質(zhì)上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對外服務(wù)，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、發(fā)布以及收文辦

理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺中進行。這些在電子政務(wù)系統(tǒng)中運行的公文，是機關(guān)職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務(wù)公文處理平臺產(chǎn)生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應(yīng)將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統(tǒng)之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執(zhí)行各自主管機關(guān)制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴(yán)密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構(gòu)因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復(fù)性作業(yè)。

一、電子檔案管理的原則

1.1“前端控制”原則

考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復(fù)勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標(biāo)引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統(tǒng)設(shè)計階段，檔案人員就要參與設(shè)計、進行指導(dǎo)；就應(yīng)該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關(guān)信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關(guān)文件實時歸檔。并且要求用戶及時著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯(lián)系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關(guān)信息一并移交或發(fā)送給檔案部門。

1.2“全程管理”原則

根據(jù)電子文件的特點，必須建立一個完整的管理體系，即對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀進行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。

電子文件全程管理原則具體應(yīng)該體現(xiàn)在電子檔案管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設(shè)計與運行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面。以電子檔案管理系統(tǒng)對文件流程各階段的管理和監(jiān)控為例：設(shè)計的系統(tǒng)應(yīng)對產(chǎn)生于機構(gòu)內(nèi)部各部門及其應(yīng)用系統(tǒng)上的電子文件進行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，同時監(jiān)控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。而且，對文件進行的技術(shù)操作，包括操作平臺的轉(zhuǎn)換、存儲位置的改變等都應(yīng)該記錄下來。因為這種管理和跟蹤記錄，對于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性都有著重要的作用。

二、電子公文的真實性保障

判斷傳統(tǒng)文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內(nèi)容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發(fā)生了變化，就可以對文件的真實性表示懷疑。但判斷傳統(tǒng)文件真實性的準(zhǔn)則并不適用于電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統(tǒng)意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復(fù)制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實性必須更多地著眼于其內(nèi)容的真實性，主要是認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時當(dāng)人當(dāng)事形成的，主要關(guān)注的是其本質(zhì)的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序?qū)﹄娮游募�的生命周期進行全過程管理，并通過技術(shù)措施和管理制度，組成一個貫穿電子文件從生成、運作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數(shù)字信息的真實可靠性。在目前的技術(shù)條件下，一般可采取的措施是：

2.1在計算機系統(tǒng)中設(shè)置安全防護技術(shù)措施

一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權(quán)限的控制，防止非法侵入。

二是設(shè)置操作日志

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