外貿跟單的工作總結

外貿跟單的工作總結/船務

作為擔當來講，日常需要處理的工作包括：訂單的最終確認，生產指令的下達及生產進度的跟進，出貨的確認和安排，文件的制作和確認，收款跟進和確認�？傊�，和客人相關的所有事情都應該了解或掌握。在此重點給你總結船務方面的工作。1.訂單確認

最基本的訂單確認包括：訂購物，價格條件，付款方式，交貨日期（以上假設不存在品質風險，賠償風險，交貨風險等各種可能存在的風險）。

確認訂單依據公司/工廠實際情況有簡單有復雜。

要注意的是付款方式的確定對自身的工作非常重要，不良的付款方式會增加不必要的工作和難度。2.下達生產指令和跟進生產進度

依據工廠/公司的差異，下達生產指令的操作方法存在很大的差別。定單跟進一般是針對生管，跟進生管是核心。需要了解生產中碰到的問題，必要時需要你作出決定或者求助于上司或反映給客人請求答案。3.出貨的確認和安排

出貨實際上應該屬于船務的工作范疇。但業(yè)務必須非常清楚其操作�；�礎知識最常用的柜型：

材積單位：cuft立方尺（英制）cbm立方米以一個長78cm，寬56cm，高63cm的外箱為例來計算材積。材積=0.78*0.56*0.63=0.275CBM=78*56*63/28316=9.7cuft1cbm=100*100*100/28316=35.32cuft（這是很常用的參數）1*20=1000cuft就是一個20feet貨柜，常稱小柜。1*40GP=201*cuft就是一個40feet貨柜，常稱平柜。1*40HQ=2400cuft就是一個40feet加長/高貨柜，常稱高柜。另外還有1*45等不常用柜型。你可以訂2*40GP+1*40HQ。通常可以和貨代協商1*40GP和1*40HQ的運輸費用是一樣的。如果采用貨柜出貨，一般稱為柜貨。

散貨：一般貨量在500cuft以下常采用。500cuft以上一般出1*20。因為考慮到運輸費用的承擔，運輸安全等問題1000cuft以下如何出貨一般需要事先跟客人確認。如果是類似C&F的價格條件,可以自己決定是否出散貨。

散貨不利于貨物的安全，容易損壞。柜貨相對安全許多，但要注意如果柜子不滿，就盡量讓貨堆太高，否則也可能損壞貨物。BILLOFLADING：簡稱B/L，提單，就是客人用來從船公司提取貨柜/散貨的單證。

SHIPPINGORDER：簡稱S/O，訂艙單，其作用和飛機票或火車票同。BOOKING：就是獲取S/O的申請書，常用空白的B/L。CERTIFICATEOFORIGIN：簡稱C/O，就是產地證明。出貨流程A：商檢（商品檢驗檢疫）

一般在確認好待出貨的前提下，一般根據報關員的要求，至少應該提前3天提供一份完整的PACKINGLIST給報關員安排商檢。PACKINGLIST的內容可以參見之前給你的資料（PACKINGLIST的格式/內容隨用途變化，但基本內容對貨物的描述是一致的）。做商檢的貨物數量可以多于實際出貨數量，但一定不可以少于實際出貨數量（出貨后告訴報關員實際出貨數量）。B：確認S/O（SHIPPINGORDER）

C&F價格條件：工廠/公司自己安排/確認S/O。FOB價格條件：聯絡客人安排/確認S/O。

一般至少提前一個星期（旺季兩個星期）聯絡工廠的貨代（或

提前聯絡客人獲取貨代資料及聯絡方式，總之你必須提前一個禮拜聯絡上客人貨代）申請S/O。申請S/O通常需要填寫B(tài)OOKING（一般使用空白的B/L）傳真給貨代（一般是和貨代聯絡，除非固定有大量的柜子可以直接和船公司協商以取得優(yōu)惠的價格）。BOOKING應填寫的基本內容：CONSIGNEE，DESTINATION，FREIGHTPREPAID/FREIGHTCOLLECT，PORTOFLOADING，柜型柜量，預計出貨日，貨物描述。其他內容可以在后續(xù)的提單補料中提供（如果L/C對B/L有特殊要求也一定要在BOOKING時確認好）。一般在發(fā)出BOOKING之前詢問具體的船期，以免后面取消S/O，造成不良影響。C：轉單安排拖車

在出貨日的前一天下午3：00前必須將S/O（在上面注明需要的柜型柜量，拖車到達裝貨地點的時間，封關地點，轉關還是一般貿易）傳真到拖車公司。

以上三項工作OK后，就可以準備出貨了。

但在轉單安排拖車前必須反復和生管/PMC確認并追蹤生產進度，如果一旦確認無法按時出貨，就必須在規(guī)定的時間內提前通知取消S/O，否則會在船公司/貨代留下不良記錄（因為由于你未在規(guī)定時間內取消S/O，可能造成空艙），影響日后作業(yè)。

拖車公司接到S/O后，會先去打單（打單就是到碼頭的電腦里提前排隊提柜，可以保證提到柜），在出貨前拖車公司再去碼頭實際提柜。

如果因緊急情況需要取消S/O或暫不提柜，就必須在“實際提柜”前通知拖車公司。否則工廠要承擔相應的費用了。打單也有打單費。

如果貨柜已經出了碼頭的匣口而沒有到達裝貨地點，此時取消S/O或暫不提柜，就會再產生放空費。

如果因為貨物沒有辦法裝好或在海關壓夜，導致拖車沒有正常離開海關，將產生壓夜費。D：裝柜

如果是一般貿易，不需要司機提供資料。

如果是轉關，在柜子到達裝貨地點后，要求司機提供：還柜紙，海關編號，運輸公司公章，司機的聯絡手機，出口海關/出口碼頭，柜號，車牌號碼，IC卡號（依據封關地點的差異，所需資料有增刪。必須核對還柜紙的S/O號碼和工廠的S/O號碼是否一致，以保證不裝錯柜子，不然后果不堪設想）。如果S/O號碼有問題，請立即聯絡拖車公司確認。

柜子裝好后，應該參照拖車抵達封關地點的時間，提前將實際出貨數量和司機資料告訴報關員。

至此，出貨過程結束。具體操作根據各工廠或海關不同會有區(qū)別。4.出貨文件的制作和簽核確認

出貨文件是出貨方收款和客人提貨，清關的單證。

出貨文件的要求一般會受到付款方式，客人要求的約束，通常同一地區(qū)的客人如果付款方式相同，文件的要求也差不多一致。其基本的文件有PACKINGLIST，COMMERCIALINVOICE，B/L。有的地區(qū)/客人要求提供C/O或FORMA（C/O的一種，一般在歐盟使用）；中東客人一般要求有船證（CERTIFICATE，B/L的附屬文件），SASO證書；澳洲客人要求提供包裝證明（好象是PACKINGDECLARATION，不太記得）；東南亞客人一般只要基本文件。B/L有多種分類：

船東單：由船的持有公司簽署的提單。貨代單：由貨代簽署的提單。全程正本提單一般適用于海陸聯運。

文件的內容/格式可以參照之前給你的資料，你就知道什么是基本內容，哪些是會隨付款方式，客人要求變化的。同一地區(qū)的客人文件要求有共同點。

5.收款的跟進和確認（不作描述，有的資料可以在我之前給你的資料里找到）

另外需要補充的一點是材重的計算。還是以上面的箱子為例：

材重=78*56*63/6000=45.87公斤（常用KGS表示）一般在快遞（如樣品）或者空運（如緊急情況）時用到。材重和實重比較，取大者。如果上面的箱子稱量重量是56KGS，那么應該取56KGS；如果上面的箱子的稱量重量是15KGS，那么應該取45.87KGS，實際操作取整數，即46KGS。

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經驗分享：外貿跟單員工作總結及心得體會

摘要：進入公司實習已經有兩個多月的時間，在這段短短的時間里，有過喜悅，有過興奮，有過苦惱，有過憂郁，有過懷疑，苦辣酸甜都經歷了和在經歷著，使得我從一個初出茅廬的學生，逐漸的熟悉了公司的組織結構、業(yè)務范圍、人事關系、企業(yè)文化，在不同的崗位上鍛煉，跟著不同的經理學習，極大的開拓了我的眼光，積累了更多的業(yè)務知識，提高了工作能力。本文從具體的跟單崗位著手，主要總結自己對跟單崗位的理解和認識，以及一些在具體崗位上的心得體會。關鍵詞：跟單，溝通，學習一、跟單和跟單員1、什么是跟單：

跟單是英文walkthrough的直譯,意思是從業(yè)務的起始一直到業(yè)務的結束一般都是到財務做帳結束一整套業(yè)務流程。跟單就是跟著這些已經發(fā)生的業(yè)務所留下的證據各種證據、單據、報表等對業(yè)務流程進行重復模擬。2、跟單員的定義(DocumentaryHandler)：

跟單員是指在國際貿易過程中，根據已簽署的商務合約中有關出口商品的相關要求，代表公司選擇生產加工企業(yè)，指導、監(jiān)督其完成生產進度以確保合同如期完成的專職人員。(不能兼職，替代)所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責的人，都是跟單員。3、跟單員的工作內容

跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務流程運作過程中，以客戶定單為依據，跟蹤產品(服務)運作流向并督促定單落實的專業(yè)人員，是各企業(yè)開展各項業(yè)務，特別是外貿業(yè)務的基礎性人才之一。

4、跟單員工作的重要性

面對客戶、面對訂單開展工作的跟單員，在當今社會競爭日益激烈的市場經濟環(huán)境下，重要性不斷突顯出來，在很多公司，跟單員成了老板們的“特別助理”。跟單員是企業(yè)與市場、業(yè)務員與客戶之間聯系的紐帶，隨著商品市場的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加快，跟單員工作質量的好壞直接影響公司的服務品質和企業(yè)形象。

跟單員工作是一項非�！熬C合性”和“邊緣性”的“學科”：對外要有業(yè)務員的素質，對內要有生產管理的能力。作為一個企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口，跟單員不了解工廠生產環(huán)節(jié)的運作情況，那是難以想象的。在訂單的生產來說，執(zhí)行者是生產部門，跟單員對客戶負責而追求的交期達成率就幾乎“掌握在”生產部門的手里了。于是，溝通、跟催等能力就特別致命。這是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。有些時候，跟單員是業(yè)務經理的助理;有些時候，跟單員是業(yè)務部門所有業(yè)務人員的助理;有些時候，跟單員是老板的助理;更多的時候，跟單員是客戶的助理。二、對公司跟單崗位的認識1、跟單崗位的工作內容

我公司的跟單崗位的工作內容包括：合同的制作、指令的制作下發(fā)、裝船通知的制作、箱單和發(fā)票的制作、單證(植檢證、產地證、提單等)的核對、單證的寄出、貨款的回收;與客戶及時的聯系，通過郵件、電話或者傳真的方式向客戶提供有效的信息(裝船通知、DHL號碼、貨物運輸狀況等)，根據貿易方式及時的催款;與銷售經理及時溝通，每天更新工作序列表格和電子表格，向銷售經理提供有效的信息(生產進度、客戶提貨和付款、客戶要求)，按照銷售經理的思路制作合同和指令;與同事及時的協調，和單證方面確認植檢證和產地證，和海運方面確認船期，和貨代方面確認提單。2.如何更好的做好跟單工作

在做跟單的工作中對每一個環(huán)節(jié)都必須保持仔細，仔細，再仔細的的工作態(tài)度，因為如果我們在工作中出現的每一個失誤都會帶來非常多的麻煩和損失，例如我們在確認產地證，質檢證，提單的時候出現失誤，就會給公司帶來一些不必要的損失，如果我們在做發(fā)票時出現數字上的錯誤，那么帶來的損失將是不可估量的。所以在我們今后的工作中一定要做到認真，細致。

為更好的做好跟單工作我認為要從以下幾個方面入手：

1)熟悉客戶。熟悉我們客戶的要貨情況及其規(guī)律，如某個客戶喜歡要什么樣的貨，什么規(guī)格的，有什么特殊的要求等等，這都是我們跟單必須了解并熟悉的。

2)深入了解產品知識。只有我們更好的了解我們的產品才能更有效的工作，減少一些低級的失誤，如多少公斤的蘋果裝什么規(guī)格的，在一個集裝箱里可以裝多少箱，以及這個集裝箱內的溫度和通風，這也是我們必須要了解的基本常識。

3)合同與指令。當我們在做合同的時候一定要與銷售經理多溝通，如客戶所要貨物的規(guī)格，重量，金額和船期。確保無誤后再給客戶發(fā)過去。在做指令的時候也是尤為重要的，指令上的每一項都要認真仔細的填寫，因為公司的全體員工都是圍繞我們所做的指令來工作的所以更不能有絲毫的失誤。

4)在確認單證方面。我們一定要了解到單證對客戶的重要性，可能在我們看來一個不起眼的錯誤到了我們客戶那里將是一個非常的麻煩，甚至直接影響到客戶的正常提貨，所以也必須做到準確無誤。

5)在做箱單，發(fā)票方面。在我們得到產地證的時候我們就可以做箱單發(fā)票，做好以后先放好，在給客戶寄單證以前每天檢查幾遍，這樣可以非常有效的減免失誤率。

6)在給客戶寄單證方面。當我們準備好客戶所需的單證后，在確認可以給客戶發(fā)件時更要慎重，根據我們客戶的付款條件，有的客戶我們可以直接發(fā)件(如DHL/TNT)有的客戶則需要我們通過銀行發(fā)件，在做銀行發(fā)件時我們需要做一張《出口托收委托書》交與銀行，其間一定要將代收行和付款人以及托收金額準確無誤的填清楚再交與銀行。7)對貨款及單證，貨物的跟蹤。我們每發(fā)走一批貨，寄走一套單證都要及時的跟蹤直到收到客戶的貨款，才算是完成了這一票的跟蹤。三、心得體會

1、記得剛來公司的時候，主任說我的工作將是“銷售跟單”，聽到“銷售”兩個字心里不由得一樂，我的專業(yè)可是學的銷售呢，對于銷售的理論說不出一鍋也得說出來一碗吧，典型的頭重腳輕、眼高手低，等到真正的接觸到了工作崗位才恍然大悟，原來此“銷售”非彼“銷售”，銷售和跟單是緊密的聯系在一起的，通過團結協作也完成具體的業(yè)務。銷售也不僅僅是把產品賣給客戶就完事，還需要做好“售后服務”，站在客戶的角度上考慮生意怎么做，時時刻刻考慮的客戶的利益，通過強烈的服務意識讓客戶免除后顧之憂，最終建立較高的知名度、美譽度，獲得客戶忠誠。

2、跟單這個崗位是一份繁瑣和辛苦的工作，工作量大，并且重復性工作多，對跟單人員的要求也很高，需要掌握產品知識、生產加工知識、單證知識、國際貿易實務，還需具備較強的綜合分析能力、應變能力、協調能力、溝通能力，對英語的水平要求更高，不僅要會寫，而且口語要過關，否則與客戶的溝通就存在問題。

在剛剛進入跟單這個崗位的時候，我抱著純粹的學習心態(tài)，因為沒有接觸過這個行業(yè)，沒有相關的知識積累，甚至連國際貿易常識都不了解，就像一張白紙，寫什么就是什么。于是，我進入公司的第一件事就是惡補基礎知識，在蜜柚部跟經理學習期間，柚子的銷售正處于淡季，所以我有很充足的學習時間，經理非常關心我的學習進展，除了指導我業(yè)務方面的知識，他還多次主動與我溝通，解決我學習中和工作中遇到的問題，在他的悉心指導之下，我很快的學習完了《國際貿易實務》，掌握了國際貿易的基本知識，同時業(yè)務能力和英語水平都得到了很大提高。

由于5月份蜜柚正式進入淡季，我被調到蘋果部門繼續(xù)學習，跟經理學習跟單，初一接觸蘋果業(yè)務我就遇到了比較大的困難，主要是單證和交易方式和蜜柚有所區(qū)別，客戶的交易習慣和聯系方式不了解，客戶數量和工作量增加了很多，一時讓我有些手足無措。當我?guī)缀醣粔旱耐覆贿^氣來、充滿焦慮的時候，經理適時的給我解壓，讓我耐住性子慢慢來，經理不僅銷售工作干的出色，而且溝通的技巧也相當高超，他先是告訴我蘋果的業(yè)務和單證與蜜柚非常接近，使我從心理上緩解對剛一接觸新業(yè)務的陌生感;然后協助我的一些比較復雜工作，減輕我的工作量;最后，適時的鼓勵和理解，讓我漸漸的樹立起了對工作的自信，逐步的進入狀態(tài)。通過在蘋果部的工作，使我加深了對跟單崗位的理解，真正體會到了跟單的工作內容和職責，跟單不僅要認真，而且要有責任心，只有這樣才能真正的融入工作當中。3、跟單是一份細致的工作，由不得半點馬虎，一點點的差錯可能就會給公司帶來較大的損失，在具體的工作過程中，作為一個新的銷售跟單，我也曾犯過低級的錯誤，有些失誤完全是可以避免的。記得在做一票胡蘿卜的時候，我對單證還不是十分熟悉，劉經理也正好出差了，在處理單證的時候沒有考慮到植物學名的問題，在核對單證的時候當我在核對提單時，才發(fā)現植檢證上的植物學名和提單上的不一致，由于植檢證正本已出而且不能更改，所以就改提單，產生了費用。事后我發(fā)現和同事保持及時的溝通是多么的重要，當單證那邊的同事在確認單證時，一定要和她核對一下，確準了再出正本。在蘋果部門我經受了很大的考驗，五一剛過，趕上了好幾個單子，經理還沒有回來，我們的溝通是通過電話和短信，為了避免出現錯誤，我小心翼翼的做指令，由于我還需要查錢、核對單證、更新表格，沒有做好具體規(guī)劃、分清主次，忙中出錯，把一個箱數弄錯了。事后才發(fā)現手機雖然打開著那條李經理跟我發(fā)的短信，可是由于忙的一塌糊涂，竟然忘了看里面的數字了，幸虧李經理發(fā)現的及時，才沒有造成短重。

4、跟單的工作需要細心，還需要穩(wěn)重，要做到這些，一是要從基本功上多下工夫，對業(yè)務熟練掌握;二是要主動培養(yǎng)自己嚴謹細致的習慣，無論面對什么樣的事情，先要做到平心靜氣，不急不躁;三是要主動的與銷售經理，與各個部門的同事溝通，做到不恥下問，不懂就問，有疑問就問;四是要有鍥而不舍的精神，跟單在一開始可能是一件新奇的工作，時間長了可能會產生厭煩的情緒，這是需要避免的，無論從事什么性質的工作，都是在發(fā)揮自己的作用，只有堅持不懈才能不斷進步。我想只有這樣，才能把跟單這份工作做好，才能不斷的提高自己的能力，從而為更進一步的發(fā)展打下良好的基礎。

5、在工作中，每一位經理和同事都會耐心的跟我講解業(yè)務知識，無私分享他(她)們的工作經驗，在出現錯誤的時候，領導和同事都是本著體諒和教育的原則，避免傷害我的自尊心。鑒于優(yōu)異的內部環(huán)境和外部環(huán)境，我在逐漸的進步，已經融入了這個團隊，融入了佳農的企業(yè)文化，雖然無論在工作上和自身能力上還有很多需要改進的地方，但是我相信假以時日，我一定能夠超越自我，為公司貢獻更大的力量。

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