淺談醫(yī)務人員技術檔案

［摘要］本文旨在闡述醫(yī)務人員業(yè)務技術檔案的收集、

管理及開發(fā)利用在醫(yī)院醫(yī)療、教學和科研工作中的重要性，強調(diào)了開發(fā)業(yè)務技術檔案信息資源對提高醫(yī)院科學化、信息化、規(guī)范化管理的重要意義。

［關鍵詞］醫(yī)務人員；技術檔案；醫(yī)院管理醫(yī)務人員在長期的醫(yī)療實踐和科研活動中直接形成的反映工作經(jīng)歷、業(yè)務技能、工作業(yè)績、學術水平、科研成果的憑證材料，組成了醫(yī)務人員的業(yè)務技術檔案。這些檔案微觀上記載了醫(yī)務人員業(yè)務發(fā)展的過程和德能勤績，宏觀上反映著醫(yī)院的整體醫(yī)療水平和發(fā)展?jié)摿�，是單位重要的無形資產(chǎn)。因此，做好醫(yī)務人員業(yè)務技術檔案的收集管理和開發(fā)利用工作，對促進醫(yī)院醫(yī)療、教學和科研工作卓有成效地開展具有十分重要的意義。１業(yè)務技術檔案的內(nèi)容

（１）個人基本材料：①個人簡歷；②學歷學位證書及證

明；③參加各種專業(yè)培訓學習的證明材料、證書、鑒定、成績單等；④定期工作總結包括業(yè)務自傳、述職報告、考核成績及出國培訓考察的有關材料。（２）醫(yī)務人員任職資格的部分評聘材料：如任職資格申請表、申報表、資格考評表、審批表及資格證書、聘任合同、聘書等。

（３）從事技術工作業(yè)績材料：①公開發(fā)表的醫(yī)學專著及學術論文：②科技成果鑒定證書；③典型病例、

手術分析的復印件；④其他具有備案價值的各種技術工作成績證明。（４）科研項目材料：①課題準備階段：科研項目申報表、查新檢索報告、立項審批文件、計劃任務書、合同書、委托書、課題報告、調(diào)研報告、協(xié)議書等；②科研試驗階段：各種重要原始記錄、試驗報告、計算資料、階段性總結等；③總結鑒定評估驗收階段：有評審鑒定申請書、

工作總結、科研報告、已發(fā)表的論文論著、技術鑒定材料、科研經(jīng)費使用登記本等；④成果申報和獎勵階段：成果申報材料、技術鑒定材料、鑒定證書及獲獎材料、證書，推廣應用證明、效益證明、檢索報告等；⑤推廣應用階段：推廣應用方案、技術轉讓合同等。（５）其他材料：①參加專業(yè)學術團體、學會的證書、聘書等；②參加繼續(xù)教育培訓的證書及所獲學分等；③先進工作者證書、獎狀；④專業(yè)技術差錯事故材料等。

總之，凡不宜歸入人事檔案，又不屬于文書檔案而確屬反映醫(yī)務人員業(yè)務活動的材料，都應歸屬于醫(yī)務人員業(yè)務技術檔案的范圍。２業(yè)務技術檔案的收集

做好業(yè)務技術檔案的收集工作，必須明確主導思想，建立健全工作制度，將業(yè)務技術檔案的收集工作納入醫(yī)務人員的職責范圍，與職稱晉升和科研成果報獎等掛鉤，增強檔案意識，使全院職工充分認識到技術檔案的作用和意義，為收集技術檔案創(chuàng)造良好的氛圍；同時，檔案人員應熟悉技術檔案的運行規(guī)律，抓住時機，廣泛收集，為檔案的齊全完整

醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)資訊打好基礎。為此，應從以下三方面開展工作。２．１利用日常工作進行收集

從新職工入院時就要求將其個人簡歷、學歷學位證書等有關材料上交，取得第一手資料；其次，定期向每個醫(yī)務人員發(fā)放收集技術檔案的通知并形成制度，凡有關業(yè)務技術檔案材料隨時上交。在收集的同時，要切實做好嚴格地登記、保管和提供利用保證，打消其對資料歸檔的顧慮，為技術檔案的收集工作打好基礎。２．２圍繞醫(yī)院的中心工作集中收集

首先，利用醫(yī)務人員職稱評聘這一時機進行收集。醫(yī)務人員在評聘職稱時呈報的材料，能比較全面真實的反映醫(yī)務人員在專業(yè)技術工作中的經(jīng)歷，業(yè)務專長、

工作能力、工作業(yè)績和管理水平等。因此，凡發(fā)表的論文、獲獎證書等所能反映個人業(yè)務水平的材料都在此列，因而材料比較完整而且系統(tǒng)，可靠性也高。其次是通過年終個人總結、述職報告等時機進行收集。２．３“三納入”

、“四同步”的方法有利于檔案的收集認真落實“三納入”，從明確各級人員的職責入手，將技術檔案納入醫(yī)院的管理制度之中，納入到相關科室職責范圍和有關人員的崗位職責，并與經(jīng)濟核算掛鉤，把住財務結算關。實踐證明，這一措施對技術檔案的收集歸檔工作起到了重要的保證。堅持“四同步”是做好歸檔工作的關鍵。如下達科研計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；評審、獎勵科技成果或科研人員晉級考核與檔案部門評價有關課題歸檔情況同步等。

另外，由于業(yè)務技術檔案是一個動態(tài)信息資源，因此需要不斷的補充和完善，這就需要多個部門支持與配合。如醫(yī)務科、護理部對醫(yī)務人員的崗位考核、業(yè)務培訓及＂三基＂的考核成績，人事科、

黨辦對醫(yī)務人員的醫(yī)德醫(yī)風考評結果等資料，都要及時記入個人技術檔案。所以，要做好業(yè)務技術檔案的收集工作，還需各科室通力合作，共同完成。３加強業(yè)務技術檔案的管理

（１）實行集中統(tǒng)一管理是做好業(yè)務技術檔案管理工作的基本原則，形成規(guī)范、保管完整、系統(tǒng)安全是業(yè)務技術檔案的基本要求。業(yè)務技術檔案管理工作必須以此原則為指導，這也是《中華人民檔案法》的要求，它不僅符合時代發(fā)展的需要，而且也是衡量醫(yī)院管理水平的標志之一。

（２）建立科學的檔案分類方案和管理原則。分類是業(yè)務

技術檔案科學管理和有效利用的前提，也是各級醫(yī)院面臨的一個共性問題。由于技術檔案內(nèi)容豐富、構成復雜、使用率高，因而制定一個既符合科學管理要求又切合本單位實際的分類方案和管理原則顯得尤為重要。我院在經(jīng)過廣泛調(diào)查、全面分析和充分論證的基礎上制定了以人建檔，組卷時采取一人一卷（件），按級分類的方式，并實行計算機管理，真正實現(xiàn)了業(yè)務技術檔案檢索、匯編和打印自動化，大大提高了工作效率和管理質(zhì)量。

４開發(fā)業(yè)務技術檔案信息資源

長期以來，由于受計劃經(jīng)濟的影響，大部分醫(yī)院只重視

“人事檔案”，而對業(yè)務技術檔案沒有引起足夠的重視，隨著醫(yī)療市場競爭的日益激烈，醫(yī)院領導清醒的認識到醫(yī)療市場的競爭就是高技術和高科技人才的競爭，因此，充分挖掘醫(yī)務人員業(yè)務技術檔案的信息資源，為醫(yī)院各項工作提供信息服務，為領導決策和醫(yī)院發(fā)展提供可靠依據(jù)。４．１充分發(fā)揮業(yè)務技術檔案的使用價值，為醫(yī)務人員職稱評聘提供依據(jù)和憑證

技術檔案是醫(yī)務人員在日常工作中德、能、勤、績的真實記錄和集中反映，衛(wèi)生人員在填寫職稱申報表時，可以據(jù)此獲得直接的數(shù)據(jù)與憑證；另一方面也為職稱評聘提供客觀的考評依據(jù)，使考評工作既真實，又有說服力，從而克服考評工作憑主觀印象和缺乏量化指標的弊端，為職評工作的公正客觀創(chuàng)造良好的條件。

４．２開發(fā)業(yè)務技術檔案信息資源，提高醫(yī)院科研管理水平充分挖掘業(yè)務技術檔案的學術參考價值，開展編研工作。如通過編制《醫(yī)院論文匯編》、《科研立項匯編》、《科研成果匯編》、《醫(yī)院基礎數(shù)字匯編》等，不僅調(diào)動廣大醫(yī)務工作者重視科研的工作熱情，而且為醫(yī)護人員提供學術信息，使他們盡快了解到本學科的研究動態(tài)和發(fā)展方向，吸收和借鑒成功的經(jīng)驗，避免在撰寫學術論文和科研課題申報時，出現(xiàn)重復撰寫、申報等現(xiàn)象，同時也為科研成果的開發(fā)利用以及科研管理人員制定科研發(fā)展規(guī)劃提供重要依據(jù)。４．３充分發(fā)揮技術檔案的基石作用，為領導決策服務

業(yè)務技術檔案既有醫(yī)務人員的實際材料，又包括了才能評價，還有定量記載和結論分析，是醫(yī)務人員德才表現(xiàn)的動態(tài)材料。要使決策正確，用人得當，業(yè)務技術檔案就是重要的信息資源。有了業(yè)務技術檔案，醫(yī)院可以據(jù)此分專業(yè)分層次有計劃的進行在職培訓和重點培養(yǎng)，使醫(yī)院形成一支合理的人才梯隊建設，最大限度的發(fā)揮醫(yī)務人員特長，真正做到“人盡其才，才盡其用”。同時，院領導可以隨時了解各科室各系列人員結構、醫(yī)療技術水平和科研工作技能等方面情況，為醫(yī)院發(fā)展提供可靠依據(jù)并進行宏觀調(diào)控和決策。

總之，業(yè)務技術檔案是一個動態(tài)信息，而傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容簡單、條目單一，無法對其做出全面、完整的評價，不利于優(yōu)秀人才的發(fā)現(xiàn)和評價，因此，隨著人事制度改革的不斷深入和人才競爭的日益激烈，專業(yè)技術檔案必將越來越受到人們的重視，建立和完善業(yè)務技術檔案管理工作，全面系統(tǒng)地將業(yè)務技術檔案納入規(guī)范化、制度化管理的軌道，逐步形成統(tǒng)一標準格式、統(tǒng)一信息管理、統(tǒng)一服務規(guī)范和服務系統(tǒng)，最大限度的滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需要，為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設發(fā)揮更大的作用將有十分重要的意義。參考文獻

［１］吳真真．在醫(yī)改中做好醫(yī)院檔案信息的開發(fā)與利用［Ｊ］．中國醫(yī)院管理，１９９９，１９（９）：４０～４１

［２］劉燕清．醫(yī)學科研檔案管理存在的問題與對策［Ｊ］．現(xiàn)代醫(yī)院，２００５，１：７４

（收稿日期：２００６－０３－０２）３５

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醫(yī)務人員技術檔案

表1

姓名：專業(yè)：技術職務：類別：□醫(yī)療□醫(yī)技

建檔日期：年月基本情況姓名出生年月畢業(yè)學校學位性別籍貫專業(yè)外語語種不填不填民族參加工作時間取得時間取得時間不填不填學歷黨派醫(yī)師資格證書編碼（醫(yī)師）醫(yī)師執(zhí)業(yè)證書編碼（醫(yī)師）

表2（表格不夠用可插入添加若干行）其它資格證書取得情況（如各種上崗證等）序號

證書名稱證書編號取得時間備注表3（表格不夠用可插入添加若干行）工作經(jīng)歷起止時間單位技術職務技術職務受聘時間專業(yè)注：技術職務臨床醫(yī)師寫見習醫(yī)師、住院醫(yī)師、主治醫(yī)師、副主任醫(yī)師、主任醫(yī)師，各醫(yī)技科室參照寫。

表4（表格不夠用可插入添加若干行）

學習進修情況時間學習方式學習地點學習內(nèi)容主辦單位備注注：學習方式包括進修、短期學習班、培訓班（含成人教育、研究生課程班）、外出講學及參加講座（院外）。

表5（表格不夠用可插入添加若干行）

發(fā)表論文、專著情況發(fā)表時間發(fā)表論文或專著題目期刊名稱獲獎情況備注注：至少是近五年內(nèi)發(fā)表的論文、專著，為第一作者。表6（表格不夠用可插入添加若干行）科研情況立項時間科研名稱完成情況第一年第二年第三年第四年第五年備注注：由科研立項者填寫。

表7（表格不夠用可插入添加若干行）

開展新技術情況開展時間新技術名稱完成情況第一年第二年第三年第四年第五年備注注：由新技術開展者填寫

表8（表格不夠用可插入添加若干行）各種醫(yī)療活動記錄時間表9（表格不夠用可插入添加若干行）活動記錄備注注：醫(yī)療活動包括外出義診、救助等政府指令性活動。

專業(yè)學會任職情況時間學會名稱任職情況注：以下由醫(yī)院填寫。

表10（表格不夠用可插入添加若干行）應用醫(yī)療技術權限記錄表時間權限名稱權限內(nèi)容權限資格授予除去備注表11（表格不夠用可插入添加若干行）

培訓考試、考核情況時間培訓考試、考核內(nèi)容方式結果備注表12（表格不夠用可插入添加若干行）醫(yī)療安全行為記錄時間事件性質(zhì)情況摘要注：事件性質(zhì)包括醫(yī)療投訴、糾紛、事故、表揚等。

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