賀州學(xué)院外事辦工作職責(zé)

賀州學(xué)院外事辦工作職責(zé)

1.貫徹執(zhí)行黨和國家的外事工作方針、政策、規(guī)定、辦法以及學(xué)院外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組的外事工作指示，協(xié)助學(xué)院外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組對全院各部門的涉外工作進(jìn)行指導(dǎo)、督促和檢查。

2.負(fù)責(zé)學(xué)院外事工作規(guī)章制度的起草，擬定學(xué)院年度外事工作計劃，并認(rèn)真組織實施，做好外事工作年度總結(jié)。

3.按照國家有關(guān)法規(guī)和學(xué)院規(guī)定，協(xié)同教務(wù)、業(yè)務(wù)部門做好外籍教師的聘請、管理和服務(wù)工作。

4.負(fù)責(zé)與國外院校、科研機構(gòu)和組織聯(lián)絡(luò)，制訂并實施各項涉外活動方案，開展好互派教師與留學(xué)生等形式的國際合作與交流工作。

5.負(fù)責(zé)處理學(xué)院涉外事務(wù)，辦理邀請來華、因公出訪或出國進(jìn)行學(xué)術(shù)交流等人員的審批手續(xù)，收集整理并匯總出訪考察報告或?qū)W術(shù)交流成果。

6.會同有關(guān)部門對學(xué)院出國人員進(jìn)行外事紀(jì)律教育以及涉外知識宣傳。

7.負(fù)責(zé)做好學(xué)院外事活動的準(zhǔn)備、接待工作，包括有關(guān)協(xié)議、信函、材料的翻譯工作。

8.負(fù)責(zé)編報年度外專外教、出國進(jìn)修學(xué)習(xí)和外事活動等經(jīng)費的預(yù)算。

9.負(fù)責(zé)學(xué)院年度外事工作資料的收集、整理及歸檔工作。10.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。

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辦公室主任崗位職責(zé)

在學(xué)院黨委、行政及主管院長的領(lǐng)導(dǎo)下，主持辦公室全面工作。具體職責(zé)是：一、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)了解、掌握學(xué)院各部門貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和國家法律、法規(guī)及學(xué)院規(guī)章制度的情況，以及黨紀(jì)、政紀(jì)方面的重大問題。

二、組織和參與院內(nèi)外調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供可靠的專題或綜合信息。三、負(fù)責(zé)主辦的會議組織、準(zhǔn)備、記錄，督察督辦會議決議（決定）。四、負(fù)責(zé)組織起草、審核各種公文，把好文字關(guān)和政策關(guān)。

五、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)或代表領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各部門的工作，難以協(xié)調(diào)的提出解決問題的意見建議。六、負(fù)責(zé)對外溝通、聯(lián)系、匯報、約請等，安排或代表領(lǐng)導(dǎo)參加公務(wù)接待和公務(wù)活動。七、負(fù)責(zé)公文的批轉(zhuǎn)、傳遞、保密等工作，落實領(lǐng)導(dǎo)批示，并及時反饋落實情況。八、負(fù)責(zé)學(xué)院重要來訪來賓的接待、安排，代表學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)接待一般來信來訪工作。九、負(fù)責(zé)學(xué)院外事辦公室工作。

十、負(fù)責(zé)辦公室制度建設(shè)，逐步實現(xiàn)辦公室工作的制度化、規(guī)范化、程序化。負(fù)責(zé)制定本室年度工作計劃，并組織實施。負(fù)責(zé)本室人員的工作安排、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和考核。

十一、組織完成上級有關(guān)部門及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

辦公室副主任崗位職責(zé)

協(xié)助辦公室主任完成辦公室各項工作任務(wù)，主任不在時，代理主任主持日常工作。具體職責(zé)是：

一、負(fù)責(zé)分管檔案、文字、接待、車輛等工作。按照有關(guān)管理規(guī)范，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，保證工作質(zhì)量。

二、負(fù)責(zé)起草各類綜合性文字材料，組織編寫學(xué)院簡報、年鑒（大事記）。三、協(xié)助主任組織、參加學(xué)院有關(guān)會議與活動。四、協(xié)助主任做好院領(lǐng)導(dǎo)外出事宜的具體安排。五、協(xié)助主任做好督辦、調(diào)研和信息工作。六、負(fù)責(zé)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的安排與協(xié)調(diào)。七、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

機要和統(tǒng)計秘書崗位職責(zé)

一、負(fù)責(zé)機要、合同、協(xié)議等學(xué)院重要文檔的簽收、登記、送批、傳遞、歸檔工作，做好保密工作，嚴(yán)禁文件丟失和泄密。負(fù)責(zé)對領(lǐng)導(dǎo)批示文件督辦、催辦。

二、負(fù)責(zé)學(xué)院及領(lǐng)導(dǎo)印章的使用與管理，嚴(yán)格履行用印用章使用手續(xù)，做好使用記錄。三、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國統(tǒng)計法》，及時準(zhǔn)確地完成國家和上級主管部門下達(dá)的全院綜合性統(tǒng)計報表，及時準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供各種信息資料。

四、負(fù)責(zé)學(xué)院各部門綜合統(tǒng)計工作的組織、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)，全面、準(zhǔn)確掌握學(xué)院各類基礎(chǔ)信息資料，為領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)工作、制定計劃、科學(xué)決策提供可靠的依據(jù)。統(tǒng)一審核、管理全院性各職能部門綜合統(tǒng)計數(shù)據(jù)資料。

五、負(fù)責(zé)組織學(xué)院《年鑒》的編寫工作。

六、負(fù)責(zé)禮品管理。建立健全禮品出入庫和使用登記手續(xù)。七、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

文字秘書崗位職責(zé)

一、負(fù)責(zé)文字工作（包括公文撰寫、印發(fā)與管理，起草學(xué)院綜合性文字材料，起草學(xué)院對外宣傳報道材料）。及時準(zhǔn)確了解掌握國家和上級有關(guān)部門的方針、政策和重大決定，確保各類文字材料符合上級精神和學(xué)院要求。

二、負(fù)責(zé)《華航簡報》編寫、印發(fā)和存檔。跟蹤學(xué)院各部門工作信息，及時收集、整理有關(guān)信息資料，確�！度A航簡報》信息的準(zhǔn)確性和時效性，發(fā)揮《華航簡報》在學(xué)院通報信息、對外宣傳中的作用。

三、負(fù)責(zé)學(xué)院《大事記》的記錄工作。及時、完整、實事求是地記錄學(xué)院及各部門重要活動和事件發(fā)生的時間、地點和內(nèi)容，為學(xué)院《年鑒》提供準(zhǔn)確完整地材料。

四、負(fù)責(zé)學(xué)院各類大型活動領(lǐng)導(dǎo)講話的起草工作。跟蹤形勢，了解學(xué)院和領(lǐng)導(dǎo)工作思路，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)講話在相關(guān)工作中的指導(dǎo)作用。

五、輔助學(xué)院《年鑒》的編寫工作。六、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

檔案管理秘書崗位職責(zé)

一、根據(jù)國家、上級有關(guān)部門制定的法律法規(guī)，起草符合學(xué)院實際的各種檔案管理制度。根據(jù)學(xué)院發(fā)展的需要，起草檔案工作規(guī)劃。

二、負(fù)責(zé)各部門檔案立卷的指導(dǎo)、督促和檢查，按照有關(guān)要求整理、歸檔各類檔案材料。三、負(fù)責(zé)檔案的安全工作，維護(hù)檔案的完整，做好檔案的“八防”工作。

四、負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作，對過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，按規(guī)定程序經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀處理，并做好備案工作。

五、負(fù)責(zé)檔案相關(guān)的統(tǒng)計工作，做好掌握檔案的移交、轉(zhuǎn)交、利用、銷毀等的統(tǒng)計報告。六、負(fù)責(zé)檔案的編研工作和各種檢索工具的編制，充分發(fā)揮檔案工作在學(xué)院發(fā)展建設(shè)中的作用。七、不斷改進(jìn)檔案管理辦法，掌握計算機檔案管理技術(shù)，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。八、嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借閱制度，確保檔案不丟失、不損壞、不涂改，保持檔案的原始風(fēng)貌。

九、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

行政秘書崗位職責(zé)

一、協(xié)助辦公室領(lǐng)導(dǎo)做好來人來訪接待工作。本著熱情、周到、細(xì)致、不卑不亢的原則，安排好來賓的食宿，協(xié)調(diào)好來賓的工作，并做好相關(guān)登記。負(fù)責(zé)有關(guān)接待結(jié)算工作。

二、負(fù)責(zé)學(xué)院各類公文、公函及其它材料的上報、接收、分發(fā)、送達(dá)，并做好相關(guān)工作處理結(jié)果的登記工作和信息反饋。

三、負(fù)責(zé)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、辦公室、會議室、接待室的內(nèi)務(wù)管理與服務(wù)。協(xié)調(diào)好會議室、接待室的使用。

四、負(fù)責(zé)《學(xué)院周活動安排表》的編印以及相關(guān)活動的通知,協(xié)助辦公室領(lǐng)導(dǎo)做好各種會議的組織、準(zhǔn)備工作。

五、負(fù)責(zé)辦公用品、固定資產(chǎn)、大屏幕的使用管理，負(fù)責(zé)考勤和工資發(fā)放，以及領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動報銷的相關(guān)事宜。

六、負(fù)責(zé)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及辦公室報刊雜志的訂閱和分發(fā)工作。

七、負(fù)責(zé)學(xué)院及各單位公務(wù)、職工公益等用車安排，以及節(jié)假日值班安排。八、協(xié)助文字秘書做好學(xué)院內(nèi)部文件的印發(fā)工作。九、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。外事秘書（兼）崗位職責(zé)

一、負(fù)責(zé)外籍教師和來華留學(xué)生各種批件的辦理，以及生活安排、安全保障等的協(xié)調(diào)工作。

二、根據(jù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室領(lǐng)導(dǎo)要求起草外事工作計劃，負(fù)責(zé)學(xué)院師生出國留學(xué)、訪問的內(nèi)外聯(lián)系，手續(xù)辦理等工作。

三、建立健全外事工作基礎(chǔ)資料，負(fù)責(zé)相關(guān)材料歸檔工作。四、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好外賓來訪的接待工作。五、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

司機兼行政秘書崗位職責(zé)

一、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)用車以及學(xué)院辦公室其他車輛的日常管理，及時維護(hù)、保養(yǎng)車輛，確保車輛正常使用。

二、負(fù)責(zé)學(xué)院辦公室車輛的年檢、保險等工作。

三、負(fù)責(zé)領(lǐng)取上級有關(guān)部門下發(fā)的公文等機要文件，承擔(dān)有關(guān)部門要求的閱文抄報工作。四、負(fù)責(zé)機要、文件的傳遞，確保準(zhǔn)確及時報送有關(guān)機要文件。五、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)移動電話和住宅電話交費工作。六、協(xié)助行政秘書日常事務(wù)性工作。七、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

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