店秘工作總結(jié)

每天早晨8點半之前到店，與經(jīng)紀人一起作好店內(nèi)衛(wèi)生，監(jiān)督保持店內(nèi)整體衛(wèi)生情況；早中晚查看加盟店支持中心，將最新公告及時報告店長；下午5點查閱報紙，剪下房地產(chǎn)動態(tài)的相關(guān)新聞，放入剪報夾，方便經(jīng)紀人了解房地產(chǎn)市場動態(tài)；前臺放置留言本，如果客戶找的經(jīng)紀人不在，記錄在留言本上，經(jīng)紀人回來自己查看，避免因沒有及時轉(zhuǎn)告經(jīng)紀人，造成客戶流失

考勤管理：每天早晨8點半做經(jīng)紀人考勤登記，如實記錄員工遲到請假等情況；督促經(jīng)紀人帶客戶看房要帶看房確認單并填寫員工外出登記表，登記外出事由和外出、返回時間

房源維護：下班之前將房源需求錄入，每周六統(tǒng)計房源與業(yè)績，填寫經(jīng)紀人業(yè)績展示板，檢查過期房源并對客戶進行回訪，將售出房源及時歸檔，未售出房源再聯(lián)系續(xù)簽代賣或代租合同

房源錄入：房源錄入之前與客戶聯(lián)系確定房源的真實性與有效性，并要求經(jīng)紀人簽代賣時畫出房型圖，

檔案管理：新經(jīng)紀人入職填寫加盟店員工入職登記表，收齊身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明復(fù)印件和照片；離職填寫離職申請表，與檔案一起放入離職員工資料冊，做好物品及房源客源的交接，將房源及客源分配給其他經(jīng)紀人，以便于及時跟進。

每周更換一次墻上的房型圖與房型圖冊，將優(yōu)質(zhì)房源分成不同價位貼在墻上，重點推薦

月末統(tǒng)計房源，填寫房源統(tǒng)計表

擴展閱讀：店秘職責(zé)流程

工作職責(zé)

秘書是公司和當(dāng)?shù)陿淞⒂诳蛻裘媲暗男蜗蟠翱�，是一個樞紐起著承上啟下的作用，是店長的左右手。一個優(yōu)秀的秘書能為主管分擔(dān)一半以上的事務(wù)及管理工作。店務(wù)秘書的主要工作職責(zé)有：店內(nèi)事務(wù)管理；互動管理；與總部溝通管理；緊急事務(wù)應(yīng)對管理

（一）客戶資料管理

【總客戶登記冊】用于登記當(dāng)天值班接待的上門客人和經(jīng)紀人當(dāng)天獲取的除上門外的客人，秘書負責(zé)提醒督促經(jīng)紀人將當(dāng)天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊上。及時更換收藏已登記滿的總客戶登記冊，存檔一年后作廢銷毀。

【登報客戶登記表】用于登記登報來電問詢的客戶，編號并與當(dāng)天下午下班前統(tǒng)一分配給經(jīng)紀人，督促跟進。及時收藏半年后作廢銷毀。

（二）房源資料管理

【原始資料】

(1)原始房源編號：按年份+當(dāng)?shù)甑拇�表字母和順序如�?5E0001）05代表201*年，E代表第五家店，0001代表店內(nèi)的第一套房源

(2)當(dāng)天新房源應(yīng)存夾在新房源夾中，寫上編號。

資料詳細明確的當(dāng)天下午17：00-18：00發(fā)送給總部，資料不夠詳細明確的，提醒經(jīng)紀人落實清楚，第二天發(fā)送給總部.

(3)當(dāng)周新房源備份一份并制作一張目錄表上交總部存檔.

(4)原始房源資料根據(jù)當(dāng)?shù)陮嶋H情況進行分類存管，作好標識目錄便于查詢。

(5)定期整理原始房源資料，提醒經(jīng)紀人精耕房源。根據(jù)經(jīng)紀人反饋的信息（已售、暫不售、價格異常等）及時更新房源信息，確保房源信準確有效

(6)已售原始房源資料作好標識存檔保管一年后作廢銷毀�！竟┛蛻舨檎业姆吭促Y料】（簡稱對外房源）

每天打印從總部發(fā)送到各店郵箱里的各店當(dāng)天新房源匯總資料，裝訂成冊，供客戶查閱。一個星期整理一次，確保房源信息準確有效。

【網(wǎng)絡(luò)房源、新報房源當(dāng)天錄入網(wǎng)站】及時根據(jù)經(jīng)紀人反饋信息更改更新。

（三）制度執(zhí)行

秘書在執(zhí)行制度過程中應(yīng)以《公司制度》、《行為規(guī)范》及當(dāng)?shù)旯芾碇贫葹闃藴�，發(fā)現(xiàn)某同事違反規(guī)定時，及時給予提醒，或匯報店長，由店長決定是否處罰，店長確定處罰，秘書開罰單，店長簽字，秘書執(zhí)行罰款。

（四）考勤管理：秘書應(yīng)該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細內(nèi)容，嚴格監(jiān)督打卡情況。

（五）值班管理：秘書于當(dāng)月的最后一天制定下月的值班表，由店長確認簽字生效，于晚會告知傳閱并張貼告示當(dāng)?shù)晖�仁，以便于�?jīng)紀人提前做計劃。

（六）衛(wèi)生管理：當(dāng)天衛(wèi)生由值班人員打掃，秘書應(yīng)監(jiān)督當(dāng)?shù)晷l(wèi)生及辦公設(shè)備的整潔度。發(fā)現(xiàn)值班人員沒做衛(wèi)生或馬虎對待的，告知店長，由店長處罰。每月負責(zé)組織至少一次的衛(wèi)生大掃除。

（七）表格表單管理

【普通表單格】：經(jīng)紀人用和秘書用的表單格分類存放于固定位置，并標識清楚，一周整理一次，及時備存，確保各類表單格齊全供經(jīng)紀人使用。

【特殊表單格】：租賃合同和收據(jù)要在租賃專員提出申請時發(fā)放，發(fā)出24小時內(nèi)收回租賃傭金，收據(jù)本和一份存檔合同（一式三份中的其中一份）。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當(dāng)月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財務(wù)部

（八）當(dāng)?shù)贽k公用品和基金的管理

【辦公用品的領(lǐng)用】制作成一份辦公用品領(lǐng)用登記表，監(jiān)督領(lǐng)用登記，月底統(tǒng)計，供數(shù)據(jù)分析用。對當(dāng)?shù)贽k公設(shè)備進行維護，如出現(xiàn)故障先尋找原因，在能力范圍內(nèi)的盡量獨立解決，在能力范圍外的及時與廠家或其他服務(wù)機構(gòu)聯(lián)系。

【當(dāng)?shù)昊�金的管理】：根�?jù)當(dāng)?shù)昃唧w情況于月初或月末將當(dāng)?shù)昊�金收支明細表張貼告示

（九）數(shù)據(jù)匯總

【每周】：周考勤匯總，客戶和房源統(tǒng)計，帶看量、簽單數(shù)匯總。

【每月】：月考勤匯總，客戶和房源匯總，帶看量簽單明細統(tǒng)計，當(dāng)?shù)暝捹M及辦公用品費用統(tǒng)計。

（十）接待

【客戶接待】：在值班人員外出帶看或繁忙時接待上門客戶，將客戶信息分類登記于登記表中，盡量詳細具體，并于當(dāng)天交接給值班人員。秘書所接待的房源及客人統(tǒng)歸當(dāng)天值班人員所有。

【同事接待】：來者是客，到當(dāng)?shù)陙淼乃�店�?jīng)紀人或其他部門的同事都應(yīng)熱情接待，倒水讓座，提供恰當(dāng)?shù)膸椭��！咀⒁馐马棥浚?/p>

a：秘書是公司的形象代表，是當(dāng)?shù)甑拇翱诤蜆屑~，接待禮儀要規(guī)范細致到位。b：隨時保持飽滿的精神狀態(tài)。

工作流程

一、行政事務(wù)

實習(xí)報告：實習(xí)分行秘書入職前上報主任秘書；

工作報告：入職分行秘書于每月30日上報，內(nèi)容為上月工作總結(jié)與下月工作計劃（事前計劃、事后總結(jié)）；每月考勤卡、考勤報表的上報：

考勤卡：按公司規(guī)定打卡，簽卡要注明原因，并須直屬上司簽字確認方可；

考勤報表：認真填寫表格所需內(nèi)容，切不可造成漏填少報（填報所有涉及的日期全屬當(dāng)月，當(dāng)月之前的則無需填寫）；

分行人員入職時間以到人力資源部辦理手續(xù)的時間為準，需攜帶相關(guān)資料及所需表格到行政人事部面談，即后辦理入職手續(xù)。并督促相關(guān)人員同時辦理擔(dān)保手續(xù)（擔(dān)保人需提供戶口本及身份證原件），擔(dān)保一年有效；

分行人員離職時間以在分行交接當(dāng)日時間為準（分行經(jīng)理級以上人員離職須主任秘書到現(xiàn)場進行財務(wù)及物品交接）；

辦公用品的申請：每月20-23日為申請時間，大件物品須先申請后購買；名片的申請：每周星期五12：00提交名片申請，每人每次申請不可超過兩盒。

二、財務(wù)事務(wù)【每月工作】：

收據(jù)、合同自領(lǐng)取日起計三個月未核銷的，應(yīng)退回財務(wù)部辦理核銷及重新領(lǐng)取手續(xù)；對帳：時間為每月初（具體時間財務(wù)部通知）；

所須上報表格：租傭?qū)�帳表、考勤表、買賣業(yè)績表、工資卡號統(tǒng)計表；

費用報銷：時間安排與財務(wù)安排對帳時間一樣（每張報銷單上必須有經(jīng)理簽字確認）；分行已成交單跟進表：每月5日前上報主任秘書處；分行未結(jié)單明細表：每月5日前上報主任秘書處合同收據(jù)核銷、盤點表：每月5日前上報財務(wù)部；

鋪位租金、水、電、管理費、廣告位租金、空調(diào)費等費用的申領(lǐng)與核銷；清潔工工資的支付�！久咳展ぷ鳌浚好刻焐习嗉磳Ψ中惺論�(jù)、合同進行檢查及核銷工作；①收據(jù)所列內(nèi)容和金額與合同所載內(nèi)容一致；

②涂改（包括涂改液）、挖補的合同、收據(jù)不予核銷并及時上報；③出現(xiàn)以上所述及不及時核銷收據(jù)、合同的及時上報；租傭、定金、誠意金的收付；

租傭：收取→開出租傭收據(jù)（交客戶、業(yè)主）→存入指定帳戶（24小時內(nèi)）→備份合同復(fù)印件、收據(jù)第三聯(lián)、銀行存款回單財務(wù)查驗；

定金、誠意金：簽訂委托書或合同（交易員）→收取定金、誠意金→開出收據(jù)客戶聯(lián)（交客戶）→存入指定帳號（24小時內(nèi)）→收據(jù)第三聯(lián)同銀行回單傳真至財務(wù)部（同時MSN短信通知相關(guān)人員款項入帳）→到財務(wù)部交收據(jù)第三聯(lián)原件及銀行回單原件并由財務(wù)相關(guān)人員在收據(jù)明細確認表上簽收；

付定：簽訂購買、租賃委托書→業(yè)主收條（加蓋指模）→留備身份證復(fù)印件（查看原件）→收取房產(chǎn)證原件或銀行抵押合同原件（收取訂金人民幣5000元以上的）；

如以上條件無法全部滿足，業(yè)主收定須總經(jīng)理簽字；如無則分行秘書應(yīng)及時填寫《違規(guī)放款反饋表》，為確保無誤請先查檔；

分行內(nèi)任何一筆付出的款項，必須由經(jīng)理簽字，如有特別放款的還須由總經(jīng)理簽字方可；分行成交單上報財務(wù)部與客服部所須資料：

財務(wù)：合同（居間、單邊）復(fù)印件、房產(chǎn)證復(fù)印件（抵押合同）、成交報告（交易員及經(jīng)理簽字）、客戶（業(yè)主）身份證復(fù)印件，并由財務(wù)相關(guān)人員簽收確認。

客服：合同（居間、單邊）復(fù)印件、房產(chǎn)證復(fù)印件（抵押合同）、成交報告（交易員、經(jīng)理簽字）、家私清單、客戶（業(yè)主）身份證復(fù)印件，并由客服相關(guān)人員簽收確認；

收取款項不開收據(jù)的按違規(guī)處理；

業(yè)主與客戶直接收付定金的，分行留備業(yè)主開給客戶的收款收條復(fù)印件以備查驗；每日收支、罰款、活動基金流水帳的記錄；

三、分行事務(wù)

分行人員的值班休假安排；

報紙廣告的剪貼，櫥窗廣告的更換（顏色不可太多）；

考勤的統(tǒng)計與上報（外出登記的跟進），當(dāng)天出勤情況及時上報行人事部（如遲到、早退、例休、請假、曠工等）；

每日業(yè)績的統(tǒng)計（與分行經(jīng)理充分溝通，不可造成少報、錯報業(yè)績）；公告欄的布置與更新；

公司公告的傳達與張貼（及時跟進及反饋信息）；分行內(nèi)固定資產(chǎn)的維護（辦公桌椅、墻壁、電子設(shè)備等）；行為規(guī)范的監(jiān)督（著裝、形象等）；

簡單公文的起草（分行內(nèi)的業(yè)務(wù)表格、文書文件等）；

分行人員變動（入、離職、調(diào)動）的跟進與新入職人員的基本培訓(xùn)；日志的統(tǒng)計與檢驗，并監(jiān)督執(zhí)行相應(yīng)的懲罰制度；分行打印機墨盒至總務(wù)處以舊換新；維持分行日常清潔衛(wèi)生

四、監(jiān)督職能

各種違反政策法令、規(guī)章制度的苗頭或行為，發(fā)現(xiàn)后及時上報

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