什么是總結(jié)

總結(jié)概述

總結(jié)，是對一定時期的工作、學(xué)習(xí)、思想情況進行回顧、分析并做出客觀評論的書面材料。按內(nèi)容分，有學(xué)習(xí)總結(jié)、工作總結(jié)、思想總結(jié)等，按時間分，有年度總結(jié)、季度總結(jié)、月份總結(jié)等。

總結(jié)的基本特征：1回顧性

計劃是預(yù)想未來，對將要進行的工作安排。總結(jié)是回顧過去，對前一段的工作進行檢驗，但目的還是為了做好下一段的工作。所以總結(jié)和計劃這兩種文體的關(guān)系是十分密切的，一方面，計劃是總結(jié)的標(biāo)準和依據(jù)，另一方面，總結(jié)又是制訂下一步工作計劃的重要參考。2客觀性

總結(jié)是對前段社會實踐活動進行全面回顧，檢查的文種，這決定了總結(jié)有很強的客觀性牲。它是以自身的實踐活動為依據(jù)的，所列舉的事例和數(shù)據(jù)都必須完全可靠，確鑿無誤，任何夸大、縮小、隨意杜撰、歪曲事實的做法都會使總結(jié)推動應(yīng)有的價值。3實踐性

總結(jié)還必須從理論的高度概括經(jīng)驗。凡是正確的實踐活動，總會產(chǎn)生物質(zhì)和精神兩個方面的成果。作為精神成果的經(jīng)驗教訓(xùn)，從某種意義上說，比物質(zhì)成果更寶貴因為它對今后的社會實踐有著重要的指導(dǎo)作用。這一特性要求總結(jié)必須按照初中是檢驗的惟一標(biāo)準的原則，去正確地反映客觀事物的本來面目，找出正反兩方面的經(jīng)驗，得出規(guī)律性認識。總結(jié)的寫作格式及內(nèi)容1標(biāo)題

總結(jié)的標(biāo)題有多種形式，最常見的是由單位名稱，時間、主要內(nèi)容、文種組成，如《解化廠201*年上半年工作總結(jié)》有的總結(jié)標(biāo)題中不出現(xiàn)單位名稱，如《創(chuàng)優(yōu)活動總結(jié)》、《1999年數(shù)學(xué)工作總結(jié)》。有的總結(jié)標(biāo)題只是內(nèi)容的概括，并不標(biāo)明“總結(jié)”字樣，但一看內(nèi)容就知道是總結(jié)，如《一年來的談判及前任》。還有的總結(jié)采用文種，如《構(gòu)建農(nóng)民進入市場的新機制麥棉產(chǎn)區(qū)發(fā)展農(nóng)村經(jīng)濟的實踐與總結(jié)》、《加強醫(yī)德修養(yǎng)樹立醫(yī)療新風(fēng)南方醫(yī)院惠僑科精神文明建設(shè)的經(jīng)驗》。2正文

和其他應(yīng)用文體一樣，總結(jié)的正文也分為開頭。主體、結(jié)尾三部分，各部分均有特定的內(nèi)容。（1）開頭�？偨Y(jié)的開頭主要用來概述基本情況。包括單位名稱，工作性質(zhì)、主要任務(wù)、時代背景、指導(dǎo)思想，以及總結(jié)目的、主要內(nèi)容提示等。作為開頭部分、要注意簡明扼要，文字不可過多。

2主體這是總結(jié)的主要部分，內(nèi)容包括成績和做法、經(jīng)驗和教訓(xùn)、今后打算等方面。這部分篇幅大、內(nèi)容多，要特別注意層次分明、條理清楚。

3結(jié)尾。結(jié)尾是正文的收束，慶在總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，提出今后的方向、任務(wù)和措施，表明決心、展望前景。這段內(nèi)容要與開頭相照應(yīng)，篇幅不應(yīng)過長。有些總結(jié)在主體部分已將這些內(nèi)容表達過了，就不必再寫結(jié)尾�？偨Y(jié)的寫作要求

1要堅持實事求是原則

實事求是、一切從實際出發(fā)，這是總結(jié)寫作的基本原則，但在總結(jié)寫作實踐中，違反這一原則的民政部卻屢見不鮮。有人認為“三分工作七分吹”，在總結(jié)中夸大成績，隱瞞缺點，報喜不報憂。這弄虛作假，浮夸邀功的壞作風(fēng)，對單位、對國家、對事業(yè)、對個人都沒有任何益處，必須堅決防止。2注意共性、把握個性總結(jié)很容易寫得千篇一律、缺乏個性、。當(dāng)然，總結(jié)不是文學(xué)作品，無需刻意追求個性特色，但千部一腔的文章是不會有獨到價值的，因而也是不受人歡迎的。要寫出個性，總結(jié)就要有獨到的發(fā)現(xiàn)，獨到的體會，新鮮的角度、新穎的材料。3要詳略得當(dāng)，突出重點

有人寫總結(jié)總想把一切成績都寫進去，不肯舍棄所有的正面材料，結(jié)果文章寫得臃腫拖沓，沒有重點，不能給人留下深刻印象。總結(jié)的選材不能求全貪多、主次不分，要根據(jù)實際情況和總結(jié)的目的、把那些既能顯示本單位、本地區(qū)特點，又有一定普遍性的材料作為重點選用，寫得詳細、具體、而一般性的材料則要略寫或舍棄。

報告

報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議、答復(fù)上級機關(guān)的詢問時使用的公文。

報告的基本特征1內(nèi)容的匯報性、

一切報告都是上級機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門匯報工作，讓上級機關(guān)掌握基本情況并及時對自己的工作進行指導(dǎo)，所以，匯報性是“報告”的一個大特點。2語文的陳述性

因為報告具有匯報性，是向上級講述做了什么工作，或工作是怎樣做的，有什么情況、經(jīng)驗、體會，存在什么問題，今后有什么打算，領(lǐng)導(dǎo)有什么意見、建議，所以行文上一般都使用敘述方法，即陳述事情，而不是像請示那樣采用祈使、請求等法。3行文單向性

報告時上級機關(guān)向上級機關(guān)行文，是為上級機關(guān)進行宏觀領(lǐng)導(dǎo)提供依據(jù)一般不需要受文機關(guān)的批復(fù)、屬于單項行文。4成文的事后性

報告是在事情做完或發(fā)生后，向上級機關(guān)作出匯報，是事后或事中行文。5

5報告雖不需批復(fù)，卻是上級機關(guān)以此取得上級機關(guān)的支持、指導(dǎo)的橋梁；同時上級機關(guān)也能通過報告獲得信息，了解下情，報告成為上級機關(guān)決策、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作的依據(jù)。報告的寫作格式及內(nèi)容1標(biāo)題

標(biāo)題包括事由和公文名稱。2上款

上款即收文機關(guān)或主管領(lǐng)導(dǎo)人3正文

結(jié)構(gòu)與一般公文相同。從內(nèi)容方面看，報情況的，應(yīng)有情況、說明、結(jié)論三部分，其中情況不能省略；報意見的，應(yīng)有依據(jù)、說明、設(shè)想三部分，其中意見設(shè)想不能省去。從形式上看，復(fù)雜一點的要分開頭、主體、結(jié)尾。其中意見設(shè)想不能省去。從形式上看，復(fù)雜上點的要分開頭、主體、結(jié)尾。4結(jié)尾

可展望、預(yù)測，亦可省略，但結(jié)語不能省。報告的寫作要求

寫報告要注意做到，情況確鑿，觀點明確，想法明確，口吻得體，不要夾帶請示事項。呈轉(zhuǎn)報告的要寫上，“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地參照執(zhí)行。”最后寫明發(fā)文機關(guān)，日期。另外，結(jié)尾處有“特此報告”一類結(jié)語，由于詞語既無實際意義，也無結(jié)構(gòu)作用，應(yīng)當(dāng)去除。如果寫成“以上報告當(dāng)否，請批示”，就題名錯誤，因為報告是無須上級回復(fù)自理的文種，同理，報告后面加附注標(biāo)明“聯(lián)系人”和“聯(lián)系電話”也屬廢話。再次，寫報告要避免太長。

擴展閱讀：什么是工作總結(jié)

什么是工作總結(jié)

工作總結(jié)是對前段社會實踐活動進行全面回顧、檢查、分析、評判，從理論認識的高度概括經(jīng)驗教訓(xùn)，以明確努力方向，指導(dǎo)今后工作的一種機關(guān)事務(wù)文體。它是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體都廣泛使用的常用文體。

總結(jié)的寫作過程，既是對自身社會實踐活動的回顧過程，又是人們思想認識提高的過程。通過總結(jié)，人們可以把零散的、膚淺的感性認識上升為系統(tǒng)、深刻的理性認識，從而得出科學(xué)的結(jié)論，以便發(fā)揚成績，克服缺點，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，使今后的工作少走彎路，多出成果。它還可以作為先進經(jīng)驗被上級推廣開來，為其他單位所汲取、借鑒，推動面上的工作的順利開展。

工作總結(jié)的內(nèi)容

總結(jié)主要包括以下四個方面的主要內(nèi)容：1．基本情況

這是對自身情況和形勢背景的簡略介紹。自身情況包括單位名稱、工作性質(zhì)、基本建制、人員數(shù)量、主要工作任務(wù)等；形勢背景包括國內(nèi)外形勢、有關(guān)政策、指導(dǎo)思想等。

2．成績和做法

工作取得了哪些主要成績，采取了哪些方法、措施，收到了什么效果等，這些是工作的主要內(nèi)容，需要較多事實和數(shù)據(jù)。

3．經(jīng)驗和教訓(xùn)

通過對實踐過程進行認真的分析，找出經(jīng)驗教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)規(guī)律性的東西，使感性認識上升到理性認識。

4．今后打算

下一步將怎樣發(fā)揚成績、糾正錯誤，準備取得什么樣的新成就，不必像計劃那樣具體，但一般不能少了這些內(nèi)容。

工作總結(jié)的特點

總結(jié)的經(jīng)驗主要表現(xiàn)在自我性、客觀性、經(jīng)驗性三個方面。

1．自我性

總結(jié)是對自身社會實踐進行回顧的產(chǎn)物，它以自身工作實踐為材料，采用的是第一人稱寫法，其中的成績、做法、經(jīng)驗、教訓(xùn)等，都有自指性的特征。

2．回顧性

這一點總結(jié)與計劃正好相反。計劃是預(yù)想未來，對將要開展的工作進行安排�？偨Y(jié)是回顧過去，對前一段的工作進行檢驗，但目的還是為了做好下一段的工作。所以總結(jié)和計劃這兩種文體的關(guān)系是十分密切的，一方面，計劃是總結(jié)的標(biāo)準和依據(jù)，另一方面，總結(jié)又是制定下一步工作計劃的重要參考。

3．客觀性

總結(jié)是對前段社會實踐活動進行全面回顧、檢查的文種，這決定了總結(jié)有很強的客觀性特征。它是以自身的實踐活動為依據(jù)的，所列舉的事例和數(shù)據(jù)都必須完全可靠，確鑿無誤，任何夸大、縮小、隨意杜撰、歪曲事實的做法都會使總結(jié)失去應(yīng)有的價值。

4．經(jīng)驗性

總結(jié)還必須從理論的高度概括經(jīng)驗教訓(xùn)。凡是正確的實踐活動，總會產(chǎn)生物質(zhì)和精神兩個方面的成果。作為精神成果的經(jīng)驗教訓(xùn)，從某種意義上說，比物質(zhì)成果更寶貴，因為它對今后的社會實踐有著重要的指導(dǎo)作用。這一特性要求總結(jié)必須按照實踐是檢驗真理的惟一標(biāo)準的原則，去正確地反映客觀事物的本來面目，找出正反兩方面的經(jīng)驗，得出規(guī)律性認識，這樣才能達到總結(jié)的目的。

工作總結(jié)的分類

根據(jù)不同的分類標(biāo)準，可將總結(jié)分為許多不同的類型。按范圍分，有班組總結(jié)、單位總結(jié)、行業(yè)總結(jié)、地區(qū)總結(jié)等，當(dāng)然也有個人總結(jié)，但因個人總結(jié)已不屬于公文的范疇，本節(jié)不擬介紹。

按性質(zhì)分，有工作總結(jié)、教學(xué)總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)、科研總結(jié)、思想總結(jié)、項目總結(jié)等。

按時間分，有月份總結(jié)、季度總結(jié)、半年總結(jié)、年度總結(jié)、一年以上的時期總結(jié)等。

按內(nèi)容分，有全面總結(jié)、專題總結(jié)等。

區(qū)分以上總結(jié)的種類，目的在于明確重心、把握界限、為構(gòu)思寫作提供方便。但上述分類不是絕對的，相互之間可以相容、交叉。如《××大學(xué)1999年度工作總結(jié)》，按性質(zhì)講是工

作總結(jié)，按范圍講是單位總結(jié)，按時間講是年度總結(jié)，按內(nèi)容講是全面總結(jié)。同時，大學(xué)的工作總結(jié)不可能不涉及教學(xué)和科研，那么它也包容了教學(xué)總結(jié)和科研總結(jié)的成份。這說明在總結(jié)的分類上，應(yīng)靈活掌握，不必過于拘泥。

公文文種存在的混亂現(xiàn)象

在機關(guān)工作中，一些同志《條例》于不顧，常常套用濫用文種，致使安排盛行，計劃不斷，打算照常，總結(jié)亦然；另一方面，自造文種名稱，例如，意見隨處可見，請示報告令人費解，緊急速報更使人茫然。目前，一些單位在行文中，文種混亂的現(xiàn)象主要有以下幾個方面：

（一）名不副實。即文種名稱與文件中的內(nèi)容不相吻合，有的甚至張冠李戴。例如，某支隊在開展培訓(xùn)兩用人才工作中，遇到了經(jīng)費不足，從執(zhí)勤部隊抽調(diào)人力等問題，需請求總隊予以解決，上呈了一份《關(guān)于申請解決兩用人才活動經(jīng)費并從執(zhí)勤部隊抽調(diào)人力的決定》。把請示寫成了決定，顛倒了上下級之間的行文關(guān)系。

（二）同類混用。即對屬于同類性質(zhì)的文種，由于界線不清而造成的混淆。例如，從遞送關(guān)系角度講，請示和報告同屬于上行文書，一些機關(guān)將兩者混用成了一種通病。該用請示的用了報告，該用報告的卻用了請示，有的甚至以請示報告的形式行文，混淆了請示和報告的界限。

（三）小事大名。即小題大作。文種名稱的選用，不僅有事與名是否相符的問題，還有一個事情的大小和制發(fā)機關(guān)級別權(quán)限相一致的問題。例如，XX支隊下發(fā)了一份《關(guān)于給XX同志行政警告處分的決定》，此種行文不妥，因為決定文書是用于對重要事項和重要問題作出安排或處理，對某個同志給予獎勵或處分，應(yīng)以通令文種行文。（四）自選文種。《條例》明確規(guī)定了公文的種類和使用范圍，一些機關(guān)在實際行文當(dāng)中卻不按規(guī)定辦事，自行另立文種，使文書辦理部門無法受理，攪亂了公文處理程序。

上述這些文種混亂的現(xiàn)象，是落實貫徹《條例》的大忌。于一些習(xí)慣文種，可以并列歸類，納入正式文種之中。總結(jié)，上報應(yīng)歸報告類，下發(fā)應(yīng)作為通知的附件，小型總結(jié)或短期專項工作總結(jié)下發(fā)時，還可以情況通報的形式行文。計劃，上報待批應(yīng)作為請示的附件，報上級備案應(yīng)作為報告的附件，下發(fā)執(zhí)行應(yīng)作為通知的附件，小型計劃、安徘還可以歸為通知類。意見應(yīng)停止，凡對上行文歸報告類，凡下發(fā)，應(yīng)斟酌歸決定、指示或指示性通知類。

綜上所述，欲正確選用公文文種，必須針對特點，注意區(qū)別，合理歸類，同時還要弄清文種名稱的含義，遵守行文關(guān)系規(guī)定，考慮發(fā)文部門的職權(quán)，努力使各種公文名正言順，各司其職，各盡其能，各負其責(zé)。

公文格式詳解

公文格式詳解

(一)版頭

版頭(在《條例》中稱為版頭，在《辦法》中稱為發(fā)文機關(guān)標(biāo)識)就是我們通常所說的紅頭。它一般由發(fā)文機關(guān)名稱加文件兩字組成，也可以只有機關(guān)名稱不加文件二字，黨的公文還可以由發(fā)文機關(guān)名稱后加括號標(biāo)明文種組成。版頭用套紅大字居中印在公文首頁上部。版頭這一格式項目需要特別注意的問題還有：

發(fā)文機關(guān)名稱必須使用全稱或規(guī)范化簡稱，不得出現(xiàn)所指不明或容易誤解的情況。

幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，屬于行政公文的，要把參與發(fā)文的機關(guān)都排上，主辦機關(guān)排列在前，其它機關(guān)依次在下方整齊對應(yīng)排列。機關(guān)名稱后的文件二字居縱向中央。黨的公文在聯(lián)合發(fā)文時，版頭可采取同樣的形式，也可以只列主辦機關(guān)名稱。在民族自治地方，發(fā)文機關(guān)名稱可以并用自治民族的文字和漢字印刷。

(二)份號

份號是公文印制份數(shù)的順序號，行政公文要求絕密機

密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號，黨的機關(guān)公文要求凡秘密公文都要標(biāo)明份號。

份號是用自動號碼印刷機印刷的，每一份公文的份號都不一樣，這在秘密公文的管理過程中有重要意義。份號的位在公文首頁版心的左上角。

(三)秘密等級

秘密公文的秘密等級共有三級：絕密、機密、秘密。絕密級別最高，機密次之，秘密又次。如無保密內(nèi)容，不得標(biāo)注此項，以免給工作增添麻煩。密級標(biāo)注在公文首頁版心右上角。

有關(guān)保密的法規(guī)還要求公文在密級后面標(biāo)明時限，超過時限將自動解除秘密。

(四)緊急程度

對于事關(guān)重大、需要緊急傳遞和辦理的公文，應(yīng)標(biāo)明緊急程度，以便跟一般公文區(qū)分開來。緊急程度分為兩級，行政公文分別叫做特急、急件，黨的公文分別叫做特急、加急。不是事關(guān)重大、需要緊急辦理的公文，不得標(biāo)注此項。緊急程度的標(biāo)注一般也在首頁右上角，跟秘密等級上下排列，居秘密等級下方。

緊急電報的分級與一般公文有所不同，行政公文要求以三級標(biāo)示：特急、加急、平急；黨的公文要求以四級標(biāo)示：特提、特急、加急、平急。

(五)發(fā)文字號

發(fā)文字號是公文的一個重要項目，位于版頭的正下方，文頭部分與正文部分的間隔橫線的正上方。黨的公文也可標(biāo)在版頭的左下方。

發(fā)文字號有固定的模式：由發(fā)文機關(guān)代字、年份(發(fā)文年度)、序號(發(fā)文順序號)三部分組成。

機關(guān)代字是發(fā)文機關(guān)名稱的極度簡縮，但還能識別出是哪一個機關(guān)。如：國發(fā)是國務(wù)院的機關(guān)代字；中發(fā)是中共中央的機關(guān)代字；國辦發(fā)是國務(wù)院辦公廳的機關(guān)代字。陜西省人民政府的機關(guān)代字是陜政字，四川省人民政府的機關(guān)代字是川府，根據(jù)代字可以看出發(fā)文的是什么機關(guān)。

年份就是發(fā)文當(dāng)年的年度，用阿拉伯?dāng)?shù)字寫全，不得縮寫，

如把1999年減縮為99。年份加六角括號，例如：“1999”。不得用圓括號或別的括號。序號是機關(guān)發(fā)文的流水號，當(dāng)年所發(fā)的第一份公文是1號，以后依次順排即可。除命令(令)外，其它公文的序號前不加第字，數(shù)字前面也不加0。

發(fā)文字號是引用和查找公文時的重要依據(jù)，正規(guī)公文一般都要有發(fā)文字號，其組合方式也要按《辦法》和《條例》的規(guī)定執(zhí)行。

(六)簽發(fā)人《辦法》規(guī)定：上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人，會簽人姓名�！稐l例》規(guī)定：上報公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注‘簽發(fā)人’，在‘簽發(fā)人’后面標(biāo)簽發(fā)人姓名。

簽發(fā)人一項的具體位，行政公文跟黨的公文一樣，標(biāo)在紅頭下方右側(cè)，也就是發(fā)文字號右邊。

公文的簽發(fā)也有嚴格的規(guī)定。行政公文以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責(zé)人或者主持工作的負責(zé)人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責(zé)人或者由主要負責(zé)人授權(quán)的其他負責(zé)人簽發(fā)。黨的公文須經(jīng)本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)。重要公文應(yīng)當(dāng)由機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文，須經(jīng)所有聯(lián)署公文的領(lǐng)導(dǎo)人會簽。黨委辦公廳(室)根據(jù)黨委授權(quán)發(fā)布的公文，由被授權(quán)者簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和時間。若圈閱，則視為同意。

以上各項格式項目，均屬于文頭部分，位于首頁的間隔橫線之上。

(七)公文標(biāo)題

公文標(biāo)題位于間隔橫線下方，居中排列，字號大于正文。公文標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主要內(nèi)容、文種組成。例如，在《國務(wù)院辦公廳關(guān)于調(diào)整中國人民銀行貨幣政策委員會組成人員的通知》這一標(biāo)題中，國務(wù)院辦公廳是發(fā)文機關(guān)名稱，關(guān)于調(diào)整中國人民銀行貨幣政策委員會組成人員是主要內(nèi)容，通知是文種。

發(fā)文機關(guān)名稱根據(jù)情況可以省略，如人事部、教育部、國

家語言文字工作委員會聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于開展國家公務(wù)員普通話培訓(xùn)的通知》，標(biāo)題中就省略了發(fā)文機關(guān)名稱。國務(wù)院辦公廳的《辦法》要求：公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，中央辦公廳的《條例》則將主要內(nèi)容稱為公文主題，這里的主題不是中心思想的意思，而是指中心事件、主要問題，實際上就是主要內(nèi)容。在實際工作中，公文標(biāo)題中的主要內(nèi)容這一項又被稱為事由、摘由。概括主要內(nèi)容是公文標(biāo)題擬定的關(guān)鍵，也是寫作中技術(shù)性最強的一環(huán)。以下三種情況要盡力防止：

不明確。標(biāo)題中的主要內(nèi)容部分意義含混，令人不知所云。例如《關(guān)于盡快修復(fù)三號公路的請示》這一標(biāo)題，就可以有三種不同的理解：一是要求上級盡快修復(fù)三號公路；二是要求上級批準本單位修復(fù)三號公路的計劃；三是要求上級出面干涉三號公路的修復(fù)事宜。到底是哪種意思呢？標(biāo)題的含糊不清，容易使人產(chǎn)生誤解，甚至可能影響工作的順利開展。

不簡煉。標(biāo)題中的主要內(nèi)容是摘要性的，高度濃縮化的，不能面面俱到，臃腫龐雜。例如下面這個標(biāo)題中的事由部分：《××縣人民政府在工業(yè)會議后為貫徹省政府關(guān)于開展增產(chǎn)節(jié)約運動的指示根據(jù)本縣情況提出措施計劃并增產(chǎn)指標(biāo)向市政府的報告》，說了許多話，極力想把內(nèi)容說得更具體、更清楚，結(jié)果反而更不清楚。

不規(guī)范。有個別公文的標(biāo)題不按照現(xiàn)行格式寫，而是刻意仿古，或者標(biāo)新立異。例如，《呈報擴建校舍由》這一標(biāo)題，就是仿古的寫法，按照現(xiàn)行的格式，應(yīng)寫成《關(guān)于擴建校舍的請示》。

文種是公文標(biāo)題的第三個組成部分，每一篇公文的標(biāo)題，均應(yīng)準確標(biāo)明公文種類。

公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。

(八)主送機關(guān)

主送機關(guān)就是受理公文的機關(guān)。主送機關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)的統(tǒng)稱，位于公文標(biāo)題下方，正文上方，頂格排印。

下行文的主送機關(guān)可以有若干個，排列時，同類型、相并

列的機關(guān)之間用頓號間隔，不同類型、非并列關(guān)系的機關(guān)之間用逗號間隔，最后用冒號。如人事部《關(guān)于開展國家公務(wù)員普通話培訓(xùn)的通知》的主送機關(guān)：各省、自治區(qū)、直轄市人事(人事勞動)廳(局)，教委(教育廳)，語委(語言文字工作機構(gòu))，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)人事(干部)部門，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團人事局：

向上級機關(guān)行文，特別是上行文中的請示，一般只能寫一個主送機關(guān)。如需其他相關(guān)的上級機關(guān)閱知，可以抄送。大多數(shù)公文都有主送機關(guān)，但有些向全社會普發(fā)的下行文，沒有明確的主送機關(guān)，可以沒有這一項。

(九)正文

正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或主送機關(guān)下方。

正文的寫作是本書的重點講述內(nèi)容，下面將分文體一一詳加介紹，此處從略。

(十)附件

公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，機關(guān)署名或成文時間之前，注明附件順序和名稱。附件應(yīng)當(dāng)于主件之后，與主件裝訂在一起。無附件的公文，省略此項。

(十一)發(fā)文機關(guān)署名

黨的機關(guān)公文要求署名，署名用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文下方偏右。行政公文不要求一定署名，根據(jù)情況，可署可不署。如有署名，位同黨的公文。如不署名，公章蓋在成文日期上。署名和下面的成文日期之間，要有一定的間隔。

(十二)成文時間

成文時間一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準；如系聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準。會議通過的重要公文，以會議通過日期為準。成文日期要寫明年、月、日，不得簡寫，用漢字書寫，位于正文或機關(guān)署名下方偏右。

會議通過的重要公文，如決議、決定，以及條例、規(guī)定等法規(guī)性文體，成文日期不在文后，而是加括號標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位。

(十三)印章

除會議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，公文均應(yīng)加蓋公章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋公章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都要加蓋公章。

(十四)印發(fā)傳達范圍

又稱附注，加括號標(biāo)注于成文日期下方左邊。無需特別說明者，可以省略此項。

以上各項，均屬公文的主體部分。

(十五)主題詞

國務(wù)院辦公廳規(guī)定：公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。1994年國務(wù)院辦公廳秘書局印發(fā)了重新修訂的《國務(wù)院公文主題詞表》，并規(guī)定，自1994年6月1日起，凡國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的文件和各地區(qū)、各部門報送國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳的文件，均按該詞表標(biāo)引主題詞。

中央辦公廳也規(guī)定：黨的機關(guān)公文要按上級機關(guān)的要求和《公文主題詞表》標(biāo)注主題詞，位于抄送機關(guān)上方。公文主題詞是為適應(yīng)辦公自動化的需要，在實踐中總結(jié)出來的能表達公文基本內(nèi)容的規(guī)范化的單詞和詞組�，F(xiàn)在，所有的公文都要標(biāo)注主題詞，上報的公文要求更嚴格，要按上級機關(guān)的要求和公文主題詞表標(biāo)注。

一篇公文的主題詞要能反映公文的主要內(nèi)容和文種，主題詞的數(shù)量一般三到五個。

(十六)抄送機關(guān)

抄送機關(guān)指主送機關(guān)之外的其他需要閱知公文內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬機關(guān)。抄送機關(guān)名稱標(biāo)注于主題詞下方，印制版記(印發(fā)機關(guān)和時間、份數(shù))上方。

(十七)印制版記

印制版記由公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期、印制份數(shù)組成，位于公文末頁下端。

印發(fā)機關(guān)，一般是發(fā)文機關(guān)的辦公機構(gòu)。印發(fā)日期，是實際印制的日期，與公文的成文日期意義不同。

除以上格式外，行政公文和黨的公文還都規(guī)定了公文的用紙規(guī)格：一般采用長297毫米、寬210毫米的國際標(biāo)準A4型。

第一章公文概述

第一節(jié)公務(wù)活動與公文一、公務(wù)活動

★是人們?yōu)檫M行公共交往、處理公共事務(wù)中所從事的社會活動，

★本質(zhì)上是一種群體性、有意識、有組織的行為

★從范圍上看，既包括國家、政黨等正式組織的活動，也包括企事業(yè)單位、社團、其他公共組織的活動

★從實現(xiàn)形式看，公務(wù)活動既有針對針對具體人和事直接的實行行為，也有間接針對公共事務(wù)的非執(zhí)行性行為，我們管理學(xué)中提到的計劃、領(lǐng)導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)、控制等職能在公務(wù)活動中都有體現(xiàn)。

二、公務(wù)信息

★公務(wù)活動創(chuàng)造和傳遞了一些公務(wù)信息，并且需要這些信息來促進公務(wù)活動的運轉(zhuǎn)和管理目的的實現(xiàn)。

★公務(wù)信息有多種載體，包括有形、無形，書面的，口頭的，其中文字性的書面的載體最為有效。

★因此，用來發(fā)布、傳遞、保存公務(wù)信息的書面載體就是我們要研究的公文。

第二節(jié)公文的概念和特點一、什么是公文.

公文是國家機關(guān)及其它社會組織在行使和職權(quán)和實施管理的過程中形成的具有法定效用的與規(guī)范格式的文件材料。

★公文一般是以國家機關(guān)及其它社會組織的名義作出的�！锕�文是在行使職權(quán)和實施管理（辦理公務(wù)）過程中形成的。

★公文有其相應(yīng)確定的效用與格式�！锕�文是一種重要的管理工具。

補述：.公文的產(chǎn)生與發(fā)展

原始社會：結(jié)繩記事；中國傳說：倉結(jié)造字。商代后期：甲骨文書、金文、石鼓文；

秦漢：書、奏。唐代：律令格式。辛亥革命以后：《公

文程式》

2）文書、文件和公文

文書：可以作為所有文件材料總稱，既可指公務(wù)文書，也可以指私人文書，是一個整體概念。最早出現(xiàn)于西漢。

文件：廣義上說：它同文書一樣，既可指公務(wù)文件，也可指私人文件，有時也可以指文件材料的總稱。狹義上說：文主要是指機關(guān)、組織制成和發(fā)布的具有固定格式和文件版頭的正式行文。出現(xiàn)于清末。

公文：是指各機單位為了辦理公務(wù)而形成的文件材料。出現(xiàn)于東漢末年和三國時期。

在機關(guān)中三者都是指國家機關(guān)及其他社會組織在工作活動中形成和處理的收來文件、發(fā)出文件以及機關(guān)內(nèi)部所使用的文件材料，即公務(wù)文書。

二、公文的特點與作用一）.公文的特點：1.公文有法定作者2.公文有法定的權(quán)威3.公文特定的效用4.公文有規(guī)范體式

5.公文有規(guī)定的處理程序。

解釋：法定作者：是指依據(jù)憲法和其他有關(guān)法律、章程、決定成立的并能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利和負擔(dān)一定的任務(wù)、義務(wù)的機關(guān)、組織或代表機關(guān)組織的領(lǐng)導(dǎo)人。（擬制性）

行文單位：能在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)文件的機關(guān)、部門或單位，稱為行文單位。

二）公文的作用：

公文的作用在于它是黨和國家具體領(lǐng)導(dǎo)和管理政務(wù)，機關(guān)之間相互進行聯(lián)系以及機關(guān)內(nèi)部處理工作事務(wù)的一種工具。表

現(xiàn)在：

1.領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用2.規(guī)范、約束作用

3.宣傳、告誡（傳遞信息）作用4.公務(wù)聯(lián)系作用5.憑據(jù)記載作用

公文大標(biāo)題：推薦使用二號宋體字。小體題：推薦使用三號宋體字。

秘密等級、緩急時限和各標(biāo)記字符或其它重點句推薦使用三號黑體字；主題詞：推薦使用三號宋體字。

公文的正文、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、無正文說明、附件說明、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文字號、成文日期、印發(fā)說明、注釋或特殊要求說明等，采用三號或四號仿宋體字。

公文的標(biāo)點符號：符合1990年3月修訂發(fā)布的《標(biāo)點符號用法》規(guī)定。

4.多層次結(jié)構(gòu)的標(biāo)識方法：第一級用：一、二、三……第二級用：（一）、（二）、（三）……第三級用：1、2、3、……第四級用：（1）、（2）、（3）……

一是開頭用語，用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關(guān)于、由于、對于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。

二是結(jié)尾用語。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報告、函告）等。

三是過渡用語。如為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。

四是經(jīng)辦用語。如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實執(zhí)行等。

五是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該。等等。

國務(wù)院公文主題詞表

01．經(jīng)濟計劃（72個）01A計劃

規(guī)劃統(tǒng)計指標(biāo)分配統(tǒng)配調(diào)撥01B經(jīng)濟管理

經(jīng)濟管理調(diào)整控制結(jié)構(gòu)制度所有制股份制責(zé)任制流通產(chǎn)業(yè)

改革改造競爭開放開發(fā)協(xié)作資源資產(chǎn)資料物價價格投資

招標(biāo)經(jīng)營生產(chǎn)轉(zhuǎn)產(chǎn)項目產(chǎn)品質(zhì)量承包租賃合同包干國有

國營私營集體個體企業(yè)公司集團合作社普查工商商標(biāo)

注冊廣告監(jiān)督增產(chǎn)效益節(jié)約浪費破產(chǎn)虧損特區(qū)開發(fā)區(qū)保稅區(qū)展銷展覽

02．工交、能源、郵電（68個）02A工業(yè)

冶金鋼鐵地礦機械汽車電子電器儀器儀表化工航天航空

核工船舶兵器軍工輕工有色金屬鹽業(yè)食品印刷包裝手工業(yè)紡織02B交通

鐵路公路橋梁民航機場航線航道空中管制飛機港口碼頭口岸車站車輛運輸旅客02C能源

石油煤炭電力資料天然氣煤氣沼氣

02D郵電

通信電信郵政網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)

03．旅游、城鄉(xiāng)建設(shè)、環(huán)保（41個）03A旅游03B服務(wù)業(yè)飲食業(yè)賓館03C城鄉(xiāng)建設(shè)

城市鄉(xiāng)鎮(zhèn)基建建設(shè)建筑建材勘察測繪設(shè)計市政公用事業(yè)

監(jiān)理環(huán)衛(wèi)征地工程房地產(chǎn)房屋住宅裝修設(shè)施出讓島嶼03D環(huán)保

保護區(qū)植物動物污染

04．農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象（52個）04A農(nóng)業(yè)

農(nóng)村農(nóng)民農(nóng)民負擔(dān)農(nóng)場農(nóng)墾糧食棉花油料生豬蔬菜糖料

煙草水產(chǎn)漁業(yè)水果經(jīng)濟作物農(nóng)副產(chǎn)

13

品副業(yè)畜牧業(yè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)

農(nóng)膜種子化肥農(nóng)藥飼料災(zāi)害以工代賑扶貧04B林業(yè)

綠化木材森林草原防沙治沙04C水利

河流湖泊灘涂水庫水域流域水土保持防汛抗旱三峽04D氣象

05．財政、金融（57個）05A財政

預(yù)算決算核算收支財務(wù)會計稅務(wù)稅率審計債務(wù)積累經(jīng)費

集資收費資金基金租金撥款利潤補貼折舊費附加費固定資產(chǎn)05B金融

銀行貨幣黃金白銀存款貸款信貸貼現(xiàn)通貨膨脹交易期貨

利率利息貼息外匯外幣匯率債券證券股票彩票信托保險賠償信用社06．貿(mào)易（52個）06A商業(yè)

商品物資收購定購購市場集貿(mào)酒類副食品日用品銷售

消費批發(fā)供應(yīng)零售拍賣專賣訂貨營業(yè)倉庫儲備儲運貨物06B外貿(mào)

對外援助軍貿(mào)進口出口引進海關(guān)緝私仲裁商檢外商外資

合資合作關(guān)貿(mào)許可證駐外企業(yè)07．外事（40個）07A外交

對外政策對外關(guān)系領(lǐng)土領(lǐng)空外交人員建交公約大使領(lǐng)事條約

協(xié)定議定書備忘錄照會國際涉外事務(wù)抗議07B外事

國際會議國際組織對外宣傳出訪出國出入境簽證護照邀請

來訪談判會談會見接見招待會宴會外國人外賓對外友協(xié)外國專家涉外

08．公安、司法、監(jiān)察（45個）08A公安yVQ(EUfbE#

警察武警警銜治安非法組織安全保衛(wèi)禁毒消防防火檢查

掃黃案件處罰戶口證件事件危險品***海防邊防邊界邊境08B司法

政法法制法律法院律師檢察程序公證勞改勞教08C監(jiān)察

廉政建設(shè)審查紀檢獎勵表彰受賄貪污處分

09．民政、勞動人事（78個）09A民政

基層政權(quán)選舉行政區(qū)劃地名人口雙擁工作社會保障社團救災(zāi)

救濟募捐婚姻移民撫恤慰問調(diào)解老齡問題烈士糾紛殘疾人墓地殯葬09B機構(gòu)

駐外機構(gòu)體制職能編制精簡09C人事

行政人員干部公務(wù)員職工家屬子女知識分子專家參事履歷

聘任任免辭退退職職稱待遇離休退休交流安調(diào)配模范09D勞動

就業(yè)失業(yè)招聘合同制工人保護勞務(wù)第二職業(yè)事故09E工資

津貼獎金福利收入

10．科、教、文、衛(wèi)、體（70個）10A科技

科學(xué)技術(shù)科普科研鑒定標(biāo)準計量專利發(fā)明實驗情報

計算機自動化信息衛(wèi)星地震海洋10B教育

學(xué)校教師招生學(xué)生培訓(xùn)畢業(yè)學(xué)位留學(xué)教材校辦企業(yè)10C文化

文字文史文學(xué)語言藝術(shù)古籍圖書宣傳廣播電視電影出版

版權(quán)報刊新聞音像文物古跡紀念物

10D衛(wèi)生

醫(yī)院中醫(yī)醫(yī)療醫(yī)藥防疫疾病計劃生育婦幼保健檢驗10E體育

運動員教練員運動會比賽11．國防（24個）11A軍事

軍隊國防空軍海軍征兵服役轉(zhuǎn)業(yè)民兵預(yù)備役軍銜復(fù)員

14

文職后勤裝備戰(zhàn)備作戰(zhàn)訓(xùn)練防空軍需武器彈藥人武12．秘書、行政（71個）12A文秘工作

機關(guān)國旗國徽機要印章信訪督察保密公文檔案會議文件

秘書電報提案議案談話講話總結(jié)批示匯報建議意見文章

章程條例辦法細則規(guī)定方案布告決議命令決定指示公告

通告通知通報報告請示批復(fù)函紀要

12B行政事務(wù)

行政工作制度紀念活動慶典活動休假節(jié)假日著裝參觀接待

措施調(diào)查視察考察禮品饋贈服務(wù)13．綜合黨團（45個）13A黨派團體

***民主黨派共青團團體工會協(xié)會學(xué)會民間組織文聯(lián)學(xué)聯(lián)婦女兒童基金會13B統(tǒng)戰(zhàn)

政協(xié)民主人士愛國人士13C民族13D宗教13E僑務(wù)13F港澳臺

香港問題澳門問題臺灣問題13G綜合

整頓形勢社會試點附表

01．中國行政區(qū)域（54個）01A華北地區(qū)

北京天津河北山西內(nèi)蒙古01B東北地區(qū)

遼寧吉林黑龍江01C華東地區(qū)

上海江蘇浙江安徽福建江西山東01D中南地區(qū)

河南湖北湖南廣東廣西海南01E西南地區(qū)

四川貴州云南西藏01F西北地區(qū)

陜西甘肅青海寧夏新疆01G臺灣01H香港01I澳門

02．世界行政區(qū)域（231個）

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