會計檔案

會計檔案

會計檔案：是指各機關(guān)、團體和企業(yè)、事業(yè)單位的財會部門在經(jīng)濟管理和會計

核算的活動中形成的作為歷史記錄保存起來的會計核算材料。它主要包括：會計憑證、會計賬簿和賬務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。其形式主要表現(xiàn)有：

1、會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

2、會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

3、賬務(wù)報告類：會計報表、附表、附注及文字說明，其他賬務(wù)報告。

4、其他類：指的是銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

二、會計檔案的來源

主要來自于立檔單位的財務(wù)會計部門或財務(wù)會計人員。三、會計檔案特點：1、產(chǎn)生與使用的普遍性2、內(nèi)容與程序的連續(xù)性3、所含成分的穩(wěn)定性三、會計檔案作用

1、為經(jīng)濟管理提供數(shù)據(jù)

2、打擊經(jīng)濟領(lǐng)域的犯罪活動和反對不正之風的有力工具3、是研究經(jīng)濟和財政歷史的可靠史料

第二部分：會計檔案的整理

一、會計檔案的收集

1、會計材料的歸檔：主要包括會計憑證、會計賬簿和賬務(wù)報告(會計報表)等會計核算專業(yè)材料，至于財會部門經(jīng)辦的有關(guān)財會工作的方針、政策、制度、預(yù)算、工作計劃、總結(jié)、報告以及來往文書都不屬于會計材料的歸檔范圍，應(yīng)按照一般檔案管理辦法執(zhí)行。

2、向歷任會計人員收集會計檔案

二、選擇會計檔案整理的分類方法：會計檔案的分類主要有四種：

1、形式（名稱）----年度----保管期限分類法；

首先將本單位的會計文件材料按憑證(包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證)；賬簿(包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿)；財務(wù)報告(包括報表、附表、附注及文字說明、其他財務(wù)報告)；其他(包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當保存的會計專業(yè)資料，會計檔案移交冊、會計檔案銷毀冊)四類分開。其次將同一類別內(nèi)的會計核算專業(yè)材料分成

各年度。第三是劃分保管期限。

2、年度----形式（名稱）----保管期限分類法；

首先將本單位的會計文件材料按年度分開。其次將同一年度內(nèi)的會計核算專業(yè)材料分為憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他四大類。第三是劃分保管期限。3、年度----組織機構(gòu)----形式----保管期限分類法；

首先將本單位的會計文件材料按年度分開。其次把一個年度內(nèi)的會計核算專業(yè)材料按組織機構(gòu)分開，然后在組織機構(gòu)內(nèi)再分憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他四類分開。第三是劃分保管期限。

4、年度----會計類型----形式----保管期限分類法；

首先將本單位的會計文件材料按年度分開。其次把一個年度內(nèi)形成的會計核算專業(yè)材料按會計類型（如：稅務(wù)機關(guān)的稅收計劃、稅收會計、經(jīng)費會計、稅收統(tǒng)計等分開）；然后將同類型的會計核算專業(yè)材料分成憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他四類。第三是劃分保管期限。

三、會計檔案立卷

整理會計檔案“原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封整理的應(yīng)當會同原財會部門和經(jīng)辦人共同拆封整理�！�

1、會計憑證的組卷：按記帳憑證（后附原始憑證）順序（即時間順序），根據(jù)憑證數(shù)量的多少分為若干本，每本為一卷（2厘米左右為宜），按照多則分、少則合的基本整理方法，按日、旬、月整理裝訂成卷。裝訂時要去掉金屬物，編上頁號，加上封面和封底。裝訂后，填寫封面和脊背。

2、會計賬簿的組卷：按同一個會計年度內(nèi)賬簿種類組卷，一本賬為一卷，原則上保持原基礎(chǔ)，一本賬作為一個保管單位即組為一卷。其中整本為“死頁賬”的不必拆去空頁；將已記賬的賬頁依次編號，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，貼上封面簽，裝訂成冊。

3、財務(wù)報告組卷：財務(wù)報告按針對的時間組卷，如果有下級機關(guān)財務(wù)報告的，首先將本機關(guān)財務(wù)報告與下級機關(guān)財務(wù)報告的分開。然后將年報、季報、月報分開；如果季報、月報數(shù)量少，可將其合并組卷。的會計報表在年度決算后整理裝訂。一般應(yīng)將本單位與下屬單位的報表分開組卷，組卷時，將年報、季報、月報分開，如果數(shù)量少時，可將季報、月報合并組卷。組卷時應(yīng)注意財務(wù)報告的文字材料，這些材料是對會計報表的分析和說明，必須與會計報表在一起組卷，以保持內(nèi)容的密切聯(lián)系。財務(wù)報告用卷盒裝。卷內(nèi)應(yīng)填好卷內(nèi)目錄和備考表，并按規(guī)定擬寫案卷題名，填寫封面欄目。

四、劃分會計檔案保管期限：會計檔案的保管期限分永久和定期兩類。對

工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟活動具有長遠價值的屬于永久保管；只在一定時期內(nèi)具有利用價值屬于定期保管。定期保管的期限分為25年、15年、10年、5年、3年。

第一類單位是行政、事業(yè)單位，永久：（財務(wù)報告類）決算報告、會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。25年：現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬（會計做賬）

15年：各種會計憑證（原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證）、日記賬、總賬、明細賬、分戶賬或登記帳簿、會計移交冊5年：月、季度報表（下屬單位報送保管2年）、固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。第二類單位：財政總預(yù)算單位（財政局）

永久：財政總預(yù)算財務(wù)報告、會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

2

15年：財政總預(yù)算撥款憑證及其他會計憑證、總賬、明細分類、分戶賬或登記簿、會計移交冊。

10年：國家金編送的各種報表及繳退憑證、各收入機關(guān)編送的報表、行政、事業(yè)單位決算報告、稅收年報（決算）、國家金年度（決算）5年：財政總預(yù)算會計月、季度報表（下屬單位報送保管2年）、3年：財政總預(yù)算會計旬報（下屬單位報送保管2年）。第三類單位：稅收部門

永久：稅收年報決算、會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。25年：現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬（會計做賬）

15年：各種完稅憑證和繳、退憑證、農(nóng)業(yè)稅結(jié)算憑證、日記賬、總賬、明細分類、分戶賬或登記簿、會計移交冊。10年：國家金編送的各種報表及繳退憑證、稅收會計報表（包括票證報表）。第四類：企業(yè)和其他組織永久：（財務(wù)報告類）決算報告、會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。25年：現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬（會計做賬）

15年：各種會計憑證（原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證）、日記賬、總賬、明細賬、分戶賬或登記帳簿、會計移交冊。

5年：固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬賬單。

（一）案卷排列方法

1、按照類別----年度排列。即案卷按憑證、賬簿、財會報告三類分開，再按年度內(nèi)時間先后進行排列。

2、年度----類別排列。即將一年的會計檔案按賬務(wù)報告----賬簿---憑證----其他順序統(tǒng)一排列，然后再按年度的先后排列。

3、會計類型單一，會計檔案數(shù)量較多的單位，應(yīng)單獨排列�？刹捎孟劝幢９芷谙蓿�再按年度，然后再按形式（名稱）的方法排列。

4、銀行、稅務(wù)等單位的會計檔案類型較多，先按保管期限，再按年度，然后按會計類型，最后按形式（名稱）排列。

（二）編號

行政、事業(yè)單位：

1、編大流水號。即會計憑證、賬簿、賬務(wù)報告分別編不分年度的大流水號。2、編小流水號。即同一年度同一類型的會計檔案案卷都從1開始編卷號。企業(yè)事業(yè)單位：

1、按屬類——年度流水編制

例：8.01.01.201*----26(8會計檔案大類；01二級類類目的核算單位；01三級類目憑證；201*年度；26案卷順序號)

2、不區(qū)分年度，按屬類編號。小型企業(yè)事業(yè)單位可采用這種方法編制

例：8.01、201*----26(8會計檔案大類；01三級類目憑證；26案卷順序號)六、會計檔案的移交與銷毀

（一）移交：根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，每年形成的會計檔案，應(yīng)由財會會計部門在會計年度終了后，再保管一年。期滿后，由財會會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管。

(二）銷毀：根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，會計檔案保管期滿需要銷毀時，由單位

3

檔案部門提出銷毀意見，會同賬會部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，報領(lǐng)導(dǎo)批準并報同級檔案部門備查。

擴展閱讀：某某公司會計檔案管理辦法

****公司會計檔案管理辦法

第一條為進一步加強會計檔案管理,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密，根據(jù)《公司法》、《企業(yè)財務(wù)管制度》及《會計檔案管理辦法》等法律、法規(guī)的要求，結(jié)合我司實際情況，特制定本管理辦法。

第二條公司各級財務(wù)部門應(yīng)嚴格履行財務(wù)職責，負責本公司的會計檔案管理辦法的具體實施。

第三條本辦法適用范圍：集團所屬公司應(yīng)遵照本管理辦法執(zhí)行。

第四條財務(wù)主管必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、財務(wù)分析、財務(wù)政策、管理制度等專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要材料和證據(jù)，具體包括：（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

（三）財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

（四）其他類：財務(wù)預(yù)算及分析材料、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計政策、管理制度、其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。

第六條會計檔案的裝訂和保管

1、每年形成的會計檔案，應(yīng)當按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，憑證用綿紙封口并蓋章，編制會計檔案保管清冊。

2、會計檔案的裝訂。會計檔案的裝訂包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他資料的裝訂，裝訂要符合國家會計檔案要求，內(nèi)容齊全，便于查閱。

3、會計檔案的保管。會計檔案由財務(wù)主管指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案由財務(wù)會計部門保管1年，期滿后應(yīng)由財務(wù)部門編造清冊移交本公司檔案部門保管。

第七條檔案部門接收保管的會計檔案，應(yīng)當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的應(yīng)會同財務(wù)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。

第八條會計檔案的借閱

1/1、會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出。如有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計機構(gòu)負責人（會計主管人員）批準。

2、公司外部單位借閱會計檔案時，應(yīng)持有該單位正式介紹信，經(jīng)被借閱單位會計主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。本單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時，應(yīng)經(jīng)本人所在單位財務(wù)主管或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。公司總部部門因工作需要須借閱各分子公司會計檔案時，應(yīng)經(jīng)公司財務(wù)總監(jiān)和被借閱單位財務(wù)主管批準后，方可辦理借閱手續(xù)。以上所有借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。格式如下：

查閱會計檔案登記備查本

借出日借閱部借閱/復(fù)制期門人核準憑證本數(shù)編人號憑證起訖號歸還日備期注3、借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記，不得拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件。如有特殊情況，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)主管批準后方能攜帶外出或復(fù)制原件。

4、借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。5、所有內(nèi)外部會計檔案借閱，一律須被借閱單位財務(wù)部檔案管理員全程陪同，借閱地點僅限本單位檔案室或財務(wù)部門。

第九條會計檔案的保管期限嚴格按照《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。相關(guān)會計檔案保管期限如下：序號一.1.2.3.二.4.5.檔案名稱會計憑證類原始憑證記賬憑證匯總憑證會計賬簿類總賬明細賬保管期限15年15年15年15年15年備注涉及外事的會計憑證為永久保存包括日記賬2/6.7.8.三.9.10.四.11.12.13.14.15.1617日記賬固定資產(chǎn)卡片輔助賬簿財務(wù)報告類月、季度財務(wù)報告年度財務(wù)報告(決算)其他類會計移交清冊會計檔案保管清冊會計檔案銷毀清冊銀行余額調(diào)節(jié)表銀行對賬單會計政策管理制度15年15年3年永久15年永久永久15年15年10年10年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年包括各級主管部門匯總財務(wù)報告包括文字分析包括文字分析第十條會計檔案的銷毀

1、會計檔案保管期限滿，需要銷毀時，應(yīng)由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定、嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審查，報請集團總裁、董事長批準后銷毀。但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。

2、銷毀檔案前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀會計檔案時應(yīng)由檔案管理部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，上級主管部門派員監(jiān)銷。

3、會計檔案銷毀后，經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查。

第十一條獎懲辦法

對會計檔案保管較好，有突出貢獻者，予以獎勵。對違反會計檔案管理者，視情輕重，予以行政處罰，情節(jié)較嚴重者由司法機關(guān)追究刑事責任。

第十二條本管理辦法未涉及到的其他事項按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，本辦法解釋權(quán)歸公司財務(wù)部門。

第十三條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

*****公司日期：年月日

3/

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