優(yōu)秀文員必備

如何成為優(yōu)秀的文員呢？要出色的完成一份工作,是需要一套標準來衡量的,文員也有自己的工作標準,下面我們來具體看看成為一個出色的文員的標準：:一:良好的文字處理能力,字跡清晰,書寫工整.

二:良好的語言表達能力[比如得體的應對電話訪問]三:善于與人交流,這有助于建立兩好是人際關系.

四:應變能力強,因為文員經常需要陪同領導,出席會議,接待來客.五:能嚴格保守機密,謹慎處理保密文件.六:善解人意,能準確領會領導的意圖.

七:能沉著處理緊急事故,因為領導不可能隨時在你旁邊.

八:能代表領導出席某些會議并講話,準確,恰當的傳達領導的意見.九:及時將公司內部,外部信息傳達給上司.十:維護好辦公環(huán)境,清潔辦公場地.

十一:有良好的職業(yè)道德和強烈的進取心.十二:保持充沛的精力,具有一定的活力.十三:良好的安排時間能力[如出差時間等]

十四:記憶能力好,尤其對人名,電話號碼...反應迅速.十五:有組織能力和團隊精神.

十六:協(xié)調自己一上司,同事與上司之間的關系.十七:協(xié)助上司具體工作項目的細節(jié)準備,材料整理.

十八:積極主動的工作態(tài)度.十九:熟悉公司的所有部門.

二十:謙虛謹慎,知錯就改,寬容大度.

二十一:在適當的時候給上司提出意見,建議.

二十二:熟練的管理文件,資料,文檔,[歸檔,保存,查找,備份]二十三:會多種語言,能快速適應各種文化環(huán)境.二十四:掌握必要的電腦知識.

二十五:尊重領導和同事.熱情,大方.

文員是公司的基層職員，一般從事文件處理工作，也有許多的公司從薪金上劃分員工/文員/職員的級別，但有些公司對文員的要求很高，也賦予一些權力。也有可能是踏入管理階層的第一步。

辦公室文員的工作內容

辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)）工作職責：1.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。3.負責總經理辦公室的清潔衛(wèi)生。4.做好會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。6.負責傳真件的收發(fā)工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。11.每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。

12.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。13社會保險的投保、申領。

14統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。

15管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節(jié)儉。16.接受其他臨時工作.

行政文員職位說明書崗位名稱行政文員任職人所在部門企管部崗位定員直接上級企管部經理主管簽字執(zhí)行日期應具備的條件和要求.一、學歷：中專以上文化程度；二、工作經驗：有文件管理工作經驗；三、應具備的知識：1、文秘知識；2、文件管理知識；3、會做賬表；四、具有強烈的責任心與團隊意識；工作內容及方法簡述

一、負責公司各類文件及外來文件的收集、發(fā)放、存檔、借閱工作；二、負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要；三、負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作，實行集中統(tǒng)一管理；四、負責各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計；五、負責檔案的借閱、復制和利用，根據需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認真做好使用記錄；六、及時收集各類檔案，做好平時的立卷工作，并做好整理、修復、裝訂、編目和歸檔工作；七、負責歸檔文件的驗收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學、使用方便；八、負責定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到賬物相符；九、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防塵等安全措施，對損壞或變質的檔案，及時進行修補和復制；十、完成部門經理臨時交辦的相關任務。責任一、對文件數據的準確性負責；二、對所保管的文件安全保密負責；對工作程序的執(zhí)行效果負責。權利有權拒絕不符合公司要求的部門或人員查閱文件……行政前臺文員工作職責

１、接待工作：訪客進入接待廳，應抬頭行注目禮“您好,請問找誰?”,并請訪客入坐，請示后引入相關區(qū)域，在一分鐘內端上茶水，并負責加水、更新煙缸；

２、衛(wèi)生清潔工作：煙缸不得超過五個煙蒂，訪客離去后，三分鐘內清洗好煙缸、茶杯；

３、總機服務工作：鈴響三聲內必須接聽，“您好，XX公司�！�；若自動轉撥，三分鐘內必須轉為人工；來電找“總經理”，判定是廣告類，不應直接轉入，應問清何事后轉接相關部門；

４、傳真信息必須在五分鐘內送達相關人員；５、負責收發(fā)管理報紙、信函；

６、安全工作：下班前檢查復印機關機，關閉所有電源，負責關好門窗；７、接受行政助理安排的其它工作。

人事文員的工作就是協(xié)助主任做好日常管理工作。樹立為領導服務、其它部門服務的思想。

辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)）工作職責：1.接聽、轉接電話；接待來訪人員。2.人員的到職和離職的相關手續(xù)的辦理。

3.負責公司員工薪資異動的人事基本資料的提供。4.員工調休假、請假、日出勤稽查統(tǒng)計表并及時將其異常狀況江報於上級。5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。6.負責傳真件的收發(fā)工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。11.每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。12.接受其他臨時性工作。

13.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。14.社會保險的投保、申領。

15.統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。

16.管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節(jié)儉。

1、人事管理工作：招聘、辭退手續(xù)，人員培訓等。2、人事事務處理，員工檔案編檔與管理有序化。3、辦公室工作：文檔打印、收發(fā)傳真，日�？记�。

擴展閱讀：中級辦公文員必備

中級辦公文員必備

第一節(jié)基本知識

一、辦公自動化基本知識1、概念：（現代化的管理概念）

2、內容：公文電子技術，電子表格及數據處理技術，電子報表，語音、圖形圖象，電子郵件，電子會義，信息的檢索。二、win98的文件管理

1、文件系統(tǒng)（管家）電腦中資料的存儲形式分為：分區(qū)、文件夾、文件這三個層次。Dos（word文件）txt(記事本)2、文件夾的使用例：在D盤創(chuàng)如下結構文件夾樹（文件夾的移動、復制、刪除）3、文件：用文件名，擴展名來表示。（說明文件類型用于區(qū)別）

系統(tǒng)文件（不能刪）擴展名為sys例：IO、SY、MSOOS、sys（命令）可執(zhí)行文件：擴展名為exe（可運行程序）例：wordExcel軟件支持文件：如INI文件，DLL文件圖形文件：OWG壓縮文件：如ZIP

4、擴展名顯示作法：查看文件夾選項查看隱藏已知文件夾類型的擴展名5、文件的隱藏

第二節(jié)辦公中的簡單文檔處理一、文檔錄入

1、特殊符號的錄入例如：＄ ※＃‰№□

方法：1）菜單法：插入符號2）工具欄：視圖工具欄符號欄3）軟鍵盤法：右擊軟鍵盤。

2、文檔錄入技巧：1）轉入法的切換：ctrl+shiftctrl+空格鍵2）定義新詞：例如用五筆輸入PYPX可輸出“番禺培訓”方法：右擊輸入法工具欄手工造詞3）自動圖文集

A、建立新詞條：選定文字或圖形單擊“插入”菜單自動圖文集轉入新詞條名添加確定B、使用自動圖文集：輸入詞條名后按F3。

4）替換：單擊“編輯”替換輸入查找內容及替換內容單擊“替換”或“全部替換”5)選擇性粘貼作：復制單擊“編輯”選擇性粘貼選擇粘貼方式二、格式排版

1、格式刷：先選擇要復制格式的文字“格式刷”最后涂黑要粘貼的格式文字2、項目符號和編號的設置：選定段落“格式”項目符號和編號選擇適合的形式3、插入藝術字：點“插入”圖片藝術字

4、頁面設置：單擊“文件”頁面設置（設置頁面大�。�5、保存文檔：單擊“文件”保存或另存為

（保存：以原來的文件名保存于原來的位置另存為：以另外的文件名保存）6、打印預覽：文件打印預覽（注：顯示比例，多頁或單頁顯示）7、打印輸出：文件打印注：選打印機，頁面范圍、份數

第三節(jié)科研論文格式規(guī)范與公式框圖制作一、科研論文格式規(guī)范P68

公式的制作例 =作法：“插入”對象Microsoft公式3.0二、論文中圖框的制作

1、自選圖形（流程圖）作法：啟動繪圖工具欄（視圖工具欄選取“繪圖”）注：A若圖形之間對不齊，可取消“對象與網格對齊”即：“繪圖”“繪圖與網格對齊”

B將各圖形組合成一個整體：按住shift健選取所需組合的圖形右擊圖形某個圖形組合

四、利用公文向導制作公文

作法：單擊“文件”新建報告選取公文向導五、利用文檔模板

1、創(chuàng)建新模板作：按自己的要求輸入特定的格式內容“文件”另存為保存類型選word模板輸入文件名確定。2、利用模板作：點文件新建選擇一種模板確定

第四節(jié)復雜文檔處理一、視圖

1、頁面視圖：顯示頁面邊界，顯示所有對象與打印效果相同。

2、普通視圖：不顯示邊距、頁眉、頁腳、背景、圖片、藝術字、公式等對象便于文字錄入。

3、大綱視圖：可按標題級別分層顯示適合長文檔的快速編輯。4、web版式顯示文檔在web瀏覽器中的處視。二、大綱視圖（打開“論文大綱”進行如下操作）1、點“視圖”大綱

2、點每段前□然后點←（提升）或→（下降）設置每段的層次。3、點擊□后本級以下各段折疊（隱藏）4、點擊+后，折疊的部分將會展開。

三、樣式（樣式是預定義的文字格式和段落格式）

1、創(chuàng)建新樣式作：單擊格式樣式新建輸入新樣式的名稱選擇添至模板點“格式”選定“文字格式段落格式”確定。

2、應用已有樣式作：在格式工作欄點模式框的下拉箭頭指定一種樣式。例：對“論文及內容”添加章節(jié)項目編號。四、設置多級標題編號

選用Tab鍵反分級段落縮進（第一級頂格。第二級打一次Tab鍵。第三級打二次。如此類推）點：“格式”項目符號和編號多級符號。

五、腳注與尾注

作：“插入”引用腳注和尾注例：為“關鍵詞添加腳注”關鍵詞是供檢索用的主題詞。六、頁眉和頁碼的設置

作：單擊“視圖”頁眉和頁腳插入頁碼“插入”頁碼。奇偶頁設置不同時：點擊“文件”頁面設置版式奇偶頁不同。七、分隔符

單擊“插入”分隔符選取一種形式。

注：顯示分隔符：單擊“工具”選項視圖勾選“全部”八、封面及目錄的制作1、制作目錄：

作：1）點“視圖”大綱選定標定文檔前面

2）點“視圖”（插入-引用）索引和目錄目錄選中顯示頁碼指定顯示級別。3）在新建的目錄下邊插入分節(jié)符4）返回“頁面視圖”

5）移動鼠標到目錄處變成手形單擊右鍵可跳轉到相應位置。2、制作封面

作：1）切換到“頁面視圖”2）在目錄前插入“分節(jié)符”3）點“格式”邊框和底紋頁面邊框選取一種樣式。

第五節(jié)利用word制作復雜表格一、復雜表格的建立和修改

1、插入和刪除表格、行和列。2、調整行高列寬。

作：1）選取行（列）右擊鼠標單元格屬性行（列）輸入數值。2）ctrl+左右拖動，則指針右邊表格等比例放大或縮小。3）縮放：shift+左右拖動，指針右邊表格水平方向移動。二、表格的高級操作1、斜線表頭

簡單表頭：1）使用表格和邊框工具直接畫斜線。

2）點“格式”邊框和底紋邊框選斜線樣式應用范圍“單元格”確定復雜表頭：“合并單元格”點“表格”繪制斜線表頭選標題樣式輸入行標

題、數據標題、列標題確定

使用表格和邊框工具指定線條、顏色、粗細繪制表格線。2、表格美化

1）表格自動套用格式作：“表格”表格自動套用格式選所需格式確定

2）改變邊框和底紋作：選中單元格“格式”邊框和底紋邊框（底紋）指定邊框形式、線條、顏色、粗細（單元格內）確定

3、表格與文字的互換

1）文字表格作：選取文字“表格”轉換文字轉換成表格指定行列數和分隔文字確定。2）表格文字作：選取表格“表格”轉換表格轉換成文字指定文字分隔符確定。4、表格中的數值計算

1)求和：單擊數據列下方空白單元格（或數據行右側空白單元格）表格和邊、工具欄選取“∑”。2)使用函數：點“表格”“公式”“粘帖函數”欄選取函數在括號中輸入數據范圍。3)使用公式：點“表格”“公式”輸入公式。三、郵件合并（制作個人工資條）

作：1）建立數據源用word或者說Excel制作工資表并保存。

2）創(chuàng)建主文檔：輸入工資條項目和表格線保存點“工具”郵件合并點“創(chuàng)建”分類活動窗口3）點“獲取數據”打開數據源選Excel工資表編輯主文檔4）在工資條各項目下方分別插入名域。5）點“工具”郵件合并合并。第六節(jié)綜合應用一、圖文處理

1、修整圖片：1）調出圖片工具：右擊工具欄圖片2）選定圖片后可利用工具調整顏色、亮度、水印、版式。2、繪制較復雜圖形：禁煙宣傳標志。二、藝術字制作技巧

1、拖動黃色控制柄調整彎曲和傾斜程度。

2、拖動水平或垂直的邊框中部的控制點，使藝術字左右或上下翻轉。3、點ABC圖標選擇不同形狀。倒“福”的繪制第七節(jié)Excel電子表格的應用技巧一、特殊的表格制作1、繪制斜線表頭

作：1）“格式”單元格邊框斜線確定2）使用繪圖工具。3）在word中制作斜線表頭，然后復制到Excel中2、在斜線表頭內輸入多行文字

作：1）使用上下標。2）“格式”單元格對齊選中自動換行3）按住Alt鍵，并點回車鍵。

3、表線上下不對齊的表格：使用合并單元格的方法。二、絕對地址（單元格的絕對地址用＄行＄列表示）

例：C3C＄3＄C3＄C＄3

相對相對相對絕對絕對相對絕對絕對練習：利息的計算利息=存款×利率/365×天數三、選擇性粘貼“編輯”選擇性粘貼

作用：1）選擇只粘貼數值或其它部分格式2）行列轉置

轉置行列的方法：復制目標區(qū)域單擊另一空單元格編輯選擇性粘貼選“轉置”□繪制圖表柱形圖、散點圖Y=1/2X2-5（要制一個表格做數據源）第八節(jié)用Excel進行學生成績處理一、Excel的公式運用

作用：在單元格中輸入“=”后接四則運算表達式如C2=D2+E2+F2二、Excel的通用函數

1、求和函數Sum2、求平均值函數Average3、求最大值Max4、求最小值Min例：打開Excel通用函數1）總分2）平均分3）最高分4）最低分5、條件函數IF格式：=IF（條件，條件滿足進的動作，條件不滿足時的動作）即：=IF（C3>=60,"及格","不及格"）符號用英文

6、條件統(tǒng)計函數Countif格式：=Countif（統(tǒng)計區(qū)，"條件表達式"）注：為英文雙引號7、條件求和函數：Sumif(條件找區(qū)域"條件表達式"求和區(qū)域)等級：=IF（C14>80，“良好”，IF（C14>=60”及格”，”不信及格”））英語科合格的語文總分:=SUMIF(E3:E12,“>=60”,C3:C12)8、羅輯“與”函數and、羅輯“或”函數or羅輯“與”函數格式and(條件1、條件2、……)……或……or(……)

英語或語文不合格=IF(or(C3

第十節(jié)辦公的演示文稿制作一、powerpoint基礎

1、界面2、啟動：開始框序Microsoftpowerpoint二、幻燈片的處理1、插入幻燈片

1）在正常任務欄選取“新的幻燈片”2）單擊“插入”幻燈片2、改變幻燈片的版式：單擊常規(guī)任務欄“幻燈片版式”……3、幻燈片的復制移動和刪除

復制：右擊幻燈片復制單擊目標位置粘貼移動：拖動幻燈片刪除：選取幻燈片按delete三、幻燈片的制作基礎

1、插入文本框：同word相同2、插入圖片：同word相同

3、插入圖表：單擊新幻燈片按鈕選“圖表”版式雙擊此處插入圖表在Excel單元格中輸入數據單擊數據外任一位置關閉數據表。

4、插入表格、日期和時間幻燈片編號、對象自選圖形、藝術字。（與word相同）5、幻燈片的多媒體：

插入聲音（插入視頻文件）：單擊“插入”影片和聲音文件中的聲音選取聲音文件確定第十一節(jié)演示文稿的美化一、美化幻燈片：

1、“格式”背景……2、設置前景：字體、顏色、字號、圖片、文本框……與word相同3、配色方案：作：1）應用標準配色方案：“格式”幻燈片配色方案選擇一種方案。

2）自定義配色方案：“格式”幻燈片配色方案自定義4、應用模板：“常規(guī)任務應用設計模板選擇一種模式5、幻燈片母版：“視圖”母版幻燈片母版插入圖片……二、放映幻燈片

1、“放映幻燈片”觀看放映按F5單擊左鍵切換到下一張、定位按Esc鍵中斷放映（默認為第一幅幻燈片開始放映、或按設置方式放映2、控制幻燈片放映：切換到幻燈片放映在幻燈片上右擊鼠標選上一張下一張、

定位按標題在出現的幻燈片標題在子菜單中單擊要切換的燈片。3、設置放映方式：

“幻燈片放映”設置放映方式“在展臺瀏覽、循環(huán)放映，按Esc鍵終止”選“全部”設置放映順序：“幻燈片放映”設置放映方式（設置從第幾張到第幾張）

“幻燈片放映”自定義放映新建設置放映順序確定在設置放映方式中選取“自定義放映”4、動作按鈕及動作的制作設置

“幻燈片放映”動作按鈕選取相應的按鈕在幻燈片中拖出按鈕選取超級連接選取連接的幻燈片（可使用“圖形”文本進行動作設置方法同上。）

三、動畫效果

1、預設動畫：選定文字或圖片“幻燈片放映”預設動畫選合適的動畫

2、自定義動畫：“幻燈片放映”自定義動畫順序和時間：設置各對象出現的前后順序及動畫方式，選擇動畫和聲音效果。3、設置切換效果和演示時間：“幻燈片放映”幻燈片切換選擇切換效果、速度、換頁方式、聲音等。二、主頁設置：將設置成主頁

作:“工具”選項刪除文件、將某個網頁添加到收藏文件夾

“收藏”添加到文件夾。三、下載：

1、保存網頁：“文件”另存為選擇保存位置2、圖片的下載：右擊圖片圖片另存為

3、軟件下載：可下載的軟件附近一般會有下載兩字、單擊卻可。4、下載軟件的安裝：一般雙擊該文件即可用戶帳號.@電子郵局服務器地址即:258595261.@163.com三、電子郵箱的種類

免費郵箱收費郵箱轉箱郵箱翻譯郵箱語音郵箱四、申請免費電子郵箱、（針對163網站為例介紹申請過程）五、電子郵箱的使用

登陸：用戶進入郵箱。收信：閱讀寫信：發(fā)送回復：拒收轉移：刪除

六、使用outlookExpress收發(fā)郵件1、啟動：單擊任務欄上，outlook里設有郵件帳號時，啟動時會提示設置帳號作：工具帳號添加郵件輸入用啟名稱下一步輸入收信服務器地址（如smallcat.163.com）輸入發(fā)信服務器地址（如258595261.163.com）下一步完成

2、發(fā)郵件：點“新建”輸入信件內容及附件發(fā)送3、收郵件：點“工具”發(fā)送和接收第十四節(jié)辦公局域網上資源的共享并辦公設備的使用一、計算機網絡

概念：由通信設備和傳輸介質將處于不同位置的計算機連接起來。資源共享：硬件，軟件，共享分類：局域網，廣域網，域域網二、辦公局域網的組建

1、設備：網卡、交換機或集線器、五類雙絞線、水晶頭2、安裝：網卡的驅動程序三、辦公網上的資源共享：

1、設置共享文件夾；右擊該文件夾共享

2、設置共享設備（共享打印機）：查找計算機標識：右擊我的電腦屬性右擊打印機共享四、辦公設備的使用

移動存儲設備（U盤）打印機（要按裝驅動程序）開始設置打印機添加打印機掃描儀：打開photoshop軟件，選擇文件，等入SCANT單擊“預覽”第十五辦公桌面信息管理

一、認識Outlook初始化與outlookExpress相同二、聯(lián)系人

創(chuàng)建聯(lián)系人：單擊outlook面板上的“聯(lián)系人”雙擊右則空的位置

單擊“文件”新建聯(lián)系人姓氏（唐）名字（小後）表示為“唐”電子郵件保存并關閉三、管理電子郵件

1、郵箱設置：“工具”帳號屬性用戶信息輸入用戶名、電子郵件地址單擊“服務器“標簽輸入pop3及SMTP服務器的地址

2、編號電子郵件：“文件”新建郵件輸入收件人郵件地址及主題、輸入郵件內容點“發(fā)送”（該郵件保存到“發(fā)件箱”）3、收發(fā)電子郵件：點工具欄上的發(fā)和接收（將發(fā)件箱中的郵件發(fā)出去，接收郵件到收件箱）4、約會：“動作”新建約會輸入約會的主題、地點開始時間、結束時間……5、安排會議：“動作”新會議要求6、任務：“動作”新建任務7、便箋：“便箋”新建

第十六節(jié)window系統(tǒng)設置顯示屬性設置屏幕屬性設置：右擊空白處屬性二、控制面板、開始設置控制面板……

1、輸入法設置：熱鍵的設置：選擇輸入法選擇組合鍵顯示輸入法圖標：選中啟動任務欄上的指示器

自定義詞庫：右擊輸入法工具條手工造詞輸入新詞添加2、鼠標響應設置

3、日期時間設置：雙擊任務欄右側的時間圖標更新時間4、添加刪除程序

1）（應用軟件）系統(tǒng)組件的添加、刪除：開始設置控制面板添加刪除程序window組件三、計算機病毒防治

1、病毒的特征：破壞性、傳染性、隱蔽性、潛伏性

2、病毒的防治：安裝殺毒軟件、安裝防火墻軟件、安裝防毒保護卡3、殺毒軟件：江民、瑞星、金山……

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