業(yè)務(wù)跟單的工作職責(zé)

一、外貿(mào)部各業(yè)務(wù)員簽定銷售合同后，跟單員必須全面準(zhǔn)備并了解訂單資料（客戶制單數(shù)量、生產(chǎn)工藝要求、

最終確認(rèn)樣模式），并由跟單員擬訂生產(chǎn)任務(wù)單，由業(yè)務(wù)員簽字、業(yè)務(wù)經(jīng)理審核再由總經(jīng)理復(fù)審簽字后抄送：單證員、業(yè)務(wù)員、外貿(mào)業(yè)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)部出納和經(jīng)理、制造部經(jīng)理和科長、品質(zhì)部經(jīng)理、技術(shù)部經(jīng)理、采購部科長以及包裝倉庫，每人一份。二、產(chǎn)過程中安排、督促工作

1、確認(rèn)和安排定單：與業(yè)務(wù)員確認(rèn)相應(yīng)定單產(chǎn)品的材料、規(guī)格、數(shù)量以及包裝嘜頭和標(biāo)貼，并及時(shí)安排到包

裝外協(xié)廠和本公司各相關(guān)部門。

2、跟進(jìn)生產(chǎn)：在生產(chǎn)定單安排生產(chǎn)后，多到車間督促生產(chǎn)，向各工序的管理人員了解各款產(chǎn)品在生產(chǎn)過種中

所碰到的問題，并及時(shí)一書面形式向部門經(jīng)理反映問題及建議。

3、貨期和質(zhì)量：督促生產(chǎn)部門確保定單的交貨日期并讓品質(zhì)部門嚴(yán)格控制掌握好產(chǎn)品的質(zhì)量。在此過程中跟

單員需積極發(fā)現(xiàn)問題并與制造部和品質(zhì)部門協(xié)調(diào)解決。

4、產(chǎn)成品出貨：產(chǎn)成品發(fā)貨憑跟單員開具提貨單發(fā)貨，確保發(fā)貨的產(chǎn)成品的包裝嘜頭、材料以及彩標(biāo)符合生

產(chǎn)單及客戶要求。集裝箱裝柜日期確定后安排裝卸人員小心裝卸并記錄好集裝箱規(guī)格、箱號(hào)、鉛封鎖號(hào)以及裝柜數(shù)量，及時(shí)配合單證員和業(yè)務(wù)員的工作。

票據(jù)、報(bào)表：將產(chǎn)成品發(fā)貨開具的申請(qǐng)單、提貨單、出庫單、入庫單的財(cái)務(wù)附聯(lián)當(dāng)日上交到財(cái)務(wù)部門，并做好當(dāng)月的銷售報(bào)表和樣品室樣品車的造冊(cè)登記，于每月的25號(hào)上報(bào)財(cái)務(wù)部門。

一、職責(zé)表述：審核訂單，根據(jù)訂單要求安排生產(chǎn)

1、確認(rèn)訂單產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、付款方式、包裝要求、交貨日期等。2、填寫《制造命令單》、附送相關(guān)電子文檔，進(jìn)行訂單登記。3、及時(shí)、準(zhǔn)確的下達(dá)《制造命令單》，并做好文檔管理。4、根據(jù)《生產(chǎn)計(jì)劃表》回復(fù)客戶交貨日期。

二、職責(zé)表述：維護(hù)客戶關(guān)系，了解客戶需求

1、建立詳細(xì)的客戶信息檔案。

2、根據(jù)客戶要求，進(jìn)行產(chǎn)品詢價(jià)、報(bào)價(jià)。3、寄送樣品給客戶進(jìn)行確認(rèn)。

4、按照客戶要求生產(chǎn)（彩盒、說明書、嘜頭、外箱、絲印等），確保正確無誤。5、維護(hù)好訂單交期，跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度，按時(shí)按質(zhì)交貨。

6、處理好客戶退貨品質(zhì)問題，并將相關(guān)信息傳遞到相關(guān)部門。

三、職責(zé)表述：協(xié)助財(cái)務(wù)部及時(shí)回收貨款

1、查詢貨款是否到賬，到賬后方可發(fā)貨。2、及時(shí)催收公司應(yīng)收貨款。3、做好相關(guān)開票資料。

四、職責(zé)表述：安排出貨

1、通知客戶驗(yàn)貨。

2、要求客戶及時(shí)傳送相關(guān)進(jìn)倉資料。

3、核算貨物面積，安排相應(yīng)的物流公司準(zhǔn)時(shí)到廠裝貨。

4、填寫《發(fā)貨單》給財(cái)務(wù)簽字確認(rèn)，安排倉庫人員裝車，并做好ERP系統(tǒng)《銷售出庫單》。5、及時(shí)整理已完工的訂單，及時(shí)發(fā)貨，減少庫存壓力。

五、職責(zé)表述：更新、整理網(wǎng)絡(luò)信息資料，

1、及時(shí)回復(fù)阿里旺旺客戶相關(guān)咨詢，達(dá)成銷售意向。2、經(jīng)常更新阿里巴巴網(wǎng)絡(luò)相關(guān)信息（圖片、文字）。3、了解其他競爭廠商相關(guān)產(chǎn)品和價(jià)格。4、發(fā)布促銷活動(dòng)，提高公司知名度。

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業(yè)務(wù)跟單工作職責(zé)

所謂“跟單員（Merchandiser）”，是指在企業(yè)運(yùn)作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品或服務(wù)運(yùn)作流向的專職人員，是企業(yè)內(nèi)各部門之間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的中間樞紐，就好比人體內(nèi)的運(yùn)動(dòng)神經(jīng)一樣，隨時(shí)調(diào)度協(xié)調(diào)各器官之間的配合，以完成大腦所下達(dá)的動(dòng)作指令。一個(gè)優(yōu)秀的跟單員必須具備全面的生產(chǎn)進(jìn)度控制能力，要求具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃季S、周密的計(jì)劃，可以說要“一切盡在掌握之中”。

跟單員工作的重要性主要表現(xiàn)為：

1.跟單員需要面對(duì)客戶，面對(duì)訂單開展工作。

2.跟單員是企業(yè)與市場、業(yè)務(wù)員與客戶之間聯(lián)系的紐帶。3.隨著商品市場的多樣化，小批量化以及節(jié)奏的加快，其工作性質(zhì)的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象。4.跟單員工作是一項(xiàng)非�！熬C合性”和“邊緣性”的工作，對(duì)外要有業(yè)務(wù)員的素質(zhì)，對(duì)內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。

5.作為一個(gè)企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口，跟單員不了解工廠生產(chǎn)環(huán)節(jié)的運(yùn)作情況，那是難以想象的。

6.對(duì)于訂單的生產(chǎn)來說，執(zhí)行者是生產(chǎn)部門，跟單員對(duì)客戶負(fù)責(zé)而追求的交期達(dá)成率就幾乎掌握在生產(chǎn)部門的手里，于是，溝通、跟催等能力就特別致命。這是跟單工作的挑戰(zhàn)性所在。7.有些時(shí)候，跟單員是業(yè)務(wù)經(jīng)理的助理，有些時(shí)候，跟單員是業(yè)務(wù)部門所有業(yè)務(wù)人員的助理，有些時(shí)候，跟單員是老板的助理，更多時(shí)候，跟單員是客戶的助理。

對(duì)跟單員的工作界定如下：

———業(yè)務(wù)跟單：嚴(yán)格來說應(yīng)該叫“業(yè)務(wù)跟進(jìn)”，就是對(duì)準(zhǔn)客戶（即對(duì)本公司服務(wù)或產(chǎn)品有購買或享用意向的人群）進(jìn)行跟進(jìn)，以締結(jié)業(yè)務(wù)合同為目標(biāo)的一系列活動(dòng)。對(duì)外是業(yè)務(wù)員或業(yè)務(wù)員的助理。

———生產(chǎn)跟單：對(duì)已接的客戶訂單進(jìn)行成品出貨送達(dá)客戶前的生產(chǎn)進(jìn)度、貨運(yùn)報(bào)關(guān)跟進(jìn)，以確保如期出貨搭上運(yùn)輸器為目標(biāo)。對(duì)內(nèi)是業(yè)務(wù)經(jīng)理、生產(chǎn)主管和總經(jīng)理的特別助理。

無論是工廠企業(yè)里的跟單員，還是貿(mào)易公司的跟單員，其基本職責(zé)也都是由“業(yè)務(wù)跟進(jìn)”和“生產(chǎn)跟單”兩大部分構(gòu)成。對(duì)于貿(mào)易公司里的跟單員，無非是對(duì)工廠運(yùn)作的介入少一些。

跟單員是業(yè)務(wù)員跟單員的工作不僅僅是企業(yè)的營業(yè)員，被動(dòng)地接受訂單，而要主動(dòng)地進(jìn)行業(yè)務(wù)開拓，對(duì)準(zhǔn)客戶實(shí)施推銷跟進(jìn)，以達(dá)成訂單為目標(biāo)，即進(jìn)行業(yè)務(wù)跟單。為此跟單員必須：

（1)尋找客戶。跟單員通過各種途徑尋找新客戶或跟蹤主要客戶。

（2)設(shè)定目標(biāo)。跟單員應(yīng)決定怎樣在準(zhǔn)客戶與現(xiàn)實(shí)客戶中分配工作時(shí)間。

（3)傳播信息。跟單員應(yīng)熟練地將企業(yè)產(chǎn)品的相差信息傳遞出去。

（4)推銷產(chǎn)品。跟單員應(yīng)與客戶接洽，演示產(chǎn)品，回答顧客的疑問并成訂單。

（5)提供服務(wù)。跟單員要為客戶提供各種服務(wù)，提供咨詢意見，加速交貨。

（6)收集信息。跟單員要收集市場信息心臟進(jìn)行市場調(diào)查。

（7）分配產(chǎn)品。在產(chǎn)品短缺時(shí)優(yōu)先分配給主要客戶。

跟單員是業(yè)務(wù)助理跟單員在許多時(shí)候是扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的角色。他們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待、管理、跟進(jìn)客戶。為此，跟單員必須做好以下工作：

（1）傳真、電子郵件等文件的回復(fù)，打印或驗(yàn)簽

（2）計(jì)算報(bào)價(jià)單

（3）驗(yàn)簽訂單

（4）填對(duì)賬表

（5）目錄的寄送與登記

（6）寄樣品

（7）客戶檔案的管理

（8）來訪客戶的接待

（9）主管交辦事項(xiàng)的處理

（10）與相關(guān)部門業(yè)務(wù)的聯(lián)系跟單員是協(xié)調(diào)員跟單員應(yīng)對(duì)客戶所訂的產(chǎn)品的交貨進(jìn)行跟蹤協(xié)調(diào)，即進(jìn)行生產(chǎn)跟單。其跟蹤的要點(diǎn)有生產(chǎn)進(jìn)度、貨物報(bào)關(guān)、貨物裝運(yùn)等。為此，跟單員在小企業(yè)中，可能要身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又是生產(chǎn)計(jì)劃員、物控員，甚至還會(huì)是采購員。在大企業(yè)中，跟單員則代表企業(yè)的業(yè)務(wù)部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

跟單員的工作特點(diǎn)跟單員的工作幾乎涉及到企業(yè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，從銷售、生產(chǎn)、物料、財(cái)務(wù)、人事到總務(wù)都會(huì)有跟單員的身影出現(xiàn)。跟單員的工作是復(fù)雜的、全方位的。（1）跟單員是一種責(zé)任大、權(quán)力小的工作崗位。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，其責(zé)任十分重大，因?yàn)橛唵尉褪瞧髽I(yè)的生命，客戶就是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將危及企業(yè)生存。但跟單員的權(quán)力卻是非常小的，他可以說是毫無職權(quán)，只是一個(gè)辦事員而已。跟單員完成其責(zé)任的權(quán)力不是來自其職權(quán)，而是來自其所做的事。

（2）跟單員的工作重心在于溝通協(xié)調(diào)，而不是在于以權(quán)壓人。跟單員與客戶、與生產(chǎn)部門、與銷售部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)，都是在完成訂單的前提下而進(jìn)行的與人的溝通的工作。

（3）跟單員的工作是做客戶的參謀。跟單員從本質(zhì)上來講是為客戶服務(wù)的，他們?cè)诖蠖鄶?shù)時(shí)候是當(dāng)好客戶的參謀。跟單員掌握著企業(yè)的大量的客戶資料，又對(duì)他們的需求特點(diǎn)十分熟悉，同時(shí)也了解企業(yè)的生產(chǎn)情況，他可以對(duì)客戶的訂單提出意見，以利于客戶的訂貨。

（4）跟單員的工作節(jié)奏是多變與快速的�？蛻舻男枨笫嵌鄻拥�，有時(shí)客戶的訂單是小批量的，卻要求及時(shí)出貨，這就要求跟單員的工作效率應(yīng)是快速的。同時(shí)，跟單員所面對(duì)的客戶來自五湖四海，他們的工作方式、作息時(shí)間與工作節(jié)奏各不相同，這也要求跟單員的工作節(jié)奏是多變的。（5）跟單員的工作是綜合性的。跟單員的工作是涉及企業(yè)的所有的部門，由此決定其工作是綜合性的。對(duì)外跟單員執(zhí)行的是銷售人員的職責(zé)，對(duì)內(nèi)則是執(zhí)行生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)，跟單員必須熟悉工廠的生產(chǎn)動(dòng)作流程與進(jìn)出口貿(mào)易的實(shí)務(wù)等。

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