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前臺(tái)、生產(chǎn)文員工作職責(zé)

前臺(tái)文員崗位職責(zé)與技能要求

步驟/方法1

前臺(tái)文員技能要求：

1、對(duì)辦公室工作程序熟悉

2、熟練使用Word、Excel等辦公軟件，會(huì)借助互聯(lián)網(wǎng)查找資料；3、具有優(yōu)秀的中英文書(shū)寫(xiě)能力、表達(dá)能力；

4、具有良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力，及較強(qiáng)的保密意識(shí)；5、熟練使用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備；

6、具有良好的適應(yīng)能力，能在壓力下工作。前臺(tái)文員工作職責(zé)：

1、時(shí)刻堅(jiān)守在前臺(tái)工作崗位，遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，做好本職工作，不得隨意離開(kāi)。

2、前臺(tái)文員負(fù)責(zé)前臺(tái)服務(wù)熱線(xiàn)的接聽(tīng)和電話(huà)轉(zhuǎn)接，做好來(lái)電咨詢(xún)工作，重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并傳達(dá)給相關(guān)人員，不遺漏、延誤。3、負(fù)責(zé)來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)的接待、基本咨詢(xún)和引見(jiàn)，嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待服務(wù)規(guī)范，保持良好的禮節(jié)禮貌。

4、負(fù)責(zé)公司的文件處理工作，打印、復(fù)印、傳真的收發(fā)。5、負(fù)責(zé)公司各類(lèi)信件、包裹、報(bào)刊雜志的簽收及分送工作。6、對(duì)客戶(hù)的投訴電話(huà)，及時(shí)填寫(xiě)登記表，并于第一時(shí)間傳達(dá)到客戶(hù)服務(wù)團(tuán)隊(duì)，定期將客戶(hù)投訴記錄匯總給副總經(jīng)理。

7、負(fù)責(zé)公司前臺(tái)或咨詢(xún)接待室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放，并保持整潔干凈。

8、接受行政經(jīng)理工作安排并協(xié)助人事文員作好行政部其他工作。

9、認(rèn)真執(zhí)行目標(biāo)卡的管理規(guī)定，完成本部門(mén)分配的工作和任務(wù)。10、管理辦公各種辦公設(shè)備,合理使用并提高設(shè)備的使用效率,提倡節(jié)儉。

車(chē)間文員的工作職責(zé)

1、每個(gè)班次必須提前15分鐘到崗，到達(dá)后，開(kāi)門(mén)、開(kāi)電源。員工就緒后，記錄出勤人數(shù)，以及未報(bào)到人數(shù)，并將出勤人數(shù)上報(bào)生產(chǎn)部。

2、負(fù)責(zé)每天匯總?cè)��?chē)間的生產(chǎn)報(bào)表《每天報(bào)告表》，總結(jié)并報(bào)送到生產(chǎn)部（周總）。報(bào)本車(chē)間主管一份。

3、每日對(duì)辦公室衛(wèi)生進(jìn)行清潔（如洗杯、擦桌子、凳子）并整理一些過(guò)期的生產(chǎn)單。

4、如有五金要上，與五金人員做好交銜，一款一張清完。5、到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取輔助材料（如：膠紙、刀片、502膠水等等）。

6、每當(dāng)生產(chǎn)單下落車(chē)間時(shí)，將生產(chǎn)單發(fā)給各組（8份：開(kāi)料組、肩帶組、油邊組、上料組、包裝組、主管、兩位主任各1份）另將手抄幾份發(fā)給其它部門(mén)，保證每個(gè)部門(mén)、每位組長(zhǎng)都有生產(chǎn)單。7、經(jīng)常對(duì)車(chē)間工作環(huán)境、衛(wèi)生情況進(jìn)行監(jiān)督，并對(duì)不注重衛(wèi)生的員工作好登記，每個(gè)星期進(jìn)行衛(wèi)生評(píng)比一次。

8、下午臨近下班時(shí)，詢(xún)問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)是否加班，并把通知寫(xiě)在黑板上，將當(dāng)晚加班人數(shù)上報(bào)生產(chǎn)部。

9、到各組落實(shí)今日人員變動(dòng)狀況，（比如：有沒(méi)有幫工或請(qǐng)假之類(lèi)的現(xiàn)象），另每天要與人事部文員進(jìn)行日考勤核對(duì)，加連班簽卡、中途上班、忘帶卡等等）10、每日將近下班，到各部門(mén)了解當(dāng)日生產(chǎn)任務(wù)完成情況，再根據(jù)主管的排單，作明日任務(wù)表，經(jīng)主管認(rèn)可后，將生產(chǎn)任務(wù)表分發(fā)于每個(gè)部門(mén)。11、參加每日管理會(huì)議并做會(huì)議記錄，整理后報(bào)生產(chǎn)部；

12、每月月底，做好《生產(chǎn)單總表》及《生產(chǎn)進(jìn)度表》上報(bào)生產(chǎn)部文員進(jìn)行匯總。

13、月底前2天，寫(xiě)好下個(gè)月的員工飯卡，在月尾最后一天發(fā)于組長(zhǎng)，由組長(zhǎng)統(tǒng)一發(fā)給員工。

14、月底前5天，復(fù)好一份工資表到各組長(zhǎng)處，交代他們填寫(xiě)次日交上，將組長(zhǎng)交上的工資表進(jìn)行整理后交車(chē)間主管審核，并在月底前兩天交到生產(chǎn)部、行政部審批。對(duì)審批后的工資表交一份人事部、一份車(chē)間辦公室留底。15、每10天做一次生產(chǎn)小結(jié)（如人員流動(dòng)，生產(chǎn)完成量、剩余量）上報(bào)人事部。16、累計(jì)半個(gè)月，車(chē)間員工所出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，實(shí)行將罰制度。

17、每月月初總結(jié)上月，做好本車(chē)間的績(jī)效評(píng)比表。并對(duì)過(guò)期資料，如倉(cāng)庫(kù)欠料日?qǐng)?bào)表、生產(chǎn)排期表、收貨單進(jìn)行清理等。

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前臺(tái)文員的崗位職責(zé)

1.接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接總機(jī)電話(huà)；接待來(lái)訪(fǎng)人員。2.負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

3.負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，協(xié)助各部門(mén)文員做好辦公室檔案收集、整理工作。4.負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。

5.隨時(shí)更新和管理員工的通訊錄并發(fā)放到內(nèi)部局域網(wǎng)及各個(gè)分公司。6.及時(shí)下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的各類(lèi)通知包括口頭通知。7.協(xié)助管理部主管做好公司宣傳專(zhuān)欄的組稿。

8.做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。9.及時(shí)計(jì)算月度快遞費(fèi)的匯總，辦公用品費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)工作。

10.管理辦公用品，對(duì)公司人員申請(qǐng)領(lǐng)用辦公用品進(jìn)行登記，發(fā)放。每月與行政，財(cái)務(wù)進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)工作，

并將匯總表上報(bào)給部門(mén)經(jīng)理一份。

11.管理辦公各種財(cái)產(chǎn)，合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率，提倡節(jié)儉。

12.管理好新入職員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。13.給招聘主管做好面試人員面試接待的工作。14.協(xié)助人事辦理人員離職，入職的相關(guān)手續(xù)。

15.承辦員工考勤工作和外出登記，每天檢查到崗情況，每天不定時(shí)檢查員工有無(wú)中途離崗等等，違反考勤制度的，沒(méi)有正規(guī)手續(xù)的，一律嚴(yán)格按制度執(zhí)行，無(wú)特殊情況當(dāng)月考勤在次月第二日內(nèi)完成，每天更新考勤表電子版，連同工作日志一同發(fā)到領(lǐng)導(dǎo)郵箱里。16.協(xié)同工廠(chǎng)安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人及各部門(mén)安全員定期抽查辦公區(qū)域內(nèi)是否存有的安全隱患問(wèn)題。17.會(huì)議室使用管理和客戶(hù)接待引見(jiàn)支持工作，做好會(huì)議室使用后的清理工作。18.協(xié)助各部門(mén)文職人員做好組織公司及部門(mén)活動(dòng)等事宜。

惠州天陽(yáng)精密部品有限公司

管理部

201*年8月18日

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附：前臺(tái)禮儀

公司前臺(tái)是一個(gè)單位的臉面和名片，所以前臺(tái)工作人員必須掌握公司前臺(tái)接待禮儀，這對(duì)于塑造單位形象有著非常重要的作用。公司前臺(tái)接待禮儀包括儀容規(guī)范、電話(huà)接待禮儀和來(lái)訪(fǎng)者接待禮儀。

1、來(lái)訪(fǎng)者接待禮儀

前臺(tái)在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪(fǎng)客來(lái)時(shí)，應(yīng)立即起身，面朝向來(lái)訪(fǎng)者點(diǎn)頭、微笑致意：“您好，請(qǐng)問(wèn)您找一位？”、“有預(yù)約嗎”。知道找誰(shuí)，并確認(rèn)是預(yù)約之后，請(qǐng)來(lái)訪(fǎng)者稍等，立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙，可以請(qǐng)其稍等，用規(guī)范的儀態(tài)引領(lǐng)來(lái)訪(fǎng)者入座倒水。如果等了很長(zhǎng)時(shí)間，訪(fǎng)客要找的人還在忙，要關(guān)照一下來(lái)訪(fǎng)者并說(shuō)向其說(shuō)明，不要扔在那里不管。

如果來(lái)訪(fǎng)者知道找誰(shuí)，但沒(méi)有預(yù)約，前臺(tái)要打電話(huà)問(wèn)問(wèn)，告訴相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)助理/秘書(shū)，×××單位的×××來(lái)訪(fǎng)，不知道是不是方便接待。出于對(duì)來(lái)訪(fǎng)者的禮貌和方便拒絕時(shí)的得體處理，即使是要找的同事或者領(lǐng)導(dǎo)親自接，都可以當(dāng)作是其他人接的電話(huà)，再詢(xún)問(wèn)。這樣在來(lái)訪(fǎng)者聽(tīng)來(lái)，即使電話(huà)那頭沒(méi)有答應(yīng)接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為一下步的處理留下了余地。

如果來(lái)訪(fǎng)者要找的沒(méi)有出來(lái)接，讓其自己過(guò)去，前臺(tái)應(yīng)該用規(guī)范的手勢(shì)指引如何去，或者帶來(lái)訪(fǎng)者去。如果來(lái)訪(fǎng)者要找的人的辦公室門(mén)即使是開(kāi)著的，也要先敲門(mén)，獲得許可后再請(qǐng)來(lái)訪(fǎng)者進(jìn)入，為來(lái)訪(fǎng)者倒好茶后，前臺(tái)就要返回崗位。當(dāng)然，如果前臺(tái)只有一位的話(huà)，直接指引來(lái)訪(fǎng)者就行了。

2、電話(huà)接待禮儀

前臺(tái)接起電話(huà)的聲音要不急不慢，并終保持輕松、愉悅的聲調(diào)，不得在電話(huà)中和來(lái)電者耍脾氣、使性子甚至說(shuō)粗口。接電話(huà)中，要勤說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)”、“對(duì)不起”、“請(qǐng)稍等”之類(lèi)的謙詞。

在電話(huà)鈴響的第二、第三聲的時(shí)候接起電話(huà)。接起電話(huà)首先要說(shuō)“您好，天陽(yáng)精密部品有限公司（或簡(jiǎn)稱(chēng)“天陽(yáng)精密部品）”，忌以“喂”開(kāi)頭。如果因故遲接，要向來(lái)電者說(shuō)“對(duì)不起，讓您久等了”。對(duì)知道分機(jī)號(hào)碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話(huà)，可以禮貌地說(shuō)“請(qǐng)稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過(guò)去。

鑒于前臺(tái)每天要接很多電話(huà)，為防止嗓子出現(xiàn)意外，要隨時(shí)準(zhǔn)備水，以滋潤(rùn)嗓子，隨時(shí)保持良好的聲音效果。

如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話(huà)、對(duì)方又知道領(lǐng)導(dǎo)姓名，不知道分機(jī)號(hào)的話(huà)，就要禮貌地詢(xún)問(wèn)，對(duì)方是誰(shuí)、哪個(gè)單位的。如果是如廣告、變相廣告之類(lèi)的電話(huà)，應(yīng)該用禮貌的借口擋駕，或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門(mén)處理。

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前臺(tái)文員服務(wù)規(guī)范程序標(biāo)準(zhǔn)前臺(tái)造訪(fǎng)：

1．客戶(hù)或來(lái)訪(fǎng)者進(jìn)門(mén)，前臺(tái)馬上起身接待，并致以問(wèn)候或歡迎辭。如站著則先于客人問(wèn)話(huà)而致以問(wèn)候或歡迎辭。

單個(gè)人問(wèn)候標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)如下：

“先生，您好！”或“先生，早上好！”“小姐，您好！”或“小姐，早上好！”“您好！歡迎來(lái)到惠州天陽(yáng)精密部品有限公司。”來(lái)者是二人，標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)則為：“二位先生好！”“二位小姐好”

“先生、小姐，你們好！”來(lái)者為三人以上，標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)則為：

“各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好”“大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！”對(duì)已知道客戶(hù)或來(lái)訪(fǎng)者姓名的，標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)如下：“X先生好！”“X小姐好！”

對(duì)已是第二次或二次以上來(lái)公司的客戶(hù)、來(lái)訪(fǎng)者，在沿用“單個(gè)人問(wèn)候標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)”并看到客戶(hù)點(diǎn)頭或聽(tīng)到客戶(hù)跟說(shuō)“你好”之后，還可選用如下標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)：

“先生，我記得您前不久（以前）來(lái)過(guò)我們公司，今天光臨，再次表示歡迎！”a)引導(dǎo)客戶(hù)或來(lái)訪(fǎng)者到咨詢(xún)廳就座，遞上茶水，送上公司營(yíng)銷(xiāo)宣傳資料；

b)當(dāng)場(chǎng)解答或電話(huà)通知相關(guān)業(yè)務(wù)接待人員出現(xiàn)，介紹時(shí)先介紹主人，后介紹客人；

c)引領(lǐng)客戶(hù)或來(lái)訪(fǎng)者接觸相關(guān)人員，行走時(shí)走在客戶(hù)或來(lái)訪(fǎng)者側(cè)前位置，并隨時(shí)用手示意。途中與同事相遇，點(diǎn)頭行禮，表示致意；

d)進(jìn)入房間，要先輕輕敲門(mén)，聽(tīng)到回應(yīng)再進(jìn)。進(jìn)入后，回手關(guān)門(mén)；e)介紹雙方，退出。如相關(guān)人員抽不開(kāi)身回應(yīng)，則安撫客戶(hù)或來(lái)訪(fǎng)者稍等，退出。

7．當(dāng)值前臺(tái)為女性，著職業(yè)套裝，化淡妝。男性，則著西裝，打領(lǐng)帶。禁忌：頭發(fā)臟且蓬亂；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪；口腔不衛(wèi)生。電話(huà)：

1．聽(tīng)到鈴響，至少在第三聲鈴響前拿起話(huà)筒；2．聽(tīng)話(huà)時(shí)先問(wèn)候，并自報(bào)公司、部門(mén)。標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)如下：

“您好，天陽(yáng)精密部品！”或“您好，這里是天陽(yáng)精密部品！”

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對(duì)方講述時(shí)留心聽(tīng)并記下要點(diǎn)，未聽(tīng)清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方。隨后根據(jù)對(duì)方的初次問(wèn)話(huà)，迅速判斷出他有何需求？作出標(biāo)準(zhǔn)回話(huà)。

咨詢(xún)業(yè)務(wù)：先生（小姐），關(guān)于這方面情況，讓我們公司客戶(hù)顧問(wèn)X先生為您服務(wù)吧，他可以全面、專(zhuān)業(yè)地解釋您所想了解的問(wèn)題，電話(huà)轉(zhuǎn)接，請(qǐng)稍等。

聯(lián)系業(yè)務(wù)：與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門(mén)相關(guān)人員；無(wú)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，則直接回答：先生（小姐），我們公司現(xiàn)在沒(méi)有這方面需要，請(qǐng)您聯(lián)系其他公司吧，謝謝！

找人：先生（小姐），您找的X先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）預(yù)約了嗎？請(qǐng)您稍等。（然后接通本公司X先生的電話(huà)，詢(xún)問(wèn)轉(zhuǎn)接與否。）

不指明的電話(huà)，判斷自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并馬上把電話(huà)轉(zhuǎn)給能處理的人，在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要地告訴接話(huà)人；通話(huà)簡(jiǎn)明扼要，不應(yīng)長(zhǎng)時(shí)間占線(xiàn)。

結(jié)束時(shí)應(yīng)說(shuō)“謝謝！”，禮貌道別，待對(duì)方切斷電話(huà)，再放下聽(tīng)筒

3、公司前臺(tái)儀容規(guī)范

面帶笑容，保持開(kāi)朗心態(tài)，有利于營(yíng)造和諧、融洽的工作氣氛；保持身體清潔衛(wèi)生，這不僅是健康的需要，更是文明的表現(xiàn)，有利于與人交往；頭發(fā)梳理整齊、面部保持清潔；男員工不留長(zhǎng)發(fā)，女員工不化濃妝；保持唇部潤(rùn)澤，口氣清新，以適合近距離交談；手部干凈，指甲修剪整齊，男員工不留長(zhǎng)指甲，女員工不涂抹鮮艷指甲油；宜使用清新、淡雅的香水。

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