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江西省民營企業(yè)檔案工作情況匯報

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江西省民營企業(yè)檔案工作情況匯報

積極引導(dǎo)規(guī)范服務(wù)

努力推進民營企業(yè)檔案工作發(fā)展

江西省檔案局

近年來,我省民營經(jīng)濟發(fā)展迅速,在國民經(jīng)濟中發(fā)揮著越來越大的作用。截止201*年底,全省共有民營企業(yè)107.15萬戶,從業(yè)人員達(dá)425.52萬人,注冊資本(金)達(dá)1974億元,201*年民營企業(yè)銷售或營業(yè)收入達(dá)2748.12億元。民營企業(yè)在增加經(jīng)濟活力、提升經(jīng)濟效益、擴大社會就業(yè)、增大公眾財富、維護社會穩(wěn)定、促進社會公平方面、推動江西經(jīng)濟發(fā)展方面作出了巨大貢獻。

一、近幾年加強民營企業(yè)檔案工作的主要做法多年來,我們本著“以點帶面,突出服務(wù)、分類指導(dǎo)”的原則,有針對性地開展民營企業(yè)檔案指導(dǎo)工作,并把各地民營企業(yè)檔案工作納入全省年度工作考核內(nèi)容。201*年,我局和省發(fā)改委、省工商聯(lián)及時轉(zhuǎn)發(fā)了國家檔案局、國家發(fā)改委、中華全國工商聯(lián)下發(fā)的《關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于促進民營企業(yè)檔案工作發(fā)展的意見〉的通知》,201*年又下發(fā)了《關(guān)于建立工作聯(lián)系點制度的通知》,要求各設(shè)區(qū)市建立民營企業(yè)檔案工作聯(lián)系點3至5個,各縣區(qū)至少1個,通過以點帶面來推動民營企業(yè)檔案工作的發(fā)展。我們的主要做法有:

(一)主動介入、加大宣傳、提高企業(yè)檔案意識。針對多數(shù)民營企業(yè)認(rèn)識不到檔案重要性的這一現(xiàn)實狀況,我們把提高各民營企業(yè)檔案意識作為開展民營企業(yè)檔案工作的前提,主動介入民營企業(yè)檔案工作。例如:南昌市檔案局、贛州南康市檔案局都向所在地區(qū)民營企業(yè)發(fā)了一封“致全市民營企業(yè)的一封公開信”,信中著重指出了開展民營企業(yè)檔案工人作的重要性,指出民營企業(yè)要做大、做強就需要把所形成的具有保存價值的文件材料完整安全的保管好,并且每年都會向新老民營企業(yè)發(fā)入《民營企業(yè)檔案工作宣傳冊》等資料,在消除企業(yè)主對檔案工作的排斥心理,增強企業(yè)老板的檔案意識,收到了良好的效果。

(二)建立民營企業(yè)檔案工作聯(lián)系點,提高民營企業(yè)檔案工作水平。201*年我局下發(fā)《關(guān)于建立檔案工作聯(lián)系點制度的通知》后,各市、縣區(qū)檔案局都分別選擇相應(yīng)的民營企業(yè)建立了檔案工作聯(lián)系點,幫助民營企業(yè)建檔,接受企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)咨詢,實現(xiàn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理,通過建立聯(lián)系點制度,以點帶面,不斷推進民營企業(yè)檔案工作。例如:201*年,新余市檔案局推行“民營企業(yè)檔案管理年”活動,通過試點單位贛西學(xué)院達(dá)到檔案工作規(guī)范化管理省一級單位,推動了一大批民辦院校檔案工作上等級。

(三)立足服務(wù)、加強檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。鑒于民營企業(yè)自身的特點,檔案局對于要求規(guī)范整理檔案的企業(yè)采取主動服

務(wù),服務(wù)上門、指導(dǎo)上門。切實把幫助民營企業(yè)做好檔案工作當(dāng)作一項重要任務(wù)抓緊抓好,加大對民營企業(yè)檔案工作指導(dǎo)和服務(wù)力度,使民營企業(yè)檔案工作在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮積極的作用,最大限度地實現(xiàn)檔案的基礎(chǔ)信息對民營企業(yè)發(fā)展的保障功能,幫助民營企業(yè)在激烈的市場競爭中不斷完善自我,贏得更為廣闊的發(fā)展空間。如九江市檔案局讓九江市潯朋化工企業(yè)兩個檔案員來跟班學(xué)習(xí)了一周,并且實行“檔案追蹤反饋”,在檔案員學(xué)完回去后,了解他們整理檔案的情況,及時做到檔案管理規(guī)范化。新余市檔案局主動與潤合肉類有限公司聯(lián)系,委派專人駐企指導(dǎo),真心誠意幫且企業(yè)建制立檔,使企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理水平達(dá)到了省三級。

二、存的主要問題和困難

(一)檔案意識比較淡薄。民營企業(yè)檔案工作的好壞,取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識,決定于企業(yè)對檔案工作的重視程度。由于民營企業(yè)把主要精力和資金放在生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售上,加之檔案的即時價值不明顯,價值體現(xiàn)往往滯后,因此大多數(shù)民企管理者檔案意識淡薄,不了解企業(yè)檔案的重要性,不懂得檔案資料對于民營企業(yè)發(fā)展的重要意義,對檔案工作沒有投入應(yīng)有的人力、物力和財力,影響了企業(yè)檔案工作的建立和開展。

(二)檔案管理水平較低。民營企業(yè)檔案工作存在較大的自主性和隨意性,民企中的檔案管理人員多為兼職,不僅

大多數(shù)沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn),專業(yè)水平較低,而且檔案管理人員流動較大。另外,大多數(shù)的民企檔案管理存在“無庫房、無裝具、無制度”等“三無”現(xiàn)象,檔案資料一般都是收集存放于辦公室文件柜里,涉及企業(yè)權(quán)益的重要檔案資料一般保存在企業(yè)決策者手中,其他檔案資料則大多散存在各經(jīng)辦部門或人員手中,基本上沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。

(三)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)跟不上。由于對民營企業(yè)檔案管理,目前國家還沒有出臺具體的管理辦法,檔案行政管理部門對開展民企檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)普遍存在畏難情緒。另外,民營企業(yè)發(fā)展快,數(shù)量多,且檔案專業(yè)性強,載體形式多樣,在市、縣基層檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)力量不足的情況下,要實現(xiàn)對民企的一一指導(dǎo),有一定困難。

擴展閱讀:民營企業(yè)檔案工作情況的調(diào)研報告

民營企業(yè)檔案工作情況的調(diào)研報告

根據(jù)年初工作安排,經(jīng)市二屆人大常委會第38次主任會議研究決定,7月10日,市人大常委會副主任曹承芳率調(diào)研組就我市民營企業(yè)檔案工作情況進行調(diào)研。調(diào)研組召開了座談會,聽取了市檔案局及金安區(qū)檔案局關(guān)于民營企業(yè)檔案工作情況的匯報,走訪了長江精工和金安區(qū)的星星輕紡兩家民營企業(yè),實地查看了他們的檔案管理情況。金安區(qū)人大常委會高度重視,常務(wù)副主任及分管副主任參與此次調(diào)研活動,F(xiàn)將調(diào)研情況綜合匯報如下:

一、基本情況

目前,我市民營企業(yè)約4000多家,其檔案工作還處于起步階段,工作開展理想的較少,需要加強督促引導(dǎo)的多。市檔案局開始重視民營企業(yè)檔案管理工作,將此項工作納入工作日程,鼓勵、支持、引導(dǎo)民營企業(yè)建立健全檔案工作。201*年市檔案局抓了霍山源牌企業(yè)的建檔工作,并下發(fā)了意見書,通過支持和指導(dǎo),逐步規(guī)范了霍山源牌的檔案工作。近年來市檔案局先后對長江精工、慶發(fā)湖、源牌、天業(yè)集團、華康油脂、天裕米業(yè)、華安集團等民營企業(yè)的檔案工作進行了上門指導(dǎo),收到了一定的效果。

二、存在的問題及建議

(一)民營企業(yè)管理者檔案意識薄弱。民營企業(yè)檔案工作的好壞,決定于管理者對檔案工作的重視程度。由于民營企業(yè)均以盈利為目的,精力和資金主要放在生產(chǎn)、經(jīng)營管理和銷售上,加之檔案作用的滯后性,帶來的經(jīng)濟效益不明顯。因此大多數(shù)企業(yè)主檔案意識薄弱,不了解企業(yè)檔案的重要性及企業(yè)檔案工作的具體作法,有的甚至不知道《檔案法》的存在,缺乏檔案法制觀念,對檔案工作沒有投入必要的人力、物力、財力,影響了檔案工作的開展。

(二)民營企業(yè)檔案管理水平不高。民營企業(yè)的檔案工作有較大的自主性和隨意性,企業(yè)中的檔案人員多為兼職,工作量大,業(yè)務(wù)雜,缺乏一定的專業(yè)水平,且人員經(jīng)常變動。大多數(shù)的企業(yè)檔案管理存在“無庫房、無裝具、無制度”的“三無”現(xiàn)象,有的企業(yè)即使有,也很不全面。檔案分散在各相關(guān)人員手中,得不到有效的保管。

三、建議

(一)加大宣傳,增強民營企業(yè)主的法制意識。檔案部門要大力開展《檔案法》和《安徽省檔案管理條例》的宣傳工作,改進宣傳方式和方法,增強民營企業(yè)管理者的法制意識,使他們認(rèn)識到建立和管好檔案的重要意義,認(rèn)識檔案的潛在效益和長遠(yuǎn)價值,從而自覺做好企業(yè)的檔案工作,自覺接受監(jiān)督。

(二)以點帶面,逐步規(guī)范民營企業(yè)檔案工作。目前我市民營企業(yè)數(shù)量眾多、規(guī)模不一,檔案管理相對滯后,給監(jiān)管工作帶來諸多不便。建議檔案部門抓重點監(jiān)管。先在規(guī)模較大、技術(shù)含量較高的企業(yè)試點,規(guī)范一批重點企業(yè)的檔案工作,及時推廣霍山源牌的經(jīng)驗,以點帶面,逐步推動民營企業(yè)的檔案工作規(guī)范化。

(三)立足服務(wù),加強檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。民營企業(yè)檔案工作是一個新課題,建議檔案行政管理部門應(yīng)針對民營企業(yè)的特點,創(chuàng)造性的開展工作,把工作的重心轉(zhuǎn)到服務(wù)上來。堅持主動服務(wù),上門指導(dǎo),協(xié)助企業(yè)搞好檔案工作。不強求企業(yè)檔案機構(gòu)的級別、設(shè)施設(shè)備、人員數(shù)量和保管條件,以企業(yè)檔案工作的有效開展為最大前提。通過規(guī)范建立檔案,維護企業(yè)利益,促進企業(yè)發(fā)展。(四)相關(guān)部門協(xié)調(diào)一致,形成工作合力。民營企業(yè)的檔案管理工作牽涉多個部門,建議檔案部門牽頭,并做好協(xié)調(diào)工作,加強與經(jīng)委、商務(wù)、工商聯(lián)等部門的協(xié)作,形成工作合力,共同做好民營企業(yè)的檔案管理工作。

關(guān)于加強引導(dǎo)和扶持民營企業(yè)檔案工作的意見

胡錦濤總書記在黨的十六屆三中全會中深刻指出:“非公有制經(jīng)濟是促進我國社會生產(chǎn)力發(fā)展的重要力量。”非公有制經(jīng)濟已經(jīng)成為我國經(jīng)濟的一個重要增長點。近幾年我市非公有制經(jīng)濟也得到較快發(fā)展,伴隨著非公有經(jīng)濟的發(fā)展,民營企業(yè)檔案工作的重要作用日益顯現(xiàn),民營企業(yè)對檔案工作的需求也愈加強烈。為進一步加強引導(dǎo)和規(guī)范我市民營企業(yè)檔案工作,根據(jù)全國、全區(qū)民營企業(yè)檔案工作會議精神和要求,結(jié)合我市民營企業(yè)檔案工作管理情況,提出以下意見:

一、進一步提高對民營企業(yè)檔案工作重要性的認(rèn)識

民營企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動中形成的具有保存價值的文件材料,它是民營企業(yè)改革與發(fā)展的真實記錄,是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源。目前我市民營企業(yè)檔案工作雖已啟動,但發(fā)展還很不平衡,有些民營企業(yè)檔案工作還幾乎是空白,許多企業(yè)沒有把檔案工作列入企業(yè)管理的議事日程,檔案工作無序、管理不規(guī)范、檔案材料不齊全、重要文件材料丟失或被個人據(jù)為己有等情況比較普遍,這與民營企業(yè)發(fā)展水平很不相稱,給民營企業(yè)自身的可持續(xù)發(fā)展留下了隱患,有的甚至造成了無法彌補的損失。我市很多民營企業(yè)還沒有認(rèn)識到科學(xué)的檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、權(quán)益維護、規(guī)避風(fēng)險和市場開拓等各項活動中的重要作用。加強民營企業(yè)檔案工作,是企業(yè)強化基礎(chǔ)管理、提高市場競爭力、維護自身權(quán)益的客觀要求。完善的檔案管理,有助于民營企業(yè)加強技術(shù)和知識儲備,促進企業(yè)保護好知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供有力的保障;有助于民營企業(yè)在國際國內(nèi)競爭中增強抵御風(fēng)險的能力,有效防范惡意欺詐,并在關(guān)鍵時刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用,維護企業(yè)的經(jīng)濟利益和合法權(quán)益,避免企業(yè)損失或?qū)p失降到最低;有助于民營企業(yè)構(gòu)筑企業(yè)信用體系,通過整和檔案中保存的工商注冊、資產(chǎn)運營、合同履約、稅費交納、資質(zhì)認(rèn)證、質(zhì)量管理等反映企業(yè)良好評價的信用信息,提高企業(yè)誠信度,樹立企業(yè)形象;有助于增強民營企業(yè)的市場競爭力。收集和管理好企業(yè)各類檔案,既是民營企業(yè)內(nèi)在的管理要求,也是企業(yè)的一項法定義務(wù)。《檔案法》規(guī)定:“一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)!薄稒n案法實施辦法》規(guī)定:“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),保障檔案工作依法開展!泵駹I企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識檔案在各項工作中的重要作用,增強依法做好檔案工作的自覺性和責(zé)任感,從企業(yè)現(xiàn)實工作和長遠(yuǎn)發(fā)展的客觀需要出發(fā),切實加強檔案的管理。

加強民營企業(yè)檔案管理,也是各級檔案、工商行政管理、工商聯(lián)等部門為民營經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)的一項緊迫任務(wù),各部門要充分認(rèn)識扶持、引導(dǎo)、幫助民營企業(yè)搞好檔案工作,對促進民營經(jīng)濟的發(fā)展具有重要作用。統(tǒng)一思想,同力協(xié)作,密切配合,切實把幫助民營企業(yè)做好檔案工作當(dāng)作一項重要任務(wù)抓緊抓好,加大對民營企業(yè)檔案工作指導(dǎo)和服務(wù)力度,使民營企業(yè)檔案工作在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮積極的作用,最大限度地實現(xiàn)檔案的基礎(chǔ)信息對民營企業(yè)發(fā)展的保障功能,幫助民營企業(yè)在激烈的市場競爭中不斷完善自我,贏得更為廣闊的發(fā)展空間。二、明確民營企業(yè)檔案工作目標(biāo)

民營企業(yè)是我國社會主義市場經(jīng)濟的重要組成部分,民營企業(yè)檔案是今后研究總結(jié)我國社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展史、改革開放史乃至共和國史不可缺少的重要檔案資料。

民營企業(yè)檔案工作應(yīng)堅持自愿、扶持、服務(wù)的方針,以宣傳、引導(dǎo)、服務(wù)為主線,抓大扶強、全面推進、重點提升是今后一個時期我市民營企業(yè)檔案工作的主要目標(biāo)。抓大扶強、全面推進就是通過抓好規(guī)模較大、有發(fā)展前景的企業(yè)檔案工作,來影響帶動中小型規(guī)模企業(yè)的檔案工作,促進全市個體、股份、民營企業(yè)等不同所有制形式的企業(yè)檔案管理水平全面發(fā)展;重點提升就是要著力提高重點骨干民營企業(yè)檔案工作水平,促進全市規(guī)模以上民營企業(yè)實現(xiàn)檔案信息與企業(yè)其他信息一體化、網(wǎng)絡(luò)化,促使民營企業(yè)檔案工作上臺階,增強檔案工作服務(wù)功能;同時,在企業(yè)自愿和不增加企業(yè)負(fù)擔(dān)的前提下積極開展民營企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理等級認(rèn)定活動。

三、民營企業(yè)檔案工作的基本要求

民營企業(yè)的特點是:企業(yè)管理自主性強,企業(yè)資產(chǎn)非國有,企業(yè)沒有上級主管部門,國家不對企業(yè)投資,不干涉企業(yè)管理,各級檔案、工商行政管理、工商聯(lián)在扶持和引導(dǎo)民營企業(yè)檔案工作時,要遵循適用性、效益性、自主性原則,從我市民營企業(yè)的實際情況出發(fā),要根據(jù)民營企業(yè)不同的發(fā)展階段,確定服務(wù)重點,選擇符合企業(yè)實際的檔案管理方式、方法和手段,引導(dǎo)和扶持民營企業(yè)做好檔案工作。

1、起步較早、規(guī)模較大、效益較好的民營企業(yè),一是擴大建檔范圍,重點加大對市場營銷檔案、人力資源檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、信用檔案和關(guān)系企業(yè)生存與發(fā)展的專利商標(biāo)、產(chǎn)品設(shè)計、工藝流程、工藝配方等涉及企業(yè)秘密方面的檔案的收集工作。二是要采用現(xiàn)代化的管理手段逐步配備微機、掃描儀、刻錄機、檔案管理軟件,建立檔案文件級目錄和全文存儲數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化,使檔案資源為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮作用。

2、新建階段的民營企業(yè),首先,要將檔案工作作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營工作的重要組成部分納入企業(yè)的議事日程,列入有關(guān)部門和人員的職責(zé),配備責(zé)任心強、具備專業(yè)知識的檔案管理人員和必要的檔案管理設(shè)備。其次要科學(xué)管理,檔案工作管理原則上實行集中統(tǒng)一管理,但可根據(jù)民營企業(yè)實際出發(fā),在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理的前提下分部門保管,但必須接受企業(yè)檔案人員的監(jiān)督指導(dǎo);三是要加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè),重點加強檔案的收集、管理和服務(wù)利用工作。

四、努力為民營企業(yè)檔案工作提供有效服務(wù)

隨著我市民營企業(yè)的快速發(fā)展,扶持和引導(dǎo)民營企業(yè)檔案工作,為我市民營經(jīng)濟服務(wù)是當(dāng)前一項重要工作,各級檔案、工商管理、工商聯(lián)等部門要密切配合,引導(dǎo)和鼓勵民營企業(yè)積極開展規(guī)范建檔工作,努力創(chuàng)造一個有利于民營企業(yè)檔案工作健康發(fā)展的良好環(huán)境。

各級檔案行政管理部門要以開闊的視野和長遠(yuǎn)的眼光認(rèn)識民營企業(yè)檔案工作,拓寬服務(wù)渠道,逐步建立健全適應(yīng)我市民營企業(yè)檔案工作特點的社會化服務(wù)體系,滿足民營企業(yè)不斷增長的對檔案工作的需要。

一是提供檔案業(yè)務(wù)咨詢。為民營企業(yè)提供檔案價值評估鑒定、檔案管理運行系統(tǒng)、編制檔案檢索工具、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范咨詢、對重大建設(shè)項目建檔工作提供指導(dǎo)。

二是開展檔案代寄存服務(wù)。對有些民營企業(yè)不具備檔案保管條件的,檔案館可以為其代寄代存檔案,并幫助整理、編目、劃分保管期限,雙方簽訂安全保密保管協(xié)議或合同,明確各自的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任。

三是培訓(xùn)檔案人員。針對民營企業(yè)檔案人員兼職過多、調(diào)動頻繁、難以脫產(chǎn)參加專門培訓(xùn)的特點,檔案部門可以采取上門培訓(xùn)、現(xiàn)場培訓(xùn)的形式,幫助民營企業(yè)檔案人員掌握檔案管理的基本知識和技能。

我國目前正處于十分重要的發(fā)展階段,在不斷深化國有企業(yè)改革的同時,非公有制經(jīng)濟的健康發(fā)展對社會進步和經(jīng)濟發(fā)展起著重要作用。各級檔案、工商行政管理、工商聯(lián)等部門要從為民營企業(yè)服務(wù)的大局出發(fā),將扶持和引導(dǎo)民營企業(yè)檔案工作作為當(dāng)前和今后一個時期的工作重點,采取有效措施,促進我市民營企業(yè)檔案工作健康發(fā)展,為我市經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

墾利縣民營企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀與思考

201*-04-1610:12宋清照墾利縣民營企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀與思考

墾利縣地處勝利油田腹地。近年來,民營企業(yè)如雨后春筍,異軍突起。據(jù)縣工商部門提供的數(shù)據(jù),截止201*年底,注冊資金在50萬元以上的民營企業(yè)已到500家。民營企業(yè)的快速發(fā)展,為墾利縣經(jīng)濟建設(shè)注入了新的巨大活力,成為繼國有企業(yè)以外一支強大的生力軍,堪稱墾利經(jīng)濟天空的“半壁江山”。民營企業(yè)的不斷壯大,離不開檔案工作的保駕護航,離不開檔案工作者堅強后盾的強勁支持。作為檔案工作的新領(lǐng)域,近年來,墾利縣檔案行政主管部門,努力把強化民營企業(yè)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)放在首位,始終立足為民營企業(yè)經(jīng)營服務(wù)為主線,特別注重了民營企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作的整體推進,不斷加大檔案業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)力度,使全縣民營企業(yè)檔案工作不斷跨上新臺階、取得新成績。為民營企業(yè)的健康發(fā)展和持續(xù)膨脹,做出了檔案工作應(yīng)有的貢獻。一、墾利縣民營企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀

墾利縣500家民營企業(yè),基本建立健全并完善了檔案工作體系,只有個別規(guī)模較小的企業(yè)尚未成立綜合檔案室,但也初步進行了企業(yè)檔案資料的整理。從檔案的保管利用方面來說,年產(chǎn)值在500萬元以上的民營企業(yè),檔案管理比較規(guī)范,利用率也較高,特別是其中的合同檔案、協(xié)議檔案、征用土地檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案等,對民營企業(yè)的經(jīng)營管理,發(fā)揮了十分顯著的服務(wù)功能。在規(guī)范化目標(biāo)管理方面,我縣民營企業(yè)邁出的步伐較快,也較早。如東辰集團和勝通集團,分別在201*年和201*年,在全市首批達(dá)到企業(yè)檔案工作國家二級目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn),為全縣民營企業(yè)檔案工作的發(fā)展,指明了前進的方向,做出了先鋒表率的樣板。在檔案業(yè)務(wù)工作開展方面,我縣絕大部分民營企業(yè)的老板和企業(yè)檔案人員,非常歡迎檔案業(yè)務(wù)主管部門的指導(dǎo),熱忱希望給予他們工作的幫助、解惑。檔案部門和檔案工作人員,在文化和政治素質(zhì)較高的民營企業(yè)老板心目中,有著很高的地位,并常年保持著業(yè)務(wù)往來和工作友誼,很好地形成了相互理解、相互依靠、相互支持、共同發(fā)展的合作伙伴關(guān)系,實現(xiàn)了檔案工作與民營企業(yè)經(jīng)濟同心合力的雙贏協(xié)作和發(fā)展。二、墾利縣開展民營企業(yè)檔案工作的思路方式

近年來,我縣檔案業(yè)務(wù)主管部門緊緊圍繞全縣經(jīng)濟建設(shè)大局和縣委、縣政府中心工作,有重點、有針對性地開展了對全縣民營企業(yè)檔案工作的督導(dǎo),加大了指導(dǎo)力度,加強了服務(wù)意識。具體工作中,我們主要做好了如下幾點:

一是局館確定一名分管領(lǐng)導(dǎo)專門抓民營企業(yè)檔案工作,在一定時間、一定階段內(nèi)靠上抓落實,并明確指定有基層工作經(jīng)驗和檔案業(yè)務(wù)熟練的工作人員具體分管、指導(dǎo)全縣民營企業(yè)檔案工作。通過制定詳細(xì)的實施方案、目標(biāo)措施和獎懲辦法,到年底全面統(tǒng)一考評驗收,使這項工作部署得當(dāng),落實到位、任務(wù)明確、操作性強,保證了全縣民營企業(yè)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和順利開展。

二是努力借用各分管民營企業(yè)職能部門的領(lǐng)導(dǎo)力量,充分調(diào)動和發(fā)揮好民營企業(yè)主管部門和分管人員的主觀能動性。特別是對分布在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村的民營企業(yè),我們首先與鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村領(lǐng)導(dǎo)事先取得聯(lián)系,達(dá)成共識,理順關(guān)系,使檔案業(yè)務(wù)工作一步一個臺階,順理成章、得心應(yīng)手地穩(wěn)步前進。

三是側(cè)重傾斜,分類指導(dǎo)。我們主要采取了對注冊資金50萬元以上的民營企業(yè)進行重點指導(dǎo),尤其注重了對年產(chǎn)值500萬元以上的民營企業(yè)進行靠上抓,手把手地指導(dǎo)。認(rèn)真按照山東省企業(yè)檔案管理辦法的各項規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn),進行統(tǒng)一的規(guī)范化收集、立卷和歸檔。針對注冊資金較少,規(guī)模較小,形成和保存檔案文件材料不多的民營企業(yè),我們只是進行了有關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識的普及和咨詢服務(wù),有待于今后進一步的深入指導(dǎo)。通過有所側(cè)重的指導(dǎo)服務(wù),在我縣民營企業(yè)檔案隊伍中,樹立了一個個活生生的楷模典范,為全面開展民營經(jīng)濟檔案工作立下了堅固的基石。同時,民營企業(yè)檔案工作的開展,為民營企業(yè)經(jīng)濟提供了全方位、優(yōu)質(zhì)一流的熱情服務(wù),促進了全縣民營企業(yè)經(jīng)濟和社會效益的雙重提高。

四是不斷加強了對民營企業(yè)檔案管理者的培養(yǎng)和教育,進一步優(yōu)化了民營企業(yè)檔案人員的知識結(jié)構(gòu)。我們采取了舉辦專門培訓(xùn)班、以會代訓(xùn)和邊指導(dǎo)邊培訓(xùn)的形式,對民營企業(yè)的檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員,進行不同形式的定期和不定期培訓(xùn)教育,使他們切實感受到了“檔案”的特殊價值,深刻認(rèn)識到了檔案工作的重要意義,對自己所分管和從事的民營企業(yè)檔案工作,有了更加深層面的熱愛,從而愈加堅定了學(xué)好檔案、干好檔案的信心和力量。

五是與時俱進,不斷拓展民營企業(yè)檔案工作新領(lǐng)域,努力探索檔案工作服務(wù)民營經(jīng)濟的新思路、新途徑。民營企業(yè)作為近年來迅速膨脹的新生代經(jīng)濟群體,其發(fā)展規(guī)模、形態(tài)類別、分布區(qū)位等,時刻都在發(fā)生著全新的動態(tài)變化。因此,作為檔案行政主管部門,要及時根據(jù)民營經(jīng)濟的發(fā)展情況,采取相應(yīng)的措施,根據(jù)不同的服務(wù)對象,進行有針對性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。如對招商引資、三資民營經(jīng)濟企業(yè),我們采取了主動上門服務(wù),積極熱情地幫助指導(dǎo),為全縣大開發(fā)、大招商、大發(fā)展提供了看得見、摸得著的檔案“后勤部隊”支持。

六是積極鼓動和協(xié)調(diào)民營企業(yè)檔案人員參與本企業(yè)經(jīng)濟領(lǐng)域工作。按照企業(yè)檔案工作“三納入”、“四參加”的要求,我們經(jīng)常向民營企業(yè)的老板積極反映、建議,在企業(yè)各項新產(chǎn)品試制、科研成果鑒定、基建工程立項,重要設(shè)備開箱驗收等各項領(lǐng)域,都要及時通知企業(yè)的檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員具體參與。這樣,檔案人員可以在第一時間內(nèi),直接、清晰地了解掌握本企業(yè)的業(yè)務(wù)進展情況,從而更加完整、全面地收集有關(guān)第一手原始檔案材料。如此跟蹤參與,委實是做好本企業(yè)檔案工作切實可行的好辦法、好途徑。

三、對于規(guī)劃民營企業(yè)檔案建設(shè)的幾點建議1、努力加強領(lǐng)導(dǎo)調(diào)度,不斷加大指導(dǎo)力度。

2、區(qū)分民營企業(yè)不同對象,分類別、分層面進行有的放矢的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

3、注重企業(yè)效益、誠信及文化特色,理清不同民營企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)特點,突出個性化檔案整理。4、進一步強化以利用為重要目的的科學(xué)、簡捷的民營企業(yè)檔案整理方式。

5、完善民營企業(yè)網(wǎng)絡(luò)體系,以弱帶強、強弱互補、強強聯(lián)合;做到統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一利用,實現(xiàn)民營企業(yè)檔案信息的資源共享。

6、經(jīng)常督導(dǎo),嚴(yán)格培訓(xùn),努力培養(yǎng)一支政治思想好,文化素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強,相對穩(wěn)定、專職的民營企業(yè)檔案工作隊伍。

7、加大現(xiàn)代化管理的投入,全面實現(xiàn)民營企業(yè)檔案工作的計算機檢索利用。

8、強力總結(jié)、廣泛宣傳在民營企業(yè)檔案工作中涌現(xiàn)出來的典型利用事例,更大范圍地擴大民營企業(yè)檔案工作的影響,進一步增強民營企業(yè)檔案工作透明度和知名度。

隨著民營企業(yè)的發(fā)展壯大和對我省經(jīng)濟社會發(fā)展貢獻率的提升,如何把民營企業(yè)檔案工作作為我省檔案事業(yè)的重要組成部分,加強科學(xué)管理,使其更好的為民營企業(yè)發(fā)展服務(wù),為全省經(jīng)濟社會又快又好發(fā)展服務(wù),是檔案部門需要認(rèn)真研究探索的新課題。一、民營企業(yè)檔案工作的基本情況總體說,

杭州市民營企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀、難點和對策

杭州市檔案局趙建國駱如明狄煜寶

內(nèi)容摘要:本文主要分析了杭州市民企現(xiàn)狀和檔案工作現(xiàn)狀,探索民企檔案工作發(fā)展的難點,提出了今后抓好民企檔案工作的對策。主題詞:民營企業(yè)檔案工作對策

杭州是全國民營企業(yè)十分活躍的地區(qū)之一,現(xiàn)有民營企

業(yè)8萬多家,占杭州企業(yè)總數(shù)的98%以上,已成為創(chuàng)造杭州GDP的一支生力軍。特別是近幾年來,杭州民營企業(yè)產(chǎn)業(yè)升級明顯加快,工業(yè)步入以高加工、大投資為重點的發(fā)展階段,產(chǎn)業(yè)集聚和規(guī)模效應(yīng)凸現(xiàn),銷售收入超過億元的民營企業(yè)近200家。許多民營企業(yè)已完成原始積累,開始步入二次創(chuàng)業(yè)階段。全國工商聯(lián)評審的201*年全國民營企業(yè)500強,杭州市以53家上榜的數(shù)量名列全國副省級城市第一,其中進入100強的有8家民營企業(yè)。目前看來,杭州的民營企業(yè)已成為全國最為活躍,層面最高,素質(zhì)最好的企業(yè)群體之一。隨著民營企業(yè)規(guī)模的不斷擴大,對民營企業(yè)管理的要求也越趨制度化和規(guī)范化。檔案工作作為企業(yè)管理最為基礎(chǔ)的一部分,如何規(guī)范民營企業(yè)的檔案工作已成為目前迫切需要解決的一大難題。一、杭州市民營企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀:

從調(diào)研情況看,杭州市民營企業(yè)的檔案工作和民營企業(yè)

的發(fā)展?fàn)顩r很不對稱,僅就規(guī)模經(jīng)營以上的民營企業(yè)的檔案工作狀況看,也存在著嚴(yán)重的不平衡,既有地區(qū)性不平衡,也有行業(yè)性的不平衡。從目前我市民營企業(yè)檔案工作實際情況看,既有像傳化、萬向、吉利、富通等檔案工作開展得相當(dāng)好的民營企業(yè);也有剛開始重視檔案工作,正在建立和開展檔案工作的民營企業(yè),如千島湖啤酒廠,鑫富生化等;還有一批是由原國有企業(yè)轉(zhuǎn)制而來的民營企業(yè),檔案工作具有相當(dāng)水準(zhǔn)的民營企業(yè),如民生藥業(yè)有限公司,桐廬匯豐生化有限公司等。但大多數(shù)民營企業(yè)的檔案工作還處于一種無序狀態(tài),除了已建有會計檔案外,其他檔案都還沒有建立起來。目前我市民營企業(yè)檔案工作大體上可分為以下四種類型:(一)自然無序型。

我市民營企業(yè)檔案工作絕大多數(shù)屬于這種類型。這類

企業(yè)法人的檔案意識相對薄弱,對檔案工作的重要性認(rèn)識不到位。企業(yè)既沒有建立起檔案室,也沒有指定專人負(fù)責(zé)檔案工作。企業(yè)老總只重視生產(chǎn)經(jīng)營,追求經(jīng)濟利益的最大化,往往忽視諸如檔案工作之類的基礎(chǔ)管理工作。所有的資料都保存在相關(guān)的工作人員手中,有的企業(yè)經(jīng)常是工作完成了,就把相關(guān)的資料全數(shù)銷毀,根本沒有檔案概念。企業(yè)唯一建有的檔案僅限會計檔案而已。

(二)探索開展型。這類民營企業(yè)已具備相當(dāng)規(guī)模,企業(yè)在當(dāng)?shù)睾托袠I(yè)中

有一定的知名度,企業(yè)法人已開始逐步從純粹追求經(jīng)濟利益最大化,轉(zhuǎn)變?yōu)榧纫非蠼?jīng)濟利益,又要追求社會利益,并開始注重企業(yè)的美譽度。企業(yè)既要上規(guī)模,也要上檔次,企業(yè)的管理開始趨向制度化、規(guī)范化。企業(yè)法人的檔案意識也開始得到加強,檔案工作也開始進入企業(yè)的工作范疇,企業(yè)加大了對檔案工作的投入,建有檔案室,配有專人兼管檔案工作,檔案在一個部門和數(shù)個部門得到集中保管。但從整體情況看,檔案工作還處于起步階段,檔案工作制度的建立,檔案的形成、收集、整理、保管和利用等方面都還存在著不足。許多企業(yè)開展檔案工作存在著一定的功利性,而不是因為企業(yè)的需要才開展這項工作。(三)自然延續(xù)型。

這類民營企業(yè)主要是指由國企轉(zhuǎn)制而來的這批企業(yè),

原為國企時,檔案工作經(jīng)過努力,都曾達(dá)到過。ú浚┘壱陨蠙n案管理水平,檔案工作有著良好的基礎(chǔ)。轉(zhuǎn)制后,企業(yè)內(nèi)因有了很大變化,從國企變成了民營企業(yè),檔案工作的生存條件也有了很大變化,在大多數(shù)轉(zhuǎn)制后的民營企業(yè)中,檔案工作受到了一定的影響。從我們調(diào)研的情況看,很多企業(yè)的檔案工作只是在簡單地延續(xù)而已,制度是老制度,庫房是老庫房,業(yè)務(wù)工作的方法還是老方法。相比一批純民營企業(yè)而言,他們較好的地方是有檔案這一概念,檔案工作還在比較正常地開展,檔案也得到了收集和整理。

(四)成熟規(guī)范型。

這類民營企業(yè)的規(guī)模較大,企業(yè)在當(dāng)?shù)睾托袠I(yè)中,具

有相當(dāng)?shù)牡匚唬髽I(yè)本身的運作已非常成熟,企業(yè)已基本上實行了制度化和規(guī)范化的管理,檔案作為企業(yè)的基礎(chǔ)管理手段之一,普遍得到了企業(yè)法人的重視。企業(yè)法人具有較高的檔案意識,正如西子聯(lián)合控股公司董事長王水福說的:“曾經(jīng)有人問我:西子發(fā)展20多年來,從一個村辦小廠發(fā)展成為總資產(chǎn)逾40億元的大型控股公司,你認(rèn)為你所獲得的最大財富是什么?我說還沒有,不過每天我們都在做,我們的目標(biāo)是打造百年西子,將來一旦實現(xiàn)了這個目標(biāo),那么你會發(fā)現(xiàn)我們的最大財富就是檔案資料這是西子百年的無形資產(chǎn),是最寶貴的財富!”王董事長還說:“檔案工作說到底,就是要通過這樣一種記錄的方式,使企業(yè)組織中個人的智慧變成組織的智慧,從而使企業(yè)不斷傳承下去,最后實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,打造百年西子”。正是因為對檔案工作有了比較深的認(rèn)識,所以,這批民營企業(yè)對檔案工作都十分重視,在人、財、物等方面都舍得投入,為檔案工作創(chuàng)造了良好的條件。配置了條件較好的檔案庫房,建立了一整套科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度,并有專人負(fù)責(zé)檔案工作。很多民營企業(yè)在前幾年中通過努力,都達(dá)到了。ú浚┘壱陨系臋n案管理水平。為我市民營企業(yè)開展檔案工作樹立了榜樣。二、杭州市開展民營企業(yè)檔案工作的難點:

杭州市民營企業(yè)檔案工作經(jīng)過近幾年來的宣傳、服務(wù)和

引導(dǎo),取得了一定的成績,特別是規(guī)模以上的民營企業(yè)的檔案工作近50%開始逐步走上較為規(guī)范化步伐。但從這些年來我們開展民營企業(yè)檔案工作指導(dǎo)服務(wù)的情況看,還存在著許多難題,亟待加以解決。(一)檔案意識普遍欠缺。

民營企業(yè)的發(fā)展有他的特殊性,企業(yè)法人創(chuàng)辦企業(yè)的

最大目的是以最低的成本創(chuàng)造最大的利潤。特別是企業(yè)在創(chuàng)業(yè)和初步發(fā)展階段,更是以追求經(jīng)濟利益為第一要務(wù)。從現(xiàn)實情況看,大多數(shù)民營企業(yè)法人根本不知檔案是什么,更談不上什么檔案意識。待企業(yè)有了一定規(guī)模后,則產(chǎn)生分化,有的民營企業(yè)法人開始重視企業(yè)規(guī)范管理和企業(yè)文化建設(shè),檔案工作也由于某種原因得到了加強,這種情況下檔案工作得到重視,并非因為檔案意識的提高,更多的原因是企業(yè)管理的需要。(二)服務(wù)抓手難以確定。

民營企業(yè)檔案是其在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的

對企業(yè)本身及國家和社會有保存價值的各種形式的文件材料。對企業(yè)法人來說,檔案是他“私有的財產(chǎn)”,如何處置由企業(yè)自主解決。從目前情況看,檔案行政管理部門介入民營企業(yè)檔案工作,服務(wù)民營企業(yè)檔案工作,缺乏相應(yīng)的措施和必要的手段。(三)專業(yè)人才相對欠缺。

要做好民營企業(yè)檔案工作,檔案專業(yè)人才是必不可少

少,從民營企業(yè)實際情況看,大多數(shù)民營企業(yè)根本沒有檔案專業(yè)人才,也沒有考慮過引進檔案專業(yè)人才。這就更加大的檔案行政管理部門服務(wù)和指導(dǎo)民營企業(yè)檔案工作的難度。(四)檔案指導(dǎo)力量不足。

杭州市民營企業(yè)近年來發(fā)展迅速,據(jù)201*年6月

底統(tǒng)計,其數(shù)量已達(dá)8萬多家,并且還在源源不斷地增加。而檔案行政管理部門現(xiàn)有的指導(dǎo)力量則明顯不足。從宏觀上看,《檔案法》對民營企業(yè)制約力不強,同時也沒有比較符合民營企業(yè)的檔案工作管理辦法。從現(xiàn)實情況看,檔案行政管理部門人手少、任務(wù)重,業(yè)務(wù)指導(dǎo)面廣、面深,縱向到村、到社區(qū)、到具體的個人;橫向到各個部門、各個企業(yè)。由于基層檔案人員素質(zhì)相對欠缺,業(yè)務(wù)指導(dǎo)又不得不以微觀指導(dǎo)為主,特別是區(qū)、縣(市)檔案行政管理部門更是如此。因此,對民營企業(yè)檔案工作的指導(dǎo),我們現(xiàn)在基本上還無法顧及。

三、抓好杭州市民營企業(yè)檔案管理工作的對策。隨著我市民營企業(yè)的迅速發(fā)展,民營經(jīng)濟已成為我市經(jīng)

濟建設(shè)的一支主力軍,加強民營企業(yè)檔案工作也就是為民營企業(yè)服務(wù),為我市的經(jīng)濟建設(shè)服務(wù),為市委、市政府的中心工作服務(wù)。因此,做好民營企業(yè)檔案工作已成為當(dāng)務(wù)之急。(一)加強宣傳,營造氛圍。

針對目前民營企業(yè)檔案意識普遍欠缺這一現(xiàn)狀,當(dāng)務(wù)

之急是加強企業(yè)法人的檔案意識宣傳,通過各種形式貫徹宣傳《檔案法》,宣傳民營企業(yè)檔案工作。特別是要通過具體的實例宣傳檔案工作,如檔案如何為民營企業(yè)研發(fā)工作服務(wù),為技改項目服務(wù),為應(yīng)訴反傾銷服務(wù)等等,使企業(yè)法人真正認(rèn)識到檔案工作的重要性。從而使“要我做”變成“我要做”,為民營企業(yè)檔案工作的開展?fàn)I造一個良好的氛圍。(二)認(rèn)清特點,理清思路。

認(rèn)清民營企業(yè)特點,是做好民營企業(yè)檔案工作的必要

前提,我們在計劃介入民營企業(yè)檔案工作,開展民營企業(yè)檔案工作時,要充分認(rèn)識民營企業(yè)管理的自主性,管理方法的多樣性,管理目的的效益性。圍繞這些特點,我們在抓民營企業(yè)檔案工作時,必須遵循民營企業(yè)的自主性原則,靈活性原則和效益性原則。從實際出發(fā),抓好這項工作。(三)加強培訓(xùn),提高素質(zhì)。

要做好民營企業(yè)檔案工作,檔案專業(yè)人才必不可少,

從民營企業(yè)人才庫看,非常缺乏檔案專業(yè)人才。因此,作為檔案行政管理部門,要從民營企業(yè)實際出發(fā),建立適合民營企業(yè)檔案人員培訓(xùn)的體制。如根據(jù)民營企業(yè)檔案人員的實際情況,舉辦地點近、時間短、操作性、針對性強的培訓(xùn)班等。這樣一來,即可以解決檔案行政管理部門指導(dǎo)力量不足的問題,又可以為民營企業(yè)培養(yǎng)一批檔案專業(yè)人才,為民營企業(yè)檔案工作的開展打好堅實的基礎(chǔ)。

(四)創(chuàng)新機制,引入中介。

推進民營企業(yè)檔案工作的發(fā)展,必須根據(jù)民營企業(yè)的

特點,在指導(dǎo)機制,服務(wù)機制創(chuàng)新上下功夫。一是要轉(zhuǎn)變指導(dǎo)思想,從以前常規(guī)的習(xí)慣于下指標(biāo)、定任務(wù)、提要求的做法向貫徹政策、提供技術(shù)、主動服務(wù)轉(zhuǎn)變;二是轉(zhuǎn)換指導(dǎo)方法,從以前習(xí)慣于上門作具體指導(dǎo)為主向宏觀指導(dǎo)為主,輔以間接引導(dǎo),充分調(diào)動民營企業(yè)開展檔案工作的自覺性;三是大力引入中介機構(gòu),由民營的檔案中介咨詢服務(wù)機構(gòu),服務(wù)于民營企業(yè)檔案工作,即解決了檔案行政管理部門指導(dǎo)力量不足的困難,又能按市場運行規(guī)律,由市場需求解決民營企業(yè)開展檔案工作的難題。(五)加強引導(dǎo),尋求發(fā)展。

根據(jù)目前民營企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀,要扭轉(zhuǎn)民營企業(yè)

檔案工作相對落后狀況,必須把握宣傳、引導(dǎo)、服務(wù)于民營企業(yè)的這一工作主線,積極推進民營企業(yè)檔案工作。一是在規(guī)模以上的民營企業(yè)中開展“標(biāo)準(zhǔn)檔案室”的建設(shè),立典型,樹榜樣,以此為突破口,引導(dǎo)民營企業(yè)重視檔案工作;二是依托工商聯(lián),在工商聯(lián)執(zhí)委會上,以檔案利用實例宣傳檔案工作,提高民營企業(yè)的檔案意識,引起他們對檔案工作的興趣,從而逐步推進民營企業(yè)檔案工作;三是以調(diào)研與服務(wù)為由,上門與民營企業(yè)法人及有關(guān)負(fù)責(zé)人溝通,了解民營企業(yè)對檔案行政管理部門的要求,逐步推進民營企業(yè)建檔工作;四是推進民營企業(yè)檔案工作協(xié)會的建立,由民營企業(yè)之間相互溝通,加強信息交流,促進民營企業(yè)檔案工作的相互影響,從而加快民營企業(yè)檔案工作的發(fā)展。本著“對歷史負(fù)責(zé),為現(xiàn)實服務(wù),替將來著想”的檔案工作思路,抓好民營企業(yè)檔案工作,也就是對民營企業(yè)的發(fā)展史負(fù)責(zé),為民營企業(yè)的現(xiàn)今工作服務(wù),替民營企業(yè)今后再上臺階,發(fā)展壯大,提供服務(wù)。因此,我們要積極參與民營企業(yè)檔案工作,為民營企業(yè)的發(fā)展盡責(zé)盡力。

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