日語 外賓接待用語小結(jié)

常用句：

ご案內(nèi)いたします。

接待させていただき、(まこと)に光(こうえい)でございます。

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第一步：交換名片

NO1.有名片可以交換的情況下，那么整個過程是這樣的：

遞名片：一邊鞠躬（日本人真的有鞠躬強迫癥的，不管做什么事都習慣鞠躬，甚至在看不到對方，打電話的情況下），雙手拿名片，遞給對方，一邊做自我介紹：“はじめまして。私、○（○部／○擔當）のと申します。どうぞよろしくおいします�！�

NO2.另外一種情況就是，當我還是個小角色，小的沒有名片，或者是正好在這節(jié)骨眼上，名片沒有了，那么這時候就要以及其恭敬的態(tài)度，以萬分抱歉的語氣說：“もうしわけございません。今、名刺を切らしておりまして�！�

第二步：接受名片

在接到對方遞來的名片時，要說：“ちょうだいいたします。”然后把接來的名片放在桌子上，按座位一一對齊。

第三步：小細節(jié)

NO1.倒茶，將茶放在客人的右手邊，拿起來方便，然后說聲：“お茶をどうぞ�！�

NO2.詢問客戶習慣，尤其是在看到會議桌上沒有煙灰缸時，更應(yīng)該問一句：“たばこを吸いますか？”以避免到時候客戶想吸煙而沒有煙灰缸的尷尬。

第四步：寒暄語

例如：お忙しいところを恐れ入ります。（在百忙之中打擾您，很不好意思）

いつもお世になっております。（承蒙關(guān)照）

わざわざご足いただき、どうも申しございません。（讓您特地跑一很趟，實在很抱歉。）

第五步：切入主題

在寒暄語結(jié)束之后，便該切入正題了。關(guān)于切入正題，可能會有正式和非正式兩種吧。

NO1.正式的：早速ですが、本に入りましょうか。

早速用件に入ってもよろしいでしょうか。NO2.非正式的：一般是寒暄著就進入正題了，比如說：はさあ

這是我聽過的我所跟隨的那個日本總監(jiān)最常用的切入正題的方式。

第六步：會議結(jié)束時用語

NO1.有別的理由而想結(jié)束會議時，例如：もっとゆっくりおしたいのですが、あいにく今日は○から會が入っておりますもので、

の用事がありますので、私はこれで失禮します。

NO2.商談愉快，達成友好的合作關(guān)系后，例如：これをごに今後ともよろしくおいします。

NO3.對對方的拜訪表示感謝之情：本日はご足いただき、ほんとうにありがとうございます。

擴展閱讀：接待小結(jié)

1、由本地區(qū)(單位)負責外事工作的領(lǐng)導(dǎo)牽頭建立一個有專職陪同人員、專業(yè)對口業(yè)務(wù)人員、談判人員、翻譯、保衛(wèi)和后勤等方面人員組成的接待班子。

2、將洽談的項目或技術(shù)資料、圖紙事先譯成中文，供有關(guān)人員事先消化并全面掌握。

3、外商或外國專家來或回國時，應(yīng)安排職位相同的人迎送，并協(xié)助辦理有關(guān)手續(xù)。抵達后應(yīng)由負責人出面接見。來、去時，由接待單位負責宴請。

4、在安排好外商或外國經(jīng)濟專家(包括家屬)的食、宿、行、工作場所、文娛活動的同時，還應(yīng)搞好安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生等工作。

5、涉外交往中，不要主動贈送禮品。外國專家在華期間結(jié)婚、過節(jié)、生日等，經(jīng)組織批準可以個人或集體的名義贈送適當?shù)募o念品。為做好團結(jié)工作，我方人員可同外國專家正常往來.

6、有關(guān)人員應(yīng)虛心向外國專家學習有關(guān)理論知識和管理經(jīng)驗，學習、消化有關(guān)技術(shù)、資料。

這是第二次與他會面,第一次在香港,因為時間有限,只大概的談了一些王里論上可能涉及到的基礎(chǔ)的東西,這一次時間稍多,確定了雙方合作的可行之后,他特地飛到我們工廠所在地,詳細探討細節(jié),我說想說的就是一點第二次接待他的過程中一些感觸.

客戶所經(jīng)營的品在美國除了沃爾瑪之外,其它大型超市都有他品的影子.可以說是一個很大的客戶,我就不細講我們談判需要克服哪些困難,相信同行們接觸過客戶的都清楚一些.

美國人很認真,很嚴謹,做事很謹慎,而且不喜歡聽王里由,一件事忄青辦不成就辦不成,他不要聽太多的because,but;時間觀念很強,每次來訪行程表安排得很緊密;

在投入一項新的品到市場之前,分析得相當透徹,包括這個新品進入市場的可行忄生,有哪些亻尤勢,哪些劣勢,哪些消費君羊體,以及如何發(fā)展這行業(yè)的市場,所有前景都分析過了.講得頭頭是道,你不得不心生佩服;我印象最深刻的是他講了一條關(guān)于他們公司員工的生存王里念,有三個字:1.go2.do3.be

這是什么意思呢?go代表著goout,don"twait,justdoyourself;do代表著create,be則意味著beallyoucanbe,如果你能成為一個工程師,為什么要讓自己做工人呢?

還說一些例子如蘋果公司,微軟的不斷創(chuàng)新,和相互之間的競爭,才能讓他們?nèi)缃襁@么成功等等,聽完他的一席話,真是讓我受益菲淺,尤其是那三個單字,我還要求特意記下來,回到公司后,跟BOSS講了,BOSS也很重視,要我保持整王里,下次開會的時候講給大家聽,呵呵說了,請諒解!

如何接待客戶

電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)營銷的客戶成交率大概是10%，而來到展廳拜訪的客戶成交率卻高達40%.（只代表我自己的總結(jié)）所以，能夠從國外到你這里來的客人，成交幾率是非常大的，如果你想在接待客戶方面游刃有余，大大增加成交，

網(wǎng)上很多關(guān)于如何接待外商的“技巧”，什么商業(yè)禮儀啦，各國禁忌啦等等..說句不好聽的純屬蒙人看熱鬧的。做生意本來就忙得夠嗆，第一次接待外商又緊張，還去記這些繁瑣的不知所云的東西，累不累��？..

商業(yè)禮儀現(xiàn)在廣交會上有多少人還傻乎乎西裝革履?各國禁忌世界開放性的今天,來了個俄羅斯客戶結(jié)果一看是穆斯林移民,或者美國的新興猶太人,你說禁忌什么?

一心理準備：調(diào)整好心態(tài)

沒有什么好準備的，外國人也是人，有些人的素質(zhì)還相當差，就是跟咱中國農(nóng)民起家的批發(fā)戶一樣，見多了就，沒感覺了，就平時怎么跟人說話就怎么跟他們說就行。

外商不是來做慈善外交的，而是來跟你合伙賺錢的，賺錢永遠是第一。外商心里具體在琢磨什么，你猜不到也沒必要去猜，只牢記一點，大家合作賺錢，這樣心態(tài)就平和了，不卑不亢。拋開這些不切實際的東西,放松自己,做個真實的而不是裝模作樣的人,往往更能贏得外商的尊重，把事情辦好----外商和我們一樣，愿意跟一個看上去比較穩(wěn)重地道，而不是一個跑前跑后、慌張亢奮的家伙做生意。

STEPONE：心理的準備。

二行程安排

同客戶商討參觀訪問行程表,同工廠(公司接待部門)溝通,一切敲定之后,發(fā)送郵件貨傳真讓客戶確認,同時讓工廠做好接待準備。

既然是來賺錢，而不是來旅游觀光，商務(wù)性的、務(wù)實的、緊湊的行程安排總是最受歡迎的。大擺宴席以及陪他們旅游反而不一定能促成交易。

因此，事先跟外商詳細商量好他的行程，但外商訪廠/公司階段的安排則最好由你自己做出,看哪些產(chǎn)品和車間,揚長避短,把你想展示給外商的東西充分安排進去�？梢哉髑笸馍痰囊庖�，也可以把自己設(shè)想成外商，“如果我到一個陌生國度的陌生供貨廠去考察，希望看到什么？”

實際到訪的時候，嚴格按照行程計劃來做（甚至故意嚴格去做也無妨），常能給外商以好印象。---道理很簡單，采購商并不討厭古板的供貨商，最怕說了不算、無明確計劃的廠家。

STEPTWO：如果可以，實現(xiàn)跟客人商量好行程安排，至少應(yīng)該知道客人來中國的時間和班次和聯(lián)系方式。

三公司信息的把握

這個前面已經(jīng)說過，你首先應(yīng)該對公司產(chǎn)品，生產(chǎn)流程，技術(shù)參數(shù)了解了才有可能帶領(lǐng)客人參觀。

STEPTHREE：事前最好準備一些關(guān)于公司的英文介紹，整個生產(chǎn)流程的英文，省的到時候翻譯出現(xiàn)困難。另外，對于一些客人可能問到的問題要提前準備好。

四客人信息的打探

1、了解客戶，包括客戶的詳細聯(lián)系資料，公司背景，公司實力，經(jīng)營狀況，經(jīng)營范圍，客戶此次來訪的目的，主要對什么感興趣。還包括外商公司的股份結(jié)構(gòu)，經(jīng)營現(xiàn)狀，技術(shù)水平，近三年的資產(chǎn)負債數(shù)字。

2．詳細了解外商的談判代表的具體情況，包括年齡，學歷，愛好，身體健康狀況，他在外商公司中的位置，他在經(jīng)商履歷中的業(yè)績，他對投資項目的興奮點。

3調(diào)查客戶性質(zhì)：客戶來之前你就需要對客戶進行一些評估，是哪國人？是零售還是批發(fā)？網(wǎng)站是什么內(nèi)容？針對于哪些產(chǎn)品？區(qū)域市場在哪等等。

4了解客人的宗教問題，以方便接待。多了解客人國家習俗，習慣和喜好，注意細節(jié)，對自己所在城市文化以及景點也盡可能多了解，對本國文化當然應(yīng)該多了解，客人問及時至少也應(yīng)知道一點，不要

這些都能贏得客人對你的尊敬。不僅在工作上，在其它方面都是這樣。

STEPFOUR：了解客人公司及其本人的信息，更能達到知彼！

五準備接待材料和工作（STEPFIVE）

1參觀和談判可能用到的物品：

數(shù)碼相機、預(yù)先準備好的CD盤刻錄的產(chǎn)品目錄和企業(yè)介紹（包括你們常用的付款方式，生產(chǎn)周期等），產(chǎn)品冊子，易于攜帶的小樣品；

色板，計算器，尺，筆記本，訂書機，圖冊還有針對性的報價單。記得要在客人來之前回顧一下以前的來往郵件，作好基本的準備。

一個專門的記錄本子，計算器，價格表，記錄本子最好選用有活頁的夾子。過一段時間可以整理一下，但是，已經(jīng)記錄的不能隨便扔掉，整理好備查。

2、公司大廳的歡迎客戶來訪之類的接待牌，讓客人感覺其受到重視。提前告訴前臺接待有XX公司客來訪，若接待能記住來訪的客人名字就更好了。

3、會議室的安排，談判資料的預(yù)備，包括企業(yè)演示文稿的準備，以及相關(guān)需要展示客戶的文件資料以證明公司實力。企業(yè)演示文稿內(nèi)容要美觀詳盡，至少包括：

企業(yè)的競爭優(yōu)勢，市場分析，往年的業(yè)績清晰的組織結(jié)構(gòu)圖，

客戶服務(wù)流程，企業(yè)服務(wù)標準，投訴渠道，處理流程

研發(fā)隊伍的實力，歷史榮譽，開發(fā)的項目介紹，實驗室的參觀，負責人的資力介紹，榮譽證書，各種認證

4事先準備好接機牌，公司大廳接待牌，打掃公司接待談判室，樣品卡的準備，客人感興趣的其他產(chǎn)品的準備。5咖啡茶及一些小食品糖果的準備。

6客人小禮物及樣品的準備。

7．提前確定與外商談判的三個方案，最佳方案，折中方案和妥協(xié)方案；準備好為達到上述三個方案的策略和手段。

注意：有時候需要打印接待通知，下發(fā)給相關(guān)部門或工廠！

8對附近娛樂設(shè)施及購物休閑設(shè)施要了解。

六接機和酒店安排

1、確認時間，確認酒店，拿接待牌并提示客人，在機場迎接；車上和客戶所聊話題可以是輕松愉快的，比如訊問客戶旅途狀況，簡潔城市特色或者文化特點等（STEPSIX）

2如果沒有實現(xiàn)商量好，可以在車上問客人的行程打算，然后再具體定，一般是先把客人送到你預(yù)定的的酒店，有時候是客人自己預(yù)定。和客戶敲定酒店星級,房間(一人一間,還是shareroom,樓層,吸煙區(qū)和非吸煙區(qū)等等細節(jié),酒店挑選上要注意,很多酒店號稱5星,結(jié)果連3星的水平都沒有,然后就近安排(距離工廠近的地方或者距離機場近的酒店),安排妥當以后,告知客戶具體飯店地址電話.一般是先接送至酒店后,將訪問時行程和工廠資料等文件交給客戶,敲定第二天參觀訪問事項,也有客戶直接先去工廠參觀,務(wù)必提前讓工廠準備.（STEPSEVEN）

3、如果是客人先休息，那離開前先確定去酒店接客戶來公司的時間；有時候客人直接去參觀。（STEPEIGHT）

注意：與外商協(xié)商確定談判的日程安排，對各個時間段的銜接要精確和細致，如在哪個酒樓吃飯，吃什么菜等等。一般的外商對午餐很隨便，一份盒飯也可以！

七安排參觀和談判

1第二天準時至酒店接客戶(不同國家的客戶對時間的觀念會有不同,我方一般提早10分鐘在酒店大堂等候。（STEPNINE）

2接到工廠或者辦公室之后,根據(jù)行程表進行參觀訪問和會談,安排專人記錄會議內(nèi)容,

如果第一次接觸,應(yīng)安排多媒體會議室,雙方可以用投影幻燈對各自的企業(yè)進行介紹。（STEPTEN）

3談判

談判技能主要是練出來的，不是學習或者理論可以造就的。你需要多與人交流，包括多去一些市場進行買賣訓練，甚至討價還價的訓練。談判的基礎(chǔ)上互信互利，要保證自己的盈利基礎(chǔ)上想辦法為客戶盈利是很重要的。談判的順序，參觀公司工廠的順序，陪同人員的級別，產(chǎn)品介紹的專業(yè)性和正確性，務(wù)必給客人留下專業(yè)的好印象，切忌不能一問三不知，當然這些都來源于平時工作經(jīng)驗的積累和學習。（STEPELEVEN）

4，一定要隨身帶著筆記本隨時記錄客戶的要求，詢問的款式，以便在郵件回訪時有針對性。讓所有客人了解自己公司的操作方式，能使客人更傾向于合作，對于敏感問題保持沉默，矜持的習慣應(yīng)該避免。更不要對客人撒謊，自己是工廠，自己制造產(chǎn)品�？腿说囊恍┰u估方式關(guān)鍵是在于如何和你合作，你如何和他互動操作等，你的產(chǎn)品質(zhì)量競爭優(yōu)勢和你交貨期穩(wěn)定性等。

5聊天，這很重要，幾句話就打消他的矜持。講的內(nèi)容可以是匯率，建設(shè)，基金，家庭，房價，收入等成人問題。通過這些對對方性格充分了解，然后在談生意時在有分歧的地方進行具體交流。

6打印談判報價單或合同給客人。（STEPTWELVE）

7客人走時要送到門口，當然最好是送到電梯口，等客人上了電梯，道了再見，電梯門關(guān)上后再回到辦公室。實際操作中直接去一起吃飯了�。⊿TEPTHIRTEEN）

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狀態(tài)離線

八餐飲安排

1訪問洽談結(jié)束，仍有時間，可以征詢外商意見，并主動提出宴請。宴請時，人越少越好。如果你英語很好，則無妨；英語不大好的，盡量避免什么特色菜---這類菜往往很詭異，而且頗費時間，等待的冷場尷尬局面，會讓宴會成為一種折磨，無論對你或?qū)ν馍獭?/p>

2總之，以“大家一起做生意”的平常心態(tài)，而不是“接待貴賓”的夸張方式，去接待你的第一個到訪外商，事情會更好辦。

3.客人來到公司的時候，我們帶他到會議室或者展廳里面就座的時候，不妨詢問下：CanIbringyousomethingtodrink?(您想喝點什么？）或者簡單點：coffeeortea?（咖啡還是茶？）如果是水的話，瓶裝的礦泉水是最好的。（老外們崇尚健康比我們厲害的多）

2.會議室里與其放水果，不如放點小糖果（薄荷糖或者咖啡糖，小巧包裝的巧克力也不錯）。我所接觸到的外國人，基本上沒有不喜歡甜食的。在中國的飲食不習慣也導(dǎo)致他們比較容易有饑餓感。個時候。小糖果就起了大作用了。

3.如果他們來到的時間是下午3.4點，那么沒有什么比做工精致的小蛋糕更好了舉個例。

4餐廳的選擇：不一定豪華，但是一定要看起來干凈。因為外出工作，身體非常重要。要是因為拉肚子干不了活，他們的中國之行就虧大了。

5.菜式的選擇：之前一定要問：Doyouhaveanythingthatyoudon"teat?(有沒有什么你是不吃的？）這個問題其實是很關(guān)鍵的。老外的體質(zhì)跟中國人有很大的不同。他們對很多東西都會過敏。

6.吃飯的餐具：大城市大餐廳一般都有刀叉，但是如果你是個小地方，不妨請外國客戶吃飯的時候提前幫他們準備套刀叉帶著。因為讓他們使用筷子他們會有點難堪。尤其是第一次使用筷子，如果弄臟了衣服對于商務(wù)出行人士是非常麻煩的一件事情。

7.上菜：上菜前要提醒下服務(wù)員，雞一定一定一定要去頭去腳再端上來。魚也盡量不要點魚頭之類的菜。（也別點什么吃活魚活蝦）對于他們來說，看見腦袋在盤子里面是非�？植赖氖虑椤９钒∝埌∩甙∫话悴灰�點。也不要和他們說我們吃這些。要不他們家里在家里寶貝孩子一樣的狗，看到咱們吃狗肉，心里別扭。琉璃寶寶就干過這樣的笨蛋事情：對方是個美籍韓國女人。吃飯的時候討論到吃狗貓的問題，我以為她是韓國人（他們吃狗肉是傳統(tǒng)）應(yīng)該不忌諱這個，誰知道她聽了臉色都變了，跑去一邊眼淚汪汪的干嘔起來。

7.夾菜：由于公筷的使用也不是很普遍。上菜的時候大家先別動筷子，讓服務(wù)員先用公共的筷子把菜撥到外國客人的盤子里。（當然事先要詢問：doyouwanttotrythis?)然后大家再一起吃。

8.甜點：如果有甜食，放到最后上就最合適了。沒有的話，水果盤也可以湊合。

9.飲料：差點忘記說了。對于大部分人來說，中國的啤酒度數(shù)比他們那邊的高的多，要是飯后還有工作的話，不妨叫青島啤酒，度數(shù)低點，口感也比較適合他們。要是你看他不喝酒，身體又比較胖的話，減肥可樂/健怡可樂（dietcola/lightcola)就最好了。！

10、餐飲方面最好了解客戶的一些信仰問題，談話應(yīng)該是輕松自然的，也可以談工作，也可以談其它，可以根據(jù)客人的興趣順其自然，不必刻意拘束

九送走客人及掃尾工作

1訪問結(jié)束后,準備一份小禮品送給客戶,一般挑有中國特色的,比如茶葉,工藝品等(最牛比是一次去東北,工廠送客戶人參,看起來價值不菲).如果你是中間商,最好自己準備禮品,隨機應(yīng)變,以免客戶贈送禮品而工廠未準備禮品而找成尷尬.（STEPFOURTEEN）

可能的話不妨多拍照，包括人員合影，外商與你們公司/廠銘牌的合影等,這些資料以后常有用處。

2.訪問以后,根據(jù)客戶的意見,適當安排娛樂購物等活動,很多不發(fā)達國家的客戶往往要求去購物,特別是電子產(chǎn)品,服裝等,且對價格比較敏感.另外有客戶想去酒吧等場所,因此在接待之前務(wù)必做好功課,了解附近的餐館,酒吧,購物,娛樂場所等.有些客戶比較隨意,可以安排一些中國特色的活動,比如喝茶,看戲,參觀景點等等.（STEPFIFTEEN）

3.送客戶,一般送到機場.有些客戶不喜歡麻煩人,自己搞定,這樣送至酒店即可.在飛機起飛前,應(yīng)給客戶打電話道別.（STEPSIXTEEN）

4.收尾:這個工作務(wù)必做好.客戶走后,及時發(fā)郵件給客戶,一是問候,二是將本次訪問雙方達成的共識,或者會議記錄,備忘錄發(fā)給客戶,敦促這個項目的執(zhí)行.

客人走后寫一封感謝函感謝其來訪。另將要準備的樣品或待回復(fù)事宜列出并告之回復(fù)或跟辦的日期。這樣還有另外一個好處，若你有會談中漏記的客人還可及時指出。（STEPSEVENTEEN）

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