檔案電子化管理

檔案電子化管理

隨著公司的不斷發(fā)展，檔案的存儲(chǔ)量也在不斷增加，龐大的檔案庫(kù)冰河舊的管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展，所以建議建立數(shù)字化檔案管理。

房地產(chǎn)檔案管理是房地局等房屋管理部門對(duì)房地產(chǎn)的建設(shè)、使用、管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。是一個(gè)城市的房地產(chǎn)管理部門的平時(shí)工作的總結(jié)和真實(shí)的寫照。房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)是專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性和廣泛性，是房地產(chǎn)管理部門在平時(shí)的工作中直接形成的，具有校對(duì)存檔利用價(jià)值的用圖表、文字、數(shù)據(jù)保存的檔案材料�，F(xiàn)在，這種檔案材料已經(jīng)成為城市規(guī)劃、小區(qū)建設(shè)、財(cái)產(chǎn)清查、查找房屋、解決糾紛、化解爭(zhēng)議的重要法律依據(jù)。房地產(chǎn)檔案作為房地產(chǎn)管理部門形成的一種專業(yè)檔案。合理的利用房屋檔案才能跟高的發(fā)揮他們的作用，不要重保護(hù)，而疏忽于利用，避免造成資源浪費(fèi)。因此，如何正確的認(rèn)識(shí)到這個(gè)問(wèn)題，如何加強(qiáng)和規(guī)范檔案的管理制度，對(duì)房地產(chǎn)檔案的作用與發(fā)展具有很重要的意義。

隨著社會(huì)的不斷的發(fā)展和進(jìn)步，房地產(chǎn)檔案的規(guī)范和管理制度也有多不同，因此，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)性的要求也各不相同。由于對(duì)房地產(chǎn)檔案的認(rèn)識(shí)上的不同，造成了在房地產(chǎn)檔案管理的工作中，存在著很多問(wèn)題。

1.房地產(chǎn)檔案是各個(gè)時(shí)代的工作人員收集總結(jié)的，因此房地產(chǎn)檔案里的內(nèi)容和質(zhì)量各不相同。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，人們對(duì)于房地產(chǎn)檔案的認(rèn)識(shí)也有了變化。由于各個(gè)時(shí)期的檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平各不相同，對(duì)于房地產(chǎn)檔案里錯(cuò)誤的、有問(wèn)題的、不完全的材料部能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和校正，還有對(duì)于一些不規(guī)范的文字或圖片沒有把好關(guān)，一同放進(jìn)房地產(chǎn)檔案中，對(duì)以后的查閱和利用起到了很大的阻礙作用，也有可能因此給利用資料的人造成很大的麻煩甚至是巨大的損失。

2.關(guān)于房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力有待于加強(qiáng)。房地產(chǎn)檔案是一個(gè)城市非常寶貴的文件材料，因此加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力是有必要的。由于檔案管理員的認(rèn)識(shí)和觀念的問(wèn)題，使得房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力很低。雖然在房地產(chǎn)檔案的保存過(guò)程中加強(qiáng)了火災(zāi)、水災(zāi)、蟲災(zāi)等管理措施，但是一旦遇上地震、洪水等自然因素的不可抗力時(shí)房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力差的事實(shí)就自然而然會(huì)顯露出來(lái)。會(huì)給以后的工作帶來(lái)巨大的損失。

3.房地產(chǎn)檔案的形式單一。房地產(chǎn)檔案內(nèi)部的內(nèi)容除了文字就是圖表了，很少會(huì)有照片、錄音、重要數(shù)據(jù)的底板和其他影像資料。缺少這些對(duì)現(xiàn)代的高科技時(shí)代來(lái)說(shuō)，就尤為顯得有點(diǎn)落后了，不能滿足人們更大的需求。而在房地產(chǎn)檔案中有相關(guān)特殊載體的，對(duì)于檔案的保存就更加重要了，因?yàn)檫@些特殊的載體易損壞，而且成本要比紙張高的多。因此，特殊的檔案載體要有特殊的人員管理，還要有特定的管理制度。但是在這方面有管理驚訝的人員甚少，多以我們要大量培養(yǎng)這樣的人才，以便于順應(yīng)今后的房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化發(fā)展。

4.對(duì)于房地產(chǎn)檔案中的不合格材料要及時(shí)糾正或刪除。《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》中規(guī)定“房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的規(guī)定對(duì)歸檔的各種房地產(chǎn)權(quán)屬檔案材料進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求的，不予歸檔”。但事實(shí)上，由于檔案管理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)就是資料的整理歸檔，當(dāng)檔案里德材料進(jìn)行歸檔的時(shí)候，所有的審批材料都已經(jīng)完畢，手續(xù)和證件的發(fā)放也已經(jīng)分發(fā)出去。即便檔案管理人員在歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)了有的檔案不合格或有材料有錯(cuò)誤，不準(zhǔn)確或不規(guī)范之處，退還給當(dāng)初的登記人員或具體的收集人員要求其更正也是非常困難的了。另外，房地產(chǎn)檔案中的各種資料和資料之間都是有著聯(lián)系的，數(shù)據(jù)和信息都有著關(guān)聯(lián)性，都是一環(huán)扣一環(huán)的，如果有摸一個(gè)地方出現(xiàn)錯(cuò)誤，緊接著與其相聯(lián)系的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤，要更正或想要查找其源頭是非常困難的，就算找到了在將這些材料退還到具體分管的管理員手中，由經(jīng)辦人員按規(guī)定程序作相應(yīng)更改，其程序繁瑣，工作量大，具體操作起來(lái)也很困難。

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展不斷上漲，房產(chǎn)檔案的存儲(chǔ)數(shù)量也在不斷增加，房產(chǎn)檔案的利用率和存儲(chǔ)量也在大幅提高，以往的以人工處理為主的房產(chǎn)檔案管理方式隨之出現(xiàn)工作效率低、錯(cuò)誤量大、信息共享困難、時(shí)間和空間利用效果差等問(wèn)題。龐大的檔案庫(kù)和舊的管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的需要，所以更好的管理房產(chǎn)檔案應(yīng)該建立完善的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理規(guī)范。

1.建立房產(chǎn)檔案數(shù)字化必須統(tǒng)籌規(guī)劃房產(chǎn)檔案數(shù)字化給工作帶來(lái)的方便、快捷顯而易見，為了方便檢索，提高館藏的利用率。第一，檔案館應(yīng)該投入人力、物力、財(cái)力，努力加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，房產(chǎn)局應(yīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理之中，使其能基本完成產(chǎn)權(quán)登記、抵押查封登記、檔案查詢與繕證工作。

2.可以通過(guò)與電腦公司合作，開發(fā)了一個(gè)包括房產(chǎn)檔案管理在內(nèi)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理信息系統(tǒng)。在運(yùn)行中不斷的進(jìn)行修改完善，使其能夠容納包括產(chǎn)權(quán)檔案接受、抵押檔案接受、檔案整理、檔案入庫(kù)及統(tǒng)計(jì)報(bào)表等工作流程。

3.為了適用這個(gè)管理信息系統(tǒng)，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括庫(kù)房紙質(zhì)檔案的整合和規(guī)范，制定完善和科學(xué)的檔案入庫(kù)、保管方法和制度，使管理規(guī)范化和條理化。

4.從建立集成信息管理系統(tǒng)入手，實(shí)行聯(lián)網(wǎng)辦公。從登記、收件、審批、繕證、歸檔，建立一套符合房屋產(chǎn)權(quán)管理規(guī)律和房產(chǎn)發(fā)展現(xiàn)狀的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)房屋產(chǎn)權(quán)管理工作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、程序化和信息化。

5.對(duì)進(jìn)行GIS系統(tǒng)建設(shè)，而GIS的建設(shè)必須以房產(chǎn)檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)。只有保證房產(chǎn)檔案數(shù)字化才能保障GIS系統(tǒng)建設(shè)的順利開展。檔案數(shù)據(jù)的導(dǎo)入保證了GIS系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也為房產(chǎn)檔案數(shù)字化創(chuàng)造了條件。

6.把檔案分類別歸類。將需要進(jìn)入數(shù)據(jù)導(dǎo)入的檔案量分為三大部分：第一部分：已有館藏產(chǎn)權(quán)檔案。第二部分：房產(chǎn)抵押、擔(dān)保、司法查封檔案。第三部分：當(dāng)前日常業(yè)務(wù)所產(chǎn)生新的檔案。

我們也可建立數(shù)字化檔案，以便于更加方便、安全、快捷的管理檔案。房產(chǎn)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)應(yīng)用于數(shù)字化系統(tǒng)的管理工程，必須加強(qiáng)管理認(rèn)識(shí)，有條理的規(guī)范規(guī)劃、創(chuàng)造有利條件、分步實(shí)施。我想我們應(yīng)該注意以下幾個(gè)方面：

1.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作。檔案數(shù)字化是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的摸底調(diào)查，對(duì)存量房產(chǎn)檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，確保房產(chǎn)檔案資料的真實(shí)、完整。其次要確保檔案內(nèi)容的精要，通過(guò)對(duì)檔案鑒定來(lái)減輕檔案載重。其三要確保檔案資料字跡清楚，排序符合規(guī)定。數(shù)字化后還應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證準(zhǔn)確無(wú)誤。

2.建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家檔案局已就電子文件檔案制定了標(biāo)準(zhǔn)，建立制訂出一個(gè)統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)十分重要，目前，規(guī)范了我國(guó)電子文件管理。房地產(chǎn)管理部門應(yīng)結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)制定出一整套完善的規(guī)范規(guī)劃、行業(yè)職能規(guī)律、技術(shù)控制督標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)章制度，形成含有管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三大方面的房地產(chǎn)數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理體系，使數(shù)字化檔案建設(shè)從最初就在法制化的道路上運(yùn)行。

3.保存雙套檔案。房產(chǎn)檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項(xiàng)新內(nèi)容，有許多難題需要逐步解決，如數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲(chǔ)的技術(shù)問(wèn)題，數(shù)字檔案的憑證性問(wèn)題，數(shù)字化檔案信息訪問(wèn)形式與安全控制問(wèn)題，信息的長(zhǎng)期存取問(wèn)題、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題、法律法規(guī)方面的問(wèn)題等等。因此，在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)房產(chǎn)檔案保存應(yīng)采取雙套制，即在保存電子檔案的同時(shí)也保存相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整、真實(shí)、可靠。

4.注重人才的培養(yǎng)。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理是一項(xiàng)跨學(xué)科、專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和紙質(zhì)等載體檔案管理知識(shí)的人無(wú)法勝任此項(xiàng)工作。因此，建設(shè)一支以管理型人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點(diǎn)的人才隊(duì)伍，是建立檔案數(shù)字化至關(guān)重要的關(guān)鍵，如檔案收集、處理與數(shù)據(jù)庫(kù)加工人才；信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與開發(fā)人才；檔案信息分析、研究與咨詢?nèi)瞬�；�?shù)字檔案系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)與服務(wù)的管理人才以及房地產(chǎn)管理人才等。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才應(yīng)具備有較全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及敏銳的信息意識(shí)、良好的信息道德、較強(qiáng)的信息能力，以適應(yīng)數(shù)字檔案建設(shè)和正常運(yùn)行的需要。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實(shí)施，為檔案部門科學(xué)管理檔案，對(duì)社會(huì)提供快捷、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)有非常重要的促進(jìn)作用。因此，房產(chǎn)檔案部門應(yīng)該抓住機(jī)遇，積極探索和努力實(shí)踐，不斷的引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)、整合機(jī)構(gòu)、規(guī)范管理制度，全面完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。

房地產(chǎn)檔案管理是每個(gè)時(shí)代管理人員的成果的積累，房地產(chǎn)檔案管在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。但房地產(chǎn)檔案管在管理上仍然存在一些問(wèn)題，怎樣解決這些問(wèn)題，是當(dāng)前管理者應(yīng)著手解決的問(wèn)題。

隨著管理者對(duì)房地產(chǎn)檔案管的利用價(jià)值的提高，我們相應(yīng)的規(guī)章管理制度也應(yīng)該加強(qiáng)完善，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。

擴(kuò)展閱讀：國(guó)土資源檔案電子化管理面臨問(wèn)題與對(duì)策論文

國(guó)土資源檔案電子化管理的面臨的問(wèn)題與對(duì)策

摘要：隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入發(fā)展，對(duì)國(guó)土資源的檔案進(jìn)行管理其作用也越來(lái)越突出。國(guó)土資源檔案管理的好壞，將對(duì)我國(guó)土地資源的有效管理及合理利用有著直接的影響，而在當(dāng)前形勢(shì)下，電子化檔案管理技術(shù)也取得了一定的發(fā)展，為了更好的適應(yīng)新形勢(shì)下我國(guó)國(guó)土資源檔案管理工作的開展，我們必須對(duì)現(xiàn)代化的電子檔案管理技術(shù)加以運(yùn)用，但在其運(yùn)用的過(guò)程中也存在著許多的問(wèn)題，這些都迫切需要我們?nèi)ソ鉀Q。結(jié)合我們國(guó)土資源檔案電子化管理所存在的問(wèn)題及相關(guān)的解決措施展開探討，其具體情況如下。關(guān)鍵詞：國(guó)土資源；檔案管理；存在問(wèn)題；解決對(duì)策一、前言

自我國(guó)“金土工程”大力實(shí)施以來(lái)，在網(wǎng)絡(luò)體系、數(shù)據(jù)中心、數(shù)據(jù)庫(kù)、標(biāo)準(zhǔn)化體系、安全體系、應(yīng)用系統(tǒng)等方面進(jìn)行了相關(guān)方面的工程建設(shè)，逐漸形成了可以網(wǎng)上管、地上查、天上看的立體運(yùn)行國(guó)土資源管理體系，這也使國(guó)土資源管理的相關(guān)部門在工作形式方面發(fā)生了極大的改變。例如某些國(guó)土資源管理的基礎(chǔ)性工作的開展，即：建設(shè)用地的報(bào)批、城鎮(zhèn)地籍管理、宗地辦證、土地利用的管理、土地整治項(xiàng)目的報(bào)備等，都必須在國(guó)土資源的電子政務(wù)辦公軟件下得以展開。因此，國(guó)土資源的檔案管理工作發(fā)生著巨大的變革，其檔案管理部門的人員也也將以一種全新的方式進(jìn)行檔案管理，而實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案的電子化管理也是新時(shí)期下發(fā)展的必然趨勢(shì)。二、國(guó)土資源檔案管理所面臨的主要問(wèn)題

（一）管理觀念過(guò)于陳舊，缺乏創(chuàng)新意識(shí)

我國(guó)的相關(guān)國(guó)土資源檔案管理部門在思想上就對(duì)其缺乏足夠的重視，也很少對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行其他方面的創(chuàng)新。各環(huán)節(jié)的檔案管理也普遍缺乏超前的管理意識(shí)，各個(gè)部門也缺乏聯(lián)系和溝通，這給檔案的最后歸檔整理帶來(lái)極大的困難。（二）管理經(jīng)驗(yàn)相對(duì)欠缺

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也逐漸應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，出現(xiàn)了國(guó)土資源的電子檔案管理，但其管理過(guò)程中也存在著許多的問(wèn)題，管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)都相對(duì)的欠缺，嚴(yán)重影響著電子檔案管理工作的效率提高。（三）管理設(shè)備的相對(duì)落后

目前，我國(guó)的檔案管理還缺乏比較先進(jìn)的設(shè)備，其設(shè)備的配置都相對(duì)較低，也缺乏對(duì)電子資料的進(jìn)一步保管，容易引起數(shù)據(jù)的丟失。因此，在加大對(duì)國(guó)土資源檔案管理設(shè)備、設(shè)施投入的同時(shí)，也要注重對(duì)已有信息數(shù)據(jù)的保存。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

電子信息技術(shù)在國(guó)土資源檔案管理部門得到運(yùn)用后，對(duì)管理人員的素質(zhì)也有了更高方面的要求。為了更好的適應(yīng)我國(guó)國(guó)土資源檔案管理工作的開展，相關(guān)的工作人員在具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)知識(shí)以外，還必須具備管理學(xué)、計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)等多方面的基礎(chǔ)性知識(shí)。

三、進(jìn)行國(guó)有資源檔案電子化管理的主要對(duì)策

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