外貿跟單業(yè)務工作流程

外貿跟單業(yè)務工作流程|外貿英語學習跟單業(yè)務工作流程：

一.跟單：

1.制作合同：客戶下單以后，核對產品價錢是否與以前所做的訂單或之前確認的價錢是否一致，總金額是否正確，如正確，將資料輸入外貿專家軟件里做出口合同給客戶確認，如是做T/T30%，并讓其安排打訂金，待定金到帳后，再下購貨合同給工廠進行生產，如果是做100%前T/T，則可直接安排生產。無論是在做出口合同或購貨合同，一定要特別注意產品描述，數量，價格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面協(xié)調好，以免以后趕不交期。下購貨合同到工廠后，要求工廠負責人簽回，存檔留底，如可以，可同時要求工廠提前算出訂單材積以準備以后安排訂艙拼柜事宜。

2.商檢：需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同，裝箱單，發(fā)票。大概兩三天后，工廠在向當地商檢局申請辦好商檢后，傳真換證憑條給你，留存以便日后安排報關。換證憑條只顯示實際報關商品的第一項商品及報關總金額，有效期一般為三個月，實際報關金額可以小于換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次，不可重復使用。

3.辦理C/O或FormA：看所屬客戶是屬于哪一個國家或客戶的具體要求來辦理C/O或FormA。FormA是普惠制產地證書，目前給予我國普惠制待遇的國家共36個，可以享受減免關稅待遇。C/O是一般性原產地證書，只是證明貨物是產自中國的。一般原產地證書得到貿促會辦理，而普會制的話在商檢局辦理就可以了。在裝運期至少一個星期前辦理。不管你辦理的是一般產地證還是普惠制產地證，基本程序都是先在網上制作好資料（包括合同，發(fā)票，裝箱單等）后再發(fā)過去,待機器檢查合格后再由貿促會或者商檢局的人員再人工審單一次,合格后就可以去領取單證了。

4.驗貨訂艙：經常注意工廠訂單生產進度，在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時交貨，如可以，準備向貨代訂艙同時安排驗貨人員驗貨。驗貨合格后，向貨代訂艙。如是客戶指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，訂艙單上要填好發(fā)貨人，收貨人，通知人，發(fā)貨港，目的港，柜型，箱數，產品名稱，毛重，體積等，讓其代為訂艙。兩三天后，貨代訂好艙后會傳真進倉單給你，注意進倉單上面的截柜時間，截補料時間，傳真給工廠，讓工廠按上面注明的時間內將貨物送進倉庫。如果是自己安排拖車拖柜，則需填好拖柜委托書，上面注明柜型，拖柜時間，裝貨地址，工廠聯系人，聯系電話等，與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜。5.報關：訂好艙后在文件補料時間至少三天以前，填寫報關資料寄給報關行或讓貨代幫忙報關。報關資料包括：外銷合同，裝箱單，發(fā)票，報關單，核銷單（注意核銷單在寄給報關行或貨代前，必須先向商檢局備案），報檢委托書，換證憑條，C/O或FormA等。

6.拿單：貨物報好關，進入倉庫后，及時出提單補料給貨代，并與其核對提單草本。船開后兩三天內，貨代會列出費用清單來，包括文件費，AMS費用，清關費，操作費等。安排工廠付款，并將水單傳給貨代。貨代在錢到帳后，就可以向其拿正本提單了，一般貨代公司不寄提單，要公司派人去取，如公司沒有人手，也可以出一份寄單委托書給貨代讓其直接寄到公司。如果提單電放，出提單電放申請，蓋上公司章，簽名傳真給貨代，記得讓貨代傳真提單副本給你，以備公司留底存檔。

7.通知客戶：貨物開船后，發(fā)郵件通知客戶船名，開船日期等等，以便讓其及時購買保險。8.催款寄單：拿到提單正本后，掃描復印件電郵給客戶，催其付清余款�？蛻糌浛畹綆ず�，再寄正本提單，裝箱單（數據應與提單上一致），發(fā)票給客戶，在發(fā)票裝箱單上寫明柜號，封條號及發(fā)票號，雖然不太重要，但我覺得寫上還是比較好。

9.退稅：在報關后一個月后，報關行或貨代會將報關底聯及核銷單退稅聯退還給你，拿上這些單據與銀行傳過來的核銷水單就可向外匯局辦理退稅了。

注意：

1.有些產品比較工藝比較復雜，在生產前可以要求工廠打產前樣，或為了控制質量，在出貨前要求工廠出具船前樣。

2.跟單工作是需要很細心跟耐心的，時時刻刻注意工廠的生產進度，及時安排船期，在制作各種單證時，一定要特別小心，所有單據都很重要，一定要檢查檢查再檢查才行，我就會經常出錯，不過慶幸還沒給公司造成損失，都是及時發(fā)現了。我覺得如果不急的單證，可以自己事先準備好，在拿出去前再仔細檢查一遍，就可以避免不少錯誤�？梢悦扛粢欢螘r間對自己的工作總結一下，有哪些貨要出，哪天要準備哪些文件，哪些樣品在打樣，哪些事情要回客戶等等。

二．客戶來樣工作程序：

收到客戶要求打樣的新產品時，首先拍照存檔，在樣品上做好標簽，注明幾月幾號哪個客戶寄樣，以便日后查詢。然后填好打樣單及打樣要求并將樣品寄與工廠，要求其打樣。如是比較重要的樣品，還必須要求工廠在打好樣后退還樣品。

三．寄樣工作程序：

工廠打好樣品后，根據實際情況，自己留樣一份或拍照存檔，以便日后與客戶商討。包裝樣品時特別注意包裝盒不要過大，量好外箱尺寸稱好重量自己記錄存檔（以方便后與快遞公司核對月結清單）。易碎物品在外箱上貼上易碎標志，或為防止快遞人員弄錯，可自己再用白紙打上發(fā)件人收件人聯系電話，地址貼在外箱上。自己也須做好記錄，寄給誰，寄與目的，所寄物品，快遞單號等等，以便日后查詢。樣品寄出后，寫郵件通知客人所寄物品，快遞追蹤單號等。

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外貿業(yè)務跟單員工作流程進出口貨物的基本程序

外貿業(yè)務主要就是進行貨物的進出口交易。我們分別來了解一下出口貨物跟單和進口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產，出貨跟蹤，制單結匯等。

一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，Fax,Email或書面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網站，等等。

3．接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALESCONTRACT）和購貨合同（PURCHASECONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。（2）確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALESCONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASECONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比較正規(guī)。機器設備，大棕貿易的進出口。

還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。

4．接單的程序：接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。

（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。

（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。二．審單：即審核合同1．審單內容：

確認產品名稱，規(guī)格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。2．審單方法：（1）產品名稱，規(guī)格：

審查時產品代碼是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？

有很多公司和企業(yè)產品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。（2）質量：

也稱品質。是貨物的外觀形態(tài)和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

（3）數量：

應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規(guī)定。

約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價，總額的審查：

1．客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？新客戶下單，要查看我們給他的報價。2．通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）（5）價格條款的審查：

出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：FOB船上交貨價（指裝運港的價格條件）

C&F（FreightorCarriagePaidto..）運費付至指定目地的交貨

CIF成本+保險費+運費（指目的港）價格

常用的FOBCFRCIF幾種價格的換算及公式介紹如下：（1）FOB價格換算為其它價：CFR價=FOB價+運費

FOB價+運費

CIF價=-----------------------1-保險費率X投保加成

（2）CFR價格換算為其它價：FOB價=CFR價運費CFR價

CIF價=----------------------------1保險費率X投保加成

（3）CIF價格換算為其它價：

FOB價=CIF價X（1投保加成X保險費率）-運費CFR價=CIF價X（1投保加成X保險費率）（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。2.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1．工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？2．客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3．客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說明書）

內包裝：普合，白合，彩合，吸塑

外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查

（1）跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短�？梢允�2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查：

運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。關于樣品：

要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。1．寄目錄，樣本：2．準備樣品。（1）工廠現有的款式（2）新款（3）客戶來樣。

要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：（1）有完整的產品資料，主動進行宣傳。（2）新品的成本，價格要進行核算。（3）新品的制作要留有實樣。（4）客戶的來樣要保存好原樣。三．形式發(fā)票：PROFORMAINVOICE

買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。產品信息（品名，數量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。注意幾點：

1.單價條款要明確（FOB,CFR,CIF）2.交期要明確

3.付款條件要明確（LC,TT）四．出口貨物跟單的基本程序：

出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時，要催證。

審證荷籩な且瀉凸鏡墓餐霸穡詵段Ш湍諶萆嫌興煌Ｒ寫誘咼嬪希さ墓矣形廾騁淄�？郡行的资信？古f罌と撕褪芤嬡碩苑瘢/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？

改證：審證后發(fā)現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先：

出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。A．貨柜選擇：（P。29）根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’2930立方/17.5噸40’5861立方/22.5噸40’H6871立方/27.5噸

B．制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規(guī)格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C．跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協(xié)助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規(guī)格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。

(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。

要在L/C的有效期內將單據送交銀行。

出口單據主要有：匯票，發(fā)票，海關發(fā)票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。

B.結匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔

五．進口貨物跟單的基本程序：

（1）就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等。

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