民營企業(yè)檔案工作情況匯報

衡陽市民營企業(yè)檔案工作情況專題

匯報

近年來，隨著改革開放的深入發(fā)展，民營企業(yè)已成為社會主義市場經濟的重要組成部分，我市民營企業(yè)發(fā)展比較迅速，已成為我市經濟建設和社會發(fā)展的一支主力軍。為了確保全市民營企業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展，發(fā)揮檔案工作為經濟建設服務的特點，我們對民營企業(yè)檔案工作進行了摸底登記、指導建檔等，現將有關情況匯報如下：

一、民營企業(yè)檔案工作的基本情況

1、我市總產值在5000萬元以上的民營企業(yè)有家，已建檔的有家，其中等幾家檔案室已達標。

2、貫徹落實《關于民營企業(yè)檔案工作發(fā)展的意見》（以下簡稱《意見》）情況：（1）、領會文件精神，轉發(fā)文件。市檔案局收到《意見》后，召開了有關會議，認真領會文件精神，研究部署民營企業(yè)建檔工作。與市鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)局、市工商聯聯合轉發(fā)此文，要求各縣市區(qū)檔案局進行轉發(fā)，并于201*年轉發(fā)了《湖南省民營企業(yè)檔案管理暫行辦法》（衡檔發(fā)[201*]9號），把《意見》的要求真正落到實處。（2）、建立民營企業(yè)檔案工作示范點，召開了全市民營企業(yè)檔案工作座談會。我們選取了部分檔案數量多、

條件相對好的民營企業(yè)建立檔案工作示范點，并于201*年7月13日在中凌集團召開了全市民營企業(yè)檔案工作座談會，當時的市委常委、市委秘書長楊邦偉同志出席會議并作了重要指示。（3）、加強對民營企業(yè)建檔工作的指導和監(jiān)督。我們每年都通過電話咨詢、上門指導等方法對規(guī)模以上民企進行指導，對有建檔需求的中小民企，我們按《意見》要求手把手協(xié)助其建檔。

3、201*年以來，我們加強了對民營企業(yè)檔案工作的管理，認真貫徹落實國家、省檔案局對民營企業(yè)檔案管理的要求，爭取了市委、市政府主要領導對民營企業(yè)建檔工作的重視，在建立示范點，召開現場座談會的基礎上，通過各種途徑向民營企業(yè)宣傳《檔案法》、《湖南省檔案管理條例》等檔案法律法規(guī)與檔案業(yè)務知識，增強了他們對檔案工作的認識和法制意識。檔案局還派了業(yè)務指導人員到企業(yè)，對全市5000萬元以上民營企業(yè)進行了摸底調查登記，幫助他們進行建檔建制工作，到目前為此我市大部分的民營企業(yè)已達到有檔案、有柜子、有人員的“三有”標準，規(guī)模以上民營企業(yè)已全部建檔，其中王一集團、共創(chuàng)集團等大型民企在集中統(tǒng)一管理、裝具現代化（已配備了密集架）、人員專職化等方面做得較好。

4、民營企業(yè)檔案工作中存在的問題和困難。民營企業(yè)檔案工作還處于起步階段，需要加強督促引導的地方較多，其問題和困難主要表現在：（1）、缺乏檔案意識。不少民營企業(yè)和法人代表缺乏對檔案工作在企業(yè)管理中地位和作用的正確認識，認為企

業(yè)以盈利為目的，主要精力和資金放在生產經營和產品銷售上，檔案未對企業(yè)生產經營管理產生經濟效益，所以不愿意安排專人管理，不愿投入資金，造成檔案工作難以正常有序開展，文件材料都散存于各部門和個人手中。（2）認識有誤區(qū)。部分民營企業(yè)管理者認為民營企業(yè)是私人企業(yè)，不是國營企業(yè)，檔案屬于老板的私人財產、商業(yè)機密，這些企業(yè)不愿將涉及本企業(yè)的技術、會計等方面的檔案放檔案室保管，也不愿接受當地檔案行政部門的指導，例如耒陽聯運鞋業(yè)有限公司，管理者強調企業(yè)是臺灣私人企業(yè)，檔案中有商業(yè)機密，不能泄密，一直拒絕當地檔案行政部門提供的上門指導。（3）企業(yè)檔案人員問題。大部分民營企業(yè)中的檔案人員兼職過多，工作量大，顧此失彼，沒有時間閱讀檔案業(yè)務書籍，也沒有接受專門的檔案業(yè)務培訓，故做起檔案工作來，全憑自己的理解，意識行事；再者民營企業(yè)人員流動性很強，據我們了解的情況，大部分的民營企業(yè)檔案崗位上基本沒有干滿一年的，這樣造成了文件材料收集不全，整理不規(guī)范，管理處于混亂狀態(tài)，給檔案工作帶來了極大危害。

二、民營企業(yè)檔案工作事例

通過推動建檔工作，民營企業(yè)的檔案意識顯著提升，檔案工作顯著加強，檔案的發(fā)揮了顯著作用。（1）王一集團是衡陽一家土生土長的民企，經過幾年的飛速發(fā)展，它已成為有十余家分公司的大型企業(yè)，集團總經理張在利用檔案維護企業(yè)權益、解決勞資糾紛等方面發(fā)現檔案的重要性，在接受市檔案局指導的基礎

上，一次性投入十余萬元建立了專用庫房，配備了密集架、實行了專人管理，集團檔案基本上實現了集中統(tǒng)一管理。（2）示范點之一的中凌集團，盡管企業(yè)規(guī)模不是很大，但董事長李龍華對檔案工作相當重視，不僅配合檔案部門的業(yè)務指導工作（我們在該點前后指導近一個月，李董指定了專人全程協(xié)助并要求相關部門也抽調專人配合），對在其現場召開的民營企業(yè)檔案工作座談會也給予了高度重視，除制作專門的VCR介紹企業(yè)的檔案情況外，李董更是以身說檔，以切身經歷談檔案利用，讓與會的民營企業(yè)家深刻認識了檔案的重要性。（3）耒陽市南方水泥東興水泥廠是湖南省重點項目工程，于200６年3月20日創(chuàng)建，該企業(yè)在耒陽市檔案局的宣傳、引導、指導下，董事長梁國成認識到檔案是企業(yè)的原始憑證，檔案工作作為企業(yè)一項基礎性管理工作的必要性，認識到檔案管理必須與企業(yè)管理同步發(fā)展的重要性，在企業(yè)投資、籌建開始，從機關單位請了一位退二線老檔案員負責檔案的管理，通過耒陽市檔案局的指導，建立了一個規(guī)范達標的檔案室，為中國建材湖南南方水泥集團收購提供了有價值的真實憑證，為二期擴能工程提供了寶貴的原始依據，使工程能夠順利進行。目前東興水泥廠是湖南省內第二大水泥生產企業(yè)，年創(chuàng)產值10億多元，創(chuàng)稅收過億元。（4）湖南三和食品有限公司是湖南省農業(yè)產業(yè)化龍頭企業(yè)，連續(xù)幾年被評為衡陽市50強企業(yè)，“三味園”商標是湖南著名商標，董事長蔣新華同志非常關心和支持檔案工作，于201*年6月請衡陽縣檔案局同志指導，按《工業(yè)

企業(yè)檔案分類標準》建檔，經過一個多月的努力，組卷178卷，終于建立起了規(guī)范的檔案室－－制度健全、整理規(guī)范、檢索工具配套、查找方便。（5）衡陽鴻鑫實業(yè)有限公司經過蒸湘區(qū)檔案局指導后，有了較強的檔案意識，設立了檔案室，對檔案的收集較為齊全，集中保管本單位會計檔案、技術檔案，企業(yè)職工檔案，并有專人管理。（6）、（7）（）

通過對先進事例的分析，我們認為做好民營企業(yè)檔案工作的途徑是：在檔案行政部門的正確引導下，企業(yè)領導要樹立正確的檔案意識，在管理層的重視下，在確保人力、物力、財力的前提下，建立完善的檔案工作管理體制，就一定能把民營企業(yè)檔案工作搞好。

三、對民營企業(yè)檔案工作有關法規(guī)、政策、措施等方面的意見和建議

１、加大宣傳，增強民營企業(yè)的法制意識。我們要加大開展《檔案法》和《湖南省檔案管理條例》的宣傳工作，使他們認識到建立和管好檔案的重要意義，認識到檔案的潛在效益和長遠價值，認識到檔案是企業(yè)資產、資信的憑證，企業(yè)的發(fā)展離不開檔案，從而自覺做好企業(yè)的檔案工作，自覺接受檔案行政管理部門的指導和監(jiān)督。

２、立足服務，加強指導，規(guī)范民營企業(yè)檔案工作。檔案部門應在堅持主動服務，上門指導、協(xié)助企業(yè)搞好檔案工作的前提下，不強求企業(yè)檔案機構的級別、設施設備、人員數量和保管條

件，以企業(yè)檔案工作有效開展為最大前提。目前，我國民營企業(yè)數量眾多，規(guī)模不一，我們重點應先抓規(guī)模在５０００萬元以上的，技術含量較高的企業(yè)，規(guī)范重點企業(yè)的檔案工作，根據不同企業(yè)的重點需求，幫助建立靈活、實用的檔案管理模式。例如：做房地產的企業(yè)側重于政府有關政策和紅頭文件、征地手續(xù)、報建手續(xù)、房屋質核等資料的收集和整理；做實業(yè)的偏重于產品的技術開發(fā)、銷售網絡等資料的收集和整理。根據民營企業(yè)性質的不同進行分類指導，規(guī)范建檔工作，維護企業(yè)利益，促進企業(yè)發(fā)展。

３、創(chuàng)新機制，搞好檔案服務工作。我們要針對民營企業(yè)的特點，遵循市場規(guī)律，為企業(yè)開展檔案寄存、代管業(yè)務，對規(guī)模較小，沒有條件設立專門機構，沒有人員管理檔案的企業(yè)，可將檔案寄存市檔案館代管，在制定相關政策時可考慮對代管的權利和義務進一步細化和明確，以消除相關企業(yè)的疑慮。另外還可考慮為民營企業(yè)建立檔案工作協(xié)作組織，促進檔案人員業(yè)務交流和橫向聯系，開展互相學習，互相服務，使民營企業(yè)檔案工作形成自我管理、自我約束，自我完善的自律機制，但建議不對協(xié)作組成員收取任何經費（民營企業(yè)對收費是很反感的），協(xié)作組運轉經費應由檔案行政管理部門統(tǒng)籌安排，實行�？顚Ｓ�。

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積極引導規(guī)范服務

努力推進民營企業(yè)檔案工作發(fā)展

江西省檔案局

近年來，我省民營經濟發(fā)展迅速，在國民經濟中發(fā)揮著越來越大的作用。截止201*年底，全省共有民營企業(yè)107.15萬戶，從業(yè)人員達425.52萬人，注冊資本（金）達1974億元，201*年民營企業(yè)銷售或營業(yè)收入達2748.12億元。民營企業(yè)在增加經濟活力、提升經濟效益、擴大社會就業(yè)、增大公眾財富、維護社會穩(wěn)定、促進社會公平方面、推動江西經濟發(fā)展方面作出了巨大貢獻。

一、近幾年加強民營企業(yè)檔案工作的主要做法多年來，我們本著“以點帶面，突出服務、分類指導”的原則，有針對性地開展民營企業(yè)檔案指導工作，并把各地民營企業(yè)檔案工作納入全省年度工作考核內容。201*年，我局和省發(fā)改委、省工商聯及時轉發(fā)了國家檔案局、國家發(fā)改委、中華全國工商聯下發(fā)的《關于印發(fā)〈關于促進民營企業(yè)檔案工作發(fā)展的意見〉的通知》，201*年又下發(fā)了《關于建立工作聯系點制度的通知》，要求各設區(qū)市建立民營企業(yè)檔案工作聯系點3至5個，各縣區(qū)至少1個，通過以點帶面來推動民營企業(yè)檔案工作的發(fā)展。我們的主要做法有：

（一）主動介入、加大宣傳、提高企業(yè)檔案意識。針對多數民營企業(yè)認識不到檔案重要性的這一現實狀況，我們把提高各民營企業(yè)檔案意識作為開展民營企業(yè)檔案工作的前提，主動介入民營企業(yè)檔案工作。例如：南昌市檔案局、贛州南康市檔案局都向所在地區(qū)民營企業(yè)發(fā)了一封“致全市民營企業(yè)的一封公開信”，信中著重指出了開展民營企業(yè)檔案工人作的重要性，指出民營企業(yè)要做大、做強就需要把所形成的具有保存價值的文件材料完整安全的保管好，并且每年都會向新老民營企業(yè)發(fā)入《民營企業(yè)檔案工作宣傳冊》等資料，在消除企業(yè)主對檔案工作的排斥心理，增強企業(yè)老板的檔案意識，收到了良好的效果。

（二）建立民營企業(yè)檔案工作聯系點，提高民營企業(yè)檔案工作水平。201*年我局下發(fā)《關于建立檔案工作聯系點制度的通知》后，各市、縣區(qū)檔案局都分別選擇相應的民營企業(yè)建立了檔案工作聯系點，幫助民營企業(yè)建檔，接受企業(yè)檔案人員業(yè)務咨詢，實現企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理，通過建立聯系點制度，以點帶面，不斷推進民營企業(yè)檔案工作。例如：201*年，新余市檔案局推行“民營企業(yè)檔案管理年”活動，通過試點單位贛西學院達到檔案工作規(guī)范化管理省一級單位，推動了一大批民辦院校檔案工作上等級。

（三）立足服務、加強檔案業(yè)務指導。鑒于民營企業(yè)自身的特點，檔案局對于要求規(guī)范整理檔案的企業(yè)采取主動服

務，服務上門、指導上門。切實把幫助民營企業(yè)做好檔案工作當作一項重要任務抓緊抓好，加大對民營企業(yè)檔案工作指導和服務力度，使民營企業(yè)檔案工作在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮積極的作用，最大限度地實現檔案的基礎信息對民營企業(yè)發(fā)展的保障功能，幫助民營企業(yè)在激烈的市場競爭中不斷完善自我，贏得更為廣闊的發(fā)展空間。如九江市檔案局讓九江市潯朋化工企業(yè)兩個檔案員來跟班學習了一周，并且實行“檔案追蹤反饋”，在檔案員學完回去后，了解他們整理檔案的情況，及時做到檔案管理規(guī)范化。新余市檔案局主動與潤合肉類有限公司聯系，委派專人駐企指導，真心誠意幫且企業(yè)建制立檔，使企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理水平達到了省三級。

二、存的主要問題和困難

（一）檔案意識比較淡薄。民營企業(yè)檔案工作的好壞，取決于企業(yè)領導者的檔案意識，決定于企業(yè)對檔案工作的重視程度。由于民營企業(yè)把主要精力和資金放在生產、經營和銷售上，加之檔案的即時價值不明顯，價值體現往往滯后，因此大多數民企管理者檔案意識淡薄，不了解企業(yè)檔案的重要性，不懂得檔案資料對于民營企業(yè)發(fā)展的重要意義，對檔案工作沒有投入應有的人力、物力和財力，影響了企業(yè)檔案工作的建立和開展。

（二）檔案管理水平較低。民營企業(yè)檔案工作存在較大的自主性和隨意性，民企中的檔案管理人員多為兼職，不僅

大多數沒有經過檔案專業(yè)培訓，專業(yè)水平較低，而且檔案管理人員流動較大。另外，大多數的民企檔案管理存在“無庫房、無裝具、無制度”等“三無”現象，檔案資料一般都是收集存放于辦公室文件柜里，涉及企業(yè)權益的重要檔案資料一般保存在企業(yè)決策者手中，其他檔案資料則大多散存在各經辦部門或人員手中，基本上沒有實現集中統(tǒng)一管理。

（三）檔案業(yè)務指導服務跟不上。由于對民營企業(yè)檔案管理，目前國家還沒有出臺具體的管理辦法，檔案行政管理部門對開展民企檔案工作業(yè)務指導普遍存在畏難情緒。另外，民營企業(yè)發(fā)展快，數量多，且檔案專業(yè)性強，載體形式多樣，在市、縣基層檔案行政管理部門業(yè)務指導力量不足的情況下，要實現對民企的一一指導，有一定困難。

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