高校系部教學秘書的主要職責及素質(zhì)

高校系部教學秘書的主要職責及素質(zhì)

隨著高校改革的日益深化，教學管理體制和教學管理方法、手段的改革就顯得尤為重要。只有管理跟上了，教學各環(huán)節(jié)才能更好地發(fā)揮作用。而教學秘書在教學管理中起著很重要的作用，每一個教學環(huán)節(jié)都離不開教學秘書的參與，而其中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會影響教學秩序。要成為一名合格的教學秘書，不僅能為日常教學管理工作提供良好的環(huán)境，使教學工作順利進行，更應為教學環(huán)節(jié)提出合理化建議。因此，必須要明確教學秘書的主要職責和提高教學秘書的素質(zhì)。

一、教學秘書的主要職責

教學秘書工作是一個服務性質(zhì)的工作，它貫穿于教學運行過程的始終。其工作對象包括系（部）的廣大師生、領導、校教務處人員以至外系部分教師和學生家長等，其工作性質(zhì)與工作對象就決定了它的特點：工作內(nèi)容繁雜而瑣碎，工作強度高，責任性大。教學秘書是系（部）正常教學秩序運行的保證實施者。其在系（部）教學管理中的工作職責一般包括以下幾個方面。

1、協(xié)助領導對各種教學文件的組織制訂和貫徹執(zhí)行。教學秘書要協(xié)助系（部）領導組織制訂和修訂專業(yè)教學大綱和教學計劃，核查教學計劃的執(zhí)行，辦理教學計劃的調(diào)整手續(xù)；在領導制訂學期（學年）教學工作計劃中提出合理建議，并嚴格遵照執(zhí)行；在教學日歷、實驗教學日歷、課程設計及畢業(yè)設計等其他教學文件的格式制定方面要嚴格把關，以保證教學文件的規(guī)范化實施，為教學評價做準備。

2、嚴格執(zhí)行學籍管理規(guī)定，做好學籍管理工作。它要求教學秘書具有高度的責任心，實事求是，嚴肅認真，不徇私情。學籍管理工作的主要內(nèi)容包括：（1）負責建立、保管全系學生的學籍檔案；（2）辦理學生升、休、復、退、轉(zhuǎn)和留（降）級等各種手續(xù)，并及時記載學生學籍變動情況；（3）辦理學生的報到、注冊手續(xù)。

3、嚴格貫徹執(zhí)行教學管理各項規(guī)章制度，做好本部門教務工作。此項工作主要涵蓋以下幾方面：（1）根據(jù)教學計劃上報開課計劃；（2）根據(jù)教務處下達的教學任務協(xié)助系分管領導落實授課教師的安排及課表，并將選課結果通知相關教師和學生；（3）經(jīng)系領導同意后，受理本系教師的課程變動及調(diào)課，并統(tǒng)一到教務處辦理相關手續(xù)，并第一時間將課程的變動情況通知相關部門及人員，并做好記載，以免造成教學秩序的混亂；（4）經(jīng)常檢查了解授課教師執(zhí)行教學情況，協(xié)助有關領導組織好各項教學檢查工作并上報教務處；（5）落實教務處下達的各種考試安排。同時做好與考試相關的所有材料的組織、保管、發(fā)放等工作，做到無一差錯；（6）負責登記本系學生的考試成績，按時匯總報送本系教師開課班級的成績單；（7）負責本系所任課程的試卷保管工作。試卷保管周期為四年；（8）分類收集、整理各種材料并保存歸檔：教師教學原始材料、考務材料、教務處下發(fā)各種文件及通知、各種考評材料、畢業(yè)設計、課程設計資料等等；（9）協(xié)助領導組織安排教學工作會議及試講、評選等各種教學活動。各種材料的規(guī)范化管理要始終伴隨教學管理工作之中。

4、協(xié)助教材科做好本系的教材管理工作。協(xié)助院（系）主管領導和有關教師做好每年春秋兩季及零購教材（含講義）的征訂工作，及時、規(guī)范將有關材料整理、統(tǒng)計并上報教務處；協(xié)助主管領導做好本系教師用書經(jīng)費的結算工作等；及時反饋教師、學生對使用教材的有關信息。

5、畢業(yè)生工作。負責畢業(yè)生的成績整理核查工作，及時報送最后一學期各科成績及畢業(yè)論文成績；編報畢（結）業(yè)和授予學士學位的學生名單，經(jīng)系審核后填寫《畢業(yè)生資格審核表》送教務科核對后留存；根據(jù)系審核通過的名單組織填寫畢業(yè)證書和學位證書，并負責發(fā)放；協(xié)助辦理畢業(yè)生離校手續(xù)。

6、認真及時做好教務處與系之間的信息溝通。負責教學文件的收、發(fā)、保管，及時填報有關報表。完成系領導交辦的其它工作。

教學秘書的作用是通過其在高校教育管理中的工作內(nèi)容體現(xiàn)的。主要包括參謀作用、調(diào)度作用和服務作用。

二、教學秘書應具備的綜合素質(zhì)

隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，社會對人才的需求也由原來的單一型向復合型轉(zhuǎn)變，使高等院校面臨更大的機遇與挑戰(zhàn)。為適應新時代的發(fā)展，高校不斷深化教育教學改革。面對新形勢，教學秘書不能把自己局限于抄抄寫寫、收收發(fā)發(fā)、跑腿學舌，應盡快適應高校教育教學改革發(fā)展的需要，適應21世紀人才培養(yǎng)的需求，提高自身的綜合素質(zhì)。

1、熱愛本職工作，樹立全心全意為教學服務的思想。從教學秘書在教學管理工作的內(nèi)容可見，教學秘書的工作是繁重而辛苦的，也是一個系（部）保證正常有序的教學秩序所必不可少的要素之一，因此一定要看重自己的工作，糾正無為思想，愛崗敬業(yè)，具有堅持原則、遵章守紀、任勞任怨、嚴謹求實的工作指導思想及工作作風，做到熱心、細心、誠心、耐心，全身心地投入工作，做到“學為人師，行為世范”，才能盡到自己在教育工作中的職責，才能做到“服務育人”。這也是職業(yè)道德的基本要求。

2、做好領導的參謀和助手。不能只當聽眾，不做參謀。對自己所負責的工作，在權限內(nèi)的應照章去做，自己決定不了的，應提出意見、方案，由領導拿主意；感到領導處理得不恰當，應勇于闡明自己的意見，供領導考慮，以免失誤。

3、通過不斷的學習提高自身素質(zhì)，努力做到：

（1）努力學習教學管理的有關規(guī)章制度，做到運用自如。教學管理規(guī)章制度是教學工作的指揮棒，離開了這些，教學工作將寸步難行，因此，要熟練掌握教學管理的有關規(guī)章制度，如：學籍處理規(guī)定，休、復、停學規(guī)定，選課的規(guī)定，關于考試管理的規(guī)定、教學計劃等，這是做好教學管理工作的前提。（2）提高分析問題與解決問題的能力。有些教學秘書長期以來形成了工作中不動腦筋想問題的習慣，遇事找領導拿主意，這種習慣勢必使教學管理不活躍，缺乏創(chuàng)造性。因此，應培養(yǎng)教學秘書動腦筋想問題的能力，不僅能敏銳地發(fā)現(xiàn)教學管理領域的問題，還要分析是什么原因引起的，通過分析，提出自己的建議或處理問題的方法。對會動腦筋想問題的具體要求：一是幫助領導想問題，遇事能提出自己的建議，供領導決策，當好領導的參謀；二是能獨立思考問題，能獨擋一面，遇事必須能夠自己動腦筋想問題，對所遇之事做出正確評價，不事事依賴領導拿主意；三是要能創(chuàng)造性地研究新情況，解決新問題，對教學管理出現(xiàn)的新問題，要能潛心研究，總結經(jīng)驗，想出創(chuàng)造性開展工作的點子來。

（3）提高口頭和文字表達能力。動筆和動口是教學秘書開展工作的主要途徑和必備的基本素質(zhì)，要能動嘴把所表達的東西說清楚，以便于領導采納和支持你的建議，當然，并不是言之無物的夸夸其談，而是能夠準確、生動、簡明地講清問題；除此之外要求教學秘書能起草一般的公文，能寫報告、總結，能寫出具有理論性、探討性的文章，特別是教學管理方面的文章。

（4）提高組織協(xié)調(diào)能力。教學秘書擔負著校、系的教學管理工作，涉及的部門很多，這就要求教學秘書要有一定的組織協(xié)調(diào)能力。一方面，要根據(jù)自己所管工作，聯(lián)系校、系的教學，組織發(fā)動你所管轄的人完成你的工作，把大家的積極性調(diào)動起來，用整體的力量創(chuàng)造性地完成任務；另一方面，要協(xié)調(diào)好各方面的關系，便于開展工作。

（5）提高計算機應用能力。必須采用計算機管理以提高工作和準確度，減少實施學分制后教學管理所增加的工作量和難度，為保證教學管理的實施和改進，提高教學管理人員的計算機應用能力是至關重要的，使教學管理規(guī)范化、科學化。

（6）自我控制與管理能力。教學秘書要樹立教學管理人員的形象，能自己管好自己，不說超出原則的話，不做超出原則的事，嚴于律已，遵守紀律，提高自己的服務質(zhì)量，調(diào)節(jié)自己的情緒，改進自己的思想、行為、作風等方面的不足。

提高教學秘書分析與處理問題的能力，要不斷實踐，多做工作，才能提高其能力。要熟練地處理某一問題，就必須平時多接觸，經(jīng)常處理此類問題才可能達到較高的熟練程度。要有不努力提高素質(zhì)就會落伍，就有被淘汰的緊迫感。

因此，教學秘書必須明確自身的主要職責，努力提高自身的素質(zhì)，以適應教學管理體制改革的需要。

參考文獻：

[1]劉云峰，高校系部辦公室管理之我見[J],河南科技大學教育研究,201*,(2)[2]丁福興，高校教學秘書應掌握基本的數(shù)據(jù)庫技術[J].秘書,201*,(9)[3]余厚洪，新時期高校系科教學秘書工作特點及要求，麗水學院學報，201*(6)

擴展閱讀：高職院校系部教學秘書能力結構論文

淺談高職院校系部教學秘書的能力結構

摘要:隨著高職院校的迅速發(fā)展,提高教學管理水平已成為必然要求,而教學秘書在提高教學管理水平活動中扮演著不可替代的重要角色。本文從教學秘書工作性質(zhì)出發(fā),結合實際工作及存在的問題,闡述了教學秘書履行職責必備的基本能力處理信息資料的能力、溝通的能力、文字處理的能力、辦公自動化能力和創(chuàng)新的能力。這些基本能力對保證教學工作的完成起著重要的作用。關鍵詞:高職院校教學秘書能力結構

教學活動是各級各類學校工作的核心,一個學校整體的教學水平和社會聲譽來自學校各系部等基層單位的工作業(yè)績,以及培養(yǎng)出來的學生在社會上的聲譽。系級教學單位的一切工作是學校興旺發(fā)展的前提。在系級組織中,教學秘書從組織、落實教學計劃到協(xié)調(diào)配置教學資源都起著橋梁的作用。這項平凡而艱巨的工作對教學秘書的能力結構要求甚高,明白這些能力要求并在工作實踐中有意識地培養(yǎng)這些能力,是教學秘書從新手到專家轉(zhuǎn)變的必經(jīng)環(huán)節(jié)。在社會競爭日益激烈的今天,作為教學秘書,認識一個合格教學秘書的能力結構,對增強高職院校的競爭力和生存力具有重要的意義。高職院校教學秘書的工作主要是協(xié)助系主任處理日常系里的具體事務,執(zhí)行系領導指派的工作,是系領導的助手。教學秘書的工作既有制定教學計劃,任課申報、申請專業(yè)、對教師教學效果的考評等活動,又有參加校內(nèi)各機關的會議,與上下級溝通的交往活動。工作性質(zhì)決定了教學秘書應具有不同于教師、資料員的能力。

1高職院校教學秘書的工作性質(zhì)1.1輔助性

教學秘書主要是從屬于領導,根據(jù)系領導每個階段的工作中心和要求,安排系里教學工作的具體事宜,保證各項工作的落實,對布置的工作教學秘書要做好跟蹤,督促各有關人員完成。同時,收集實施工作時的各種反饋信息,及時客觀地向系領導匯報,為進一步推進工作的進程,為系級領導的決策提供依據(jù)。

教學秘書的輔助性要求克服無視教學實際的情況,消極地被動地執(zhí)行任務,事事迎合領導的思想和做法,應客觀、適時地反映教學活動中存在的問題。此外,不能把自己等價于領導,言談舉止要和藹,一切工作從團結出發(fā),以提高教學質(zhì)量為己任。1.2參謀性

教學秘書的職責不僅是發(fā)揮執(zhí)行功能,而且還應當協(xié)助領導起參謀的作用。教學秘書是連結系領導、教務處及各系部的橋梁,他們非常熟悉與教師教學科研工作相關的各項政策和要求。不僅如此,他們還熟悉教學資源的實際配置情況,各教學人員的秉性及實際從事的各種活動。

教學秘書的這種先天優(yōu)勢為充當領導的參謀準備了物質(zhì)條件,教學秘書應多提供一些建議和新方案,供領導作決策時參考。決策做出后,教學秘書一方面應及時收集決策執(zhí)行過程中各個環(huán)節(jié)的反饋信息,及時向系領導匯報,總之,這些信息為領導修改和重新決策提供了寶貴的依據(jù),為推進教學改革發(fā)揮著重要作用。

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