制定外事接待方案指南

接待方案是外事接待工作的重要方案依據(jù)，是參與接待的各部門及有關(guān)人員都必須遵循的指令性文件，在接待工作的全過程中起著規(guī)劃、指導、溝通、協(xié)調(diào)的作用。因此，為了保證外事接待工作的順利進行，在外賓來訪前，接待單位應認真、細致地制定好接待方案。1．制定接待方案的依據(jù)

制定接待方案的依據(jù)一般有兩種：一是對本部門、本單位邀請的團、組或個人，主要根據(jù)邀請目的和外賓的國別、身份、地位、要求等，結(jié)合我方的實際情況，制定接待方案；二是對上級有關(guān)部門指派或有關(guān)部門及其對口單位委托接待的團、組或個人，應根據(jù)上級或者有關(guān)部門的安排、部署和要求，結(jié)合地方的實際情況，制定出周密、完善、可行的計劃。我們在外事工作中第二種接待方案較之為多。

2．接待方案的基本內(nèi)容

接待方案一般應包括來訪者的基本情況、禮儀活動安排、生活安排等幾個部分。來訪者的基本情況一般寫在導語部分。應寫明來訪者的國籍、代表團名稱、主賓姓名、人數(shù)、抵離日期、交通工具、來訪目的以及我方的接待方針。這是接待方案的重要組成部分，要力求語言簡煉、精確；禮儀活動安排部分應逐項寫明迎送、會見、宴請、會談、晚會、參觀等活動的具體情況及要求。要明確我方參加各項禮儀活動的主要人員、活動時間、地點等。對宴請的安排，方案中還應寫清宴請方式、參加人數(shù)、宴會規(guī)模及標準等具體內(nèi)容；生活安排部分要寫明客人下榻的賓館、依不同身份安排什么等級的房間、日常伙食標準、乘車什么車輛等。如遇來賓在生活上有特殊要求，應在這部分反映出來。例如伊斯蘭教國家的客人來訪，在日�；锸骋豁椛暇托枳⒚鳌扒逭妗弊謽�。

除上述三部分外，接待方案中還要明確接待費用由誰負擔，如自費、由上級或有關(guān)部門報銷、本單位結(jié)算、由地方外事費核銷等。另外，根據(jù)接待規(guī)格，如需安排新聞報道，也應在方案中寫明；安全保衛(wèi)是外事接待中的一項重要工作，接待方案中也應包括這方面內(nèi)容。如沒有特殊要求，可寫“由公安部門協(xié)助安排”。3．接待方案的附屬材料

除正式接待方案外，還應準備好必要的附屬材料，以做為接待方案的補充或供執(zhí)行方案時參考。附屬材料一般包括活動日程、外賓名單等。重要的接待任務還可有領(lǐng)導講話稿、會談方案等。4．接待方案的審批程序

接待方案草擬后，經(jīng)本部門主管領(lǐng)導審簽，并加蓋本單位公章，送外事歸口部門審批。經(jīng)外事部門批準的接待方案，打字后發(fā)各有關(guān)單位實施。如邀請外國人去我國非開放地區(qū)活動，接待方案則應先報省公安廳、省軍區(qū)審批后，報省外辦審批，上述單位同意后，持公安部門開具的旅行證方可前往。5．應注意的幾個問題

制定接待方案是一項很嚴肅的工作，必須有高度負責的精神，嚴密細致的工作態(tài)度，并注意如下幾點：

（1）必須弄清外賓人數(shù)、國籍、性別、飲食習俗以及代表團成員的個別要求等情況，做到心中有數(shù)。

（2）方案一經(jīng)批準，要認真落實，各項工作都應有專人負責安排。外賓到來之前還應逐項檢查落實情況，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。

（3）在接待過程中，有時會因某些具體情況的變化，打亂原定方案的安排，因此，事前應有充分準備，以應付突變，不致于措手不及。

（4）外事接待方案屬保密文件（視外賓情況和身份而劃定密級），有關(guān)人員不應向無關(guān)人員泄露。6．接待方案的基本格式

接待方案一般為文字方案和表格方案兩種格式。重要團組和人員來訪，或活動內(nèi)容較為復雜，一般應擬文字方案，如系一般人員，活動內(nèi)容又較簡單，也可采用表格方案。接待單位可根據(jù)本單位的實際情況，制作自己的方案表格。例：文字文案基本格式密級文號

****關(guān)于接待×國××代表團的方案（此方案業(yè)經(jīng)省外辦同意）

應****邀請，以×××為團長的××國××代表團一行×人，201*年×月×日由××口岸入境，來我省進行為期×天的友好訪問。請各單位本著熱情友好、內(nèi)外有別、注意節(jié)約的原則予以接待。具體安排如下：一、迎送、陪同

代表團出入境時，由×××等前往口岸（或機場、車站）迎送并全程陪同活動。代表團抵離×地進，請×××到車站迎送。請×××、×××分別陪同代表團在×地活動。參觀××單位時，請組織迎送，并備花籃。二、會見、宴請代表團抵長當晚，請×××在×××賓館會見廳會見代表團全體成員。會見后舉行宴會。屆時請×××等迎送人員出席。設(shè)×桌，標準每人××元（酒水在外）。三、生活

代表團住××賓館，團長住套間，團員每人一單間，房間備煙、水果、飲料。日常伙食標準每人每天××元，午餐備啤酒，晚餐加白酒。四、車輛

請××車隊備××車×臺，迎送站時加行李車一臺（行李車進出站臺）。五、參觀

在×地擬安排代表團參觀××等單位，請各單位負責同志出面接待并書寫歡迎標語。

六、零用費和紀念品

由**贈給團長××元、團員每人××元人民幣零用費，贈送每人少量紀念品、一本影集和部分活動照片。七、新聞報道

請省市報紙、電臺發(fā)在長活動綜合消息（由××單位供稿）�！痢痢習�見時，請××電視臺拍發(fā)電視新聞，××報發(fā)新聞報道時配發(fā)照片。請××日報社派一名攝影記者隨團在長春活動。

八、安全保衛(wèi)工作請公安部門安排。

九、請××鐵路分局、××機場協(xié)助安排代表團乘機、車事宜。請海關(guān)給代表團以免驗禮遇。十、費用

代表團交通費、接待費由省總負擔，在各地活動費用由當?shù)貕|付，與省總結(jié)算；宴請費由當?shù)刎摀�。�?lián)系人：×××電話：×××××××附：活動日程表代表團名單送：×××、×××單位

擴展閱讀：領(lǐng)導、外事接待方案模板

團市委公務接待方案

一、接待團名稱、背景資料二、接待時間三、接待地點四、出席人員名單五、議程六、工作安排

（一）接待前準備工作

工作內(nèi)容確認接待團名單確認接待團到達時間制定接待方案并呈批落實我委參加人員，確認參加接待的領(lǐng)導準備領(lǐng)導講話材料歡迎牌或橫幅會議室布置：座位牌、橫幅、水果、茶水、PPT準備紀念品用餐事宜住宿安排觀光安排接機安排車輛安排其他負責部門負責人備注（二）接待時工作安排

工作內(nèi)容茶水、水果維持會場秩序、引導發(fā)言會議主持拍照、合影負責部門負責人備注（三）接待后工作安排

工作內(nèi)容起草會議紀要場地衛(wèi)生清潔撰寫新聞稿、手機報負責部門負責人備注

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