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公文函怎么寫

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公文函怎么寫 本文簡介:

公文函怎么寫?一般書信的格式包括六項:收信人稱謂、問候語、正文(書信的內(nèi)容)、祝頌語(結(jié)尾)、署名、日期。函作為公務(wù)往來的信件,有其獨特的格式要求,一般也包括六項:標題(事由)、發(fā)文字號、受文者、正文、發(fā)文機關(guān)、成文日期。兩相比較,函的格式要求更嚴格一些,更完全一些。它沒有私人之間的敘事,也不必來一

公文函怎么寫 本文內(nèi)容:

公文怎么寫?一般書信的格式包括六項:收信人稱謂、問候語、正文(書信的內(nèi)容)、祝頌語(結(jié)尾)、署名、日期。函作為公務(wù)往來的信件,有其獨特的格式要求,一般也包括六項:標題(事由)、發(fā)文字號、受文者、正文、發(fā)文機關(guān)、成文日期。兩相比較,函的格式要求更嚴格一些,更完全一些。它沒有私人之間的敘事,也不必來一番問候等的客套。

下面舉其大要,作一說明。

1. 標題。較為正規(guī)的公函要撰制標題。一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種類型構(gòu)成。

在函的運用實踐中,開始出現(xiàn)一種新的標題方法。如:

事由:建立業(yè)務(wù)關(guān)系

事由:關(guān)于日產(chǎn)5~10噸衛(wèi)生紙成套設(shè)備的報價

這種標題簡明地概括出全信的內(nèi)容,使人一目了然。這樣的方法,適應(yīng)了現(xiàn)代公務(wù)活動的快節(jié)奏,適應(yīng)了電子計算機儲存信息的特點,值得注意。

2. 受文者。公文一般只能主送某一級機關(guān)(組織),不能主送個人,便函則可任其隨便。

3. 正文。這是函的主體,要寫明的內(nèi)容有發(fā)函的原由、目的和要求等。表達上要簡潔、明確,態(tài)度則應(yīng)謙和、禮貌、合作。要摒棄客套,更無須講大道理,講常識。正文的開頭和結(jié)尾,是撰寫的關(guān)鍵所在,要注意寫好。正文的開頭,一般要寫發(fā)函的目的或引敘來函日期和事項,以及禮貌、友善的表示等。寫法上要開門見山。如:

8月23日來函敬悉,歡迎你們在適當?shù)臅r候來北京與我們洽淡業(yè)務(wù)。如果需要我們辦理邀請等有關(guān)手續(xù),請及時告知,以便正式發(fā)電邀請。

這樣的開頭,在說明來函“敬悉”的同時,更表明了洽淡業(yè)務(wù)的合作態(tài)度與具體意向,語言明達簡練,字里行間洋溢著誠懇的熱情。在商業(yè)性的業(yè)務(wù)往來函中,這是尤其需要的。

當然,如何開頭更好,要根據(jù)不同情況具體考慮。比如同是復(fù)函,能作出肯定性答復(fù),就宜于在開頭時盡早提出,以釋懸念。不能作出肯定性答復(fù)的,甚或予以否定的,則不宜直截了當,而應(yīng)以含蓄委婉的語調(diào)申明理由。如:

非常感謝你與本公司的合作!由于種種原因,很遺憾,我們目前不能聘用您。但我們已經(jīng)注意到了您的特長和工作經(jīng)驗,并予以特別記載,將來一旦有機會,我們會率先考慮的。再一次感謝你對本公司的關(guān)心與支持!

這樣寫,對于未能錄用所產(chǎn)生的失望,或多或少總有一點兒安慰吧。如果換另一種寫法:“關(guān)于你申請本公司工作一事,經(jīng)研究不予接受,特此函復(fù)”。這效果會是怎樣呢?

函的結(jié)尾部分,有三個內(nèi)容一般是不能忽略的。

第一,重申一下致函的目的。

第二,如果要求對方有所行動,則必須明確提出。

這兩個內(nèi)容,要當作是“點晴”之筆而加以精心處理。具體怎么寫,請看以下各例:

“我方希望上述答復(fù)能滿足貴方的要求,并候早覆。”

“茲隨函附上第SH(86)834號檢驗報告單一份,盼貴公司早日作出賠償損失的處理。”

“如能在訂貨會前得到你們的答復(fù),將不勝欣慰。”

第三,內(nèi)容照應(yīng)上款,再一次表示良好的祝愿。如:

“以上意見僅供參考,祝你們在實際工作中更進一步取得經(jīng)驗。”

下面談一談函的語言運用。函的語言,既不像決議、指示等公文的語言那樣顯得十分莊重嚴肅,也不需像命令等公文語言顯得那樣十分強硬,當然也不必像詩歌語言那樣追求優(yōu)美。就函的語言特點來說,突出表現(xiàn)為謙恭。這是由函的商洽性所決定的。商洽,從公共關(guān)系學的意義上看,就是勾通、交際、商量、洽談,這之中不能有祈使與命令,應(yīng)是誠懇、謙遜、禮貌、熱情、和平、婉曲。這并非就是所謂謙謙君子,畢恭畢敬,其中仍要不失大度、莊重。

常見敬詞、謙詞在函中的使用,也從另個方面體現(xiàn)了函的語言的謙恭特點。

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