淺談如何做好項(xiàng)目部綜合辦公室的工作

淺談如何做好項(xiàng)目點(diǎn)綜合辦公室的工作

作為南水北調(diào)中線工程白河倒虹吸工程項(xiàng)目的綜合辦公室，不僅是中國水利水電第十四工程局有限公司在河南省南水北調(diào)戰(zhàn)線的形象窗口，同樣也是項(xiàng)目部的一面鮮明的旗幟。辦公室擔(dān)負(fù)著參與政務(wù)、管理事物、溝通服務(wù)的重要職責(zé)，起著承上啟下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系內(nèi)外的橋梁紐帶作用，又有著傳遞信息，研究方針政策，輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策的作用。辦公室工作人員是為領(lǐng)導(dǎo)辦事的腿，為領(lǐng)導(dǎo)想事的腦，因此要求素質(zhì)比較高，承受的壓力也比較大。所以辦公室的工作人員都要充分認(rèn)識(shí)辦公室工作的各項(xiàng)職能，努力加強(qiáng)辦自身能力和素質(zhì)的培養(yǎng)，為企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。

一、辦公室的五大職能

辦公室被稱為中樞神經(jīng)；是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、工作的綜合性辦事機(jī)構(gòu)；是項(xiàng)目部的參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心、信息中心、服務(wù)中心和指揮中心，具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、督辦等五大主要職能。

（一）辦公室的參謀職能

領(lǐng)導(dǎo)者的基本責(zé)任就是決策。工作中辦公室與領(lǐng)導(dǎo)接觸多，對(duì)上對(duì)下信息渠道廣、可以及時(shí)匯報(bào)，及時(shí)反饋相關(guān)問題，因此辦公室就成了領(lǐng)導(dǎo)決策的“參謀部”，辦公室的工作人員都是“參謀長(zhǎng)”。辦公室要

圍繞項(xiàng)目部中心工作，貼近領(lǐng)導(dǎo)想法和思路，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，拾遺補(bǔ)缺，積極開展調(diào)查研究，把握動(dòng)向，為領(lǐng)導(dǎo)提供最佳決策參考，多為領(lǐng)導(dǎo)提出備選決策方案，不要讓領(lǐng)導(dǎo)做問答題，而要讓讓領(lǐng)導(dǎo)做“選擇題”，并做好決策實(shí)施過程中的控制與反饋。作為“參謀長(zhǎng)”要私下練就政策關(guān)、業(yè)務(wù)關(guān)、綜合協(xié)調(diào)關(guān)三把“硬刷子”，工作中做到心誠、詞恭、眼活、腿勤，才能更好的為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，保證領(lǐng)導(dǎo)決策的順利執(zhí)行。

（二）辦公室的助手職能

辦公室作為項(xiàng)目部的行政管理機(jī)關(guān)，擔(dān)負(fù)著領(lǐng)導(dǎo)行政事務(wù)處理的助手角色，成為輔佐行政領(lǐng)導(dǎo)行政事務(wù)的重要機(jī)構(gòu)和部門。行政事務(wù)包括很多內(nèi)容，概括來講主要有辦會(huì)、辦文、辦事三項(xiàng)，要求辦會(huì)要細(xì)致、辦文要規(guī)范、辦事要細(xì)心。辦會(huì)主要是指項(xiàng)目部的各類大會(huì)、小會(huì)，以及各種儀式和慶典。辦公室在承辦會(huì)議時(shí)要分清會(huì)議的規(guī)模大小，制定會(huì)議的具體方案；辦文主要是指文件制度的擬草、領(lǐng)導(dǎo)講話稿的起草，公文的審核把關(guān)，公文運(yùn)轉(zhuǎn)和文件收發(fā)等，要嚴(yán)格按照公文處理辦法的要求，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的規(guī)范化管理；辦事指日常工作中繁瑣的行政事務(wù)，要做到有事速辦，急事急辦，特事特辦。

（三）辦公室的協(xié)調(diào)職能

對(duì)項(xiàng)目部的辦公室來講，協(xié)調(diào)職能主要體現(xiàn)在圍

繞項(xiàng)目部的中心工作，協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，疏通相關(guān)環(huán)節(jié)，以理順項(xiàng)目部?jī)?nèi)外的工作鏈條。辦公室的協(xié)調(diào)職能主要體現(xiàn)在：1、上下關(guān)系的協(xié)調(diào)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的各種指示和文件精神、下屬單位的工作情況和請(qǐng)示事項(xiàng)需要辦公室傳達(dá)和轉(zhuǎn)達(dá)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合反饋，便于領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)決策。2、辦公室與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系協(xié)調(diào)。辦公室工作人員要時(shí)刻體察領(lǐng)導(dǎo)在想什么，取得領(lǐng)導(dǎo)信任，建立良好的上下級(jí)關(guān)系。3、領(lǐng)導(dǎo)成員之間的關(guān)系協(xié)調(diào)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員分管工作不同，有時(shí)由于工作繁忙或外出溝通交流的少。這樣各自的工作進(jìn)展情況就要通過辦公室進(jìn)行中間傳遞，使領(lǐng)導(dǎo)掌握全面情況，保證整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。4、職能部門之間的協(xié)調(diào)。由于各職能部門工作分工的不同，會(huì)存在工作推諉的現(xiàn)象，這種情況下，辦公室就要從及維護(hù)全局利益出發(fā)，求同存異，避免部門間扯皮或內(nèi)耗。

（四）辦公室的服務(wù)職能

做好辦公室工作必須強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，樹立良好形象，以領(lǐng)導(dǎo)和群眾的滿意度作為衡量辦公室工作服務(wù)水平的基本依據(jù)。1、辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，要默默站在領(lǐng)導(dǎo)身后操心每一個(gè)細(xì)節(jié)，有一個(gè)順口溜很形象的體現(xiàn)了辦公室為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的細(xì)節(jié)：“領(lǐng)導(dǎo)沒行我先行，我看道路平不平；領(lǐng)導(dǎo)沒嘗我先嘗，我看飯菜涼不涼；領(lǐng)導(dǎo)沒坐我先坐，我看位置錯(cuò)不錯(cuò)；領(lǐng)導(dǎo)沒講我先講，我看話筒響不響”。2、辦

公室是機(jī)關(guān)的管家，要和職能部門之間相互尊重，互相支持，做好機(jī)關(guān)服務(wù)，發(fā)揮辦公室的橋梁紐帶作用。3、企業(yè)改制后，隨著企務(wù)公開的推行，使企業(yè)管理的民主化程度大為提高，如今項(xiàng)目部的職工群眾都參與到項(xiàng)目的管理中來。因此辦公室一定要改進(jìn)和加強(qiáng)為基層服務(wù)的方式和能力，克服“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”的衙門作風(fēng)，如實(shí)反應(yīng)基層單位和群眾的意見和合理化建議，有效加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與基層的聯(lián)系，構(gòu)建和諧融洽的企業(yè)環(huán)境。

（五）辦公室的督辦職能

對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決策、工作部署、重要指示和規(guī)章制度等的執(zhí)行和落實(shí)，辦公室要建立科學(xué)的登記制度，進(jìn)行分類登記，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門。完善督辦手續(xù)，健全登記和簽收手續(xù)，分輕重緩急進(jìn)行及時(shí)催辦，歷次催辦的過程及情況，應(yīng)有所記錄，在督辦中要精心組織協(xié)調(diào)，分階段、有重點(diǎn)地進(jìn)行督促和檢查，全面了解有關(guān)決策的落實(shí)情況，善于發(fā)現(xiàn)和敢于反映工作中存在的突出問題，以便決策和工作部署貫徹、落實(shí)到實(shí)處。督辦工作要嚴(yán)格執(zhí)行保密工作規(guī)定，強(qiáng)化辦公室督辦人員的責(zé)任心，明確專人，辦完辦妥為止。

二、辦公室工作的基本要求

辦公室是綜合性的管理部門，職責(zé)賦予辦公室很多權(quán)利，使辦公室成為處理繁雜事務(wù)的焦點(diǎn)部門，眾

目睽睽、議論紛紛的熱點(diǎn)部門。這就為辦公室工作人員的能力提出了更高的要求。在工作中我們要提高認(rèn)識(shí)、看重責(zé)任；低調(diào)做人，高效辦事；提升素質(zhì)，注重創(chuàng)新；淡泊名利，行穩(wěn)致遠(yuǎn)，一步一個(gè)腳印將辦公室工作做的更好。

（一）提高認(rèn)識(shí)，看重責(zé)任

認(rèn)識(shí)和責(zé)任是相輔相成，辯證統(tǒng)一的，對(duì)辦公室工作的認(rèn)識(shí)提高了責(zé)任心就會(huì)增強(qiáng)，責(zé)任心增強(qiáng)了那么認(rèn)識(shí)就會(huì)加深。要明白在辦公室工作是一件光榮的事情，是一個(gè)在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的角色，這不是誰都能做的。把項(xiàng)目部當(dāng)成自己的家，加班加點(diǎn)，辛苦清貧，從年頭忙到年尾是常有的事，做好這些事情，才能爭(zhēng)取更好的機(jī)會(huì)。辦公室工作人員要經(jīng)受得起各種誤解、挫折和委屈，包容的起各種酸甜苦辣，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任心和榮譽(yù)感，踏踏實(shí)實(shí)、任勞任怨、埋頭苦干。

（二）低調(diào)做人，高效辦事

做事先做人。辦公室工作人員經(jīng)常和領(lǐng)導(dǎo)在一起，所處的環(huán)境較為特殊，大家的眼睛都盯著你，所以一定不要張揚(yáng)，拿出“挾天子以令諸侯”的樣子，弄不好對(duì)自己有影響。做人低調(diào)才能靜下心來想工作，干工作。領(lǐng)導(dǎo)的指示、決策和意向，辦公室要第一時(shí)間領(lǐng)會(huì)并安排和傳達(dá)，周密督辦，及時(shí)反饋，遇到問題

及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、與部門溝通，提高辦事效率。辦公室辦事效率高，才有利于企業(yè)的發(fā)展。正所謂低調(diào)做人就是德，高效辦事就是才，德才兼?zhèn)洳潘闶呛细竦霓k公室工作人員。

（三）提升素質(zhì)，注重創(chuàng)新

現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善，企業(yè)的管理也在不斷更新，辦公室的工作涉及面比較廣泛，需要辦公室工作人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高政策水平、綜合管理水平和現(xiàn)代化管理水平，成為既是智囊型又是管理型的綜合性人才。辦公室工作人員要有一個(gè)好的精神面貌，待人接物禮貌自然，對(duì)內(nèi)具有親和力，對(duì)外講究溝通技巧。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，還需要我們不斷學(xué)習(xí)，創(chuàng)新工作思路和載體，實(shí)行目標(biāo)管理，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

（四）淡泊名利，行穩(wěn)致遠(yuǎn)

作為辦公室工作人員要愿意為項(xiàng)目工作，為項(xiàng)目奉獻(xiàn)，在工作中對(duì)名利不要看的太重，要始終保持一顆平靜的心態(tài)，嚴(yán)格自律，謹(jǐn)慎言行。作為辦公室的工作人員首先就要做好廉政工作，做到有權(quán)不亂用，只求搞好工作，有錢不濫用，只講自覺奉獻(xiàn)，有成績(jī)不驕傲，只顧大局，為項(xiàng)目部的穩(wěn)定發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

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