秘書工作注意點

預(yù)計從今年起到明年，北京人才市場上對秘書人才的需求數(shù)量將可能達到10000人以上。而201*年已掌握的外企秘書職位空缺至少在5000人以上。從行業(yè)上看，今年下半年，金融、IT等行業(yè)對秘書的需求將會有明顯的上升趨勢。所以，那些正在找工作的人，可以嘗試著申請類似秘書的職位。上周，在FESCO201*國際秘書嘉年華活動上，北京外企人力資源服務(wù)有限公司總經(jīng)理助理、資深人力資源專家李毅光這樣表示。

現(xiàn)狀

下半年外企秘書空缺萬人

對比201*年，201*年度秘書的招聘正處于穩(wěn)步上升的階段，需求仍然很大，且呈逐月提高的趨勢。

據(jù)預(yù)測，從數(shù)量上來看，201*年FESCO已掌握的秘書職位空缺至少在5000人以上，對比FESCO在北京市人才資源行業(yè)的市場占有率，201*年北京市外資企業(yè)的秘書職位空缺至少在10000人以上。從行業(yè)上看，今年下半年，金融、IT等行業(yè)對專業(yè)秘書的需求有明顯的上升趨勢。同時，隨著奧運會的臨近，媒體信息、文化產(chǎn)業(yè)等奧運相關(guān)產(chǎn)業(yè)的秘書需求將迅速提高，且多為臨時性、項目性要求，以第三方派遣方式為主。

從對前臺、初級秘書職位的需求統(tǒng)計來看，秘書一般要求年輕女性，工作經(jīng)驗在兩三年以上，月薪在201*元到8000元。在工作能力上，多集中在語言溝通、文字寫作、公關(guān)協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)能力等方面。對職業(yè)秘書的要求則會更加全面，比如具備財務(wù)、商務(wù)方面的專業(yè)知識。

可以說秘書一職既是一個極其普通的職位，又是集多種技能于一身的全才。優(yōu)秀秘書的招聘難度絲毫不亞于招聘一個高級工程師。

數(shù)據(jù)

四季度秘書工作最好找

根據(jù)FESCO近幾年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，秘書的招聘比例隨季度的變化也有所波動。每年第四季度是各公司總結(jié)和信息匯總的階段，雖然這一階段是整體職位需求的“淡季”，卻正是秘書招聘的“旺季”。201*年第四季度的需求占全年秘書需求的35％，比第一季度的20％提高了15個百分點。這一季度，銀行、保險、金融、法律等機構(gòu)成為招聘的主體單位，而IT、通訊、機械等高科技、工業(yè)領(lǐng)域則在這一季度需求較旺。

據(jù)FESCO招聘事業(yè)部統(tǒng)計，在今年前4個月的人才招聘過程中，有多家外資企業(yè)共提出了初、中、高級秘書需求1200多個，占需求總數(shù)的45％。按行業(yè)劃分，制造業(yè)、IT業(yè)、貿(mào)易業(yè)、金融業(yè)占前四位。初級秘書職位占秘書總需求的60％，中高級秘書職位則占40％。近年來，隨著社會的發(fā)展和人員素質(zhì)的不斷提高，外企中對秘書的要求也由原來的“老三樣”（語言、形象、能力），轉(zhuǎn)變?yōu)槁殬I(yè)素質(zhì)、行業(yè)知識和溝通能力。秘書的月薪也從201*元到8000元，甚至1201*元以上。

因此，李毅光分析，從總體供需來看，秘書的儲備和實際需求狀況是供大于求，但是對于專業(yè)秘書的需求來說，卻存在儲備嚴重不足、市場符合率低的情況。這主要存在兩個方面的問題：一是認識不夠，社會對秘書崗位存在認知偏見，應(yīng)聘秘書的水平和企業(yè)對秘書的要求存在很大的差異。二是缺少職業(yè)化培訓(xùn)，專業(yè)化人才儲備不足。其中，應(yīng)屆畢業(yè)生和沒有工作經(jīng)驗的海歸占求職者的50％左右。

分析

外企對秘書職位門檻升高

最近幾年，外企對秘書職位選拔門檻逐漸升高，例如在FESCO秘書職位的招聘、推薦過程中，曾經(jīng)出現(xiàn)一公司老板秘書職位100比1的“精挑細選”現(xiàn)象。目前企業(yè)對秘書人才的選拔門檻升高表現(xiàn)在三個部分。

1．職業(yè)化秘書取代“花瓶”秘書。以往外資企業(yè)對秘書的要求主要體現(xiàn)在語言和形象上，對工作經(jīng)驗并沒有太多的要求。但現(xiàn)代職業(yè)秘書則在工作經(jīng)驗、個人品行、文化素養(yǎng)乃至性格類型方面提出了更高的要求。除對秘書基本素質(zhì)要求外，還需符合老板工作上的個性化要求。特別是私人助理，即“PA”，是職業(yè)秘書的發(fā)展趨勢之一。私人助理更像“管家”、“代言人”，針對不同服務(wù)對象提供“個性化”的輔助職責，甚至在不同場合代表老板出場行事，是老板的替身。因此，現(xiàn)代企業(yè)的秘書一職正從“打雜”、“花瓶”向職業(yè)化秘書轉(zhuǎn)變。

2．“軟”素質(zhì)取代“硬”技能。現(xiàn)代秘書的能力已經(jīng)從“硬性”的專業(yè)要求向“軟性”的素質(zhì)化邁進。秘書的工作能力不再單單是打字、傳遞文件和提供信息，而是擴展為從報告的撰寫到文書檔案的整理加工，從文件信息傳遞到信息的收集、匯總、提煉，從日常的外聯(lián)活動到內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)等各個方面。

另外，跨文化企業(yè)環(huán)境，使得不同國家、不同文化的外企對秘書的要求也不盡相同。如歐美公司更注重秘書專業(yè)能力的發(fā)揮，語言、文件處理能力和行業(yè)知識等硬件條件是他們的首選；而日本公司更注重秘書自身的素養(yǎng)和發(fā)展?jié)摿�，以及溝通協(xié)調(diào)能力、親和力等。因此，外企秘書更體現(xiàn)出一種企業(yè)文化、民族文化的特性。

3．行業(yè)型秘書取代通用型�，F(xiàn)在企業(yè)對秘書知識結(jié)構(gòu)的要求，更趨向于專業(yè)化、職業(yè)化。而且根據(jù)公司所處行業(yè)的不同，也對秘書提出了專業(yè)知識方面的要求。例如，IT、通訊、機械、電子、微電子等行業(yè)，就越來越多地要求秘書在工作中可利用自身所學(xué)的行業(yè)相關(guān)專業(yè)知識，解決一些遇到的具體問題，并更好地了解公司的產(chǎn)品和商務(wù)解決方案。

另外，在IT、通訊、快速消費品等高速發(fā)展的行業(yè)，更注重秘書的學(xué)習(xí)能力和快速靈活的反應(yīng)能力。在法律、咨詢等行業(yè)，則對秘書的信息收集整理能力和穩(wěn)重的性格及親和力是一種考驗。由此看出，專業(yè)秘書是秘書領(lǐng)域的又一組成部分和發(fā)展趨勢。

趨勢

私人助理成秘書職業(yè)發(fā)展趨勢

FESCO招聘事業(yè)部對201*年度外國企業(yè)中秘書的職業(yè)需求情況和秘書行業(yè)的未來趨勢研究分析來看，企業(yè)尤其是外企對秘書的專業(yè)性要求越來越高，同時，私人助理型秘書，成為秘書職業(yè)發(fā)展的趨勢。

秘書在企業(yè)中屬于最基礎(chǔ)，也是最重要的崗位之一，其崗位職責描述也是最模糊和最廣泛的。目前，一般把秘書、行政、助理這幾種相關(guān)職業(yè)都劃分在秘書的崗位范疇中。

在每年的外企人才招聘過程中，外企秘書總是處于最重要和最醒目的招聘地位。秘書崗位的重要在于其對于任何企業(yè)來說，都是不可或缺的職位；秘書崗位的醒目還在于其招聘數(shù)量的規(guī)模體現(xiàn)。在FESCO每年推薦的幾千名外聘員工中，秘書職位需求占總需求量的45％以上。

葛藍素史克區(qū)域副總裁、人力資源總監(jiān)張國維接受記者采訪時曾表示，一個優(yōu)秀的秘書有這樣的特點：第一，是經(jīng)理或者老板的一根神經(jīng)。他能有效地幫助老板或是經(jīng)理管理和控制時間；能按照老板或是經(jīng)理每天工作任務(wù)的重要程度來安排事務(wù)流程。第二，是老板的一張名片。這絕對不是說秘書一定要有漂亮的臉蛋，而是強調(diào)秘書作為老板或是經(jīng)理的助理，必須代表老板或經(jīng)理和各種客戶打交道、幫助建立廣泛的聯(lián)系，所以秘書的待人接物等多少體現(xiàn)著老板的做事風(fēng)格。

北京中外企業(yè)人力資源協(xié)會理事段冬表示，私人助理型的秘書，首先要明白自己是幫助老板協(xié)調(diào)工作，但又不能在工作中做老板的代言人，老板喜歡那些能正確定位的秘書。

工作描述：

秘書是傳統(tǒng)的職業(yè)之一，就是負責掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機構(gòu)或部門負責人處理日常工作的人員。秘書的工作非常繁瑣，大致有以下幾項：接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉(zhuǎn)接電話；收發(fā)與回復(fù)日常郵件；

撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告；會談、會務(wù)安排；安排商務(wù)旅行，做好預(yù)訂工作；將信件及其他記錄歸檔；備份信件及其他文檔；接待訪客；

采購、分發(fā)和控制辦公用品等等。

秘書工作的范圍十分廣泛，既是業(yè)務(wù)人員，也是管理人員，可以說，秘書自身的素質(zhì)及工作效率直接影響到整個部門或機構(gòu)的形象及競爭力，可見秘書崗位的重要性。

核心競爭力：

知識要求：一般情況下，企業(yè)要求秘書具備中文或行政專業(yè)大專以上學(xué)歷，有文書寫作、檔案管理、財務(wù)會計等基本知識，并有一定的外語基礎(chǔ)。

技能要求：文字功底深厚，具備較強的溝通協(xié)調(diào)能力和邏輯思維與分析能力，熟練使用各種辦公自動化設(shè)備，在授權(quán)范圍內(nèi)有一定的預(yù)見能力和判斷能力。經(jīng)驗要求：具有一年以上相關(guān)職位的工作經(jīng)驗，對所在行業(yè)和企業(yè)狀況有所了解。職業(yè)素養(yǎng)：能夠和各種類型的上司和諧相處，辦事細致、處事謹慎，具有較高的自我管理能力、工作積極主動并持久，具備較強的心理承受力和保密意識。

職業(yè)現(xiàn)狀：

秘書職業(yè)向來是職場上上供需兩旺的人才需求熱點，據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我國的秘書從業(yè)人員達2300萬人。隨著社會的發(fā)展和企業(yè)競爭的日益加劇，秘書工作的重要性越來越受到重視，秘書已經(jīng)不是以前眾人眼里“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業(yè)內(nèi)參與管理的特殊助手，他們不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧，還要能在上司沒有過問的情況下表現(xiàn)出責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，并在給予的權(quán)力范圍內(nèi)果斷做出決定。這也是為什么秘書需求不斷上漲的原因所在。

風(fēng)險與回報：

秘書的工作繁雜、瑣碎，辛苦又重要。在企業(yè)中秘書起著承上啟下的作用，是上司與員工之間的紐帶。秘書還要能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事物。另外，秘書是輔助型角色，而不是決策型角色，所以把握分寸是關(guān)鍵。據(jù)權(quán)威部門統(tǒng)計，80%以上的秘書月薪在3000元以下，月薪在50008000元之間的秘書有4.31%；月薪在8000以上的秘書只有2.02%。

職業(yè)趨勢：

發(fā)展路徑：做秘書得先有“秘書證”，國家勞動和社會保障部將秘書職業(yè)資格分為三個等級：初級秘書、秘書、高級秘書。要求秘書持證上崗。

轉(zhuǎn)型機會：根據(jù)秘書的知識結(jié)構(gòu)和技能，秘書還可從事行政助理、行政管理等既要與事又要與人打交道、并需要較高的溝通協(xié)調(diào)能力的工作，如果外語水平高，還可從事涉外文秘的工作。

擴展閱讀：三級秘書工作實務(wù)題注意點

秘書三級工作實務(wù)題注意點

一、會議管理

1、會議籌備方案的擬訂

內(nèi)容包括：確定會議的主題和議題、名稱、議程、時間和地點、所需的設(shè)備和工具、會議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作、與會代表的組成、經(jīng)費預(yù)算、住宿和餐飲安排、會議的籌備機構(gòu)與人員分工。

作用有：確保會議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。（1）組建會議籌備委員會（2）分成籌備小組（3）形成籌備方案（4）領(lǐng)導(dǎo)審核方案2、會務(wù)檢查工作程序

內(nèi)容包括：會議準備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準備、文件材料的準備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。（1）開會檢查的程序

1）會議籌備機構(gòu)對會議的準備情況進行自我檢查

2）會議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報會的時間和地點并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知3）召開協(xié)調(diào)會并在會上現(xiàn)場解決問題

4）匯報會后對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實（2）現(xiàn)場檢查的程序

1）指定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點2）制作檢查單，以便記錄和匯總

3）按照既定的檢查重點逐一現(xiàn)場核對并明確記錄4）對未達到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正3、會議文件審核工作程序

內(nèi)容包括：審核會議文件的準確性和完整性，審核會議文件與會議主題的關(guān)系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會議內(nèi)容是否經(jīng)過調(diào)查研究、是否與實際相符，提交會議討論的文件是否進行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準確。（1）起草該文件的秘書就內(nèi)容進行自審（2）主觀秘書進行初審

（3）如內(nèi)容涉及部門較多，要進行會審（4）審核修改后，主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進行終審4、擬訂會議的應(yīng)急方案

內(nèi)容包括：會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題（人員、場地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問題），出現(xiàn)問題時負責解決的會議工作人員。（1）預(yù)測不可預(yù)知的情況（2）提前準備應(yīng)對的備選方案（3）討論會議緊急情況（4）確定會議應(yīng)急方案5、提示會議按計劃進行

是根據(jù)會議目標的需要，在會議進行過程中創(chuàng)造與會議目標相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會議議程，維護會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導(dǎo)決定、決議、結(jié)論的形成。（1）了解議題和議程（2）準時宣布開會（3）有效引導(dǎo)議題6、處理會議突發(fā)事件的程序（1）向領(lǐng)導(dǎo)報告（2）啟動會議應(yīng)急方案（3）實施應(yīng)急方案

（4）必要時向公共應(yīng)急機構(gòu)請求支援

（5）善后工作（向受害者及其家屬進行安撫、與媒體溝通）7、會議總結(jié)工作程序

內(nèi)容包括：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題，參加會議的上級領(lǐng)導(dǎo)人，會議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。

（1）對會議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿（2）向領(lǐng)導(dǎo)報告會議結(jié)論（3）總結(jié)定稿（4）印發(fā)（5）歸檔

（6）組織全體工作人員進行總結(jié)二、事務(wù)管理1、禮賓次序確定步驟

亦稱禮賓序列，是在商務(wù)交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區(qū)、不同團體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個人的尊卑、先后的順序和位次，所進行的合乎禮儀慣例的具體排列。（1）確定禮賓次序方案（2）提前通知有關(guān)各方

（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場次序2、安排涉外迎送工作程序（1）確定迎候人員（2）準備迎賓的物品（3）見面講究禮節(jié)（4）送行前的拜訪（5）安排送行儀式3、會見會談工作程序

會見也叫禮節(jié)性會晤，通常是半小時左右，屬于禮貌性的應(yīng)酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實質(zhì)性問題交流情況、交換意見、達成協(xié)議等，專題性較強。（1）約定

（2）通知對方有關(guān)事項

（3）準備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排（4）迎接客人（5）會見、會談（6）送別客人4、西餐禮儀（1）赴宴前的準備

1）接到邀請后,要看清請柬的各項內(nèi)容

2）如果決定接受邀請并已答復(fù)主人，就不要輕易改變3）到別人家赴宴需要帶禮物

4）要根據(jù)請柬上的要求選擇赴宴的服裝5）要準時赴宴（2）西餐的座次安排

主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐（3）入席、退席禮節(jié)

1）客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋3）暫時離開應(yīng)該把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結(jié)束進餐，其他人應(yīng)該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

（4）餐具的使用方法與席間禮節(jié)1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌2）吃雞、蝦、魚的方法

3）吃面包時要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中4）吃意大利面條的方法5）吃水果的方法6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內(nèi)8）進餐速度應(yīng)該與大家一致9）談話聲音一定要輕（5）西餐的飲酒禮儀

1）上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

5、招待會的禮儀

（1）招待會的請柬：表明時段、不需要客人回復(fù)

（2）冷餐會的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

（3）酒會的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩6、不同辦公模式的特點

（1）在家辦公。優(yōu)點：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費的時間，更靈活的管理自己的時間，減少交通的擁擠、污染和費用。缺點：需計算機和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會的聯(lián)系。

（2）彈性時間。優(yōu)點：時間靈活，更好的安排工作時間，提高效率。缺點：難以監(jiān)督員工（3）遠程工作。優(yōu)點：減少總部辦公空間的開銷，工作時間更靈活。缺點：加大了對員工監(jiān)督和控制的難度。

（4）虛擬辦公。優(yōu)點：減少工作空間和辦公用品的耗費，信息能夠存儲、歸檔和通過計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。（5）兼職工作。優(yōu)點：兼職人員可控制自己的工作時間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長。缺點：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報酬。

（6）定期合同制。優(yōu)點：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動力，效率高。缺點：難以控制員工對企業(yè)的忠誠，缺乏工作保障。

（7）交替工作。優(yōu)點：能激勵工作人員。缺點：交接不當，會出現(xiàn)工作混亂。（8）臨時辦公桌。優(yōu)點：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時間。缺點：員工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。7、選擇辦公模式的工作程序

（1）深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問題（2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式

（3）根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標準和責權(quán)利相結(jié)合的分配制度（4）先在部分部門實行取得經(jīng)驗，逐步推廣新模式

（5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點完善新模式，評估啟用新模式的得失8、設(shè)計辦公室的工作程序

（1）分析不同部門業(yè)務(wù)特點對于辦公條件的要求（2）設(shè)計平面圖

（3）選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾（4）采光、溫度和通風(fēng)9、改進辦公事務(wù)工作程序

（1）定義一個需要加以分析和改進的流程（2）確定衡量流程的關(guān)鍵指標并對該流程進行評價（3）尋找所存在問題和差距的原因（4）根據(jù)以上分析提出可行的改進方案（5）實施改進方案10、改進辦公事務(wù)的流程（1）確定問題（2）分析有關(guān)資料

（3）確定造成問題的可能的原因（4）提出可能的解決方案11、突發(fā)事件的預(yù)防措施

發(fā)生的事情是不可預(yù)見的或突然發(fā)生的，并帶來危險，需要立即采取應(yīng)對措施，盡力控制。主要有火災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。（1）以書面形式確定緊急情況處理程序（2）根據(jù)書面程序，對所有工作人員進行培訓(xùn)

（3）讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名（4）實行緊急情況模擬演練

（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務(wù)和職責（6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理緊急情況（7）保證定期檢查和更新設(shè)備12、突發(fā)事件的應(yīng)對措施

（1）準備清楚的書面緊急情況處理程序（2）用這些程序培訓(xùn)所有人員

（3）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序（4）實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序（5）明確員工在緊急情況下的職責

（6）保證工作場所有受過緊急情況處理培訓(xùn)的人員（7）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理緊急情況（8）保證定期檢查和更新設(shè)備13、處理突發(fā)事件的流程

（1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報告，并保護好現(xiàn)場（2）查找問題的原因（3）成立臨時指揮中心（4）控制源頭，釜底抽薪（5）召開新聞發(fā)布會14、上司交辦事項督查的程序

直接為上司服務(wù)、為實施上司的決策和實現(xiàn)上司決策的目標而進行的一項工作（1）上司向有關(guān)督查人員授權(quán)轉(zhuǎn)承催辦（2）很大一部分轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員具體承辦（3）有些又上司指導(dǎo)督查人員親自承辦（4）轉(zhuǎn)交辦的事項要及時催辦

（5）督辦人員要對轉(zhuǎn)交辦事項深入的檢查（6）上司交辦事項辦理完畢（7）辦結(jié)回告

（8）對辦結(jié)回告進行審查評估（9）立卷和歸檔15、制定工作計劃的方法

（1）根據(jù)要求列出本團隊要完成的所有任務(wù)（2）區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)

（3）按照輕重緩急和邏輯順序標記出任務(wù)完成的先后順序（4）列出完成每項任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息

（5）明確完成各項任務(wù)的每個階段指標和估算的時間要求（6）指明每項任務(wù)的負責部門或承擔人以及負責人（7）推算各階段工作完成時間并填入計劃表（8）確保計劃順利實施

（9）明確工作進展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理16、制定工作計劃的程序（1）估量機會

（2）確定計劃工作的目標（3）確定計劃工作的前提條件（4）擬訂可供選擇的行動方案（5）評價各種備選方案（6）選擇方案（7）擬訂分計劃（8）編制預(yù)算

17、制定承辦期限規(guī)定的程序

企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回復(fù)的時間規(guī)定

（1）調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規(guī)定（2）時間期限適宜標準

（3）確定同一任務(wù)的不同承辦周期（4）確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期18、辦公室工作評估的程序

實質(zhì)上就是對辦公室工作進行目標管理。它提高了管理工作效率，明確了組織機構(gòu)的建制，促進了員工承擔責任，有助于進行控制和監(jiān)督工作。（1）建立一套完整的目標體系（2）制定目標（3）組織實施（4）檢查和評估19、辦公用品與設(shè)備的采購程序（1）提出購買申請（2）審批，落實經(jīng)費（3）招標，選擇供應(yīng)商（4）簽訂供貨合同（5）貨物入庫（6）支付貨款

20、制定采購預(yù)算方案程序（1）確定預(yù)算的核算基數(shù)（2）進行市場調(diào)研

（3）確定采購產(chǎn)品的種類及型號價格（4）編寫預(yù)算方案（5）征求意見，完善方案21、辦公資源管理程序

包括各類辦公設(shè)備、辦公家具、車輛、會議室、日常用品、圖書等。辦公資源管理就是實行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費，合理的調(diào)配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。

（1）了解本單位所有辦公資源的基本情況（2）對本單位所有辦公資源進行分類管理（3）對辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況（4）定期進行數(shù)據(jù)分析22、信息開發(fā)的主要形式

對信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。（1）剪報（2）索引（3）目錄編制（4）文摘（5）信息資料冊（6）簡訊（7）調(diào)查報告23、信息開發(fā)的程序（1）確定主題（2）分析信息材料（3）選擇信息開發(fā)方法（4）選擇開發(fā)信息的形式（5）形成信息產(chǎn)品24、信息利用的工作程序

通過有效的方式將信息提供給利用者，實現(xiàn)信息的價值，具有周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實效性特點。

（1）熟悉信息的內(nèi)容（2）確定利用需求

（3）確定信息利用服務(wù)的途徑（4）獲取信息（5）提供信息

25、信息反饋的工作程序

將信息使用過程中產(chǎn)生的效應(yīng)及活動中不斷產(chǎn)生的信息進行再收集、再處理、再傳遞的過程。目的是檢查輸出信息的真實性；對信息傳遞進行檢驗與調(diào)整；為決策提供依據(jù)。（1）明確目標

（2）選擇信息反饋的方法（3）獲取反饋信息（4）加工分析反饋信息（5）傳遞反饋信息（6）利用反饋信息三、文書處理與擬寫1、文書審核的工作程序

對文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。（1）明確審核范圍（2）確定是否需要行文（3）審核文書內(nèi)容（4）檢查文字表達（5）檢查文件體式

（6）檢查文書在處理程序上是否妥善完備2、檔案利用的工作程序

是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。（1）熟悉庫藏（2）分析利用需求（3）選擇檔案利用方式（4）獲取檔案（5）提供檔案

3、電子檔案管理的工作程序

在計算機系統(tǒng)中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。（1）電子檔案的收集積累（2）電子檔案的歸檔（3）電子檔案的保管（4）電子檔案的利用4、文書擬寫通告、通報、決定、請示批復(fù)函、招標書、投標書、計劃、總結(jié)、述職報告、講話稿、市場調(diào)查報告

以上文種重在記住結(jié)構(gòu)、常用語，到時會寫。

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