高校教學秘書的工作

教學秘書工作

教學活動是各級各類學校工作的核心，高等學校系級人員各司其職，盡最大力量發(fā)揮自己的作用，完成上級部門布置的各項任務，提高教學質量，滿足社會對人才標準的要求。一個學校整體的教學水平和社會聲譽來自學校各級學院、系等基層單位的工作業(yè)績，以及培養(yǎng)出來的學生在社會上的聲譽。系級教學單位的一切工作是學校興旺發(fā)展的前提。在系級組織中，教學秘書從組織、落實教學計劃到協調配置教學資源都起著橋梁的作用。這項平凡而艱巨的工作對教學秘書的能力結構要求甚高，明白這些能力要求并在工作實踐中有意識地培養(yǎng)這些能力，是教學秘書從新手到專家轉變的必經環(huán)節(jié)。在社會轉向市場經濟的今天，競爭已滲入高校的各個環(huán)節(jié)，作為教學秘書，認識一個合格教學秘書的能力結構，對增強高校的競爭力和生存力具有重要的意義。

高校教學秘書的工作主要是協助系主任處理日常系里的具體事務，執(zhí)行系領導指派的工作，是系領導的助手。從這個意義上講，教學秘書的工作既有制定教學計劃，任課申報、申請專業(yè)、對教師教學效果的考評等活動，又有參加校內各機關的會議，與上下級溝通的交往活動。工作性質決定了教學秘書應具有不同于教師、資料員的能力。

1、高校教學秘書的工作性質（1）輔助性

教學秘書主要是從屬于領導，根據系領導每個階段的工作中心和要求，安排系里教學工作的具體事宜，保證各項工作的落實。在實際執(zhí)行決策過程中，由于系領導工作忙，不可能面面俱到對各種情況分清類別是，親自處理，在這種情況下必須依靠教學秘書去適時建議和協助處理。然后，對布置的工作教學秘書要做好跟蹤，督促各有關人員完成。同時，收集實施工作時的各種反饋信息，及時客觀地向系領導匯報，為進一步推進工作的進程，為系級領導的決策提供依據。教學秘書的輔助性要求克服無視教學實際的情況，消極地被動地執(zhí)行任務，事事迎合領導的思想和做法，應客觀、適時地反映教學活動中存在的問題。此外，不能把自己等價于領導，言談舉止要和藹，有意見要擺在桌面，切忌背后議論。一切工作從團結出發(fā)，以提高教學質量為己任。（2）參謀性

教學秘書的職責不僅是發(fā)揮執(zhí)行功能，而且還應當協助領導起參謀的作用。教學秘書是連結系領導、教務處及各系部的橋梁，他們非常熟悉與教師教學科研工作

相關的各項政策和要求。不僅如此，他們還熟悉教學資源的實際配置情況，各教學人員的秉性及實際從事的各種活動。教學秘書的這種先天優(yōu)勢為充當領導的參謀準備了物質條件，教學秘書應多提供一些建議和新方案，供領導作決策時參考。決策做出后，教學秘書一方面應及時收集決策執(zhí)行過程中各個環(huán)節(jié)的反饋信息，及時向系領導匯報，另一方面教學秘書應積極調查教學過程中出現的新情況，各兄弟院校校的改革信息，并做好分類整理存檔工作�？傊�，這些信息為領導修改和重新決策提供了寶貴的依據，為推進教學改革發(fā)揮著重要作用。

2、教學秘書的能力結構

能力是影響個體順利完成活動所必備的心理條件的綜合。從教學秘書的工作性質出發(fā)，教學秘書的能力是影響順利完成教學秘書工作的必備心理條件綜合。具體包括以下幾種：

（1）處理信息資料的能力

教學秘書的工作是具體的，每天要面對大量的文件、電話、會議、資料，這些材料都是從不同環(huán)節(jié)和角度，保證教學工作的順利進行。這些信息材料的時效性、指導性和收藏價值各不相同，它涉及到目前乃至今后教學的評估，教師的考核以及新專業(yè)的設置等教學工作，教學秘書必須具有迅速、準確地處理這些材料的能力，也就是對材料分門別類，收藏存檔，并向系領導及時匯報，向有關教師及時通知。同時，教學秘書還要客觀、全面、及時地采集基層的反饋信息，及時整理、報告有關領導，以進一步執(zhí)行決策或調整補充，完善決策，使之更加符合教學實際的需求。

總之，教學秘書懼整理的信息是校（系）級領導做決策的依據，信息的及時，客觀全面，直接關系到校（系）級管理工作的效率，信息處理的不好，就會影響到有關領導的科學決策。因此，處理信息不僅是教學秘書的重要工作也是他們必須具備的能力。

（2）具有良好溝通的能力

秘書的工作是輔助系主任處理的日常事務，確保教學的工作有條不紊地展開。這種工作避免不了時刻與人打交道，既有聯系學校各部門機關和廣大教職工，又有來自基層的匯報和請示的問題。這需要教學秘書是有較強的溝通能力。這是因為教學秘書參加校內各機關的會議，經常和上下左右部門的人員傳遞消息，加之他們的個性不同，而且由于工作不同所形成文化氛圍也不同，為達到溝

通暢通，需要教學秘書在堅持原則的前提下，要有靈活性和應變性，適時地進行印象整飭，熱情而又機智、幽默地傳遞信息。

在進行口頭語言溝通時，秘書常常即席而發(fā)，沒有時間在表達思想時字斟句酌，這需要教學秘書在熟悉工作業(yè)務的同時，應加強邏輯學、社會心理學、修辭學、教育學、專業(yè)知識等知識的學習，提高講演藝術和精確陳述思想的能力，提高溝通效果。

（3）協調合作的能力

協調是指多個部門，多個成員間的互相配合，它既有數量的配合，又有各項工作的時間配合以及行動的配合。與其它教師相比，教學秘書的許多工作需要與他人協同合作方能完成任務。

教學秘書作為系領導的助手和參謀在協助系領導部署、安排教學活動時，要積極主動，同時對事物的發(fā)展要有預見性。

要充分考慮各個教師特點和需要的前提下對各項事情的輕重緩急，所需時間極易出現問題的環(huán)節(jié)做到心中有數。綜合這些方面的情況，有理有據地安排系里有關的教學活動。教學秘書在協助領導做好協調各相關領導人員的工作時，應有發(fā)展的觀點，對要協調領導安排、檢查、調研工作的各環(huán)節(jié)事先應認真思考一番，對可能出現的情況應有準備，以防意外。教學秘書應有這種能力，幫助系里領導協調處理各種事務，以推動系里工作順利進行。教學秘書還應有合作的觀念和能力。教學秘書在協助系領導下達和督促其他人員完成任務的同時，要有明確的角色定位，不能把自己等價于領導，言行舉止要和藹，不應高人一等，實際工作要任勞任怨，只有這樣，才能與辦公室其他人員處理好協同合作的問題。此外，教學秘書還要與上級業(yè)務部門，如教務處、科研處等部門進行聯系合作。

總之，協同合作才能完成各項任務，教學秘書要有這種合作的精神，更要有這種能力。教學工作雖然大家各有分工，但它是在合作、互助的基礎上的分工，許多事情要互相理解、體諒。（4）文字寫作的能力

寫作能力是教學秘書完成工作的基本功，無論是學校內部溝通信息或者是對外進行交流，都離不開信函和文稿的撰寫。及時、準確、簡潔地使用書面語言寫作，完整地表達思想，都將直接影響到教學秘書工作的質量。文字寫作能力對于教學秘書來說是必不可少的，是一個合格教學秘書的基本要求。

要提高寫作能力，必須不斷增加寫作的修養(yǎng)、強化寫作訓練，日常工作中各種教

學文稿寫好后，要反復讀幾遍，刪除含混的字詞和不符合語法的句子。值得一提的是，教學秘書的寫作應從公文寫作的特點出發(fā)，掌握好教學公文的格式和術語，寫出的報告要結構層次分明語言準確、鮮明生動，這是對教學公文寫作的基本要求�？傊�，多讀多寫是提高寫作的基本和唯一手段，教學秘書應注意平時的積累和提高。

（5）計算機管理操作的能力

計算機的使用已廣泛地進入高校機關的各個部門，熟練掌握和使用計算機是教學秘書的基本技能。計算機顯著特點是功能多、效率高、速度快。教學秘書的許多日常事務工作，如學籍管理、檔案管理、教學計劃修訂等工作都利用計算機完成。計算機在現代社會中的影響越來越廣泛，隨著加入世貿，高校與國外的交流和聯系也日益頻繁，外語的聽說能力也日益顯得重要，計算機和外語作現代社會的重要溝通工具，與人們的工作聯系不斷密切。教學秘書要不斷加強使用這些工具的水平，以適應未來工作的各種要求，教學秘書要有這種預見和緊迫感。（6）創(chuàng)新和開創(chuàng)能力

創(chuàng)新是時代的要求，是社會主義市場經濟對社會各行各業(yè)提出的要求。有創(chuàng)新才有發(fā)展，可持續(xù)發(fā)展是我們一切事業(yè)的靈魂。在日益競爭的社會中，只有不斷創(chuàng)新，高校以及所屬院系才能在競爭的環(huán)境是生存和發(fā)展。

作為系領導助手和參謀的教學秘書，應該具有創(chuàng)新和開拓的能力，經常關注并收集各兄弟院校，甚至國外高校相關專業(yè)、系專業(yè)設置的改革信息，社會對人才需求規(guī)格的信息，以及教學、管理的新措施等。除了對有關信息材料分類整理，向系領導匯報外，還應綜合分析，形成自己的思想和見解，為領導提供教學、管理的新建議。從而有效地獲取最新的發(fā)展信息，給領導的決策提供科學的依據。總之，高等教育的發(fā)展，要求高校各教學單位及教學管理人員之間協調配合，做好這項工作，對于高校系、處所領導順利開展工作有積極的促進作用。在這個過程中，教學秘書的橋梁和中介作用非常重要，高校教學秘書應不斷學習，更新自己的管理科學和專業(yè)知識以及應用技能，更好地為教學服務，為推進我國高等學校改革發(fā)揮重大的作用。

擴展閱讀：做好高校教學秘書工作的幾點認識和建議

做好高校教學秘書工作的幾點認識和建議

摘要：教學秘書工作是高校教學管理工作中的一個重要環(huán)節(jié)，教學秘書作為一線管理者，其地位獨特，在教學管理系統(tǒng)中發(fā)揮著參謀助手、組織協調、服務保障的重要作用。并對如何做好教學秘書工作提出了創(chuàng)新理念，提高認識和服務意識，增強使命感和責任感；加強學習，提高管理水平和綜合能力；創(chuàng)新工作方法等建議。

關鍵詞：教學秘書；教學管理；高校一、高校教學秘書在教學管理中的作用教學工作是高校的中心工作，教學管理在高校管理中占有特別重要的地位。教學質量管理是教學管理的核心，是人才培養(yǎng)質量的重要保證。教學秘書是系級教務管理工作的具體執(zhí)行者、實施者，各項教學活動的組織者、安排者，作為聯系教師和學生、教師和教師，系與系教學工作的橋梁和紐帶，滲透教學計劃管理、運行管理、質量管理的各個方面和環(huán)節(jié)，因此其地位獨特，作用不容忽視。

1.助手參謀作用教學秘書直接管理教學事務，獲取信息快捷而可靠，可以盡快糾正教學過程中執(zhí)行任務的偏差，不僅協助系主任處理系里的具體事務，如教學工作方案的制定與實施、落實與檢查、評價與改進等，還應該積極調查并發(fā)現新情況、解決新問題，研究新方案、采取新措施，主動為領導提供可靠的第一手資料，在必要的情況下提出合理化建議，為系領導的決策創(chuàng)造條件，起到參謀的作用。

2.組織協調作用教學管理涉及方方面面，在這個蓬大而又相互牽連的網絡中，教學秘書處于樞紐位置。在教務管理工作中，教學秘書負責組織、落實各項教學工作，教學主管領導的工作一般是決策性、全局性、統(tǒng)籌性的，而面向廣大師生的、具體的工作卻由教學秘書直接管理和落實。如排課、調課、征訂教材、落實教學計劃、安排各類考試、學生成績管理、畢業(yè)生畢業(yè)資格審查、畢業(yè)證書和學位證書管理、核算教師工作量及教學津貼等等，都要由教學秘書組織完成。同時，由于教學管理的許多活動呈現縱橫交錯的網絡關系，教學任務的完成是由許多部門共同完成的，教學秘書也是教師、學生和教學職能部門之間的紐帶和橋梁，具有上傳下達、協調左右、互通情況、溝通信息、改善關系、合理統(tǒng)籌的作用，其協調職能發(fā)揮得好壞將對系（院）的教學活動產生直接影響。如果協調不好，就會造成混亂，或者導致矛盾，從而影響教學質量。

3.服務保障作用管理也是一種服務。教學秘書從事的工作是教學行政管理即教學管理，是對教學計劃實施過程中的常規(guī)管理，是提高教學質量的重要前提和基礎，是系（院）級教學秘書的一項日常性的工作，也是教學秘書工作的重點所在，其主要目的是維持正常的教學秩序、保證教學任務的順利完成。教學秘書扮演的是“服務教學、服務教師、服務學生”的角色，應該加強與教師、學生的溝通，主動為廣大師生著想，及時反饋教論文發(fā)表學信息，切實做好本職工作，真正把服務落實于各項教學管理工作中，為日常教學活動的順利進行提供保障。如：教師的教學工作進度、課堂教學的考勤和質量監(jiān)控、教學工作量的核算、教研活動的開展、學生的學習情況、考試成績的及時記錄；學期中和學期末做的教學工作總結，考試后的教學質量分析等，教學秘書都必須熟悉掌握，并組織力量，合理安排，切實實施。

二、關于做好教學秘書工作的幾點建議綜上所述，教學秘書不只是“收發(fā)員”、“通信員”、“勤雜工”，必須認識到其在教學質量管理中的重要性。有人說：“教學秘書是半個系主任”，此話不無道理。因而，作為教學秘書不應存在自卑感，要充分發(fā)揮工作的積極性，主動性和創(chuàng)造性，充分發(fā)揮教學秘書在教學質量管理中的作用。

創(chuàng)新理念，提高認識和服務意識，增強使命感和責任感理念創(chuàng)新就是指從事教學秘書工作的人員要沖破長期以來部分人的偏見，熱愛本職工作。在實際工作中，一些系教學秘書放棄了所學的專業(yè)，把主要精力放在教學管理工作上，與同期從事專業(yè)的教師相比，他們要付出更多的努力，但部分高校的領導缺乏對教學秘書工作正確的認識和評價，輕視教學秘書在基層教學管理中發(fā)揮的作用，學校在教學秘書人員配備、業(yè)務學習、崗前培訓、工作待遇、職稱評定等方面不夠重視，在客觀上造成從事教學秘書工作的人員有自卑心理，不熱愛自己的工作，也不安心自己的工作，尋找機會離開原工作崗位去謀求自身的發(fā)展。這種境況要求在學校解決其自身存在問題的同時，高校教學秘書必須具有高度的政治覺悟和高尚的道德情操，還必須有高度的責任感和強烈的事業(yè)心，認清自己從事的工作在高校生存和發(fā)展中所處的地位和作用，提高全心全意為教學服務，為教師服務，為學生服務的意識，忠于職守，在教學秘書崗位上不計較個人得失，樂于奉獻，全心全意為黨的教育事業(yè)服務，真正擔負起管理育人、服務育人的重擔，通過出色的工作實現自己的人生目標。

2.加強學習，提高管理水平和綜合能力教學管理既是行政管理，又是學術管理。教學秘書首先要熟悉本單位各門學科的基本知識、結構體系，了解各科教學大綱的要求和各門課程之間的聯系，熟悉教學過程和教學規(guī)律，才能及時協助系領導解決教學中出現的問題，當好領導的助手、參謀。其次，要學習管理科學知識，尤其是教育行政管理和教學管理的專門知識，只有具備了這方面的知識，才能建立緊跟時代脈搏的教育思想和教育觀念，實現“內行”管理。最后，教學秘書要協助領導管好教學工作，除具備相應的業(yè)務知識以外，還要具備較強的綜合、協調能力、組織能力和信息技術處理能力，必須不斷地提高計算機應用能力，熟練掌握網絡信息、數據庫操作、文字處理技術等，以適應時代的飛速發(fā)展。

3.創(chuàng)新工作方法科學的工作方法是教學秘書順利完成教學管理工作的重要條件，也是教學秘書工作能力強弱的重要體現，有了科學的工作方法，教學秘書工作才能收到事半功倍的效果。從教學秘書工作的特點看，配合新時期高校教學管理改革和發(fā)展的需要，其工作方法必須實現創(chuàng)新。第一，教學秘書要有開拓創(chuàng)新的精神，在做好服務性、輔助性、協調性工作的基礎上，充分發(fā)揮自己的主觀能動性，積極思考，敢于突破條條框框，努力旅游論文發(fā)表探索教學管理的新途徑、新方法和新思路，做到與俱進，不斷提高。第二，在掌握教學管理規(guī)律的基礎上，實現教學管理的科學化、制度化、規(guī)范化。第三，理清頭緒，分清主次，集中匯報，重點處理。第四，必須有嚴謹求實的工作作風，任何時候都不可有絲毫的疏漏和懈怠，做到靜心、耐心、細心。第五，要深入教師和學生中，一方面了解他們的工作和學習情況，幫助他們排憂解難；另一方面有些常規(guī)性的工作可以交給他們去做，這樣既可以充分調動師生工作的積極性，又減輕教學秘書的工作壓力；第六，在教學管理各環(huán)節(jié)上要充分利用計算機和網絡技術，實行“電子教務”，即一些臨時性的事務通知，及一些教學管理文件，完全可以通過網絡發(fā)布出去，師生都養(yǎng)成從校園網上查看教學管理信息的習慣，使教學管理工作更快捷、更高效。

此外，學校要充分肯定教學秘書的地位和作用，高度重視教學秘書工作，從政策上、思想上和工作上關心、支持教學秘書的工作。無論是在獎金發(fā)放、職務晉升、職稱評定、表彰先進方面，還是在開展教學管理、科學研究等問題上，都要建立相應的激勵機制，并不定期地組織教學秘書參加培訓，把他們送到同類院校參觀學習，定期組織開展經驗交流等等，通過多種渠道解決教學秘書的后顧之憂。使教學秘書充分發(fā)揮其在教學質量管理中的重要作用，共同為提高教學質量，培養(yǎng)高素質人才作貢獻。

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