做份漂亮的年終總結(jié)報(bào)告-1

做份漂亮的年終總結(jié)報(bào)告-1

做總結(jié)報(bào)告的主力Word篇

一個(gè)公司的年終總結(jié)，不僅要以簡(jiǎn)潔的文字全面反映公司一年來的工作情況，而且要使用一定的圖表來形象的顯示公司的發(fā)展態(tài)勢(shì)。該先生選用的是Word201*，利用模板、目錄、表格、插入對(duì)象、主題等功能輕松打造出了一份美觀實(shí)用的年終總結(jié)報(bào)告。

一、玩轉(zhuǎn)模板事半功倍

Word提供了極其豐富的文檔“模板”（Template）供用戶使用，利用模板只要在原有模板基礎(chǔ)上進(jìn)行必要的修改，將自己的總結(jié)報(bào)告內(nèi)容添加進(jìn)去，就可以快速的創(chuàng)建美觀的總結(jié)報(bào)告。

1、選擇模板

啟動(dòng)Word201*，單擊“文件”菜單，選擇“新建”命令，從彈出的“新建文檔”任務(wù)窗口中單擊“通用模板”選項(xiàng)。

在彈出的“模板”窗口中選擇某個(gè)模板分類，然后從其中選擇比較適合做總結(jié)報(bào)告的模板，單擊“確定”按鈕后即可打開相應(yīng)的模板。

提示：第一次使用Word的“通用模板”選項(xiàng)時(shí)，可能需要插入Office的安裝光盤予以安裝。

2、編輯總結(jié)封頁(yè)、正文

使用模板的方法比較簡(jiǎn)單，只要將自己總結(jié)報(bào)告中的內(nèi)容替換模板中原有內(nèi)容，然后進(jìn)行必要的修改即可。具體操作方法如下：

1）將“現(xiàn)代型報(bào)告”模板封頁(yè)上的信息，如“××集團(tuán)”、“××公司營(yíng)銷計(jì)劃”，替換為自己的公司信息，將不需要的信息予以刪

除。

2）將年終總結(jié)的正文復(fù)制到“模板”的正文中。一般情況下，“模板”的正文內(nèi)容是關(guān)于如何使用模板的，大家可以做參考。為了美化總結(jié)報(bào)告，必須重新設(shè)置正文格式。使用鼠標(biāo)選定需要修改格式的段落，比如標(biāo)題“一、勇于開拓201*年主要工作概況”，單擊“格式”菜單，選擇“樣式和格式”命令，然后在彈出的“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“選擇要應(yīng)用的格式”列表框中選擇相應(yīng)的格式，如“標(biāo)題1”，同樣方法為其他的段落或者標(biāo)題選擇相應(yīng)的格式。

3、修改樣式、圖形

如果需要對(duì)某個(gè)段落的格式進(jìn)行修改，比如按照一般要求將總結(jié)“正文”的“首行縮進(jìn)”設(shè)置為2個(gè)字符，修改方法如下：將插入點(diǎn)移到正文中的某個(gè)部分，然后單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“正文文字”格式右邊的下拉箭頭，從彈出的菜單中選擇“修改”命令，在彈出的“修改樣式”窗口中單擊“格式”按鈕，在隨后彈出的命令中選擇“段落”，最后從“段落”設(shè)置窗口中，將“首行縮進(jìn)”設(shè)置為2個(gè)字符，依次單擊“確定”按鈕即可。

為了增強(qiáng)文檔的美觀，在原有“現(xiàn)代型報(bào)告”模板的封頁(yè)和正文中插入一些圖形。需要修改這些圖形時(shí)，單擊“視圖”菜單，然后將視圖狀態(tài)切換到“頁(yè)面視圖”，使用鼠標(biāo)右擊需要修改的圖形，從彈出的快捷菜單中選擇“編輯圖片”、“設(shè)置圖片格式”等命令。也可以單擊“插入”菜單，選擇“圖片”，將其他圖片插入到總結(jié)中。

二、應(yīng)用目錄主題，一目了然

對(duì)于內(nèi)容較多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的年度總結(jié)，必須要考慮到查閱的便利性。在總結(jié)報(bào)告的封面和總標(biāo)題下面都插入目錄，讓瀏覽者對(duì)報(bào)告的大致內(nèi)容一目了然。

編輯目錄較為簡(jiǎn)單的方法是使用內(nèi)置的大綱級(jí)別格式或標(biāo)題樣式，也可以采用自己標(biāo)記的條目編制目錄。由于前面所編輯的年終總結(jié)已經(jīng)為各級(jí)標(biāo)題設(shè)置了標(biāo)題樣式，因此只要按照以下方法操作就可以插入目錄。

將插入點(diǎn)移到總結(jié)報(bào)告封面需要插入目錄的位置，單擊“插入”菜單，選擇“引用”命令，然后單擊“索引和目錄”命令。在彈出的“索引和目錄”窗口中設(shè)置目錄的格式、顯示級(jí)別等項(xiàng)目，單擊“確定”按鈕即可。

需要修改目錄中的字體格式、更新目錄時(shí)，使用鼠標(biāo)選定目錄，然后右擊鼠標(biāo)，從彈出的快捷菜單中選擇“字體”、“更新域”命令即可。

本年終工作總結(jié)報(bào)告需要存放在公司的局域網(wǎng)上供查閱。而為總結(jié)應(yīng)用“主題”后，不僅文檔色彩豐富，而且可以非常方便的通過Web以及Word的Web版式視圖進(jìn)行閱讀。

單擊“格式”菜單，選擇“主題”命令，從彈出的“主題”窗口的“請(qǐng)選擇主題”列表框中，選擇自己喜歡的主題，比如“邊緣”、“古典”、“砂巖”等，然后單擊“確定”按鈕即可。

如果需要對(duì)選擇的主題做進(jìn)一步的修改的話，可以單擊窗口中的“樣式庫(kù)”按鈕應(yīng)用新的模板。需要注意的是：應(yīng)用主題后的效果，

只有在“Web版式視圖”狀態(tài)下才可以看到。

三、修飾表格

插入到年終總結(jié)中的各種表格，格式各異，直接使用實(shí)在有礙觀瞻，所以修飾表格是個(gè)重要的步驟。

一般情況下插入到年終總結(jié)的表格樣式比較單調(diào)，可以通過為表格應(yīng)用格式的方法，為年終總結(jié)的數(shù)據(jù)添加一些色彩。

使用鼠標(biāo)選定插入的電子表格，右擊鼠標(biāo)，從彈出的快捷菜單中選擇“表格自動(dòng)套用格式”命令，在彈出的“表格自動(dòng)套用格式”窗口中，選擇一種表格樣式類型，選中下面的“將特殊格式應(yīng)用于”中的“標(biāo)題行”復(fù)選框，這樣表格中的標(biāo)題將會(huì)應(yīng)用特殊格式。

當(dāng)自動(dòng)套用的表格格式不適合自己需要時(shí)，比如“標(biāo)題行”的字體、顏色等，則單擊“修改”按鈕，在彈出的“修改樣式”窗口中，從“格式應(yīng)用于”右邊的列表框中選擇“標(biāo)題行”，然后再按照自己的需要設(shè)置字體、顏色、邊框樣式，最后依次單擊“確定”、“應(yīng)用”按鈕即可。

四、用數(shù)據(jù)說話

插入Exceol表格、Access數(shù)據(jù)庫(kù)

在年終總結(jié)中，能說明公司業(yè)績(jī)的數(shù)據(jù)是必不可少的，在總結(jié)中使用了大量Excel電子表格、Access數(shù)據(jù)庫(kù)等中的數(shù)據(jù)資料。應(yīng)如何做呢？

1、插入數(shù)據(jù)與源數(shù)據(jù)形影不離

在Word中插入Excel電子表格的方法，一般有兩種：一種是采用插入文件的方法，另外一種是直接選擇Excel電子表格相應(yīng)的數(shù)據(jù)區(qū)域，通過復(fù)制的方法粘貼到Word中，但是在很多情況下，需要讓Excel工作表與Word同步更新，以便在編輯的過程中隨時(shí)修改數(shù)據(jù)。下面來看看如何將Excel工作表嵌入到Word中。

使用Word插入對(duì)象的方法，可以快速的將Excel工作表嵌入到Word文檔中。單擊“插入”菜單，選擇“對(duì)象”命令，在彈出的“對(duì)象”窗口中單擊“由文件創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，然后單擊“瀏覽”按鈕，搜索到需要插入的工作表文件，單擊“確定”按鈕即可將工作表插入到總結(jié)中。如果將窗口中的“鏈接到文件”復(fù)選框選中，則插入的工作表會(huì)隨著源工作表的變化而更新。

需要編輯插入的Excel工作表時(shí)，選定插入的工作表，右擊鼠標(biāo)，從彈出的快捷菜單中選擇“鏈接到工作表對(duì)象”命令，然后選擇“編輯”命令，就可以對(duì)工作表進(jìn)行任意編輯了。

2、插入Access數(shù)據(jù)庫(kù)

在年終總結(jié)報(bào)告中，可以非常方便的插入Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的資料，而且可以實(shí)現(xiàn)查詢等功能，比如“科技公司201*年行政費(fèi)用支出表.mdb”作為附件插入到年終報(bào)告總結(jié)中。

1）將光標(biāo)移到需要插入數(shù)據(jù)庫(kù)的位置，單擊“視圖”菜單，選擇“工具欄”命令，然后單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”命令，將會(huì)彈出數(shù)據(jù)庫(kù)工具欄。

2）單擊工具欄中的“插入數(shù)據(jù)庫(kù)”按鈕，在彈出的“數(shù)據(jù)庫(kù)”

窗口中，單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，從彈出的“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)源，比如“科技公司201*年行政費(fèi)用支出表.mdb”，單擊“打開”按鈕，然后選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)表格，單擊“確定”按鈕。

3）單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中的“查詢選項(xiàng)”按鈕，在彈出的窗口中選擇查詢條件，包括“篩選紀(jì)錄”、“排序紀(jì)錄”等，單擊“確定”按鈕；單擊“表格自動(dòng)套用格式”按鈕，從彈出的表格格式列表中選擇一種樣式，單擊“確定”按鈕。

4）單擊“插入數(shù)據(jù)”按鈕，然后在彈出的“插入數(shù)據(jù)”窗口中進(jìn)行必要的設(shè)置，單擊“確定”按鈕即可將數(shù)據(jù)庫(kù)中需要的數(shù)據(jù)表插入到總結(jié)報(bào)告中。

擴(kuò)展閱讀：做份漂亮的年終總結(jié)報(bào)告-3

做份漂亮的年終總結(jié)報(bào)告-3

換個(gè)表現(xiàn)方式PowerPoint

如何把201*年的工作情況形象的表現(xiàn)出來呢？單純使用Word文檔太單調(diào)了，而且沒有吸引力，選用PowerPoint，做出來的幻燈片有聲有色，取得了非常好的宣傳效果。

一、輕松創(chuàng)建幻燈片

PowerPoint相對(duì)于其他的幻燈片制作工具來說，具有簡(jiǎn)單易學(xué)、制作快捷的特點(diǎn)。在PowerPoint201*里，根據(jù)用戶的不同需要，提供了多種新演示文稿的創(chuàng)建方式，經(jīng)常使用的有“根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А�、“根�?jù)現(xiàn)有的演示文稿”、“根據(jù)模板新建”、“使用空白幻燈片”等方式。

1、在PowerPoint201*中，單擊“文件”菜單，選擇“新建”命令，在彈出的“新建演示文稿”任務(wù)窗格中，單擊“根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А边x項(xiàng)，彈出“根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А贝翱�，單擊“下一步”按鈕。

2、在彈出的“根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А贝翱谥校瑥摹斑x擇將使用的演示文稿類型”列表框中選擇一種類型，比如選擇“項(xiàng)目”類別中的“項(xiàng)目進(jìn)程和狀態(tài)”類型，然后單擊“下一步”按鈕，從隨后彈出的窗口中，選擇要制作的演示文稿的類型，選中“屏幕演示文稿”單擊“下一步”按鈕。

3、在彈出的窗口中，輸入演示文稿的一些基本信息，比如標(biāo)題、頁(yè)腳等，如“201*年公司年終總結(jié)報(bào)告”。如果需要在文稿中添加上次更新日期和頁(yè)碼，可以將下面的相應(yīng)復(fù)選框選中，單擊“完成”按

鈕。

4、在上面創(chuàng)建的演示文稿雛形中，將年終總結(jié)報(bào)告中的文本，替代原來的內(nèi)容，然后對(duì)演示文稿進(jìn)行必要的修改。單擊“格式”菜單，選擇“幻燈片設(shè)計(jì)”命令，然后從彈出的“應(yīng)用設(shè)計(jì)模板”任務(wù)窗格中的設(shè)計(jì)模板列表中選擇一種模板；選擇“幻燈片版式設(shè)計(jì)”命令，然后在彈出的版式列表中，為幻燈片中的文字、內(nèi)容設(shè)置版式。這樣一個(gè)漂亮的年終幻燈片就做好了。

二、以一當(dāng)十，反映全局

201*年醫(yī)院的基本建設(shè)成果比較多，因此需要在幻燈片中大量使用圖片，而且圖片較大，如何恰當(dāng)?shù)娘@示這些圖片，便是一個(gè)難題了�？墒褂镁W(wǎng)頁(yè)中的圖片連結(jié)功能，用PowerPoint是否能夠?qū)⒒�本建設(shè)的圖片集中做在一個(gè)主幻燈片上，然后通過操作鏈接到相應(yīng)的具體內(nèi)容上呢？當(dāng)然可以！

1、新建一個(gè)醫(yī)院基本建設(shè)情況幻燈片，單擊“插入”菜單，選擇“對(duì)象”命令，在彈出的“插入對(duì)象”窗口中，選擇對(duì)象類型為“MicrosoftPowerPoint演示文稿”，單擊“確定”按鈕。

2、使用鼠標(biāo)右鍵插入的演示文稿對(duì)象，從彈出的快捷菜單中選擇“演示文稿對(duì)象”命令，單擊“打開”命令，將打開一個(gè)編輯窗口，和通常的幻燈片編輯窗口一模一樣，然后在這個(gè)窗口中插入相應(yīng)的圖片，添加必要的說明文字，在編輯過程中，主窗口的對(duì)象將被虛線框所覆蓋。

編輯完成后，單擊“關(guān)閉窗口”按鈕，切換到主幻燈片中。

3、在已經(jīng)編輯完畢的演示文稿對(duì)象中，右擊鼠標(biāo)，選擇“復(fù)制”命令，根據(jù)需要復(fù)制到一定數(shù)量的演示文稿對(duì)象，然后對(duì)每個(gè)對(duì)象加以修改，添加其他圖片資料即可。這樣一個(gè)容納多個(gè)子幻燈片的主幻燈片就做成了。

在放映幻燈片的過程中，單擊小圖片就可以切換到相應(yīng)的子幻燈片中，再次單擊將返回到主幻燈片中，是不是很方便！

三、幻燈片中巧用圖表

年終了，市場(chǎng)部的A、B、C、D四個(gè)部門在今年四個(gè)季度的銷售業(yè)務(wù)又如何呢？讓我們來看看！

打開PowerPoint，單擊“插入”菜單中的“圖表”命令，打開圖表編輯窗口。

1、修改數(shù)據(jù)

在這里，我們可以通過下方的“演示文稿數(shù)據(jù)表”窗口中對(duì)圖表的內(nèi)容進(jìn)行修改。市場(chǎng)部有A、B、C、D四個(gè)部門，而PowerPoint默認(rèn)提供了東部、西部、北部三個(gè)內(nèi)容，雙擊部門名稱（如東部），輸入正確的部門名稱，如市場(chǎng)A部、市場(chǎng)B部等。下面，還要對(duì)第一季度到第四季度的銷售收入進(jìn)行修改，我們只要雙擊窗口中的數(shù)據(jù)就可以對(duì)它們進(jìn)行修改。

另外，如果要添加新數(shù)據(jù)，你可以雙擊編號(hào)按鈕（1、2、3）自動(dòng)添加新數(shù)據(jù)，如果要?jiǎng)h除數(shù)據(jù)，你可以右擊編號(hào)按鈕，通過快捷菜單中的“刪除”命令來刪除。

2、設(shè)置圖表類型

PowerPoint默認(rèn)的圖表類型可能還不符合公司的要求，不過沒關(guān)系！你可以單擊“圖表”菜單中“圖表類型”命令，在圖表類型窗口中你可以選擇你需要的圖表類型，比如普通的簇狀柱形圖，你可以在“標(biāo)準(zhǔn)類型”選項(xiàng)卡窗口左側(cè)的圖表類型中選擇“柱形圖”，然后在窗口右側(cè)的子圖表類型中選擇“簇形柱形圖”，最后單擊“確定”按鈕即可應(yīng)用該圖表。單擊不放“按下不放可查看示例”按鈕還可以查看該圖表的示例。

如果要設(shè)置為其他的圖表類型，可以參考“自定義類型”選項(xiàng)卡中的內(nèi)容。

3、修改圖表顏色

同樣，PowerPoint提供的圖表顏色可能不是太美觀。這里，你可以在圖表編輯窗口中，右擊圖表中某種顏色的圖形，這樣所有相同顏色的圖形就會(huì)被選中，在快捷菜單中選擇“設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式”命令，在打開的窗口中，可以選擇其他的顏色了，最后單擊“確定”按鈕即可應(yīng)用該顏色。

4、添加圖表標(biāo)題

圖表設(shè)置完成后，別忘了加上標(biāo)題！我們可以單擊“圖表”菜單中的“圖表選項(xiàng)”命令來添加圖表標(biāo)題，在打開的窗口中，選擇“標(biāo)題”選項(xiàng)卡，在“圖表標(biāo)題”中輸入圖表的標(biāo)題，單擊“確定”按鈕即可。

5、分析圖表

市場(chǎng)不四個(gè)部門在201*年的四個(gè)季度中，表現(xiàn)是參差不齊，市

場(chǎng)D部保持了良好的上升勢(shì)頭，而市場(chǎng)C部有下降趨勢(shì)。怎樣才能直觀的看到這些呢？我們可以為圖表添加“趨勢(shì)線”，單擊“圖表”菜單中的“添加趨勢(shì)線”命令，在打開的窗口中，選擇趨勢(shì)線的類型，比如線形、移動(dòng)平均等，再選擇應(yīng)用的部門，比如市場(chǎng)D部。最后單擊“確定”按鈕即可看到該部門的銷售業(yè)績(jī)趨勢(shì)。

在修改好數(shù)據(jù)表后，單擊圖表的空白處，就可以看到創(chuàng)建好的統(tǒng)計(jì)表，按下F5鍵來播放該幻燈片。如果還需要修改，只要雙擊該圖表就可以進(jìn)入編輯窗口。

上面是在PowerPoint中直接插入圖表，如果要在文本中插入圖表，可以在新建幻燈片時(shí)，在“幻燈片版式”窗口中選擇“文字和內(nèi)容版式”中的版式。

四、讓PPT文件無處不在

用PowerPoint制作的年終總結(jié)幻燈片文件通常之能夠以.ppt、.pps格式保存，而這兩種格式都要求計(jì)算機(jī)中必須安裝有PowerPoint程序，而年終總結(jié)演示文稿可能需要在其他地方演示，一些計(jì)算機(jī)并沒有安裝此程序，怎么辦呢？

1、用PowerPoint播放器播放

PowerPoint播放器程序用于沒有安裝PowerPoint的計(jì)算機(jī)上運(yùn)行幻燈片。PowerPoint播放器的安裝文件一般位于C:\\ProgramFiles\\MicrosoftOffice\\Office10\\Xlators文件夾，文件名為Ppview32.exe，在Office的安裝光盤中也有這個(gè)文件。如果沒有搜索到

，可以到

Microsoft

Office

下載網(wǎng)站

（）進(jìn)行下載。

使用時(shí)，啟動(dòng)PowerPointViewer97，通過“查找范圍”對(duì)話框搜索要播放的幻燈片，可以通過下面的預(yù)覽窗口查看幻燈片文件，然后單擊“顯示”按鈕即可。單擊“選項(xiàng)”按鈕可以對(duì)幻燈片做進(jìn)一步的設(shè)置，如果選中“有密碼保護(hù)的幻燈片放映”復(fù)選框，則會(huì)彈出要求輸入密碼的對(duì)話框，如果設(shè)置密碼后，在退出幻燈片放映時(shí)，必須輸入密碼，否則不能夠退出。

2、打包演示文稿

將演示文稿打包，不僅能夠在其它計(jì)算機(jī)上播放演示文稿，而且可以將鏈接文件、TrueType字體等嵌入到包中。

1）打開需要打包的演示文稿，如“201*年醫(yī)院年終工作總結(jié)報(bào)告”，執(zhí)行“文件打包”命令，彈出“打包向?qū)А贝翱冢瑔螕簟跋乱徊健卑粹o，在這個(gè)窗口中選擇需要打包哪些文件，選擇“當(dāng)前演示文稿”，然后單擊“下一步”按鈕。

2）在彈出的窗口中選擇打包文件保存的位置，然后單擊“下一步”按鈕。

3）選擇打包文件是否“包含鏈接文件”和“嵌如TrueType字體”，可以根據(jù)自己的需要選擇。前一項(xiàng)最好選中。

4）選擇是否包含播放器，建議選中單擊“下一步”按鈕，最后單擊“完成”按鈕即可。

這時(shí)，雙擊PNGSETUP.EXE文件，就會(huì)彈出“打包安裝程序”

窗口，然后選擇提取文件的存放位置，單擊“確定”按鈕就可以直接播放演示文稿了。

五、即席反映也可紀(jì)錄

在放映幻燈片期間，可能需要紀(jì)錄領(lǐng)導(dǎo)和其他人員對(duì)年終報(bào)告的意見、評(píng)價(jià)，以便于做進(jìn)一步的修改完善，這時(shí)候可以利用會(huì)議記錄功能來解決這個(gè)問題。

在放映幻燈片期間，右擊鼠標(biāo)，從快捷菜單中選擇“會(huì)議記錄”命令，彈出“會(huì)議記錄”設(shè)置窗口。單擊“即席反映”選項(xiàng)卡，然后在“說明”文本框中輸入?yún)⒓訒?huì)議人員反映的情況，“分派給”文本框輸入分派的對(duì)象，單擊“添加”按鈕，然后單擊“確定”按鈕即可。所做的即席反映會(huì)出項(xiàng)在放映末尾的新幻燈片上。如果需要將會(huì)議記錄導(dǎo)入到Word、Outlook中，可以單擊“導(dǎo)出”按鈕。

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