信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法(討論稿)

長興諾力小額貸款有限責(zé)任公司信貸檔案管理實施辦法（討論稿）

為規(guī)范信貸檔案管理，做到妥善歸卷、資料完整，調(diào)閱方便，查找快捷，每筆貸款都能有據(jù)可查、責(zé)任明確，使信貸檔案管理做到制度化、規(guī)范化，從檔案管理上保證信貸資產(chǎn)的安全性，經(jīng)公司研究，特制定本辦法。

一、信貸檔案的概念

信貸檔案是指所經(jīng)辦的全部貸款和已歸還的貸款資料或信用結(jié)束全過程的信貸管理行為所有記錄的總和。

二、信貸檔案管理的基本要求

1、信貸檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、逐級建檔的管理原則。2、信貸檔案要設(shè)專人或兼職人員管理

3、信貸員要建立一戶一檔，包括客戶基礎(chǔ)資料、財務(wù)報表、信用全過程的所有記錄復(fù)印件、辦理擔(dān)保保全措施的復(fù)印件、還貸收息記錄憑證復(fù)印件等相關(guān)資料進行編號歸檔。按月將當(dāng)月已結(jié)清貸款本息的客戶檔案移交部門經(jīng)理或分管副總經(jīng)理

4、部門經(jīng)理或分管副總經(jīng)理收集保管信用全過程中的原始記錄，主要包括借款合同、客戶借款的確定件和權(quán)利證書原件等；保管信貸人員移交的已結(jié)清貸款本息的檔案資料；保管信貸文件；保管信貸報表等資料。

5、信貸檔案要實現(xiàn)統(tǒng)一收集，集中保管的辦法。

6、信貸檔案要在本公司總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下進行，同時接受上級管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

7、按照信貸檔案歸卷要求，對每筆貸款要求做到資料完整，裝訂前仔細審查。

8、各類資料要按月裝訂，當(dāng)月資料較多的，可裝訂多卷。對卷內(nèi)的資料要逐頁編寫順序頁碼，位置在每頁的右上角，同時填寫每卷的封面目錄和封底，填寫時須用藍色或黑色墨水書寫或打印，不得使用圓珠筆填寫。

三、信貸檔案的內(nèi)容

1、文件類：各類金融法律、法規(guī)，信貸管理制度、辦法，競賽通知，領(lǐng)導(dǎo)講話等。

2、申請書類：各類借款的申請、審批表，貸款展期申請書及審批表、借款人、擔(dān)保人身份證件（復(fù)印件）。

3、合同類：各類借款合同，擔(dān)保合同，抵（質(zhì)）押清單、房產(chǎn)土地、船泊、他項權(quán)利證書復(fù)印件等。

4、、報表類：期限管理類報表，再貸款管理類報表、貸款質(zhì)量分析類報表、貸款信息咨詢類報表、五級分類報表、不良貸款監(jiān)測類報表等

5、臺帳類：貸款期限類管理臺帳，五級分類臺帳，不良貸款管理類臺帳，抵債資產(chǎn)類等臺帳。

6、其它類：客戶經(jīng)理的貸款調(diào)查報告，會議記錄薄，貸后檢查報告、催收通知書，五級分類分析表、認定表，企業(yè)基礎(chǔ)資料、財務(wù)

報表，訴訟保全類資料，抵債資產(chǎn)資料，已核銷呆帳貸款臺帳、房產(chǎn)承租協(xié)議等。

四、信貸檔案的裝訂

1、裝訂的信貸檔案，每卷要以A4紙面為標準長寬，凡合同書、申請審批書等均應(yīng)將有文字的面向外，對折后裝訂要求每卷加裝封面、目錄和封底，左邊和下邊雙邊整齊，于左邊采用三孔一線法裝訂，裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁，不壓字，不破損，不妨礙閱讀。

2、一份文件如果既屬于信貸檔案范圍，又屬于文書檔案范圍，其原件首先滿足文書檔案的需要，信貸檔案可采用復(fù)印件或摘錄主要內(nèi)容、文號的方法收集歸案。

3、屬于國家秘密或本公司商業(yè)秘密的文件，信貸員、信貸業(yè)務(wù)部門信貸檔案管理員應(yīng)在檔案目錄“備注”欄內(nèi)注明密級或保密期限，以免造成泄密、失密現(xiàn)象。

4、案卷封面及案卷脊背各項應(yīng)逐項填寫清楚。5、當(dāng)月的信貸檔案應(yīng)于下月的上旬前裝訂完畢。五、信貸檔案的期限管理

1、永久保管檔案。主要包括：貸款核銷審批資料及清單、信貸檔案銷毀核準書及清單、未收清貸款的借款申請書、合同書及清單、貸款審查委員會決策記錄。

2、長期保管檔案，保管期限為15年。主要包括：借款合同、擔(dān)保合同等。

六、信貸檔案的調(diào)閱

1、內(nèi)部調(diào)閱檔案的控制：應(yīng)由調(diào)閱人出具《檔案調(diào)閱單》、經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準，并登記《檔案調(diào)閱登記簿》、借閱的信貸檔案不得傳閱、涂改或拆散等，并按借閱期限歸還。信貸檔案的借閱時間、借閱人、批準人、經(jīng)管人員必須在《檔案調(diào)閱登記簿》上登記。

2、外部調(diào)閱檔案的控制：公安、稅務(wù)、工商、司法等部門在查處案件需要查閱檔案時，必須持有縣級以上司法機關(guān)的正式公文或文書方可查閱。經(jīng)核準查閱的檔案，由檔案管理人員登記《檔案調(diào)閱登記簿》，查閱時檔案管理人員必須在場陪同，不準將信貸檔案交給調(diào)閱人帶走，未經(jīng)批準不得在檔案資料上復(fù)制、照像、圈劃。查閱檔案介紹信、《檔案調(diào)閱單》和《檔案調(diào)閱登記簿》一并保管。

七、信貸檔案的銷毀

信貸檔案的銷毀工作由公司統(tǒng)一辦理，公司檔案管理人員登記《檔案銷毀登記簿》，將已核準銷毀的信貸檔案整理裝箱后，報送公司主管部門進行銷毀，銷毀工作必須由三人以上參加，監(jiān)銷人員要認真清點檔案數(shù)量，并在《檔案銷毀核準單》上簽名后，到指定地點進行銷毀。凡需銷毀的信貸檔案一律不得作為廢紙出售。

八、本實施細則由長興諾力小額貸款有限責(zé)任公司制訂，解釋權(quán)亦同。

九、本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

附件11

信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱單

調(diào)閱單位調(diào)閱人調(diào)閱日期調(diào)閱內(nèi)容調(diào)閱用途

審批人簽字檔案管理員簽字

年月年5

日日月

附件12

信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊

檔案類別歸檔號內(nèi)容檔案形成日期頁數(shù)應(yīng)保管年數(shù)已保管年限監(jiān)銷人簽章監(jiān)銷人簽章

6

監(jiān)銷日期

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**縣農(nóng)村信用合作聯(lián)社

信貸檔案管理辦法討論稿

第一章總則

第一條為實現(xiàn)我縣農(nóng)村信用社信貸業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)管理，做好信貸管理基礎(chǔ)工作，促進信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作制度化，有效防范信貸風(fēng)險，加強我縣農(nóng)村信用社的信貸業(yè)務(wù)檔案管理，確保信貸資料的完整性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《三個辦法一個指引》、省聯(lián)社信貸管理制度及**縣聯(lián)社信貸管理辦法，結(jié)合實際，特制定本辦法。

第二條信貸業(yè)務(wù)檔案是指各社在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過程及與信貸客戶關(guān)系的重要文件、憑據(jù)、聲像等資料。主要由借款人的基本信息資料、信貸業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和信貸管理資料等組成。

第三條信貸業(yè)務(wù)檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分，各社（包括有貸款業(yè)務(wù)的分社）對信貸業(yè)務(wù)檔案按照“集中統(tǒng)一”的原則進行規(guī)范化管理，須設(shè)置信貸檔案室并明確專人管理。信貸檔案管理員負責(zé)收集、整理、裝訂、立卷、歸檔、保管和日常維護等工作，并對檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責(zé)。并對信貸業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責(zé)。

第四條各社要制定有關(guān)信貸業(yè)務(wù)檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學(xué)管理、責(zé)任明確、有效利用，嚴防毀損散失，確保信貸業(yè)務(wù)檔案的完整和安全。

第五條信貸業(yè)務(wù)檔案涉及本社和客戶的相關(guān)信息，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其它相關(guān)人員均須嚴格執(zhí)行保密制度。

第二章信貸檔案管理的職責(zé)

第六條信貸管理部是信貸業(yè)務(wù)檔案管理的職能部門，信用社信貸內(nèi)勤為信貸業(yè)務(wù)檔案管理員（無信貸內(nèi)勤的須明確兼職信貸業(yè)務(wù)檔案管理員），負責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的日常管理。

第七條信貸管理部對各社的信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作負有指導(dǎo)、管理、檢查、監(jiān)督、考核的職能。

第八條信用社分管信貸的副主任應(yīng)定期檢查信貸業(yè)務(wù)檔案管理的有關(guān)情況；信貸管理部對各社信貸檔案進行定期抽查和考核。第九條各社信貸人員負責(zé)收集所轄信貸業(yè)務(wù)主體從申請、使用、到期、結(jié)清全部過程的有關(guān)資料，并保證資料的真實性、有效性、規(guī)范性和完整性。其主要職責(zé)如下：

(一)負責(zé)收集客戶基本資料及與借款項目相關(guān)的資料，按檔案形成的時間順序和有關(guān)要求進行整理，并填寫《信貸資料目錄》，補充資料上交給信貸內(nèi)勤時應(yīng)同時在目錄中編號填寫。

(二)負責(zé)及時收集客戶相關(guān)信息，按要求撰寫貸前調(diào)查報告、貸后檢查報告、收集貸款通知單等資料，并送信貸內(nèi)勤歸檔。

(三)對客戶基本情況有變動，應(yīng)及時補充更新資料，移交給信貸內(nèi)勤。(所有移交資料必須有移交手續(xù))

第十條信貸業(yè)務(wù)檔案管理員職責(zé)：

(一)負責(zé)對信貸人員移交的信貸業(yè)務(wù)資料完整性、有效性進行檢查，對不符合聯(lián)社信貸業(yè)務(wù)檔案資料收集要求的，退回信貸人員重新收集。(二)負責(zé)接受信貸人員移交集中管理的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并根據(jù)《信貸資料目錄》上的事項核對所有文件資料無誤后，雙方在移交清單上簽字。

(三)負責(zé)按信貸業(yè)務(wù)檔案管理的要求對信貸業(yè)務(wù)檔案資料進行分類、造冊、裝訂、立卷、歸檔和保管。

(四)負責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案管理的合理利用及保密工作。

第三章信貸業(yè)務(wù)檔案的基本內(nèi)容

第十一條信貸業(yè)務(wù)檔案分三個管理區(qū)域：立卷區(qū)、歸檔區(qū)、權(quán)證區(qū)。

立卷區(qū)：存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的檔案資料。歸檔區(qū)：存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務(wù)的檔案資料。

權(quán)證區(qū)：有價單據(jù)、其它權(quán)證類、保險單必須由主出納存放于金庫，但必須雙人、雙鎖保管。

第十二條執(zhí)行中業(yè)務(wù)的貸款檔案資料包括客戶基礎(chǔ)類資料、信息類資料、合同類資料、擔(dān)保類資料、調(diào)查（檢查）類資料、不良資產(chǎn)類資料六大類：

第四章信貸檔案資料管理操作流程

第十三條收集。信貸檔案資料收集分企業(yè)信貸檔案和個人信貸檔案，內(nèi)容包括借款人基礎(chǔ)類資料、保證人基礎(chǔ)類資料、貸款合同類資料、調(diào)查類資料、信息類資料和不良資產(chǎn)類資料。信貸人員應(yīng)根據(jù)貸款管理辦法要求及時收集資料，對貸款發(fā)生后形成的檢查報告、企業(yè)財務(wù)報表、貸后檢查報告、貸款催收通知單等資料，應(yīng)按月（季）及時撰寫并收集。

第十四條整理。信貸檔案資料立卷原則上使用A4紙；在整理時小于A4紙的抵（質(zhì)）押品代保管憑證（收據(jù)）等應(yīng)粘貼在A4紙上保存；凡企業(yè)與個人提供的復(fù)印件資料，需加蓋“該復(fù)印件與原件核對相符”的印章并有核對人簽名。對“賬銷案存”的貸款，按戶分筆抄列清冊，獨立建檔保管。

第十五條裝訂。執(zhí)行中的信貸業(yè)務(wù)檔案資料應(yīng)按照一定的次序進行裝訂。信貸檔案管理員在整理客戶資料時按信貸檔案資料清單中的資料類別進行分類裝訂，在裝訂時填寫檔案（A4紙厚）封面，信貸檔案資料清單置于立卷檔案封面內(nèi)第一頁，即：厚紙封面+信貸資料清單+具體內(nèi)容+厚紙封底。兩邊對齊，即下邊與右邊對齊。

(一)對最高額抵押貸款合同，抵押人為借款人或第三人的，最高額抵押合同統(tǒng)一放置在擔(dān)保類資料的第二部份抵押人提供資料中裝訂。第十六條補充與更新。信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后形成的調(diào)查、檢查報告、企業(yè)財務(wù)報表等重要文件資料，信貸員應(yīng)按月及時收集并移交信貸內(nèi)勤歸檔�？蛻艋�礎(chǔ)類應(yīng)根據(jù)客戶實際情況，作相應(yīng)的補充與更新，1.對于每年都要年檢的資料，信貸人員應(yīng)根據(jù)年檢的時間及時補充與更新年檢后的復(fù)印件；2.對于企業(yè)變更情況，信貸人員要及時根據(jù)變更情況，及

時掌握和收集有關(guān)資料，其相應(yīng)的信貸檔案資料也應(yīng)作補充與更新。3.對于較短期間內(nèi)連續(xù)發(fā)生的個人（農(nóng)戶）信貸業(yè)務(wù)，前一步業(yè)務(wù)已有相應(yīng)的基本資料（如前筆業(yè)務(wù)已有借款人或法人代表身份證復(fù)印件等資料），后一筆業(yè)務(wù)可以不再提供，以避免不必要的重復(fù)。4.檔案管理人員對信貸人員移交的信貸資料在《信貸業(yè)務(wù)檔案資料移交清單》上做好登記手續(xù)。

第十七條保管與銷毀(一)保管

1.各社每年應(yīng)對信貸業(yè)務(wù)檔案進行一次全面檢查，日常采取防盜、防火、防蟲、防潮等保護措施。如有發(fā)現(xiàn)破損、蟲蛀等情況應(yīng)及時進行修補和復(fù)印。

2.對本社發(fā)展具有重大保存價值或可作為示范項目的信貸檔案應(yīng)長期保存。對“賬銷案存”的信貸業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)永久保存。

3.信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限是指信用項目結(jié)清后，該項目檔案的保存時間。檔案管理人員要對信貸業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，定期檢查信貸檔案的保管情況，并作書面記錄。

(1)尚有信貸關(guān)系的信貸檔案作永久保管；結(jié)清全部貸款的客戶檔案從客戶與信用社(分社)最后一筆信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后次年的1月1日起，保管期為三年。

(2)凡屬國家重點建設(shè)項目、大中型建設(shè)項目及地方重點建設(shè)項目、中長期信貸業(yè)務(wù)、中小企業(yè)貸款檔案從客戶與信用社（分社）最后一筆信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后次年的1月1日起，保存期限為十年；

(3)向人民法院起訴后（未結(jié)清）的檔案資料，包括：借款借據(jù)、借款合同、貸款審批書、貸款催收通知書及回執(zhí)、起訴書、人民法院判決（調(diào)解）書、人民法院裁定書、人民法院債權(quán)憑證等必須全部歸檔，按年裝訂成冊，作永久保管。

(4)信貸內(nèi)部檔案為長期保管，保管期限為十五年；其中各類年終報告和年度匯總報表為永久保管。

(5)信貸業(yè)務(wù)檔案保管及核銷清冊為永久保管。

(6)擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案保管期限參照借款客戶檔案期限管理。

(二)銷毀：信貸業(yè)務(wù)檔案保存期滿后，若認定存檔資料可以銷毀時，由信用社提出正式的過期檔案銷毀申請，須造冊經(jīng)聯(lián)社信貸管理部及稽核審計部報聯(lián)社分管領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。銷毀之前，信用社檔案管理人員要對銷毀的檔案資料逐一登記造冊，經(jīng)審批后方可銷毀。未經(jīng)批準任何人不得擅自銷毀授信檔案，檔案銷毀后資料登記清冊必須永久保存?zhèn)洳椤?/p>

經(jīng)聯(lián)社領(lǐng)導(dǎo)批準同意銷毀后，信用社檔案管理人員及有關(guān)人員和信用社班子成員監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)按銷毀清冊上所列內(nèi)容清點核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽字蓋章。

第十八條調(diào)閱與外借

(一)調(diào)閱。各社均應(yīng)建立信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記制度，登記調(diào)閱人姓名、日期、內(nèi)容等并由信用社主任簽字同意。

1．信貸員查閱或調(diào)閱、歸還信貸檔案時，必須辦理登記手續(xù)，在調(diào)閱登記本上簽字后方可將檔案調(diào)出，借閱時間一般不得超過一周。2．查閱人和調(diào)閱人均不得將貸款檔案材料涂改、偽造、遺失或毀損。信貸內(nèi)勤對借閱歸還的檔案要檢查其完整性和原始性。對發(fā)現(xiàn)檔案不完整或有改動，可拒絕接受并及時報信用社主任。

3．信貸業(yè)務(wù)檔案只限內(nèi)部查閱，不得外借。當(dāng)信貸業(yè)務(wù)依法提起訴訟或發(fā)生案件時，經(jīng)信用社主任批準后方可供律師、政法等相關(guān)部門等查閱復(fù)印。

(二)外借。信貸業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱原則上只能現(xiàn)場調(diào)閱，如遇特殊情況，須報聯(lián)社領(lǐng)導(dǎo)批準，并填寫信貸業(yè)務(wù)檔案外借單。

第五章信貸檔案管理人員的責(zé)任

第十九條在信貸業(yè)務(wù)檔案管理中，經(jīng)檔案管理人員督促未收集、收集資料不全或未及時補充與更新信貸檔案資料的，其責(zé)任由信貸人員負責(zé)；管理人員未發(fā)現(xiàn)或未督促的，造成信貸資料不全的，其責(zé)任由管理人員負責(zé)，并按照有關(guān)規(guī)定做出相應(yīng)處罰。

第二十條對信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作中未按規(guī)定組織檢查，發(fā)現(xiàn)問題隱患未及時報告、糾正，造成不良后果的，其責(zé)任分管信貸的副主任或社主任負責(zé)，并按照有關(guān)規(guī)定做出相應(yīng)處罰。

第二十一條對與信貸檔案臺賬發(fā)現(xiàn)未登、錯登、漏登，以及臺賬余額與管理情況不一致的，其責(zé)任由信貸檔案管理人員或信貸人員負責(zé)，并參照有關(guān)規(guī)定做出相應(yīng)處罰。

第二十二條對未按規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露信貸業(yè)務(wù)信息的行為，視情節(jié)輕重對責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。

（信貸內(nèi)勤更換，交接不清的，視同接交人丟失檔案資料）

第六章附則

第二十三條信貸業(yè)務(wù)檔案管理所需檔案盒由信用社按規(guī)定格式統(tǒng)一購置。

第二十四條本辦法由**縣農(nóng)村信用合作聯(lián)社負責(zé)解釋和修訂，并自發(fā)文之日起試行。

（應(yīng)附檔案目錄格式，以便是統(tǒng)一標準）《信貸業(yè)務(wù)檔案資料移交清單》樣式，信貸檔案登記簿、調(diào)閱登記簿聯(lián)社統(tǒng)一購置或印制。

友情提示：本文中關(guān)于《信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法(討論稿)》給出的范例僅供您參考拓展思維使用，信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法(討論稿)：該篇文章建議您自主創(chuàng)作。

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