外貿(mào)單證員工作

外貿(mào)單證員工作總結(jié)作為外貿(mào)單證員該做些什么？？

一、從業(yè)務(wù)員那里拿來(lái)PI,S/C和工廠的信息后，開(kāi)始聯(lián)系工廠。

詢問(wèn)：

①有沒(méi)有現(xiàn)貨？要不要商檢？

②如果走空運(yùn)有沒(méi)有空運(yùn)鑒定？

③如何包裝？毛重？體積？

④HS編碼，CASNO.

⑤付款的銀行資料有沒(méi)有給過(guò)？二、跟貨代聯(lián)系訂倉(cāng)

①制作托書(shū)托書(shū)上注意運(yùn)費(fèi)，出運(yùn)港，目的港，件毛體

②索要進(jìn)倉(cāng)地址（入貨通知）

③走空運(yùn)的情況下，要給貨代空運(yùn)鑒定，非危保函（蓋公章）

④海運(yùn)情況下，給貨代非危保函，有的還需要MSDS

三、.做美金情況下，需要制作劃匯資料：合同，發(fā)票。英文

劃匯資料本來(lái)應(yīng)該工廠制單，

用來(lái)描述工廠和我外貿(mào)公司次票用美金付款的貨物的情況。

用作我外貿(mào)公司對(duì)工廠劃匯的依據(jù)。內(nèi)容跟采購(gòu)合同一致。

蓋上工廠的章，交給財(cái)務(wù)。

四、跟工廠確認(rèn)嘜頭。逐字核對(duì)！

注意嘜頭上要顯示CAS號(hào)碼

批號(hào)要正確（要與分析單上一致）生產(chǎn)日期到期日期

伍、關(guān)于商檢

①做美金的情況下，工廠自己做商檢，給工廠提供目的港，出運(yùn)港信息

②做人民幣情況下，可以委托工廠做商檢�？垂�廠要正本的商檢文件還是傳真件就可以。

③制作商檢資料：采購(gòu)合同，商檢發(fā)票，商檢箱單，商檢委托書(shū)（蓋章）。

④商檢做好后，讓工廠傳真商檢憑條，確認(rèn)無(wú)誤后傳給貨代，讓貨代去換通關(guān)單。

六、關(guān)于報(bào)關(guān)

①做美金時(shí)，工廠自己報(bào)關(guān)。提供出運(yùn)港，目的港

②做人民幣時(shí)，讓貨代公司幫忙報(bào)關(guān)。

③給貨代公司寄報(bào)關(guān)資料：報(bào)關(guān)發(fā)票，報(bào)關(guān)箱單，報(bào)關(guān)單，核銷(xiāo)單（備案到出運(yùn)港），

④報(bào)關(guān)委托書(shū)，準(zhǔn)備4張蓋了單證章的空白紙讓貨代備用。

⑤注意都要蓋好章，報(bào)關(guān)單上顯示的品名要注意，是工廠可以開(kāi)發(fā)票的品名。

⑥零退稅產(chǎn)品報(bào)關(guān)，要跟財(cái)務(wù)說(shuō)，問(wèn)財(cái)務(wù)報(bào)關(guān)金額怎么寫(xiě)，因?yàn)橐�交稅，金額要少報(bào)

注意，商檢資料和報(bào)關(guān)資料上的數(shù)量金額沒(méi)有特殊要求的情況下，

都按照與國(guó)外客人成交的數(shù)量金額來(lái)報(bào)關(guān)商檢。

七、嘜頭確認(rèn)好，付款底單給工廠傳真過(guò)去，敦促工廠按時(shí)發(fā)貨。索要發(fā)貨進(jìn)倉(cāng)的追蹤方式。

八、和貨代聯(lián)系，確認(rèn)是否按時(shí)進(jìn)倉(cāng)。

九、確認(rèn)提單。注意：

①出運(yùn)港

②目的港

③客人名稱地址，通知人，發(fā)貨人，逐字核對(duì)

④件數(shù)，毛重（不要顯示成了凈重），體積，逐字核對(duì)！

⑤顯示運(yùn)費(fèi)

⑥出運(yùn)日期

⑦顯示裝船指示上要求的內(nèi)容8.如果可以押匯，要投信用證保險(xiǎn)。

①打印一張議付的發(fā)票，發(fā)票右上角寫(xiě)上HS編碼和出運(yùn)日期。

②一定要確認(rèn)提單簽發(fā)的日期，與申請(qǐng)信保時(shí)發(fā)票上寫(xiě)的日期一致。

9.工廠分析單

①做美金時(shí)，用工廠寄來(lái)的分析單給客人，一定要讓工廠顯示上CAS號(hào)碼

②做人民幣時(shí)，讓工廠傳真分析單，我公司重新制作，蓋上自己公司的章。

③同樣要注意CAS號(hào)碼，批號(hào)和嘜頭上的是否一致。生產(chǎn)日期保質(zhì)期，品名。

10.貨物報(bào)關(guān)放行，裝船開(kāi)航后。讓貨代寄提單。

需要付款買(mǎi)單的，先讓他們開(kāi)發(fā)票，傳真過(guò)來(lái)，付款，寄單。

1.給貨代付運(yùn)費(fèi)時(shí)要在友邦登記，財(cái)務(wù)管理－運(yùn)費(fèi)登記－新建－發(fā)票號(hào)金額幣種

2.申請(qǐng)付款通知書(shū)要交給曉燕簽字

3.給財(cái)務(wù)付款（申請(qǐng)付款通知書(shū)銀行資料）

11.給工廠傳真開(kāi)票資料，讓工廠開(kāi)增值稅發(fā)票，

有疑問(wèn)的要根據(jù)貨代那里報(bào)關(guān)預(yù)錄單的品名開(kāi)。數(shù)量，金額也要對(duì)應(yīng)一致。

12.工廠寄單。

①做美金時(shí)，讓工廠寄商業(yè)發(fā)票，箱單，分析單（2份顯示有CAS號(hào)碼）

②做人民幣時(shí)，讓工廠寄增值稅發(fā)票，合同正本，正本分析單

13.制作CO.注意打印出來(lái)CO的發(fā)票后，記得要蓋章，和付款申請(qǐng)單一起交給財(cái)務(wù)。

14.投保。保單上被保險(xiǎn)人寫(xiě)出口商，保單上顯示的出運(yùn)日期要與提單上顯示的一致。

13.收到工廠寄來(lái)的資料后，將增值稅發(fā)票復(fù)印留底。

正本合同、增值稅發(fā)票、報(bào)關(guān)預(yù)錄單、提單復(fù)印件、給曉燕。

14.收到貨代提單，復(fù)印留底。15.制作匯票。詢問(wèn)財(cái)務(wù)交單交單哪個(gè)銀行。匯票上注意發(fā)票號(hào)碼，金額。日期為提單日16.備齊所有資料后準(zhǔn)備交單。商業(yè)發(fā)票，箱單，分析單，產(chǎn)地證。仔細(xì)核對(duì)：蓋章是否正確內(nèi)容是否一致17.貨代退回核銷(xiāo)單，先不要寄給工廠

①做美金時(shí)，財(cái)務(wù)到銀行核銷(xiāo)，核銷(xiāo)好銀行蓋章后，寄回工廠

②如果用離岸公司的帳戶劃美金給工廠，就可以直接寄回工廠，不用去核銷(xiāo)③做人民幣時(shí)，外貿(mào)公司自己去核銷(xiāo)外匯，辦理退稅。

④用離岸公司與工廠做美金時(shí)，工廠的核銷(xiāo)單退下來(lái)后可以直接寄還給工廠，不需要財(cái)務(wù)核銷(xiāo)

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外貿(mào)單證員的工作流程

1．客戶詢盤(pán)：

一般在客戶下perchaseOrder之前，都會(huì)有相關(guān)的OrderInquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。2．報(bào)價(jià)：

業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客人查詢，確定貨物品名，型號(hào)，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，peroformaInvoice給客戶做正式報(bào)價(jià)。3．得到訂單：

經(jīng)過(guò)洽談，收到客戶正式的訂單perchaseOrder。4．下生產(chǎn)訂單：

得到客人的訂單確認(rèn)后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計(jì)劃。5．業(yè)務(wù)審批：

業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項(xiàng)目如實(shí)填寫(xiě)，盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購(gòu)合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門(mén)經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后，制成銷(xiāo)售訂單，交給部門(mén)進(jìn)程員跟進(jìn)。

6．下達(dá)生產(chǎn)通知：

業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知,通知工廠按時(shí)生產(chǎn)：

6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其他可能的問(wèn)題，如有問(wèn)題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證。

6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。

6.3：如果是放帳客戶，或通過(guò)銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。

7．驗(yàn)貨：

7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。

7.2：如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來(lái)驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計(jì)劃部。

7.3：如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠。

8．制備基本文件:

工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員）。

9．商檢：

如果是國(guó)家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時(shí)要說(shuō)明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來(lái)產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10．租船訂倉(cāng)：

10.1．如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款，通�？腿藭�(huì)指定運(yùn)輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認(rèn)工廠的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書(shū)面定倉(cāng)通知（INGORDER），通常在開(kāi)船一周前可拿到定倉(cāng)紙。

10.2．如果是由賣(mài)方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價(jià)，開(kāi)船口岸等。經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船公司。開(kāi)船前兩周書(shū)面定倉(cāng)，程序同上。

10.3．如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉(cāng)位。拿到入倉(cāng)紙時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間，入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求，等內(nèi)容。

10.4．向運(yùn)輸公司定倉(cāng)時(shí)，一定要傳真書(shū)面定倉(cāng)紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯(cuò)。

11．安排拖柜：

11.1．貨物做好并驗(yàn)貨通過(guò)后，委托拖車(chē)公司提柜，裝柜。拖車(chē)公司應(yīng)選擇安全可

靠，價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(zhǎng)期合作，以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。要給拖車(chē)公司傳真以下資料：定倉(cāng)確認(rèn)書(shū)/放柜紙，船公司，定倉(cāng)號(hào)，拖柜委托書(shū)，注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報(bào)關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司看裝柜，要專門(mén)聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號(hào)、車(chē)牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話等

11.2．傳真一份裝車(chē)資料給工廠，列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車(chē)牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話。

11.3．要求工廠在貨柜離開(kāi)工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時(shí)間、實(shí)

際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12．委托報(bào)關(guān)：

在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。委托報(bào)關(guān)時(shí)，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉(cāng)號(hào)，柜號(hào)，船開(kāi)截關(guān)時(shí)間，拖車(chē)公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。

13．獲得運(yùn)輸文件：

13.1．最遲在開(kāi)船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)料內(nèi)容傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。補(bǔ)料要按找L/C或客人的要求來(lái)做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2．督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對(duì)樣本無(wú)誤后，向船公司書(shū)面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。

13.3．及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)，付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。

14．準(zhǔn)備其他文件：

14.1．商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供的文件中，對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開(kāi)證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫(xiě)和大寫(xiě)金額都要正確無(wú)誤。L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來(lái)，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。

14.2．FORMA原產(chǎn)地證書(shū)：FORMA原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C的交貨期和開(kāi)船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書(shū)，需提供報(bào)關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORMA證書(shū)通常要到香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽，證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再加工。

14.3．一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國(guó)貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理，要求低一些�？稍诎l(fā)貨之后不太長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書(shū)要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

14.4．裝運(yùn)通知：一般是要求在開(kāi)船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開(kāi)船日，預(yù)計(jì)抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報(bào)告書(shū)，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。

14.5．裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，

凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來(lái)的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號(hào)，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。

15．交單：

15.1．采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒(méi)有錯(cuò)誤，才交銀行議付。

15.2．采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

15.3．如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16．業(yè)務(wù)登記：

每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，包括電腦登記及書(shū)面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計(jì)等。

17．文件存檔：

所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18．單證員平時(shí)應(yīng)注意收集運(yùn)價(jià)變動(dòng)，船期，航線等信息，為業(yè)務(wù)員報(bào)價(jià)提供幫助。

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