銷售跟單員工作職責

銷售跟單員工作職責

1、負責銷售訂單的下達以及發(fā)貨跟蹤；2、負責客戶退換貨信息跟蹤；

3、負責銷售臺帳的建立以及應收帳款的回收跟進；4、負責客戶投訴的信息接口傳遞工作；

5、協(xié)助銷售員建立客戶信息維護表，并定期對客戶信息進行更新維護；6、協(xié)助銷售人員對市場信息的整理和上報工作；7、負責銷售相關文檔管理工作。

銷售員工作職責：

1、代表公司負責公司產(chǎn)品在合法范圍內(nèi)進行推廣、銷售；2、負責根據(jù)公司的銷售政策簽訂銷售合同/訂單；

3、負責銷售報表和總結報表的制作并傳遞給公司管理層；4、負責客戶的管理與維護；

5、代表公司樹立和維護公司的良好形象；

6、負責制定公司的銷售目標并制定相關的銷售計劃；

7、負責及時收集并整理與公司有關的市場信息，上報公司領導以便做出銷售決策；8、負責客戶問題的及時處理，并將問題以及處理結果進行備案；9、負責及時通知客戶有關公司政策的調(diào)整以及新產(chǎn)品上市等信息；10、負責公司產(chǎn)品的銷售策劃工作；11、負責貨款回收的工作。

工程部文員的工作職責：

1、負責公司通知、文件的及時上傳下達工作；

2、負責本部門有關資料、文件的收發(fā)以及分類歸檔，準確無誤地填制各類報表和表格；3、負責工程部每月員工出勤查核、匯總上報；4、負責內(nèi)外來訪人員的接待工作；

5、傳達部門主管的各項工作安排，并將落實情況及時匯報；6、參加會議并負責做好會議記錄、整理工作。

擴展閱讀：銷售跟單員的工作職責(參考)

銷售跟單工作職責

一、跟單員基本工作及要求

（1）銷售訂單處理

客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等，每張訂單的下法不同，跟單員都應將它們轉(zhuǎn)成書面訂單并錄入訂單跟蹤表，以便進行跟蹤。并在確認交期后回復訂單，訂單處理與回復不得超過24小時。

下單時，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數(shù)量、交期的溝通等�？蛻舻挠唵卧�件按照訂單完成狀態(tài)分類整理成：待處理訂單、已完成訂單以便分類檢索。書面或口頭回復每張訂單并記錄，跟蹤每張單訂單的生產(chǎn)并將貨品順利的交給客戶，收回應收回的款項。

（2）銷售送貨安排

根據(jù)客戶訂單要求交貨時間、訂單的緊急程度以及客戶的信譽度結合庫存情況及在途物料等情況安排銷售發(fā)貨。

為提高發(fā)貨效率，銷售跟單員務必在當天上午下班前做好下午的發(fā)貨訂單并打印出來，當天下午下班前與倉庫及生產(chǎn)和外協(xié)跟單溝通安排好次日的發(fā)貨計劃并做好初步的發(fā)貨單以及至少一張可以確定的發(fā)貨單（即確保次日一上班就可以裝車的發(fā)貨單）。如因銷售發(fā)貨安排有誤，造成發(fā)貨推遲或延誤的，跟單人員承擔相應責任。

涉及回款或其它不確定事項的，必要時跟單員安排發(fā)貨需要與銷售主管和財務做相應的溝通。產(chǎn)品短缺時先分配給主要客戶。

（3）生產(chǎn)庫存跟蹤

將客戶訂單結合庫存情況轉(zhuǎn)化成定額發(fā)料單交付生產(chǎn)或外協(xié)：一定要把客戶要求在生產(chǎn)單上寫清楚。交生產(chǎn)部門生產(chǎn)之前，應向倉庫了解生產(chǎn)原材料是否足夠本單的生產(chǎn)。并且，不同客戶下達的相同的產(chǎn)品訂單在前部生產(chǎn)訂單未完成時要盡快合并生產(chǎn)，以便提高生產(chǎn)效率。

交付生產(chǎn)之后務必跟蹤生產(chǎn)進度，并得到生產(chǎn)明確的排場回復，據(jù)此回復客戶的交貨期，原則上交貨期誤差控制在1-2天。

生產(chǎn)過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時，一定要及時將情況反映到公司最高層，最終找到解決的辦法。

小樣：打小樣的目地是看本公司的做貨能否達到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產(chǎn)的依據(jù)。一般情況是按正常的手續(xù)，小樣全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。修改定單一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產(chǎn)部生產(chǎn)或者取消生產(chǎn)訂單。

（4）銷售回款跟蹤

填寫銷售對賬單并與財務對賬確認后匯總，給銷售人員提供準確及時的收款信息�？蛻粑醇皶r回款的要向銷售主管提醒并報知財務注意。

到期應收款的，提前一天與財務核對好并整理好收款單據(jù)交付業(yè)務員去收款。每月度結束后，銷售跟單必須與3天內(nèi)將銷售匯總表做好并提交財務審核歸檔。

（5）客戶檔案的管理

新客戶及時登記客戶登記表：務必將客戶的準確的名稱，地址、聯(lián)系人、電話、傳真、結算方式等數(shù)據(jù)完整無誤輸入登記表，以便銷售開單時自動查詢相關數(shù)據(jù)；

客戶產(chǎn)品價格信息及時填寫或者更新進客戶登記表，以便保持數(shù)據(jù)的準確性，減少對賬送貨工作的復雜性。

客戶資料有變更的必須及時變更。

（6）計算報價單

客戶產(chǎn)品有變動或特殊要求而致使價格有變動或者是新客戶，需要填寫報價單報財務和總

經(jīng)理審核之后給客戶確認，并按雙方確認報價執(zhí)行�？蛻舢a(chǎn)品是使用新材料的，接到客戶訂單時必須請示總經(jīng)理客戶報價是否需要做變更，如

需變更則填寫報價單獲批，否則按原報價執(zhí)行。（7）客戶服務

客戶來訪接待：客戶來訪應該做到熱情周到，如果因故不能接待的，務必請其它員工代為

接待，并跟蹤記錄客戶來訪情況。樣品的寄送與登記：客戶需要樣品時與客戶溝通清楚后送樣給客戶，并跟蹤回訪樣品情況。客戶投訴或是退貨時：對客戶的投訴，我們要了解問題出現(xiàn)的原因，并要采取措施，找到

對策，避免下次出現(xiàn)�？蛻粢�求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現(xiàn)的問題。若能返修，則再對成品進行

返修好后再出貨。很嚴重的就重新生產(chǎn)，補單生產(chǎn)再送貨。還有采用相互讓步的折扣法。有時只能按客戶的要求來處理。最重要的是如何想法讓公司同客戶達到雙贏。（8）與各部門的溝通及完成主管交辦事項的處理

跟單最重要的個人素質(zhì)是什么？溝通�。「鷨蔚谋举|(zhì)是就是一個內(nèi)外溝通的過程！同本廠內(nèi)的各部門溝通：

面對生產(chǎn)部門我們就是客戶，所做的一切在對老板負責的同時也要對客戶負責。多同各生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，讓他們能更明確的了解到在生產(chǎn)各單時，客戶的意圖，使生產(chǎn)更順利，能更好的滿足客戶的要求。同客戶的溝通：

先要了解客戶的心態(tài)，他們是希望你在最快的時間里，給他最好的貨，價錢也希望是最低的。如果你能體會到這點的話，同客戶的溝通也就不難了。同時，我們?nèi)裟軐⑹稚系拿繌垎巫赢斪魇亲约旱氖轮潦贾两K的做好，客戶那當然也就不難交差的。其實，只要我們能對客戶真誠的付出，他們也會在有些問題上會理解你的，不會令你難做。配合銷售主管并完成其交付的其它工作。

二、銷售跟單的特點

1．

責任大

跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工作責任重大。2．

溝通，協(xié)調(diào)：

跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計劃部門，生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調(diào)能力特別重要。3．

做好客戶的參謀：

跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。同時也了解工廠的生產(chǎn)情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利于客戶的訂貨。4．

工作節(jié)奏多變，快速：

面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。5．

工作是綜合性的：

跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執(zhí)行的是銷售人員的職責。對內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員必須熟悉生產(chǎn)運作流程。

三、跟單員的素質(zhì)要求：

跟單員的工作性質(zhì)與特點決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求：

1.分析能力。分析出客戶的特點及產(chǎn)品的價格構成，以利于報價。

2.預測能力。能預測出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應情況，便于接單，生

產(chǎn)及交貨的安排。3.表達能力。善于用文字和語言與客戶溝通。

4.專業(yè)知識。對所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點，來源及成分。知道產(chǎn)品

的特點，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。5.與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。

6.人際關系處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關系。通過

他們來完成自己想要做的事。7.法律知識。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟法等與跟單工作有關的法律知識。做到知法，

守法，懂法，用法。8.談判能力。有口才，有技巧。

9.物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關等知識。

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