一位采購經(jīng)理的總結(jié)：如何做好采購員

該文章來自更多采購理論學(xué)習(xí)

一位采購經(jīng)理的總結(jié)：如何做好采購員

一、采購工作的要點(diǎn)

采購工作是服務(wù)于生產(chǎn)的，它的任務(wù)就是以最低的采購總成本提供滿足質(zhì)量、數(shù)量、交貨期三大條件的原材料和輔助材料。

1、買什么，買多少：制定年度以及月度采購計(jì)劃，編制采購預(yù)算，報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

2、何時(shí)買，以什么頻率買：掌握公司生產(chǎn)能力以及各種物資的供應(yīng)提前期，確認(rèn)各種物資合理的最低庫存量，既能保證生產(chǎn)，又使庫存資金占用最小化。3、向誰買：從價(jià)格、質(zhì)量、保障能力、交貨期等幾個(gè)方面考察，選擇出合適的供應(yīng)商，并且注意避免獨(dú)家供應(yīng)的情況發(fā)生。

4、以什么價(jià)格買：通過比價(jià)、招標(biāo)等方式來確認(rèn)合理的采購價(jià)格。如果是通過談判的方式來確認(rèn)價(jià)格，那么需要了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)。

5、采購的內(nèi)控制度：根據(jù)職能分工、相互制約的原則，制定出一套采購的制度來杜絕舞弊。

二、作為一名采購經(jīng)理的工作重點(diǎn)

通常情況下，采購經(jīng)理并不是日常采購事物的具體執(zhí)行人，他不是采購員，他所做的工作要高于采購員，擔(dān)負(fù)起采購管理的工作。所以工作在于確定和調(diào)整采購部門工作的方向、重點(diǎn)；確定采購工作的原則和流程并檢查監(jiān)督；對(duì)采購人員的考核；確保部門良好的工作氛圍；對(duì)部門總體工作績(jī)效的改善負(fù)責(zé)；部門之間的溝通和協(xié)調(diào)。

1、確認(rèn)和調(diào)整采購部門的工作方向、重點(diǎn)

由于采購經(jīng)理一般不需要做具體的采購事物，所以我會(huì)把相當(dāng)一部分時(shí)間用于對(duì)市場(chǎng)的把握，注意采購物資市場(chǎng)的新變化和動(dòng)向，包括價(jià)格變化的趨勢(shì)、新的供應(yīng)商的出現(xiàn)、新的技術(shù)和新產(chǎn)品的出現(xiàn)等。比如一季度是原材料漲價(jià)，我會(huì)調(diào)整部門的工作重心是采購價(jià)格漲價(jià)幅度不漲或者少漲。二季度是跌價(jià)了，部門的重點(diǎn)就是談判降價(jià)。再比如，由于質(zhì)量的要求提高，三季度各位采購員的工作重點(diǎn)就是緊訂交貨質(zhì)量，而不是重點(diǎn)在價(jià)格，也不是要拓寬采購渠道。根據(jù)情況需要每月甚至每周都要開這樣的采購會(huì)議，把市場(chǎng)的情況和工作方向和采購員交流，讓各位采購員明白自己的工作重點(diǎn)和方向，指導(dǎo)采購員的工作。

2、確定采購工作的原則和流程并檢查監(jiān)督

用通俗的話講，就是訂規(guī)矩。采購工作什么情況下要如何處理，要走什么程序，各個(gè)模塊的流程是怎么樣的。把這些報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)后還要檢查，監(jiān)督，確保這些制度和流程得到執(zhí)行。

具體的流程請(qǐng)見：采購的內(nèi)控流程。3、對(duì)采購人員的考核

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由于采購員才是具體的經(jīng)辦人，他們工作的效果如何直接影響到采購工作的績(jī)效。所以，需要對(duì)采購人員進(jìn)行考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，才能調(diào)動(dòng)人員的工作熱情，消除混日子的思想。這需要公司的工資體系給予相應(yīng)的支持，把工資中的一部分拿出來做為月度或者季度獎(jiǎng)金。應(yīng)特別關(guān)注采購庫存資金占用和周轉(zhuǎn)率的指標(biāo)�？己饲埃瑧�(yīng)讓每一個(gè)采購員清楚得知道自己的工作任務(wù)，上級(jí)對(duì)他的期望是什么，達(dá)到什么樣的目標(biāo)，如何達(dá)到。這個(gè)過程中，應(yīng)給予他們支持。而考核后，要把考核的過程透明化，要同每一個(gè)采購交談。分析好或者壞的原因，并提出改進(jìn)的措施。

另外，如果有可能的話，可實(shí)行輪崗，一來防止職務(wù)舞弊，二來讓大家都熟悉別人的崗位來防止意外的人員離職，三來降低對(duì)個(gè)人的依賴性。

4、確保部門良好的工作氛圍

工作的氛圍對(duì)于工作的效率和效果的重要性不言而愈。對(duì)于部門一些不良的苗頭應(yīng)及時(shí)消滅，懲罰害群之馬，以免帶壞了部門的風(fēng)氣。對(duì)于人員責(zé)任心不夠的現(xiàn)象，要樹立好的典型，批評(píng)表現(xiàn)不好的員工，扭轉(zhuǎn)部門的風(fēng)氣。使大家都能以干好工作為第一要?jiǎng)?wù)。5、體績(jī)效負(fù)責(zé)

主要指標(biāo)包括：采購及時(shí)到貨率，存貨周轉(zhuǎn)率、成本降低指標(biāo)完成情況等。6、和其他部門的溝通協(xié)調(diào)

包括品管部的檢驗(yàn)、財(cái)務(wù)部的付款、生產(chǎn)部的產(chǎn)能變化、倉庫的保管等。三、采購工作要求:

1.采購作業(yè)要非常小心,因工作上的失誤而造成公司重大的經(jīng)濟(jì)損失,采購是要負(fù)擔(dān)全部責(zé)任的,所以做任何事情都不能有“隨便”兩字。

2.與供應(yīng)商的任何業(yè)務(wù)往來一定要在事情發(fā)生前溝通清楚，并將相關(guān)信息及時(shí)同業(yè)務(wù)溝通，嚴(yán)禁單方面進(jìn)行操作。

3.采購在接待供貨商時(shí),說話要有禮貌,要有好的形象,同對(duì)方交談時(shí),頭腦要靈活,不知道盡量告訴對(duì)方,等清楚后再回復(fù),公司其它的事情盡量少談,找主題重點(diǎn)談,會(huì)客時(shí)間盡量在十分至十五分鐘之內(nèi),談話時(shí)間長(zhǎng),會(huì)延誤自己的工作,白天的時(shí)間是很忙碌的,要懂得善用時(shí)間.

4.采購工作是有一定的誘惑的,一定不要迷失自我,不要收供貨商回扣或禮品(如有都交給上級(jí)做處理),這樣對(duì)你對(duì)公司都不好,到時(shí)會(huì)害了自己.5.同供貨商相處,要平等對(duì)待,不要認(rèn)為自己是客戶就了不起,這樣是沒有辦法同供貨商建立好關(guān)系的.

6.采購不能以公司名私自開采購單購買自己所需的材料,或幫其它人采購材料,這樣做是違法的,任何采購單一定要經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)方發(fā)放采購.

7.所有新供貨商應(yīng)需經(jīng)品管,工程或生產(chǎn)相關(guān)部門共同評(píng)審,經(jīng)上級(jí)批合格后方可采購原料.并建立合格供應(yīng)商檔案符《供貨商調(diào)查表》及《供貨商評(píng)定表》,

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8.倉庫每月應(yīng)對(duì)倉存進(jìn)行一次盤點(diǎn),采購將通知供應(yīng)商停止送貨,緊急物料需和采購溝通后方可送貨并按倉庫要求更改送單貨日期.

9.在收到品管部IQC《來料檢驗(yàn)檢驗(yàn)不合格報(bào)告》時(shí),采購了解情況后,(如有挑選所所耗工時(shí)及損壞的材料都要寫清楚由供貨商承擔(dān)一切費(fèi)用).傳真給供貨商并追蹤回復(fù)結(jié)果,并出具扣款資料給財(cái)務(wù)扣除貨款.

10.采購在作業(yè)時(shí)遇到困難,要立即告訴上級(jí)處理,不要等到?jīng)]辦法處理了再告訴上級(jí),這樣會(huì)影響貨期,給公司造成損失.

11.供貨商提供的樣品,采購員要先記錄在《樣品登記明細(xì)表》上,然后再給相關(guān)工程師確認(rèn),結(jié)果回復(fù)供貨商，讓供應(yīng)商提供相關(guān)材料零部件確認(rèn)書,需一式四份,工程,采購,品管,供應(yīng)商各一份存檔.

12.供貨商傳來的報(bào)價(jià)單,采購要了解市場(chǎng)原料的最低價(jià),才知道怎樣降價(jià),采購員要多同其它公司采購員和公司業(yè)務(wù)員多交流.才了解材料最低價(jià).應(yīng)要求供應(yīng)商提供相關(guān)報(bào)價(jià)材料成本分析表.

13.采購沒有權(quán)力備原材料,需要備原料或安排庫存,一定要需PMC書面通知及上級(jí)批準(zhǔn)方可備料.

14.供貨商在報(bào)價(jià)時(shí),有三種方式:（1）、報(bào)可以轉(zhuǎn)廠價(jià)，（2）開增值稅票（注明是含多少點(diǎn)）。（3）、不用轉(zhuǎn)廠也不用開稅票（普通收據(jù)）。以上情況一定要在報(bào)價(jià)單上說明清楚，以防事后發(fā)生不愉快的爭(zhēng)議.

15.采購過程是一個(gè)很緊張的過程,有時(shí)會(huì)一邊執(zhí)行一邊做文件,因?yàn)檫@是對(duì)外工作,切記要將文件做得清楚,否則損失公司的利益

16.若因時(shí)間緊迫關(guān)系，要求將物料直接從供應(yīng)商寄客戶時(shí)，采購員一定要經(jīng)倉庫,品管及業(yè)務(wù)同意并獲得上司的批準(zhǔn)，且在事后不遲于第二天須將送貨數(shù)量知會(huì)相關(guān)業(yè)務(wù)員開具銷售單，采購員應(yīng)該盡量減少此類事情的操作方式。17.對(duì)于業(yè)務(wù)員詢問相關(guān)原材料單價(jià)，采購員一定要經(jīng)上司同意方可報(bào)給業(yè)務(wù)，,以保持公司的利潤(rùn)空間。因?yàn)閱蝺r(jià)是保密文件.

18,外出供應(yīng)商回廠后應(yīng)提交相關(guān)報(bào)告經(jīng)上司,以讓上司讓了解工作狀況,提高外出效果.

19,每月應(yīng)做一份成本節(jié)約統(tǒng)計(jì),讓上司了解工作狀況.

20,所有供應(yīng)商報(bào)價(jià)單應(yīng)要求所有公司統(tǒng)一格式,并要求注明物料編號(hào),品名規(guī)格,數(shù)量及訂單號(hào),并按公司要求包裝.

總結(jié):采購主要需做到“適質(zhì)、適量、適時(shí)”。

適質(zhì)：指的是恰當(dāng)?shù)馁|(zhì)量，盲目的追求高品質(zhì)只會(huì)提高成本。適量：指的是恰當(dāng)?shù)臄?shù)量。在不影響生產(chǎn)的前提下，盡可能的減少庫存。適時(shí)：指的是最恰當(dāng)?shù)牡截洉r(shí)期，以提高物料的周轉(zhuǎn)率。

采購師國家職業(yè)資格認(rèn)證分為4個(gè)等級(jí)高級(jí)采購師一級(jí)

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采購師二級(jí)助理采購師三級(jí)采購員四級(jí)

《高級(jí)、二級(jí)采購師》報(bào)考咨詢江老師QQ：50221939在線報(bào)名、學(xué)習(xí)網(wǎng)址：

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一、采購工作的要點(diǎn)

采購工作是服務(wù)于生產(chǎn)的，它的任務(wù)就是以最低的采購總成本提供滿足質(zhì)量、數(shù)量、交貨期三大條件的原材料和輔助材料。

1、買什么，買多少：制定年度以及月度采購計(jì)劃，編制采購預(yù)算，報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

2、何時(shí)買，以什么頻率買：掌握公司生產(chǎn)能力以及各種物資的供應(yīng)提前期，確認(rèn)各種物資合理的最低庫存量，既能保證生產(chǎn)，又使庫存資金占用最小化。3、向誰買：從價(jià)格、質(zhì)量、保障能力、交貨期等幾個(gè)方面考察，選擇出合適的供應(yīng)商，并且注意避免獨(dú)家供應(yīng)的情況發(fā)生。

4、以什么價(jià)格買：通過比價(jià)、招標(biāo)等方式來確認(rèn)合理的采購價(jià)格。如果是通過談判的方式來確認(rèn)價(jià)格，那么需要了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)。

5、采購的內(nèi)控制度：根據(jù)職能分工、相互制約的原則，制定出一套采購的制度來杜絕舞弊。

二、作為一名采購經(jīng)理的工作重點(diǎn)

通常情況下，采購經(jīng)理并不是日常采購事物的具體執(zhí)行人，他不是采購員，他所做的工作要高于采購員，擔(dān)負(fù)起采購管理的工作。所以工作在于確定和調(diào)整采購部門工作的方向、重點(diǎn)；確定采購工作的原則和流程并檢查監(jiān)督；對(duì)采購人員的考核；確保部門良好的工作氛圍；對(duì)部門總體工作績(jī)效的改善負(fù)責(zé)；部門之間的溝通和協(xié)調(diào)。

1、確認(rèn)和調(diào)整采購部門的工作方向、重點(diǎn)

由于采購經(jīng)理一般不需要做具體的采購事物，所以我會(huì)把相當(dāng)一部分時(shí)間用于對(duì)市場(chǎng)的把握，注意采購物資市場(chǎng)的新變化和動(dòng)向，包括價(jià)格變化的趨勢(shì)、新的供應(yīng)商的出現(xiàn)、新的技術(shù)和新產(chǎn)品的出現(xiàn)等。比如一季度是原材料漲價(jià)，我會(huì)調(diào)整部門的工作重心是采購價(jià)格漲價(jià)幅度不漲或者少漲。二季度是跌價(jià)了，部門的重點(diǎn)就是談判降價(jià)。再比如，由于質(zhì)量的要求提高，三季度各位采購員的工作重點(diǎn)就是緊訂交貨質(zhì)量，而不是重點(diǎn)在價(jià)格，也不是要拓寬采購渠道。根據(jù)情況需要每月甚至每周都要開這樣的采購會(huì)議，把市場(chǎng)的情況和工作方向和采購員交流，讓各位采購員明白自己的工作重點(diǎn)和方向，指導(dǎo)采購員的工作。

2、確定采購工作的原則和流程并檢查監(jiān)督

用通俗的話講，就是訂規(guī)矩。采購工作什么情況下要如何處理，要走什么程序，各個(gè)模塊的流程是怎么樣的。把這些報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)后還要檢查，監(jiān)督，確保這些制度和流程得到執(zhí)行。

具體的流程請(qǐng)見：采購的內(nèi)控流程。3、對(duì)采購人員的考核

由于采購員才是具體的經(jīng)辦人，他們工作的效果如何直接影響到采購工作的績(jī)效。所以，需要對(duì)采購人員進(jìn)行考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，才能調(diào)動(dòng)人員的工作熱情，消除混日子的思想。這需要公司的工資體系給予相應(yīng)的支持，把工資中的一部分拿出來做為月度或者季度獎(jiǎng)金。應(yīng)特別關(guān)注采購庫存資金占用和周轉(zhuǎn)率的指標(biāo)�？己饲�，應(yīng)讓每一個(gè)采購員清楚得知道自己的工作任務(wù)，上級(jí)對(duì)他的期望是什么，達(dá)到什么樣的目標(biāo)，如何達(dá)到。這個(gè)過程中，應(yīng)給予他們支持。而考核后，要把考核的過程透明化，要同每一個(gè)采購交談。分析好或者壞的原因，并提出改進(jìn)的措施。

另外，如果有可能的話，可實(shí)行輪崗，一來防止職務(wù)舞弊，二來讓大家都熟悉別人的崗位來防止意外的人員離職，三來降低對(duì)個(gè)人的依賴性。

4、確保部門良好的工作氛圍

工作的氛圍對(duì)于工作的效率和效果的重要性不言而愈。對(duì)于部門一些不良的苗頭應(yīng)及時(shí)消滅，懲罰害群之馬，以免帶壞了部門的風(fēng)氣。對(duì)于人員責(zé)任心不夠的現(xiàn)象，要樹立好的典型，批評(píng)表現(xiàn)不好的員工，扭轉(zhuǎn)部門的風(fēng)氣。使大家都能以干好工作為第一要?jiǎng)?wù)。5、體績(jī)效負(fù)責(zé)

主要指標(biāo)包括：采購及時(shí)到貨率，存貨周轉(zhuǎn)率、成本降低指標(biāo)完成情況等。6、和其他部門的溝通協(xié)調(diào)

包括品管部的檢驗(yàn)、財(cái)務(wù)部的付款、生產(chǎn)部的產(chǎn)能變化、倉庫的保管等。三、采購工作要求:

1.采購作業(yè)要非常小心,因工作上的失誤而造成公司重大的經(jīng)濟(jì)損失,采購是要負(fù)擔(dān)全部責(zé)任的,所以做任何事情都不能有“隨便”兩字。

2.與供應(yīng)商的任何業(yè)務(wù)往來一定要在事情發(fā)生前溝通清楚，并將相關(guān)信息及時(shí)同業(yè)務(wù)溝通，嚴(yán)禁單方面進(jìn)行操作。

3.采購在接待供貨商時(shí),說話要有禮貌,要有好的形象,同對(duì)方交談時(shí),頭腦要靈活,不知道盡量告訴對(duì)方,等清楚后再回復(fù),公司其它的事情盡量少談,找主題重點(diǎn)談,會(huì)客時(shí)間盡量在十分至十五分鐘之內(nèi),談話時(shí)間長(zhǎng),會(huì)延誤自己的工作,白天的時(shí)間是很忙碌的,要懂得善用時(shí)間.

4.采購工作是有一定的誘惑的,一定不要迷失自我,不要收供貨商回扣或禮品(如有都交給上級(jí)做處理),這樣對(duì)你對(duì)公司都不好,到時(shí)會(huì)害了自己.5.同供貨商相處,要平等對(duì)待,不要認(rèn)為自己是客戶就了不起,這樣是沒有辦法同供貨商建立好關(guān)系的.

6.采購不能以公司名私自開采購單購買自己所需的材料,或幫其它人采購材料,這樣做是違法的,任何采購單一定要經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)方發(fā)放采購.

7.所有新供貨商應(yīng)需經(jīng)品管,工程或生產(chǎn)相關(guān)部門共同評(píng)審,經(jīng)上級(jí)批合格后方可采購原料.并建立合格供應(yīng)商檔案符《供貨商調(diào)查表》及《供貨商評(píng)定表》,

8.倉庫每月應(yīng)對(duì)倉存進(jìn)行一次盤點(diǎn),采購將通知供應(yīng)商停止送貨,緊急物料需和采購溝通后方可送貨并按倉庫要求更改送單貨日期.

9.在收到品管部IQC《來料檢驗(yàn)檢驗(yàn)不合格報(bào)告》時(shí),采購了解情況后,(如有挑選所所耗工時(shí)及損壞的材料都要寫清楚由供貨商承擔(dān)一切費(fèi)用).傳真給供貨商并追蹤回復(fù)結(jié)果,并出具扣款資料給財(cái)務(wù)扣除貨款.

10.采購在作業(yè)時(shí)遇到困難,要立即告訴上級(jí)處理,不要等到?jīng)]辦法處理了再告訴上級(jí),這樣會(huì)影響貨期,給公司造成損失.

11.供貨商提供的樣品,采購員要先記錄在《樣品登記明細(xì)表》上,然后再給相關(guān)工程師確認(rèn),結(jié)果回復(fù)供貨商，讓供應(yīng)商提供相關(guān)材料零部件確認(rèn)書,需一式四份,工程,采購,品管,供應(yīng)商各一份存檔.

12.供貨商傳來的報(bào)價(jià)單,采購要了解市場(chǎng)原料的最低價(jià),才知道怎樣降價(jià),采購員要多同其它公司采購員和公司業(yè)務(wù)員多交流.才了解材料最低價(jià).應(yīng)要求供應(yīng)商提供相關(guān)報(bào)價(jià)材料成本分析表.

13.采購沒有權(quán)力備原材料,需要備原料或安排庫存,一定要需PMC書面通知及上級(jí)批準(zhǔn)方可備料.

14.供貨商在報(bào)價(jià)時(shí),有三種方式:（1）、報(bào)可以轉(zhuǎn)廠價(jià)，（2）開增值稅票（注明是含多少點(diǎn)）。（3）、不用轉(zhuǎn)廠也不用開稅票（普通收據(jù)）。以上情況一定要在報(bào)價(jià)單上說明清楚，以防事后發(fā)生不愉快的爭(zhēng)議.

15.采購過程是一個(gè)很緊張的過程,有時(shí)會(huì)一邊執(zhí)行一邊做文件,因?yàn)檫@是對(duì)外工作,切記要將文件做得清楚,否則損失公司的利益

16.若因時(shí)間緊迫關(guān)系，要求將物料直接從供應(yīng)商寄客戶時(shí)，采購員一定要經(jīng)倉庫,品管及業(yè)務(wù)同意并獲得上司的批準(zhǔn)，且在事后不遲于第二天須將送貨數(shù)量知會(huì)相關(guān)業(yè)務(wù)員開具銷售單，采購員應(yīng)該盡量減少此類事情的操作方式。17.對(duì)于業(yè)務(wù)員詢問相關(guān)原材料單價(jià)，采購員一定要經(jīng)上司同意方可報(bào)給業(yè)務(wù)，,以保持公司的利潤(rùn)空間。因?yàn)閱蝺r(jià)是保密文件.

18,外出供應(yīng)商回廠后應(yīng)提交相關(guān)報(bào)告經(jīng)上司,以讓上司讓了解工作狀況,提高外出效果.

19,每月應(yīng)做一份成本節(jié)約統(tǒng)計(jì),讓上司了解工作狀況.

20,所有供應(yīng)商報(bào)價(jià)單應(yīng)要求所有公司統(tǒng)一格式,并要求注明物料編號(hào),品名規(guī)格,數(shù)量及訂單號(hào),并按公司要求包裝.

總結(jié):采購主要需做到“適質(zhì)、適量、適時(shí)”。

適質(zhì)：指的是恰當(dāng)?shù)馁|(zhì)量，盲目的追求高品質(zhì)只會(huì)提高成本。適量：指的是恰當(dāng)?shù)臄?shù)量。在不影響生產(chǎn)的前提下，盡可能的減少庫存。適時(shí)：指的是最恰當(dāng)?shù)牡截洉r(shí)期，以提高物料的周轉(zhuǎn)率。

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