加氣站項(xiàng)目管理心得
綜合管理部是公司的核心管理部門,主要職能是擔(dān)任公司LPG汽車加氣站工程項(xiàng)目的報(bào)建、驗(yàn)收及證照辦理和綜合管理等工作。我在該崗位工作已近五年時(shí)間了,五年的風(fēng)雨兼程,對于我個(gè)人來說是一個(gè)鍛煉成長的過程,是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)收獲的過程,也是人生價(jià)值得到升華的過程。五年多來感謝公司領(lǐng)導(dǎo)對我的培育和信任,給了我鍛煉和學(xué)習(xí)的機(jī)會。在公司領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)幫助和鼓勵(lì)下,并通過自己努力學(xué)習(xí),總結(jié)出
了一些工作經(jīng)驗(yàn)和心得。
我深深的體會到工程項(xiàng)目的報(bào)建關(guān)鍵在于一個(gè)悟性,一個(gè)項(xiàng)目要面對十幾個(gè)職能部門復(fù)雜而手續(xù)繁多的審批,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就需具備一定的管理能力、工作能力及執(zhí)行能力和良好的素養(yǎng)。做到十指彈琴,見縫插針,多管齊下。下面談?wù)勎規(guī)啄陙韺PG汽車加氣站項(xiàng)目管理和報(bào)建、報(bào)批的心得體會,供大家參考
并相互學(xué)習(xí)交流。
一、加強(qiáng)業(yè)務(wù)識學(xué)習(xí),增強(qiáng)部門管理,提高自身素養(yǎng)和工作能力。
1.作為部門經(jīng)理必須具備自身的管理組織能力、做事技巧的能力、與部門同事共性的能力和團(tuán)隊(duì)管理的能力,還須具有人格魅力的威信。靈活運(yùn)用各種方法把各種力量合理協(xié)調(diào)起來,包括協(xié)調(diào)關(guān)系和善于用
人等,還需具備良好的心理素質(zhì)和抵御壓力的能力。
2.項(xiàng)目報(bào)建工作的本質(zhì)就屬管理,管理就是計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)、實(shí)施、控制。是建立與維護(hù)組織秩序的有效體現(xiàn),是對一個(gè)項(xiàng)目報(bào)建進(jìn)行綜合組織,讓項(xiàng)目變得更有效、更快捷的獲得成功。通過報(bào)建
人對工作有效促進(jìn)加快實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成功的目標(biāo)。
3.報(bào)建工作涉及的部門較多,審批程序也是極其繁雜,工作千頭萬緒,這就要求我們隨時(shí)保持清醒的頭腦、敏銳的思維,熟悉領(lǐng)會理解政府下達(dá)的各項(xiàng)文件精神,以高度的敬業(yè)精神站在公司的立場,取得政
府職能部門的理解與支持,謀求理想的解決之道,維護(hù)和爭取公司的利益。
4.為此,部門經(jīng)理應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí),制訂工作計(jì)劃,工作方案,保障工作有條不紊的進(jìn)行。通過學(xué)習(xí)的機(jī)會加深我們對管理本質(zhì)含義的理解,加深對我們工作的必要性的認(rèn)識和重要性的認(rèn)識,激勵(lì)員
工努力開拓進(jìn)取的積極性。
5.我們還要為公司廣結(jié)良緣,廣交朋友。形成公司與政府部門之間溝通的“橋梁”,形成“人和”的氛圍和環(huán)境。為此要把握交往的技巧、藝術(shù)、原則。學(xué)會掌握溝通技巧,溝通雖不是技術(shù)的問題,但這是保障
工作的最基本的職責(zé),能力+人脈=成功。維持良好的人脈關(guān)系有效的實(shí)現(xiàn)工作成功的目標(biāo)。
二、熟悉政策、掌握程序、關(guān)注變化、靈活把握政策和策略。
1.LPG汽車加氣站項(xiàng)目報(bào)批是與政府各職能部門關(guān)聯(lián)最多最緊密的行業(yè),項(xiàng)目報(bào)建聯(lián)貫于市、區(qū)各個(gè)職能部門的行政審批決策流程,比如;市交委、發(fā)改局、國土局、規(guī)劃局、建委、消防局、安監(jiān)局、質(zhì)監(jiān)局、環(huán)保局、水務(wù)局、城管委等。因此要細(xì)致了解各個(gè)職能部門審查的標(biāo)準(zhǔn)、核心內(nèi)容、所依據(jù)規(guī)范、
辦理流程以及相關(guān)規(guī)定。
2.要充分利用人際資源的優(yōu)勢,廣泛、深入了解政府各職能主管部門的組成和具體分工,其目的是吃
透熟悉政策、掌握辦事流程、關(guān)注變化、靈活把握政策和策略。
3.在做好自身功課的基礎(chǔ)上還要積極了解分析項(xiàng)目報(bào)批前期的各項(xiàng)工作過程,了解項(xiàng)目報(bào)批的重點(diǎn)和核心,分清哪些是必須的,哪些可以靈活的,至少做到對項(xiàng)目報(bào)批心中有底,千萬不可停留在簡單資料收
集和窗口傳遞階段。
4.按照報(bào)建要求準(zhǔn)備好相關(guān)報(bào)建資料,不能以慣有思維認(rèn)為窗口立案受理了項(xiàng)目報(bào)建就能獲取核準(zhǔn)批復(fù),要注意職能管理官員可能采取的多級模式,了解具體主辦官員的辦事流程及各自的權(quán)責(zé)范圍,及時(shí)掌
握動態(tài)及政策的變化。
三、制訂工作計(jì)劃,建立正常工作秩序,提高工作效率有十分重要的意義。
1.無論部門到個(gè)人,無論辦什么事情都應(yīng)明確其目的和意義,有個(gè)打算和安排。有了計(jì)劃,就有了明確的奮斗目標(biāo),具體的工作程序,就可以更好地統(tǒng)一大家的思想,協(xié)調(diào)行動,增強(qiáng)工作的自覺性,減少盲目性,調(diào)動員工的積極性和創(chuàng)造精神,合理地安排和使用人力、物力,少走彎路,少受挫折,保障工作順
利進(jìn)行,避免失誤。
2.計(jì)劃一旦形成,就在客觀上變成了對工作的要求,對計(jì)劃實(shí)施者的約束和督促,對工作進(jìn)度和質(zhì)量的考核標(biāo)準(zhǔn)。這樣,計(jì)劃又反過來成了指導(dǎo)和推動工作前進(jìn)的動力?傊,搞好工作計(jì)劃,是建立部門正常工作秩序,提高工作效率必不可少的程序和手段。編制好工作計(jì)劃,對于我們的工作,都有十分重要的
意義。
3.為提高工作效率,編制了相關(guān)的管理計(jì)劃和流程表格,例如:(1)《周工作安排表》(詳見附表1);(2)《加氣站工程建設(shè)項(xiàng)目報(bào)建計(jì)劃進(jìn)度表》(詳見附表2)。通過表格計(jì)劃管理有效的加快了工
作進(jìn)度,現(xiàn)供大家參照并相互學(xué)習(xí)。
四、建立報(bào)建流程,理順報(bào)建程序,規(guī)范檔案管理。
1.項(xiàng)目流程化的重點(diǎn)是流程節(jié)點(diǎn)上的工作方法的建立。項(xiàng)目報(bào)建要分清哪些屬于程序性報(bào)建,哪些屬于技術(shù)性報(bào)建,兩者之間的相互關(guān)系如何;哪些報(bào)建是現(xiàn)行的,哪些是并行的,哪些報(bào)建必須前置審批,這樣才能形成最終的報(bào)建成果。而且其中有些環(huán)節(jié)是必須經(jīng)幾個(gè)職能部門或?qū)<艺撟C批準(zhǔn)。理清了報(bào)建各
個(gè)環(huán)節(jié)、各階段、各條線之間的邏輯關(guān)系和相關(guān)性,我們的工作思路就更清晰了。
2.為了更清楚的了解各職能部門報(bào)建審批流程和報(bào)建審批所需的前置條件,我們編制了《加氣站工程建設(shè)項(xiàng)目及報(bào)建流程圖》(詳見附表3)。有了這些報(bào)建流程和報(bào)建指南的模板,我們就有了參考目標(biāo),
很快能熟悉報(bào)建的每個(gè)環(huán)節(jié),再通過傳、幫、帶的工作方式,工作做起來也得心應(yīng)手。3.加強(qiáng)各類程序報(bào)建檔案管理,做到一項(xiàng)目一檔案,方便隨時(shí)查閱和使用。它是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。通過知識共享,運(yùn)用集體的智慧提高應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。同時(shí),將知識檔案儲存到計(jì)
算機(jī)里,并利用計(jì)算機(jī)的聯(lián)網(wǎng),便于大家獲得所需的知識資源。
五、管理出效率、管理出效益、管理出人材,讓最擅長的人做最擅長的事。
1.管理出效率。管理工作做得好,把一個(gè)公司的人、財(cái)、物三方面以最大程度的臺理性結(jié)臺起來、組織起來、調(diào)動起來,就能以盡可能少的時(shí)間完成最大限度的工作。管理出效益。管理工作做得好,人、財(cái)、物使用得當(dāng),搭配合理,就能以盡可能少的開支為企業(yè)創(chuàng)造最大限度的經(jīng)濟(jì)利益。管理出人才。管理工作做得好,就能人盡其才,用兵如神,不但用盡可能少的人做好了工作,而且能使手下的每一個(gè)人都有施展才能的機(jī)會,使每一個(gè)人都能得到充分的鍛煉。人才是企業(yè)之本。有了一支素質(zhì)高、水平高、力量雄厚、
結(jié)構(gòu)合理的人才隊(duì)伍,再加上使用得當(dāng),企業(yè)就會在任何時(shí)候都立于不敗之地。
2.要讓最擅長的人做最擅長的事,互補(bǔ)是一種資源利用方式,能發(fā)揮個(gè)人核心能力,花費(fèi)的時(shí)間短,工作效率高,能及時(shí)抓住機(jī)會又能調(diào)動員工的積極性,要善于發(fā)現(xiàn)他們的優(yōu)點(diǎn)長處,給予表揚(yáng)。信任、尊
重、激勵(lì)和肯定是非常重要的因素。信任可以提高員工的信心,尊重能夠充分表達(dá)對員工的關(guān)愛,贊美表
揚(yáng)可以鼓舞員工的斗志,可以使他們對自己的工作成績充滿成就感。
六、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力,塑造團(tuán)隊(duì)精神。
古人云:人心齊,泰山移。我們也常說:“團(tuán)結(jié)就是力量”。所謂團(tuán)隊(duì)精神,簡單來說就是大局意識、協(xié)作精神和服務(wù)精神的集中體現(xiàn)。團(tuán)隊(duì)的精髓是共同責(zé)任。沒有這一責(zé)任,團(tuán)隊(duì)如同一盤散沙,沒有活力,沒有朝氣。有了共同責(zé)任,團(tuán)隊(duì)就會齊心協(xié)力,成為一個(gè)強(qiáng)有力的集體。對一個(gè)企業(yè)而言,企業(yè)的發(fā)展壯大,基本的條件之一就是擁有一支相互團(tuán)結(jié)、相互協(xié)助、有團(tuán)隊(duì)精神的員工隊(duì)伍!盎ブ币呀(jīng)成為影響團(tuán)
隊(duì)、企業(yè)整體素質(zhì)的重要因素。
一根筷子容易彎,十根筷子折不斷,這就是團(tuán)隊(duì)精神力量重要性的直觀表現(xiàn),也是團(tuán)隊(duì)精神重要之所在。我們應(yīng)懷著積極的態(tài)度去工作,每個(gè)人都有責(zé)任,有義務(wù)地去做好每一項(xiàng)工作,每個(gè)人都應(yīng)該為自己的團(tuán)隊(duì)盡心、盡力,讓集體始終朝氣蓬勃,集體是我們每一位團(tuán)隊(duì)成員的港灣。敬業(yè)不僅是一種美德,
也是敬重自己的一種表現(xiàn)。
七、注重言行,維護(hù)公司企業(yè)形象。
工作是還應(yīng)講究個(gè)人儀表氣質(zhì),儀表氣質(zhì)禮儀是公共關(guān)系實(shí)務(wù)活動的一部分,也是企業(yè)文化形象的一種宣傳。做到接人待物知書達(dá)禮、著裝得體、舉止文明、彬彬有禮、談吐高雅,公司就會贏得社會的好
感、信賴、理解和支持,從而樹立我們良好的企業(yè)形象。
以愛之心做事,以感恩之心做人。觀念決定思路,思路決定出路。勤奮是一種積極向上的人生態(tài)度,一種持之以恒的精神力量,一種堅(jiān)忍不拔的意志品質(zhì)。它是我們成長并獲得成功的必經(jīng)之路
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本人做項(xiàng)目經(jīng)理工作多年,感到做這個(gè)工作最要緊的就是要明白什么是因地制宜、因勢利導(dǎo),只有最合適的,沒有什么叫對的,什么叫錯(cuò)的,項(xiàng)目經(jīng)理最忌諱的就是完美主義傾向,尤其是做技術(shù)人員出身的,喜歡尋找標(biāo)準(zhǔn)答案,耽誤了工作進(jìn)度,也迷茫了自己。以下是本人一些做項(xiàng)目的個(gè)人體會,寫出來供大家指點(diǎn),在討論過程中共同提高水平。
項(xiàng)目開始階段是一個(gè)最重要的階段。項(xiàng)目經(jīng)理在接手一個(gè)新項(xiàng)目的時(shí)候,首先要盡可能地多從各個(gè)方面了解項(xiàng)目的情況,如:
1.這個(gè)項(xiàng)目是什么項(xiàng)目,具體大概做什么事情,是誰提出來的,目的是解決什么問題。在國內(nèi)很多客戶都很不成熟的情況下,千萬不要根據(jù)項(xiàng)目的名稱望文生義地去想象項(xiàng)目的目標(biāo)。一個(gè)名為“辦公自動化”的項(xiàng)目很有可能在你進(jìn)場以后一個(gè)月才發(fā)現(xiàn)客戶其實(shí)需要的是一個(gè)計(jì)算機(jī)生產(chǎn)管理輔助信息系統(tǒng)系統(tǒng)。前期了解情況的工作越詳細(xì),后面的驚訝就越少,項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)就越小。
2.這個(gè)項(xiàng)目里牽涉哪些方面的人,如投資方、具體業(yè)務(wù)干系方、項(xiàng)目建成后的運(yùn)營方、技術(shù)監(jiān)督方等等,很多項(xiàng)目里除了業(yè)主單位的結(jié)構(gòu)很復(fù)雜以外,還有一些其他單位也會牽涉進(jìn)來,如項(xiàng)目監(jiān)理公司、業(yè)主的行業(yè)主管機(jī)構(gòu)等。項(xiàng)目經(jīng)理需要了解每個(gè)方面的人對這個(gè)項(xiàng)目的看法和期望是什么。事先了解各個(gè)方面的看法和期望,可以讓你在做項(xiàng)目碰到問題的時(shí)候,就每件事情分析哪些人會在什么方面支持你,哪些人會出于什么目的反對你,從而提前準(zhǔn)備聯(lián)合朋友去對抗敵人,讓事情向你所希望的方向發(fā)展。沒有永遠(yuǎn)的朋友,也沒有永遠(yuǎn)的敵人,只有一致的利益,這句話作為項(xiàng)目經(jīng)理是一定要記住的;
3.基本了解了客戶的情況后,下面的事情就是了解自己公司各方面對這個(gè)項(xiàng)目的看法。首先是高層領(lǐng)導(dǎo)是否重視,這個(gè)決定了你在需要資源的時(shí)候,公司是否會根據(jù)你的要求提供最有力的支持。領(lǐng)導(dǎo)口頭肯定是說支持的,你需要做的是了解公司對這個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際期望,是想把項(xiàng)目越做越大還是想賺錢?是想做樣板工程還是干脆想敷衍了事,公司領(lǐng)導(dǎo)對項(xiàng)目的態(tài)度決定了你做這個(gè)項(xiàng)目的戰(zhàn)略,而這個(gè)戰(zhàn)略方針將對你做項(xiàng)目計(jì)劃產(chǎn)生直接的影響;
4.在做整體項(xiàng)目計(jì)劃前,還要大致計(jì)算一下你手上的資源。首先是時(shí)間,現(xiàn)在市場競爭激烈,往往很多項(xiàng)目要求在幾乎不可能的時(shí)間范圍里完成。對于這一點(diǎn),你在做項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)控制計(jì)劃的時(shí)候要充分考慮。其次是人員,根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算和已往經(jīng)驗(yàn),大致計(jì)算一下未來的項(xiàng)目小組有多少種角色,每個(gè)角色目前公司是否有人,是否能完全歸這個(gè)項(xiàng)目使用,是否需要另外招聘一些人員,招聘的準(zhǔn)備工作要盡早啟動。最后就是一些設(shè)備的準(zhǔn)備,項(xiàng)目所需大件關(guān)鍵設(shè)備要盡早預(yù)定,以后不管發(fā)生設(shè)備等人還是人等設(shè)備的情況,浪費(fèi)的都是你的時(shí)間;
5.現(xiàn)在是做項(xiàng)目說明書的時(shí)候了。一份好的項(xiàng)目說明書不僅將要做的事情描述得很清楚(主要是講做什么,而不是說怎么做),而且把如何檢查也說明得很透徹。也就是說它不僅說明白了要做哪些事情,也讓客戶的業(yè)務(wù)人員(一般不懂技術(shù))知道項(xiàng)目做成什么樣就算完成了。簡單地說,項(xiàng)目說明書描述項(xiàng)目做哪些事情和每件事情做到什么程度以及如何檢查每一個(gè)結(jié)果。
6.是到做總體計(jì)劃的時(shí)間了嗎?不,你現(xiàn)在已經(jīng)知道了客戶的目標(biāo)和你手上的資源,那么做計(jì)劃以前,你還需要和你的經(jīng)理和客戶充分溝通資源的問題。因?yàn)楹芏噘Y源是還不明確的,你需要寫一份報(bào)告,詳細(xì)分析這個(gè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)以及對資源的需求情況。如果一些問題不能得到解決的話,將發(fā)生什么樣的后果。如果資源不夠,就要高層改變策略,增加對這個(gè)項(xiàng)目的投入。甚至在條件許可的情況下,有些公司會放棄這個(gè)項(xiàng)目?傊瑳]有人能完成一個(gè)不可能完成的任務(wù),如果項(xiàng)目經(jīng)理不能盡早發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn),那么就只能去當(dāng)烈士了。
7.明白了要做哪些事情和你手上的籌碼以及你做這個(gè)項(xiàng)目的總體策略,現(xiàn)在是成立項(xiàng)目小組的時(shí)候了。很多項(xiàng)目經(jīng)理都沒有自己選擇組員的權(quán)利,那么,就盡量發(fā)揮你的影響力去尋找那些你想要的人吧。成員的組成根據(jù)項(xiàng)目不同,相差較大,很難有什么具體要求,但是,一定要有精通客戶業(yè)務(wù)的人,很多小項(xiàng)目里,這個(gè)人就是項(xiàng)目經(jīng)理本人,大項(xiàng)目里會配備行業(yè)專家(Industryexpert),這樣和客戶溝通起來才不會雞同鴨講,雙方才可以相互理解。我經(jīng)常看到的情況是我們的技術(shù)人員和客戶交談時(shí)滿口的專業(yè)術(shù)語,結(jié)果搞得客戶一頭霧水,反過來,他還指責(zé)客戶不懂技術(shù)。其實(shí),明白自己想做什么的客戶已經(jīng)是很好的客戶了,不知道自己要做什么,更不懂怎么做還要指手畫腳的客戶到處存在,但是要明白,是客戶選擇了你,而不是你選擇了客戶,有了客戶你才有工資拿,心平氣和一點(diǎn)吧。
對于這種需求天天變的客戶,你就一定要事先做好規(guī)矩:
一、統(tǒng)一聯(lián)系人,客戶指定一個(gè)人和項(xiàng)目組進(jìn)行溝通,不能張領(lǐng)導(dǎo)、王領(lǐng)導(dǎo)都來說幾句,如果他們意見不一致,那你只有得罪領(lǐng)導(dǎo)的選擇了,所以,項(xiàng)目的最初就要定好規(guī)矩,我項(xiàng)目組只認(rèn)一個(gè)的意見,有什么要求你們內(nèi)部先統(tǒng)一再和我談,我不想卷入你們內(nèi)部業(yè)務(wù)部門之間的矛盾之中;
二、所有需求變更全部要有書面文字,這點(diǎn)切記!這樣做好處多多:
*有書面證據(jù),以后他還想改,你有了他以前要求的證據(jù),告訴他:你以前可是這么說的;*便于需求變更管理,需求如何慢慢演變的歷史可以看清楚,從而更深切地體會客戶的目的;*對于客戶來說,嘴巴一動最方便,反正是你們做,不花他的資源,所以要求是否合理,是否和項(xiàng)目的目的一致,他是不負(fù)責(zé)任的。但是如果要他寫書面要求,還要簽字蓋章,他就要謹(jǐn)慎多了,而且一寫東西,思想就會更加深入,很多無理要求也就這樣胎死腹中了;
8.現(xiàn)在你要面對三群人:你的領(lǐng)導(dǎo)、你的組員和你的客戶,和這些人溝通,讓他們知道你打算怎么做,什么時(shí)候要他們做什么準(zhǔn)備這些事情將是你的主要工作。既然溝通這么重要,那些事先定義一下溝通的原則也是一件很要緊的事情。很多溝通原則都是潛規(guī)則,如果你在一個(gè)部門時(shí)間做長了,對這些規(guī)則的運(yùn)用覺得是一件理所應(yīng)當(dāng)?shù)氖虑,但是,你現(xiàn)在面對的是多個(gè)部門甚至多個(gè)單位,不把溝通規(guī)則說清楚,你以后就會吃虧。下面的東西看起來無聊,其實(shí)還是很管用的:第一個(gè)是規(guī)定信息的流動方式和介質(zhì),是推還是拉。推的意思就是項(xiàng)目經(jīng)理將主動發(fā)布信息,不管通過電話、郵件還是書面方式,保證將信息傳達(dá)到每個(gè)人。這種情況適合小項(xiàng)目,人少;拉的意思就是項(xiàng)目經(jīng)理就是一個(gè)類似web服務(wù)器,你自己需要什么信息就去問他。當(dāng)然,沒有項(xiàng)目經(jīng)理把自己搞得那么累,他會用發(fā)布信息到公共介質(zhì)的方式公布信息,簡單的是白板,復(fù)雜一點(diǎn)的是項(xiàng)目的公共信息交互區(qū),潛規(guī)則就是我發(fā)了你沒去看就不要說我沒告訴你。說這些看似很無聊,其實(shí)里面牽涉信息傳達(dá)不完全的責(zé)任問題。當(dāng)然,這些都是指一般的方式,而且不要絕對化,一般情況下,主動溝通和被動訪問是同時(shí)存在的,尤其是對領(lǐng)導(dǎo),項(xiàng)目經(jīng)理更加應(yīng)該主動去和領(lǐng)導(dǎo)溝通。第二個(gè)問題就是文檔問題,很多人怕寫文檔,但是項(xiàng)目經(jīng)理一定要牢記“好記性不如爛筆頭”的道理。有理有時(shí)候?yàn)槭裁磿f不清呢?就是因?yàn)闆]有證據(jù)。所以項(xiàng)目經(jīng)理開始就要和客戶說清楚有些文檔是必須簽字的,比如項(xiàng)目經(jīng)理的項(xiàng)目日志,每個(gè)星期至少讓客戶簽字,另外所有達(dá)成共識的東西,比如會議紀(jì)要,甚至領(lǐng)導(dǎo)的講話記錄,都要寫成文檔,雙方簽字,這樣以后扯皮的時(shí)候,就能做到有據(jù)可查。記。赫f了的就和沒說一樣,只有寫下來大家簽字后才算真正發(fā)生了的。還有一些問題,比如你提交的報(bào)告,給領(lǐng)導(dǎo)(包括本方領(lǐng)導(dǎo)和客戶領(lǐng)導(dǎo))做一個(gè)選擇題,結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)壓住不批,讓你無所適從,結(jié)果拖延了進(jìn)度。這時(shí)候,你可以等,但是注意要留記錄,標(biāo)明是誰的責(zé)任;另外,如果你在開始階段就和領(lǐng)導(dǎo)商定:如果批示提交三天后沒有得到領(lǐng)導(dǎo)答復(fù)就算對方同意,這樣你就會主動很多。再比如不同事件的審批流程問題:什么等級的事情記錄在項(xiàng)目日志里、什么等級的事情要雙方項(xiàng)目經(jīng)理專門簽署備忘錄、什么等級的事情要雙方領(lǐng)導(dǎo)出面簽署合同附件等等。事先想得越周到,以后的工作就越主動。
9.好了,做了很多前期工作,定義了一些游戲規(guī)則,現(xiàn)在是坐下來做計(jì)劃的時(shí)候了。這一節(jié),任意找一本項(xiàng)目管理的書都會說得比我好,所以我就少寫一點(diǎn),說一些自己的體會就是了。首先是找?guī)讉(gè)關(guān)鍵組員,比如客戶業(yè)務(wù)專家、系統(tǒng)分析員等等,做一下項(xiàng)目模塊劃分工作。項(xiàng)目分成幾塊去做,每一塊完成什么,模塊之間的信息如何交換等等。需求定義的是做什么的問題,而這里說的是怎么做的問題。這里要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn):完成一個(gè)目標(biāo)有很多種方式,你要選一種你最熟悉的,而不是看上去最完美的,這個(gè)思路會讓你的項(xiàng)目減少很多風(fēng)險(xiǎn)。有時(shí)候客戶會被某種新技術(shù)打動,堅(jiān)持要你采用那種新技術(shù),你就應(yīng)該告訴他:你選我做這個(gè)項(xiàng)目,就應(yīng)該容許我采用自己最喜歡的方式做事情,新技術(shù)之所以有誘惑力,就是因?yàn)槌蕴澋娜诉不多,我不希望你成為第一批受害者。采用一個(gè)計(jì)劃會讓你的工作更加明確,比如用微軟的Project軟件,你填寫完表格以后,就可以知道這個(gè)項(xiàng)目有多少件事情要做,每件事情需要什么資源,他們之間的前后關(guān)系如何,消耗的時(shí)間有多長,完成后有什么標(biāo)志等。所有的結(jié)果最后用一個(gè)叫做干特圖的形式表現(xiàn)出來。你做完這個(gè)表以后會驚奇地發(fā)現(xiàn),干特圖上項(xiàng)目的結(jié)束時(shí)間會遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于你的計(jì)劃結(jié)束時(shí)間(簽合同的人永遠(yuǎn)不會先征求你的意見的)。當(dāng)然,學(xué)過項(xiàng)目管理的人會大談什么WBS、優(yōu)化路徑之類的東西,但是我的經(jīng)驗(yàn)是你再優(yōu)化也不可能把這些東西安排到計(jì)劃的時(shí)間結(jié)束。如果你沒碰到這個(gè)問題,在我恭喜你挑了一個(gè)輕松活之前,請你再去確認(rèn)你是否羅列了所有要做的事情和正確評估了他們所需要的時(shí)間。這時(shí)候,你就要考慮犧牲一些任務(wù)的時(shí)間(也意味著質(zhì)量)了。按照什么標(biāo)準(zhǔn)犧牲?這個(gè)項(xiàng)目的戰(zhàn)略!我們在第三節(jié)提到過的戰(zhàn)略。我的經(jīng)驗(yàn)是如果你什么都趕進(jìn)度,其結(jié)果可能就是十件事情你一件也沒做好,想想多么失敗啊。所以,把資源投到你熟悉和有把握的事情上,最后的結(jié)果是十件事情,你有三件做成了精品,三件完成,還有四件因?yàn)槟承┰蜓诱`,成績單是否靚麗了很多呢?戰(zhàn)略決定優(yōu)先級,而正確排列事情的優(yōu)先級是一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理能力的主要體現(xiàn)。
好,現(xiàn)在項(xiàng)目已經(jīng)完成了前期工作,了解了項(xiàng)目的目標(biāo)、搞清楚了手上的資源,制定了項(xiàng)目的策略,然后編制了項(xiàng)目的整體計(jì)劃,項(xiàng)目進(jìn)入實(shí)施階段。進(jìn)入這個(gè)階段反而是項(xiàng)目經(jīng)理比較空閑的時(shí)候,不像前期的時(shí)候項(xiàng)目經(jīng)理要象記者一樣到處和不同的人接觸,搞清楚他們在說什么,努力猜測他們在想什么和他們的真正目的,那才是最累人的事情。當(dāng)然,小項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理往往自己也是一個(gè)資源,要做很多事情,這時(shí)候反而比誰都苦。項(xiàng)目經(jīng)理這段時(shí)間的主要工作是保持和客戶領(lǐng)導(dǎo)以及自己領(lǐng)導(dǎo)的溝通。和客戶領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)特別要注意,除非你需要對方給你支持,那么你才需要講得具體一點(diǎn),否則,告訴他一切正常就可以了,而且態(tài)度要積極一些,千萬不要說一些領(lǐng)導(dǎo)不懂的細(xì)節(jié),比如:“王局長,最近項(xiàng)目進(jìn)度還算正常,就是JVM經(jīng)常發(fā)生一些內(nèi)存泄漏的情況”王局長:“(*&$@@”。和自己的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)也要注意這個(gè)問題,除非他是一個(gè)技術(shù)高手,你需要他的技術(shù)經(jīng)驗(yàn),否則一般就匯報(bào)進(jìn)度是否正常以及有問題時(shí)你的對策和打算就可以了,有些需要他支持的地方,比如資源調(diào)用需要說詳細(xì)一點(diǎn)。和組員開會,除了一些項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤會議以外,還有很多討論會,需要大家用頭腦風(fēng)暴方法給出解決問題。與會人員很多都是技術(shù)人員,他們的特點(diǎn)是注重細(xì)節(jié)、缺乏大局觀、有點(diǎn)消極悲觀、自尊心強(qiáng)(如果總結(jié)得不對,歡迎大家拍磚),所以,你作為會議的主持人,只要負(fù)責(zé)提出問題和記錄下他們的觀點(diǎn),千萬不要做評判者的角色。一個(gè)問題,有很多方面,從不同的角度看,現(xiàn)象是完全不同的,想想盲人摸象的故事吧。這些技術(shù)人員,他們往往精通一個(gè)方面,就自己的角度發(fā)表見解,除非一些很特別的情況,你都應(yīng)該認(rèn)為,他們提出的方案,從他們的角度來看是最合理的。你的長處是掌握事情的優(yōu)先級,評估各個(gè)方面的輕重緩急,從而根據(jù)他們的意見得出一個(gè)合適的(而不是正確的)方案。所以,在會議上,你要充分尊重每一個(gè)人和他的意見,夸獎那些意見提得比較好的人,千萬不要把會議帶入無休止的爭論(你要讓大家知道事情不是非黑即白的,而是多元的,唉,我們的教育惹的禍)。會后,你自己寫文檔,做決定。會議上大家的面子都被照顧了,自己實(shí)施起來的阻力就小,如果還有意見的,你就私下找他聊,如果還不能說服他,你就要讓他明白,因?yàn)槟阖?fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目、你擔(dān)當(dāng)風(fēng)險(xiǎn),所以,這個(gè)優(yōu)先級應(yīng)該你來判斷。組織中的高層,并不見得水平會比一般的成員高,但是,他要承擔(dān)組織的風(fēng)險(xiǎn),加之信息的不對稱性,所以,對事情的優(yōu)先級的判斷肯定比下屬強(qiáng)。
在開發(fā)過程中,內(nèi)部管理還要注意的一點(diǎn)是時(shí)刻強(qiáng)調(diào)以驗(yàn)收為目的的思想,每個(gè)任務(wù)的最終可交付成果一定要是可以被檢查的,比如,【界面要求:美觀大方、簡潔明快】,這個(gè)要求我就不知道如何檢查。所以,給開發(fā)小組布置任務(wù)的時(shí)候就要考慮如何檢查結(jié)果,比如我見過一個(gè)計(jì)劃,里面有一個(gè)任務(wù)【開發(fā)人員熟悉EJB編程】,這個(gè)任務(wù),除了讓這些人去參加一些專業(yè)認(rèn)證考試,否則,結(jié)果很難被檢查。所以,時(shí)刻考慮如何檢查結(jié)果、如何向客戶交付是項(xiàng)目經(jīng)理一直要注意的事情,我聽說有些老項(xiàng)目經(jīng)理拿到項(xiàng)目是倒排計(jì)劃的,即首先看如何驗(yàn)收和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),然后決定工作計(jì)劃。很多項(xiàng)目開始了很久,還不知道如何驗(yàn)收,那么這個(gè)項(xiàng)目出問題的可能性就很大了。做項(xiàng)目就是為了驗(yàn)收,我們的角色不是研究機(jī)構(gòu),我們的目的就是在付出那么多勞動后得到結(jié)果。
另外我插一句:我是極其不主張到客戶現(xiàn)場開發(fā)的。尤其是一大群技術(shù)人員直接和客戶交流,很容易引起沖突和矛盾(技術(shù)人員的本性決定的)。我的做法是項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目實(shí)施人員到現(xiàn)場,軟件開發(fā)人員還是在公司做項(xiàng)目。項(xiàng)目實(shí)施人員就是初級項(xiàng)目經(jīng)理,他們了解自己的產(chǎn)品,懂得一些客戶的業(yè)務(wù),關(guān)鍵是在于他們具有良好的溝通能力,俗稱“皮厚”。他們是客戶和研發(fā)人員的橋梁,其職業(yè)方向也是很機(jī)動靈活,以后可以有很多方向可以轉(zhuǎn),比開發(fā)人員的路要寬得多。
接著,我們再談?wù)勛钭屓祟^痛的需求變更問題。變更通常分為兩種:一種是部分更改了原先的目標(biāo),即需求變更;另一種是沒改變目標(biāo),但是客戶不滿意目前的實(shí)現(xiàn)方式,大到流程的實(shí)現(xiàn),小到界面的布局,都是屬于這類。碰到這種情況是難以避免的,主要是事先溝通的不夠充分和客戶隨著項(xiàng)目的進(jìn)展,慢慢想清楚了問題,改變了以前的思路。這時(shí)候,如果需要改并且你的戰(zhàn)略是容許這種情況的,那么注意下面幾點(diǎn):
1.確保以前的文檔,就是記載著以前的結(jié)論的東西,客戶是否簽過字,如果沒有,趕緊把你的工作停下來,趕快再和客戶自己確認(rèn)一下你的方案,然后讓他簽字,避免以后說話沒有憑據(jù);
2.和客戶坐下來,自己探討他修改的根本目的是什么,是不是有同樣能達(dá)到相同目的,但是對你來說有代價(jià)更小的選擇?
3.(項(xiàng)目初期的工作)明確更改流程,一般是客戶指定一人簽字(否則客戶每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都有權(quán)力來插一杠子,你就廢了),以正式項(xiàng)目文件的方式提交給你,然后,你做評估分析,分析對成本、進(jìn)度的影響,在你的領(lǐng)導(dǎo)同意后,出相應(yīng)意見書,主要是要說明更改設(shè)計(jì)的原因和指出由此帶來的不確定后果(這個(gè)東西先寫出來,后面如果真的發(fā)生了,至少不是你的錯(cuò))。然后再讓客戶在上面簽字。見過醫(yī)院給病人做手術(shù)以前讓家人簽的免責(zé)條款嗎?對,就學(xué)習(xí)那個(gè),讓大家都意識到任何的更改都有成本和代價(jià)。
系統(tǒng)開發(fā)告一段落后,就進(jìn)入客戶培訓(xùn)、系統(tǒng)驗(yàn)收階段,這個(gè)階段,我一般會注意以下幾個(gè)問題:一、給客戶做培訓(xùn)前,多注意一些表面功夫。很多程序員認(rèn)為,系統(tǒng)的邏輯核心是否正確是關(guān)鍵,至于界面如何,界面上的用詞是否準(zhǔn)確,那是無關(guān)緊要的問題,而且培訓(xùn)的時(shí)候也是信手拈來,想到哪里說到哪里,下面聽講的人不知所云,云山霧罩,培訓(xùn)效果自然可以想象。我的體會是,給客戶做培訓(xùn)的版本,如果你在做多次測試以后仍然不能確定邏輯是否合乎要求,那么,你至少要在界面上多花一點(diǎn)功夫。注意每個(gè)界面的布局、用詞、鏈接的正確性等等,總之不要讓客戶看到一些他不該看到的東西。文檔方面,準(zhǔn)備至少兩個(gè)文檔:用戶手冊和培訓(xùn)手冊。這兩個(gè)文檔的內(nèi)容很多都是一致的,但是角度完全不同。用戶手冊往往是站在系統(tǒng)設(shè)計(jì)者的角度,按照自己的思路,分模塊講解系統(tǒng)的操作和功能;而培訓(xùn)手冊,一定要站在客戶業(yè)務(wù)人員的角度,根據(jù)每個(gè)角色面對不同業(yè)務(wù)的辦理,如何通過使用本系統(tǒng)的一系列功能來實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。所以,第一次培訓(xùn)以前,系統(tǒng)界面是否完整正確、培訓(xùn)文檔是否完備都是很關(guān)鍵的因素,第一炮打不響,以后就麻煩很多。
作為項(xiàng)目經(jīng)理,其實(shí)腦子里就是幾樣?xùn)|西:做哪些事情、做到什么程度、怎么交貨、手上的資源以及各個(gè)事情的優(yōu)先級。所謂多快好省那是人類的夢想,這四個(gè)方面都是相互矛盾的,屬于典型的又要馬兒跑,又要馬兒不吃草的類型?紤]問題的輕重緩急方面,往往是把快放在第一位,各方領(lǐng)導(dǎo)都會給你最后期限,所以保進(jìn)度是第一位的;省是第二位的,企業(yè)的根本目的是盈利,如果收入不能增加的話,至少費(fèi)用要控制;好是第三位的,沒辦法,誰都想精益求精,但是,沒有強(qiáng)大的資源保障,質(zhì)量只好先犧牲了;最后是多,客戶的要求源源不斷,如何降低客戶的期望值,讓他們從理想回到現(xiàn)實(shí)也是項(xiàng)目經(jīng)理的分內(nèi)工作。
驗(yàn)收前,除了做好文檔工作,即可交付成果以外,多花時(shí)間搞清楚客戶的做事情流程是很重要的事情,這些在前面已經(jīng)有所提及,這里就不再多說。
我對驗(yàn)收最大的體會就是舉證問題。即千萬不要讓客戶這么想:你必須有證據(jù)證明你的系統(tǒng)是沒問題的。這樣你就沒戲了,微軟那么多天才,做了XP還天天打補(bǔ)丁,要你的程序沒問題,既不可能,你也沒辦法拿出證據(jù)。你要讓客戶明白,所謂驗(yàn)收,就是我按照測試文檔的測試用例跑一遍,結(jié)果和預(yù)期結(jié)果一致就應(yīng)該算通過了,而且還容許有一些小錯(cuò)誤留在驗(yàn)收后改正,他可以對測試用例提意見。所以,驗(yàn)收前雙方要確認(rèn)測試計(jì)劃和測試用例。如果他認(rèn)為系統(tǒng)不符合要求,那么他應(yīng)該舉證,證明這個(gè)系統(tǒng)和最初設(shè)計(jì)相背離的。所以,參考法律概念,千萬不要舉證倒置。另外,認(rèn)為系統(tǒng)完美了才能驗(yàn)收的想法也是錯(cuò)誤的,軟件開發(fā)合同里一定要注明驗(yàn)收以后維護(hù)期的費(fèi)用問題,否則,客戶擔(dān)心一旦驗(yàn)收就得不到你們的支持,自然不配合驗(yàn)收,那么,你這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理就很難交功課了。
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