建設數(shù)字化檔案館的規(guī)劃

檔案局關于建設數(shù)字化檔案館的規(guī)劃

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源。信息技術的發(fā)展與廣泛應用使檔案數(shù)字化建設提上了議程，檔案數(shù)字化建設是檔案館發(fā)展的方向和目標。現(xiàn)階段，檔案數(shù)字化建設已被寫入我縣《201*年政府工作報告》，正式提上我縣“十二五”規(guī)劃議程，為了充分發(fā)揮檔案館永久保管檔案基地、愛國主義教育基地、檔案信息開發(fā)利用中心的職能，促進我縣檔案事業(yè)的發(fā)展，推動檔案工作規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化，更好地為政治經(jīng)濟文化建設服務，特結合我縣檔案館實際情況，制訂數(shù)字化檔案館建設規(guī)劃：

1、掌握實情，建立檔案數(shù)據(jù)庫。檔案具有數(shù)量巨大、種類繁多、保管分散的特點，因此，檔案館數(shù)字化建設不可能一蹴而就，在具體選擇上，要優(yōu)先考慮破損嚴重、亟待搶救保護的檔案、與社會發(fā)展密切相關的檔案等。我館現(xiàn)存使用率較高的有婚姻檔案86195件；干部檔案2818件；錄音錄像磁帶、影片檔案526盤；照片檔案2980張。我館將按照分步實施的原則，按專題分步驟進行館藏檔案的拆分整理、檔案原文圖片掃描和聲像檔案數(shù)字化轉換、圖片處理、條目錄入與原文掛接等工作，此項工作計劃于五年內完成，并努力爭取三年完成數(shù)據(jù)庫的初步建設。

2、堅持標準，健全著錄規(guī)則，統(tǒng)一使用標準的著錄格式和機讀目錄格式，實現(xiàn)檔案數(shù)字信息格式格式標準化，數(shù)據(jù)交換格式標準化以及檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件標準化，在此基礎上，依托政府政務平臺，合理構建能夠銜接兼顧的檔案數(shù)據(jù)庫，并納入網(wǎng)絡的整體系統(tǒng)之中，達到檔案館與其他業(yè)務信息平臺間的互聯(lián)互通、信息共享。

3、充分運用科技手段，做好數(shù)字化檔案信息的安全維護和存儲、備份工作。建立有紙化和無紙化相結合的信息庫，解決受病毒感染或網(wǎng)絡本身問題可能造成的信息毀滅，開發(fā)利用網(wǎng)絡電子文件的歸檔管理程序，使網(wǎng)上信息及時、完整、安全地保存下來。采取訪問控制的方式，保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)運行安全。做好數(shù)據(jù)庫備份工作，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，對比較大的數(shù)據(jù)庫采用雙機備份、多介質多份備份，保證信息安全。

檔案信息數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的特殊挑戰(zhàn)，也給檔案部門和社會帶來巨大的禮遇，我們將在不斷掌握和運用檔案信息數(shù)字化技術的同時，將數(shù)字化的檔案與傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結合，使檔案事業(yè)更好地服務于社會。

擴展閱讀：數(shù)字化檔案館規(guī)劃綱要

檔案局關于建設數(shù)字化檔案館的規(guī)劃

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源。信息技術的發(fā)展與廣泛應用使檔案數(shù)字化建設提上了議程，檔案數(shù)字化建設是檔案館發(fā)展的方向和目標�，F(xiàn)階段，檔案數(shù)字化建設已被列入我市信息化建設總體規(guī)劃，正式提上我市“十二五”規(guī)劃議程，為了充分發(fā)揮檔案館永久保管檔案基地、愛國主義教育基地、檔案信息開發(fā)利用中心的職能，促進我市檔案信息化建設有序推進，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化，更好地為政治經(jīng)濟文化建設服務，特結合我市檔案館實際情況，制訂數(shù)字化檔案館建設規(guī)劃：

1、掌握實情，建立檔案數(shù)據(jù)庫

檔案具有數(shù)量巨大、種類繁多、保管分散的特點，因此，檔案館數(shù)字化建設不可能一蹴而就，在具體選擇上，要優(yōu)先考慮破損嚴重、亟待搶救保護的檔案、與社會發(fā)展密切相關的檔案等。我館現(xiàn)存使用率較高的有婚姻檔案86195件；干部檔案2818件；錄音錄像磁帶、影片檔案526盤；照片檔案2980張。我館將按照分步實施的原則，按專題分步驟進行館藏檔案的拆分整理、檔案原文圖片掃描和聲像檔案數(shù)字化轉換、圖片處理、條目錄入與原文掛接等工作，此項工作計劃于五年內完成，并努力爭取三年完成數(shù)據(jù)庫的初步建設。

2、堅持標準，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫

健全著錄規(guī)則，統(tǒng)一使用標準的著錄格式和機讀目錄格式，實現(xiàn)檔案數(shù)字信息格式標準化，數(shù)據(jù)交換格式標準化以及檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件標準化，在此基礎上，依托政府政務平臺，合理構建能夠銜接兼顧的檔案數(shù)據(jù)庫，并納入網(wǎng)絡的整體系統(tǒng)之中，達到檔案館與其他業(yè)務信息平臺間的互聯(lián)互通、信息共享。

3、利用科技，完善檔案數(shù)據(jù)庫

充分運用科技手段，做好數(shù)字化檔案信息的安全維護和存儲、備份工作。建立有紙化和無紙化相結合的信息庫，解決受病毒感染或網(wǎng)絡本身問題可能造成的信息毀滅，開發(fā)利用網(wǎng)絡電子文件的歸檔管理程序，使網(wǎng)上信息及時、完整、安全地保存下來。采取訪問控制的方式，保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)運行安全。做好據(jù)庫備份工作，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，對比較大的數(shù)據(jù)庫采用雙機備份、多介質多份備份，保證信息安全。

檔案信息數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的特殊挑戰(zhàn)，也給檔案部門和社會帶來巨大的禮遇，我們將在不斷掌握和運用檔案信息數(shù)字化技術的同時，將數(shù)字化的檔案與傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結合，使檔案事業(yè)更好地服務于社會。

揚中市檔案館作為地方性國家綜合性檔案館，主要存放有建縣以來各機關、事業(yè)、企業(yè)、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）139個全宗單位文書檔案、專門檔案、照片檔案、實物檔案共計6.2萬卷(件)、7.5萬件�？h檔案館從201*年起著手館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設工作，201*年館藏文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫全部建成，其后在新接收實體檔案同時，均接收了文件級檔案目錄，至今累計存儲有59萬條文件目錄。隨著館藏檔案接收力度加大，目錄數(shù)據(jù)庫基本建成，縣檔案館接待查檔量呈快速增長態(tài)勢，201*年以來查檔人次量年均遞增20%，201*年度接待利用3400人次，調閱檔案5700卷（件）次。

經(jīng)統(tǒng)計，在查閱檔案總量中，包括婚姻、工齡、土地、房產(chǎn)等各類服務民生利用約占70%，其余為黨務、政務和經(jīng)濟建設查考。檔案的頻繁利用，勢必對檔案實體的保管保護構成較大危害。今年8月，全省檔案館功能建設現(xiàn)場會議在成都召開。會議提出在十二五期間建成一批縣級全文數(shù)字化檔案館，今后應將檔案館實體建設和數(shù)字檔案館建設作為檔案館功能建設的兩翼來開展。結合我縣檔案工作實際，在目前已經(jīng)建成檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫基礎上，計劃開展全縣檔案在線集中管理系統(tǒng)，實現(xiàn)全縣檔案管理現(xiàn)代化、縣直機關館室一體化、檔案信息資源共享化工作，特別是實現(xiàn)與機關辦公自動化系統(tǒng)無縫連接。為迅速啟動此項工程，按照國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設指南》明確的“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進，項目帶動、重點突破，需求導向、保證安全，合理適用、穩(wěn)步實施”的原則，我縣計劃分四年實施全文數(shù)字化建設工作，在201*年底全面實現(xiàn)數(shù)字化檔案館目標。

一、指導思想和基本原則

揚中市檔案館檔案數(shù)字化建設的指導思想是：堅持以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，全面落實科學發(fā)展觀，根據(jù)《全國檔案信息化建設實施綱要》、《四川省檔案信息化建設十二五規(guī)劃》和《攀枝花市檔案檔案工作十二五規(guī)劃》，以館藏重要檔案、利用頻繁檔案、珍貴檔案數(shù)字化為重點，以計算機網(wǎng)絡為基礎，逐步實現(xiàn)檔案館資源數(shù)字化、利用信息化、管理現(xiàn)代化，并最終把揚中市檔案館建設成為“數(shù)字化檔案館”。

根據(jù)這一指導思想，我館信息化建設的基本原則是：區(qū)分重點，明確范圍；統(tǒng)一標準，有序推進；安全保密，注重實效。

二、目標任務

（一）工作目標

全面加強檔案館信息化建設，強力推進館藏檔案全文數(shù)據(jù)庫建設，著力加強局館網(wǎng)站的軟硬件建設，進一步優(yōu)化局館網(wǎng)絡，開發(fā)使用觸摸屏文檔檢索系統(tǒng)，科學整合各類檔案數(shù)據(jù)庫，異地備份保管檔案數(shù)據(jù)，從而全面提升縣檔案館信息化管理水平、應用水平、服務水平。

按照檔案信息化建設的總體格局，重點開展館藏檔案全文數(shù)字化建設，同步開展利用平臺建設，逐步將縣檔案館建設成為全省一流的“數(shù)字化檔案館”。

（二）主要任務

1、強力推進館藏檔案全文數(shù)據(jù)庫建設。201*年前，按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進，項目帶動、重點突破，需求導向、保證安全，合理適用、穩(wěn)步實施”的原則，逐步將使用頻繁民生專門檔案，縣委、縣政府、縣人大、縣政協(xié)等館藏重要檔案，館藏照片、視頻、音頻、字畫等珍貴檔案，縣屬各機關、鄉(xiāng)鎮(zhèn)重要文書檔案全文數(shù)字化并投入使用，力爭上述館藏檔案全文數(shù)字化比例達到100%，并確保數(shù)據(jù)庫的安全。

2、進一步優(yōu)化局館網(wǎng)絡，著力加強局館網(wǎng)站的軟硬件建設。201*年底前完成網(wǎng)絡軟硬件采購，優(yōu)化局館網(wǎng)絡，確保網(wǎng)絡快速、暢通、便捷；加強硬件建設和管理制度建設，確保網(wǎng)站數(shù)據(jù)安全、更新及時、運行通暢、利用便捷。

3、異地備份保管檔案數(shù)據(jù)。按照市檔案局的統(tǒng)一部署和要求，完成館藏檔案數(shù)據(jù)的異地備份工作，為檔案數(shù)據(jù)永久性安全提供科學、合理的保障措施和保障方法。

三、實施步驟

全文數(shù)字化建設項目勞動密集性、專業(yè)性強，將采取公開招標，業(yè)務外包的形式進行。

第一階段：自數(shù)字化建設項目批準、招標啟動至新建檔案館201*年下半年搬遷前，做好硬件設備、軟件系統(tǒng)與加工處理招標采購，先期完成館藏利用率較高的檔案，即涉及民生檔案和6個重點全宗單位（縣委、縣人大、縣政府、縣政協(xié)、縣委組織部、縣人事局）檔案的全文數(shù)字化掃描、加工、存儲工作。對照檔案實體測算，需要加工處理檔案共計34萬件，約280萬頁。

第二階段：201*年度，將全文數(shù)字化處理工作向縱深推進，對縣級機關、事業(yè)單位已經(jīng)移交進館永久、長期文書檔案進行數(shù)字化處理，需要加工處理檔案共計27萬件，約220萬頁。

第三階段：201*-201*年度，對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（包括原28個鄉(xiāng)鎮(zhèn)）移交進館永久、長期文書檔案進行數(shù)字化處理，需要加工處理檔案共計21萬件，約180萬頁。

為充分發(fā)揮檔案館檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、政府信息查閱中心、檔案信息開發(fā)利用中心、電子文件中心“五位一體”的功能，大力推進檔案服務利用社會化、檔案工作管理法制化、檔案資源結構多元化和檔案基礎工作信息化，促進鹽源縣檔案事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展，更好地為建設小康社會服務，特制訂數(shù)字檔案館建設規(guī)劃。一、指導思想

建設數(shù)字檔案館要以鄧小平理論、“三個代表”和科學發(fā)展觀為指導，根據(jù)國家檔案局《數(shù)字檔案館建設指南》、省檔案局《四川省檔案信息化建設實施意見》和《達縣檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》要求，把建設數(shù)字檔案館納入縣檔案局信息化建設“十二五”總體規(guī)劃，結合縣檔案館實際情況，到201*年全面建成達縣縣數(shù)字檔案館。二、原則與目標

我縣的數(shù)字檔案館建設必須遵循“科學規(guī)劃、分步實施、安全保密、切實可行”的原則，并根據(jù)實際工作需要，確定中、長期目標，充分利用我縣政務網(wǎng)平臺、檔案信息網(wǎng)平臺以及各類網(wǎng)絡資源，以先進的信息技術為手段，集成建設適應我縣一定時期內數(shù)字檔案管理需要的網(wǎng)絡平臺，開發(fā)應用符合功能要求的管理系統(tǒng)，推動館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化，逐步實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務。在加強檔案數(shù)字化基礎設施建設的同時，逐步實現(xiàn)檔案局（館）辦公自動化、館藏檔案數(shù)字化、電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范化、檔案信息查詢網(wǎng)絡化，分三期逐步完成“三網(wǎng)一庫”的建設任務（三網(wǎng)指內網(wǎng)、專網(wǎng)和外網(wǎng)的平臺建設，一庫指數(shù)據(jù)庫的建設），最終全面建成數(shù)字檔案館。三、檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀和需求分析

目前我局有電腦14臺，掃描儀1臺，復印機1臺，已開通黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，并于201*年建成檔案信息網(wǎng)。初步實現(xiàn)辦公自動化，和檔案信息網(wǎng)站建設還處于初級階段，數(shù)據(jù)庫建設也僅限于文件級目錄錄入式一種，僅錄入了文件級文件級70950條，整理退耕還林檔案2230盒66369件、林改檔案7686盒99974件，為數(shù)字檔案館建設打下了堅實的基礎，電子檔案管理的各項規(guī)范、標準、制度還未制定。我們希望通過持續(xù)地數(shù)字檔案館建設，逐步實現(xiàn)數(shù)字檔案館的各項建設任務。

數(shù)字檔案館全面建成的時間要求自201*年1月始至201*年12月，分三期實施。四、實施步驟

（一）數(shù)字檔案館第一期建設。

（1）實施時間：201*年1月~201*年12月。

（2）實施重點：購置建設數(shù)字檔案館所必須的軟件、硬件，搭建網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)檔案局（館）辦公自動化和初步建成“三網(wǎng)一庫”。（3）實施的工作目標：

A．進行局域網(wǎng)（內網(wǎng)）、黨政網(wǎng)（專網(wǎng)）、互聯(lián)網(wǎng)（外網(wǎng)）的線路布置、接口預埋；

B．硬件購置：購置數(shù)字檔案館的硬件設備，如計算機（含觸摸屏式計算機）、激光寬帶打印機、復印機、掃描儀、計算機服務器、路由器、交換機、防火墻設備、在線式UPS電源、大型存儲設備、數(shù)字攝像機、傳真機、大屏幕彩色電視機等。

C．軟件：購置辦公自動化軟件，并結合檔案局工作實際定制功能模塊，與檔案管理軟件有效銜接，整合電子文件管理環(huán)境，搭建整個辦公自動化和電子檔案管理平臺；購置數(shù)據(jù)庫管理軟件和備份軟件，根據(jù)館藏實際建立多種形式的數(shù)據(jù)庫。D．制定電子檔案管理的各項業(yè)務規(guī)范、標準；

E．開展館藏檔案的產(chǎn)業(yè)化數(shù)字化工作，即館藏檔案條目錄入與部分檔案原文、圖片掃描和視音頻檔案的數(shù)字化轉換工作；F.做好數(shù)字化檔案信息的安全維護和存儲、備份工作，購置防火墻和防病毒軟件；G.對現(xiàn)行文件中心進行設備和人員的補充，實現(xiàn)現(xiàn)行法規(guī)文件的政務網(wǎng)上查詢利用工作。（二）數(shù)字檔案館第二期建設。

（1）實施時間：201*年1月~201*年12月。

（2）實施重點：加強“三網(wǎng)一庫”建設和電子文件歸檔管理工作。

（3）實施的工作目標：全面建成“三網(wǎng)一庫”，對數(shù)字檔案館的各項工作流程進行細致分析，在總結第一階段實施經(jīng)驗的基礎上，繼續(xù)加強薄弱環(huán)節(jié)的建設，實現(xiàn)電子文件規(guī)范化、標準化管理。A．硬件購置：檔案縮微設備和必需的其他設備；B．軟件：建立視音頻檔案轉換系統(tǒng)、縮微檔案轉換系統(tǒng)等；

C．做好黨政機關和有關企事業(yè)單位檔案室電子文件歸檔、電子檔案規(guī)范管理的指導和監(jiān)督工作；D．繼續(xù)做好館藏檔案的數(shù)字化工作，完成館藏全部檔案條目錄入與原文、圖片等掃描工作；

E．建立完整的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案（含縮微檔案）數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。同時開展電子數(shù)據(jù)的鑒定工作，為第三階段檔案網(wǎng)上查詢工作做數(shù)據(jù)準備。（三）數(shù)字檔案館第三期建設。

（1）實施時間：201*年1月-201*年12月。

（2）實施重點：檔案數(shù)字化管理軟件級別提升和完善硬件設施、設備。（3）實施的工作目標：全面達到數(shù)字檔案館標準。

A．硬件：根據(jù)實際工作需要，完善必備的硬件設施、設備；

B．軟件：按發(fā)展要求，對原管理軟件進行必要的內容擴展、級別提升；C．新進館檔案條目錄入與全文掃描；

D．在互聯(lián)網(wǎng)上開放檔案網(wǎng)站，對各個數(shù)據(jù)庫的信息進行嚴格地鑒定和篩選，有選擇性的進行網(wǎng)上檔案全文查詢服務。五、質量要求與保障體系（一）質量要求。

總的要求是：系統(tǒng)應具備統(tǒng)一性、實用性、經(jīng)濟性、兼容性、先進性和安全性。（1）系統(tǒng)必須涵蓋檔案管理全過程，滿足檔案管理工作多部門、多環(huán)節(jié)的業(yè)務需求；

（2）系統(tǒng)必須具有一定的前瞻性，促進檔案管理思維與方式的變革，利用數(shù)字化檔案信息的諸多優(yōu)勢，在檔案信息存儲、檢索、利用等各方面提高其工作效力和附加值；

（3）系統(tǒng)必須安全保密、穩(wěn)定可靠，確保檔案信息存儲、處理、傳遞的暢通。在遭遇病毒攻擊、硬件損壞、軟件平臺故障等突發(fā)事件后，可迅速恢復數(shù)據(jù)，最大限度的減免損失；

（4）系統(tǒng)必須具備一定的輔助決策功能，提高領導決策的科學性，提高檔案信息利用率和快捷度，從而提高工作效力；（5）系統(tǒng)必須具備較高的自動化程度，減少管理人員工作量，增強檔案管理科學性，提高檔案館工作質量；（6）系統(tǒng)必須具有良好的可操作性，管理人員經(jīng)過短期培訓即可掌握各模塊功能，且界面清晰易懂，簡單易行；

（7）系統(tǒng)必須具備一定的升級換代能力，一定的硬件兼容性，能夠靈活適應檔案部門計算機及相關外部設備的更新升級；（8）系統(tǒng)必須具有提供完備的數(shù)據(jù)備份以及數(shù)據(jù)恢復、數(shù)據(jù)遷移、離線檢索等功能。（二）保障體系。（1）組織保障

縣檔案局成立以局長為組長，分管副局長為副組長的數(shù)字檔案館建設領導小組，成員有辦公室、指導股同志參加。主要負責數(shù)字檔案館建設方案的制訂、實施，各階段工作進度、質量的監(jiān)督、檢查，外部、內部的協(xié)調，項目調試、運轉、驗收等工作。（2）制度保障

根據(jù)國家檔案局、四川省檔案局、達州市檔案局的有關規(guī)定，結合我縣檔案館實際情況，制訂檔案數(shù)字化管理各項業(yè)務標準、電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范、檔案信息網(wǎng)上查詢辦法等，使檔案信息從采集、存儲、傳輸?shù)热�過程都有章可循。（3）技術保障

與檔案數(shù)字化管理軟件、硬件提供單位密切配合，建立有效的合作機制，使軟、硬件銷售服務一體化，確保系統(tǒng)運轉可靠、安全。（4）人才保障

建立檔案局（館）技術人才管理機制，積極組織人員培訓，逐步形成一支自己的檔案數(shù)字化人才隊伍，保障檔案數(shù)字化管理向更深層次發(fā)展。

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