淺談新時期下的高校教學(xué)秘書工作

摘要：在新時期下，如何提高教學(xué)秘書的工作能力，調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性，規(guī)范管理教學(xué)秘書隊(duì)伍，是高等教育改革工作中的重要問題。關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書;積極性;規(guī)范管理

隨著以“提高教學(xué)質(zhì)量”為中心的高等教育改革工作的不斷推進(jìn)，給教學(xué)管理工作帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。教學(xué)秘書作為高等教育管理工作環(huán)節(jié)中的基層崗位，擔(dān)負(fù)著提高教學(xué)質(zhì)量、保障教學(xué)秩序、落實(shí)教學(xué)管理措施等重任。教學(xué)秘書工作質(zhì)量的好壞，將直接影響到學(xué)校的教學(xué)工作和教學(xué)質(zhì)量。因此，在新時期下，如何提高教學(xué)秘書的工作能力，調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性，規(guī)范管理教學(xué)秘書隊(duì)伍，是高等教育改革工作中的重要問題。

一、教學(xué)秘書能力結(jié)構(gòu)分析

《高等學(xué)校教學(xué)管理要點(diǎn)》指出：“系(院)可設(shè)教學(xué)秘書和教務(wù)員，在教學(xué)系主任(院長)領(lǐng)導(dǎo)下，處理日常教學(xué)行政工作并從事教學(xué)狀態(tài)、質(zhì)量信息的經(jīng)常性調(diào)查了解工作”。它明確界定了教學(xué)秘書的行政關(guān)系和崗位職責(zé)范圍，高校教學(xué)秘書不是決策者，而是決策者的參謀、助手和執(zhí)行者[1]。教學(xué)秘書作為一個信息傳達(dá)者，需要將學(xué)校政策、領(lǐng)導(dǎo)意圖、教學(xué)信息等準(zhǔn)確而及時的傳達(dá)到各環(huán)節(jié)。作為一個管理者，需要將管理政策層層落實(shí)到各環(huán)節(jié)，并督促執(zhí)行。作為一個協(xié)調(diào)者，需要在學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與教師之間、教師與學(xué)生之間，作好各類具體事務(wù)的協(xié)調(diào)溝通工作。管理角色的多面性，決定了教學(xué)秘書需要具備多方面的工作能力。

(一)公文處理能力。教學(xué)秘書作為一個信息傳達(dá)者。在日常教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書需要傳達(dá)和協(xié)助執(zhí)行學(xué)校的規(guī)章制度;落實(shí)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)任務(wù);傳遞教學(xué)信息等。這就要求教學(xué)秘書熟悉公文寫作知識、能熟練使用教學(xué)軟件、有一定的計(jì)算機(jī)操作能力。以保證能夠及時、準(zhǔn)確地傳遞信息，層層落實(shí)管理政策。(二)教學(xué)管理能力。教學(xué)秘書作為一個管理者，需要協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)制定教學(xué)計(jì)劃、管理規(guī)定;定期安排教學(xué)檢查、進(jìn)行教學(xué)總結(jié);落實(shí)授課計(jì)劃;組織期末考試安排;協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)處理各類突發(fā)教學(xué)實(shí)踐。這就要求教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)熟知當(dāng)前時期高校教學(xué)工作的指導(dǎo)思想、學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度;學(xué)習(xí)高等教育管理理論知識，彌補(bǔ)專業(yè)不足的劣勢，更好地掌握教育管理的運(yùn)行規(guī)律。

(三)協(xié)調(diào)溝通能力。教學(xué)秘書作為一個協(xié)調(diào)者，需要加強(qiáng)和學(xué)校多個部門的溝通聯(lián)系，在必要的時候給主管領(lǐng)導(dǎo)提供合適的建議，快速、準(zhǔn)確、有效的協(xié)調(diào)解決教師教學(xué)中、學(xué)生學(xué)習(xí)中出現(xiàn)的各類問題，從而起到服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生的作用。比如：教學(xué)秘書在長期的教學(xué)工作中，注意了解課程使用多媒體課件教學(xué)的情況，教師課程教學(xué)的習(xí)慣等，在主管領(lǐng)導(dǎo)審核分配資源的時候，給予適當(dāng)?shù)慕ㄗh。在排課時，做到最大化滿足教師需求。在學(xué)生每次選課期間，會出現(xiàn)各種特殊的問題，欠費(fèi)、模塊學(xué)分修讀不足、教學(xué)班人數(shù)上限不足、課程性質(zhì)學(xué)分變動等。面對這些情況，就需要教學(xué)秘書熟悉每個版本教學(xué)指導(dǎo)書的變化，熟悉學(xué)校的相關(guān)制度，向教務(wù)處相關(guān)部門反饋問題、協(xié)調(diào)解決辦法，及時幫助學(xué)生解決問題。二、調(diào)動教學(xué)秘書工作積極性

教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理中不可或缺的位置，其工作積極性的高低，直接影響著學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)秩序運(yùn)行是否通暢。因此如何調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性，也是學(xué)校教學(xué)管理建設(shè)的一個重要問題。(一)充分給予教學(xué)秘書支持和信任。教學(xué)秘書工作繁雜瑣碎，不易產(chǎn)生明顯的成果，長久從事重復(fù)性的事務(wù)勞動，容易滋生消極怠工情緒。這就需要各級領(lǐng)導(dǎo)給予教學(xué)秘書充分的關(guān)心和信任，在必要時候給予支持和鼓勵。

(二)創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。教學(xué)秘書在處理日常事務(wù)時候，通常要花費(fèi)大量精力，無法專心于教學(xué)管理理論研究，甚至難于加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。要激發(fā)教學(xué)秘書工作的積極性，促使教學(xué)秘書改變事務(wù)型的工作觀念，應(yīng)當(dāng)適時開展業(yè)務(wù)再教育的研討交流活動，啟發(fā)思維、取長補(bǔ)短。同時，應(yīng)當(dāng)在職稱評定給予教學(xué)秘書支持和肯定;在工資待遇上，應(yīng)當(dāng)?shù)韧�于其他同等學(xué)歷、資力的教職員工;關(guān)心廣大教學(xué)秘書的切身利益，消除后顧之憂。三、規(guī)范教學(xué)秘書隊(duì)伍管理

目前，高等教育已經(jīng)由精英化教育向大眾化教育發(fā)展，招生人數(shù)成倍數(shù)的擴(kuò)張，二級院系的規(guī)模急劇膨脹，教務(wù)工作量成倍增長。因此，建議一支規(guī)范的教學(xué)秘書隊(duì)伍，是保障教學(xué)管理正常運(yùn)行的關(guān)鍵因素。(一)規(guī)范教學(xué)秘書任用選拔制度。長期以來，教學(xué)秘書在任用選拔上存在隨意性。大部分教學(xué)秘書，專業(yè)不對口，上崗前沒有專門的教育管理培訓(xùn);大部分從業(yè)人員處于兼職狀態(tài)，在主要從事教學(xué)工作的同時，兼職教學(xué)秘書事務(wù)。在教學(xué)秘書的選拔任用上，學(xué)校和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視教學(xué)秘書的重要性和工作的復(fù)雜性，嚴(yán)格把好教學(xué)秘書“入口”關(guān)，選擇專業(yè)相關(guān)、能力、素質(zhì)、學(xué)歷層次等較高的人員充實(shí)到這支隊(duì)伍中來[2]。(免費(fèi)看電影tang)

(二)合理設(shè)置教學(xué)秘書崗位。針對目前高校招生人數(shù)急劇擴(kuò)張，新專業(yè)增加的情況，高校應(yīng)當(dāng)就院系規(guī)模變化的情況相應(yīng)地增減教學(xué)秘書崗位的人員配備。根據(jù)面向?qū)W生的學(xué)歷層次高低、師生人數(shù)多少、專業(yè)多寡，配置1-3名教學(xué)秘書處理教學(xué)事務(wù)。其次，應(yīng)當(dāng)配置專職教學(xué)秘書。許多學(xué)校由于行政崗位編制的限制，教學(xué)秘書往往采取兼職的方式設(shè)置。教學(xué)秘書往往還兼職科研秘書、行政秘書等多種職務(wù)。諸多繁雜混合的工作，不利于教學(xué)秘書專注于教學(xué)管理工作，容易起到事半功倍的效果。

綜上所述，在高等教育事業(yè)不斷改革發(fā)展的今天，教學(xué)秘書工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在新時期下，不斷提高教學(xué)秘書的工作能力，充分調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性，進(jìn)一步規(guī)范管理教學(xué)秘書隊(duì)伍，建立快速、高效、專業(yè)的管理體系，才能在“提高教學(xué)質(zhì)量”的高等教育改革中起到積極作用。

擴(kuò)展閱讀：論新時期高校教學(xué)秘書崗位的重要性及素質(zhì)要求

論新時期高校教學(xué)秘書的重要性及教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

苗苗，宋淑貞

（大連工業(yè)大學(xué)藝術(shù)設(shè)計(jì)學(xué)院，遼寧，大連，116034）

摘要：社會不斷進(jìn)步，要求高校輸送更多優(yōu)秀人才。高校教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中占有很重要的地位，要求教學(xué)秘書認(rèn)清職責(zé)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，勇于創(chuàng)新，不斷提高自身素質(zhì)，為高等院校的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；素質(zhì)要求；高校管理

隨著高校教學(xué)改革的進(jìn)一步深化，近年來高校規(guī)模日益壯大，專業(yè)設(shè)置及招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)急劇增加，專業(yè)教師隊(duì)伍迅速膨脹，教學(xué)管理職能面臨著巨大的考驗(yàn)。為了保障向社會輸送高素質(zhì)的彈性人才，高校在建設(shè)高質(zhì)量的師資隊(duì)伍的同時，必須建設(shè)一支優(yōu)良的教學(xué)管理隊(duì)伍。在教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書占有很重要的位置，是高校教務(wù)系統(tǒng)與二級學(xué)院之間、教師與學(xué)生之間的樞紐。教學(xué)秘書的素質(zhì)與能力，直接影響到教學(xué)管理水平，對于穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)質(zhì)量起著重要的作用。

一、教學(xué)秘書的崗位職責(zé)及工作性質(zhì)

1、教學(xué)日常管理與改革研究

協(xié)助院（系）領(lǐng)導(dǎo)組織制定各專業(yè)的培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱等教學(xué)基本文件；組織與協(xié)助各教研室完成教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)安排工作；協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)做好本院的期初、期中、期末的教學(xué)檢查工作及各項(xiàng)教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控工作，加強(qiáng)教學(xué)質(zhì)量管理；各種實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)室管理、基地建設(shè)等實(shí)踐環(huán)節(jié)工作安排；協(xié)助院(系)領(lǐng)導(dǎo)組織教研室、骨干教師編寫新增專業(yè)申報(bào)材料，網(wǎng)絡(luò)課程建設(shè)材料，教改立項(xiàng)及各項(xiàng)教學(xué)成果申報(bào)材料；2、學(xué)生課程考核、學(xué)籍管理

對于學(xué)生而言，大學(xué)四年對于綜合素質(zhì)的培養(yǎng)之外，最重要的是成績情況。教學(xué)秘書必須認(rèn)真、細(xì)心、耐心地做好學(xué)籍管理及進(jìn)修委培工作，學(xué)生課程考核材料審查、成績一覽表的錄入、輸出、存檔工作，組織好學(xué)生進(jìn)行網(wǎng)上選課工作，還有學(xué)生的學(xué)位審核及畢業(yè)證書、學(xué)位證書發(fā)放工作。

3、師資隊(duì)伍建設(shè)及檔案材料整理

教師日常教學(xué)文件檢查及收繳、教學(xué)工作量計(jì)算、擬聘教師試講工作安排、客座教授講課安排；各類歸檔材料收集整理。

以上是筆者根據(jù)多年的教學(xué)秘書工作經(jīng)驗(yàn)，對教學(xué)秘書的崗位職責(zé)所作的總結(jié)。從上述總結(jié)中，我們不難看出教學(xué)秘書工作的平凡性及重要性。學(xué)科建設(shè)、師資建設(shè)、教材建設(shè)等主要由主管教學(xué)院長領(lǐng)導(dǎo)主持，教學(xué)秘書需要圍繞教學(xué)決策方案、教學(xué)計(jì)劃等展開日常工作，目的在于完成規(guī)定的教學(xué)任務(wù)、實(shí)現(xiàn)既定的教學(xué)目標(biāo)，對領(lǐng)導(dǎo)起到輔助協(xié)同的作用。

二、教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

在高校教學(xué)管理體系中，教學(xué)秘書是紐帶和橋梁，工作是平凡而重要的，具有輔助性、主動性、繁雜性、專業(yè)性、服務(wù)性。教學(xué)秘書的素質(zhì)修養(yǎng)、工作效率、協(xié)調(diào)能力關(guān)系著高校教學(xué)管理水平的高低。因此加強(qiáng)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)、提高教學(xué)秘書素質(zhì)修養(yǎng)，是教學(xué)管理工作的重中之重。

1、具有較高的政治覺悟，對自己準(zhǔn)確定位

首先教學(xué)秘書要有較高的政治覺悟，優(yōu)良的思想品質(zhì)，熱愛祖國，政治立場堅(jiān)定，能夠堅(jiān)定不移地貫徹執(zhí)行黨的方針、路線和政策，并且時刻記住自己的角色任務(wù)教學(xué)管理中任務(wù)的傳遞者和執(zhí)行者，能夠時刻秉承“全心全意為全體教師和學(xué)生服務(wù)”這一原則，具有較強(qiáng)的服務(wù)意識和責(zé)任意識。

2、具有較高的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)

高校教學(xué)秘書的服務(wù)對象是有思想、有活力的知識分子群體，他們文化層次相對較高、而又個性迥異，教學(xué)秘書要協(xié)調(diào)工作于教學(xué)主管部門、教師、學(xué)生三者之間，這就要求教學(xué)秘書必須具備較高的文化素質(zhì)、具備良好的協(xié)同合作能力和溝通能力，還要具有良好的心理素質(zhì)和和諧的人際關(guān)系。3、勤于思考、勇于創(chuàng)新

教學(xué)事務(wù)工作繁雜、瑣碎，而且很多方面涉及到教師和學(xué)生的切身利益，例如教師工作量計(jì)算、學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)保存等等。教學(xué)秘書整天忙于各種日常的事務(wù)性工作，同時又要應(yīng)對教學(xué)管理部門下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)。人的精力是有限的，在有限的時間內(nèi)如何高效的完成工作，是教學(xué)秘書必須解決的問題，這就要求教學(xué)秘書在有細(xì)心、有耐心、有責(zé)任心的同時，還要勤于思考，勇于創(chuàng)新，科學(xué)地統(tǒng)籌安排工作任務(wù)。4、增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識，科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代化辦公條件

教學(xué)管理是一門很重要的學(xué)科，教學(xué)秘書要有意識的參加崗位培訓(xùn)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化、科學(xué)化的管理模式。密切注意在新形勢下高等教育發(fā)展的動態(tài)和理念，完善知識結(jié)構(gòu)，對于培養(yǎng)目標(biāo)、專業(yè)設(shè)置等等方面，進(jìn)行理性分析與思考，積極的提出自己的建議，供領(lǐng)導(dǎo)決策和參考，起到真的的輔助協(xié)同的作用。在日趨龐大、精細(xì)的數(shù)據(jù)化管理面前，教學(xué)秘書還要學(xué)會利用網(wǎng)絡(luò)資源和現(xiàn)代化辦公軟件，實(shí)現(xiàn)辦公自動化，以最快的方式準(zhǔn)確的完成各種任務(wù)。

三、總結(jié)

隨著我國加入世貿(mào)組織，各行各業(yè)競爭異常激烈，急需高校輸送大量綜合素質(zhì)很強(qiáng)、適應(yīng)社會發(fā)展需要的彈性人才。高校深入改革迫在眉睫，高等學(xué)校的教學(xué)管理隊(duì)伍必須完善，教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊(duì)伍的重要崗位。教學(xué)秘書必須不斷加強(qiáng)自身素質(zhì)修養(yǎng)，愛崗敬業(yè)，為高等學(xué)校的改革發(fā)揮更大的作用，促使高校管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、現(xiàn)代化，為社會建設(shè)培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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