公司信貸檔案管理制度

公司信貸檔案管理制度長春匯峰小額貸款有限公司

為加強信貸檔案管理，重要檔案做到妥善歸卷、資料完整，調(diào)閱方便，查找快捷，每筆貸款都能有據(jù)可查，使信貸檔案管理做到制度化、規(guī)范化，從檔案管理上完全保證信貸資產(chǎn)的安全性，經(jīng)公司研究，特制定本辦法。

一、信貸檔案的概念

信貸檔案是指所經(jīng)辦的全部貸款和已歸還的貸款資料或信用結(jié)束全過程的信貸管理行為所有記錄的總和。

信貸業(yè)務(wù)檔案管理流程圖信貸業(yè)務(wù)授權(quán)、授信調(diào)查審查審批貸后管理形成信貸業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)影像資料掃文本檔案資料管理移交立卷和保管歸檔提取權(quán)證類檔案銷毀二、檔案管理責任制（一）、工作職責

1、負責公司種類檔案的整理、編號、保管。2、歸檔范圍：

（1）公司業(yè)務(wù)經(jīng)營資料、財務(wù)、信貸資料；（2）公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料；（3）科學技術(shù)、財務(wù)審計資料；（4）勞動工資、人事檔案；

（5）會議記錄、決議、決定、委任書；

3、保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。4、檔案的借閱與索�。�

（1）總經(jīng)理副,經(jīng)理借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；

（2）公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)副經(jīng)理批準，并辦理借閱手續(xù)；（3）司法部門、上級管理部門、外單位，調(diào)閱檔案，必須先經(jīng)總經(jīng)理簽批同意，檔案管理員在場陪同，查閱相關(guān)檔案。對被查閱的檔案，可摘錄和復制，但不得外帶。

5、檔案的銷毀：

（1）任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；

（2）若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)風險管理部批準后方可銷毀。

（3）經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

（二）、系統(tǒng)影像資料處理1、人員

運行管理員、信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員、系統(tǒng)影像資料掃描人員。2、職責

（1）運行管理員負責在系統(tǒng)的人員設(shè)置中預定義掃描人員。

（2）信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員負責在系統(tǒng)中對需掃描影像資料進行預定義。（3）系統(tǒng)影像資料掃描人員負責在系統(tǒng)中掃描、刪除或作廢影像資料。

三、文本檔案資料管理（一）移交1、人員

信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員、檔案管理員（可由信貸管理部門相關(guān)人員擔任，也可由其他部門相關(guān)人員擔任）。

2、職責

信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員負責按時移交信貸檔案，并對所移交檔案資料的完整性和規(guī)范性。

3、流程（1）業(yè)務(wù)發(fā)生后或貸后監(jiān)測檢查完成后，信貸業(yè)務(wù)有關(guān)人員在5個工作日內(nèi)整理好業(yè)務(wù)原始資料，登記信貸管理系統(tǒng)，編織信貸員檔案移交清單，列清楚所有信貸資料。如確因客觀原因暫時無法收集齊全的，要在清單中注明情況。

（2）檔案管理員按照清單所列內(nèi)容與信貸資料逐一進行核對，審查檔案資料是否完整、規(guī)范。對內(nèi)容不全的，應(yīng)督促信貸業(yè)務(wù)有關(guān)人員補齊資料或在移交清單上注明情況。

（3）交接雙方在信貸檔案移交清單上簽字確認后，信貸業(yè)務(wù)有關(guān)人員將全部資料移交給檔案管理員。信貸業(yè)務(wù)有關(guān)人員可對業(yè)務(wù)資料復印保存。

（4）對移交的抵押、質(zhì)押等所有權(quán)證明文件，檔案管理員應(yīng)填寫收據(jù)，一式二份，一份給抵押或質(zhì)押人；一份存檔留底，待信貸業(yè)務(wù)完結(jié)后，憑此收據(jù)將有關(guān)文件資料退還客戶。

（二）立卷和保管1、人員

檔案管理員。2、職責

在規(guī)定時間內(nèi)完成信貸業(yè)務(wù)檔案的整理、立卷工作；定期對檔案的保管情況進行檢查，并書面記錄檢查結(jié)果；監(jiān)督、指導信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員及時更新、調(diào)查信貸業(yè)務(wù)立卷資料，確保檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性和有效性。

（三）歸檔1、人員檔案管理員2、職責

按規(guī)定將信貸業(yè)務(wù)檔案歸檔。3、流程

（1）憑會計部門的收回貸款本息通知單或其他能夠表明信貸業(yè)務(wù)終結(jié)的證明，將已結(jié)清債權(quán)債務(wù)的合同文本及該筆業(yè)務(wù)的其他檔案盒中抽出，相應(yīng)修改抽出檔案卷內(nèi)的文件目錄和檔案盒封面，加蓋收回印戳，將檔案轉(zhuǎn)入該客戶的歸檔區(qū)保管。

（2）填寫檔案皮的歸檔號，將檔案裝入歸檔區(qū)對應(yīng)年度的檔案盒中，填制檔案盒封面，建立已歸檔檔案保管清冊。

（四）提取權(quán)證類檔案1、人員

信貸業(yè)務(wù)機關(guān)人員、檔案管理員、總經(jīng)理。2、職責

（1）信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員負責填制出庫單。（2）檔案管理人員負責辦理相關(guān)手續(xù)。（五）銷毀1、人員

檔案管理員、監(jiān)銷人（一般由信貸部門和檔案管理部門相關(guān)人員擔任）、總經(jīng)理。

2、職責

（1）檔案管理員負責編制信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊、提出銷毀意見并實施銷毀。

（2）監(jiān)銷人負責清點核對需銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案，銷毀后在銷毀清單上簽名蓋章，并將監(jiān)銷報告總經(jīng)理。

（3）總經(jīng)理負責對檔案管理員提交的資料進行審查并簽署意見；了解檔案銷毀情況。

3、流程（1）對規(guī)定保管期滿后可銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案，檔案管理員應(yīng)編制信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，提出銷毀意見，總經(jīng)理。

（2）總經(jīng)理在信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊上簽署意見。

（3）對同意銷毀的，由檔案管理部門和信貸部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀信貸業(yè)務(wù)檔案前，按照銷毀清冊上所列內(nèi)容清點核對。

（4）銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。

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小額貸款公司信貸檔案管理制度

第一章總則

為加強信貸檔案管理，信貸檔案做到妥善歸檔、資料完整，調(diào)閱方便，查找快捷，每筆貸款都有據(jù)可查，使信貸檔案管理做到制度化、規(guī)范化，從檔案管理上完全保證信貸資產(chǎn)的安全性，經(jīng)小額貸款公司（以下簡稱本公司）研究，特制定本制度。第一條概念

信貸檔案指本公司在信貸業(yè)務(wù)的受理、調(diào)查評價、審批、發(fā)放和貸后管理過程中形成的具有法律意義、史料價值及查考利用價值的資料，包括合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤等各類信貸業(yè)務(wù)的檔案資料范圍（見附件1）。

信貸檔案管理是指信貸檔案資料的收集、整理、立卷歸檔和保管的過程。

第二條管理部門

在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢前，由風險管理部指定專（兼）職信貸檔案管理人員負責信貸檔案管理，并負責本公司信貸檔案的收集、整理、保管和移交歸檔工作。在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以后，統(tǒng)一移交綜合管理部歸檔。第三條分類

根據(jù)信貸檔案形成特點，可按照信貸資產(chǎn)質(zhì)量五級分類辦法進行檔案分類管理，按季調(diào)整其五級分類形態(tài)。第四條保管期限

信貸檔案的保管期限分貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢前后二種。各類信貸檔案的保管期限如下：

1、正在執(zhí)行中的小企業(yè)流動資金貸款、個人貸款及其它信貸項目的檔案材料，應(yīng)按照五級分類管理辦法及時調(diào)整進行管理。

2、對貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)已經(jīng)執(zhí)行完畢的信貸檔案的保管期限為3年（從貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的下一年開始計算）。

第二章操作程序

第五條整理立卷

每筆信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后，經(jīng)辦人員應(yīng)及時將信貸檔案材料向風險部指定的檔案管理人員移交并辦理交接手續(xù)，風險部對本公司執(zhí)行中信貸業(yè)務(wù)檔案集中管理，貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的信貸檔案材料，風險管理部在規(guī)定的時間內(nèi)整理，移交到綜合管理部檔案管理員處。

信貸檔案的整理立卷要求如下：

1、信貸檔案以每筆業(yè)務(wù)為單位組卷，材料多的可組成多個卷。卷內(nèi)資料按信貸業(yè)務(wù)管理和操作順序進行排列。

2、每個案卷，均應(yīng)編制《信貸檔案卷內(nèi)目錄》（見附件2）。3、將案卷按照“信貸項目客戶信貸業(yè)務(wù)發(fā)生時間”的順序進行分類排列。即首先將全部信貸檔案按不同的信貸項目分開，然后區(qū)分不同的客戶，再按照信貸業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序依次進行排列。4、按以下要求逐卷填寫卷盒脊背各項目：（1）合同編號。

（2）項目類別。

（3）客戶名稱。小企業(yè)類客戶填寫單位全稱，個人類客戶填寫姓名。

立卷完成后，對于信貸業(yè)務(wù)從發(fā)放至貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢期間形成的后續(xù)歸檔材料，信貸檔案管理員應(yīng)隨時進行補充歸檔。

信貸檔案管理人員對信貸檔案資料的齊全完整負責。發(fā)現(xiàn)缺件，信貸檔案管理人員有權(quán)要求信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員按規(guī)定補齊。因特殊情況不能補齊的，信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)對缺件原因作出書面說明。第六條移交歸檔

1、各類信貸業(yè)務(wù)檔案材料均應(yīng)在放貸時由信貸業(yè)務(wù)員收集齊全填寫檔案移交清單一并移交風險部檔案管理人員，經(jīng)雙方核對無誤后，雙方在移交清單上簽字，由檔案管理人員整理歸檔。移交清單一式二份，一份業(yè)務(wù)部留存，一份隨資料進入檔案。

2、對貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的信貸檔案每月整理一次。信貸檔案管理員應(yīng)于次月10日前，將上月執(zhí)行完畢的信貸業(yè)務(wù)檔案整理完畢，移交綜合管理部。第七條檔案資料的使用

辦理檔案借閱時，應(yīng)嚴格按借閱范圍查閱、借用并辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員負責登記借閱人員姓名、時間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認并按要求履行審批手續(xù)，保證檔案的完整和安全。1.公司內(nèi)部人員借閱信貸檔案資料。借閱本人經(jīng)辦的業(yè)務(wù)資料須經(jīng)風險部負責人批準。公司其他人員因工作需要借閱信貸檔案的，須借閱

人出具借條，經(jīng)主管副總批準后方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、拆散原卷冊，用完必須及時歸還。

2.公司外部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。本公司保存的各類信貸檔案主要是供本公司內(nèi)部使用，原則上不對外借閱，若遇特殊情況，如出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛、案件等，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機關(guān)依法需查閱、影印時，必須持有協(xié)助查詢通知書或其它有效法律文書，以及查閱人的工作證明，并經(jīng)分管副總批準。查閱時，本公司人員在場陪同，嚴禁將原件借出。第八條清退銷毀

對于保管期滿的信貸檔案，應(yīng)由綜合管理部、風險管理部、信貸業(yè)務(wù)部共同組成的鑒定小組進行鑒定，提出存毀意見。對經(jīng)鑒定需銷毀的信貸檔案，應(yīng)經(jīng)分管副總簽批后方可銷毀；對保管期滿但仍具有一定查考利用價值的信貸檔案，應(yīng)視情況繼續(xù)保管二年以上，確無保存價值時方可進行銷毀。

附件1

信貸檔案的歸檔范圍一、基本材料

1．營業(yè)執(zhí)照或事業(yè)、社會團體等機構(gòu)證明（復印件）

2．法定代表人身份證明或法人授權(quán)委托證明書（原件或復印件）、簽字樣本（原件），法人代表更換文件，董事簽字樣本（原件）3．法人（組織機構(gòu)）代碼證（復印件）、稅務(wù)登記證明（復印件）、生產(chǎn)經(jīng)營許可證（復印件）、產(chǎn)品質(zhì)量認證書（復印件）等4．貸款卡（證）（復印件）、最近貸款卡查詢記錄和企業(yè)信用等級認定書

5．公司合同或章程（復印件）、成立文件

6．會計事務(wù)所出具的驗資報告，企業(yè)主要資產(chǎn)明細材料

7．客戶近3年及近期的財務(wù)報告（原件或復印件），以及有權(quán)部門對年度財務(wù)報表的審查證明、8．信貸業(yè)務(wù)申報書9．開戶證明（復印件）

10．有權(quán)部門批準成立事業(yè)單位機構(gòu)設(shè)置的文件（復印件）13．信貸資產(chǎn)風險分類認定工作底稿和客戶背景材料14．與本公司簽定的信貸業(yè)務(wù)合作協(xié)議

15．企業(yè)分立、合并、轉(zhuǎn)制（全套材料）、更名等文件16．企業(yè)主要資產(chǎn)的權(quán)屬證明材料

17．建筑安裝企業(yè)另需材料：承建資格證書（復印件）、資質(zhì)等級證書（復印件）、建筑安裝企業(yè)施工安全資質(zhì)證（復印件）

18．房地產(chǎn)企業(yè)另需材料：資質(zhì)等級證書（復印件）、土地使用權(quán)證或土地使用出讓合同、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程開工許可證、商品房（預）銷售許可證（如有）21．信貸業(yè)務(wù)申請書及附件（原件），有效的商品購銷合同22．董事會等同意申請信貸的證明或具有同等效力的證明（原件）23．第三方提供保證所需文件：（1）同意保證意向書（原件）

（2）董事會同意提供擔保的決議或具有同等效力的證明（原件）（3）保證人基本情況材料，包括：營業(yè)執(zhí)照（復印件）、法定代表人身份證明（原件或復印件）、簽字樣本（原件）、法人組織機構(gòu)代碼證（復印件）、貸款證（卡）（復印件）、公司合同或章程（復印件）、客戶近3年及近期財會報告（原件或復印件）、有權(quán)部門批準成立事業(yè)單位機構(gòu)設(shè)置的文件（復印件）、擔保評價報告（原件）、履行保證責任通知書

24．抵押或質(zhì)押方式所需文件：（1）同意抵、質(zhì)押意向書（原件）（2）抵押（質(zhì)）物評估報告（原件）（3）評估單位資格證明（復印件）

（4）抵押物（質(zhì)物）權(quán)利證書，如土地使用權(quán)證、房屋產(chǎn)權(quán)使用證（復印件）

（5）有處分權(quán)人同意抵押（質(zhì)押）的證明文件，包括：董事會同意抵（質(zhì)）押的決議或具有同等效力的證明（原件）、第三人同意提供抵（質(zhì)）押的書面申明（原件）、全體共有人同意抵（質(zhì)）押的證明（原件）、海關(guān)同意抵（質(zhì)）押的聲明等（原件）、國有資產(chǎn)管理部門對企業(yè)關(guān)鍵設(shè)備同意抵押的證明（原件）、其它有權(quán)機構(gòu)同意抵（質(zhì)）押的證明（原件）

（6）抵（質(zhì)）押人有關(guān)身份證明（原件或復印件）（7）抵（質(zhì)）押物保險單據(jù)（原件或復印件）（8）抵（質(zhì)）押登記證明（原件）（9）質(zhì)物不予掛失的登記證明（原件）25．信貸業(yè)務(wù)評價報告（原件）26．信貸審批決策文件（原件）27．各類信貸合同（原件）

28．各類保證合同、抵押合同、質(zhì)押合同（原件）29．核定貸款指標通知單（放款通知書）30．貸款轉(zhuǎn)存憑證（提款通知單）31．信貸業(yè)務(wù)發(fā)放（辦理）后至回收期間

（1）歷次信貸資產(chǎn)檢查報告及信貸后評價報告（原件）（2）提前還款申請書（3）調(diào)整利率通知書（4）信貸到期通知書（5）提前歸還貸款通知書

（6）催收利息通知書

（7）逾期貸款（墊款）催收通知書及回執(zhí)（8）貸款展期申請書及調(diào)查評價報告（原件）（9）展期還款協(xié)議書及擔保文件（原件）（10）貸款還款憑證.

（11）不良資產(chǎn)化解專題報告（原件）

（12）擔保物、償債物領(lǐng)用、退回、變更保管通知書（原件）（13）起訴通知書回執(zhí)（原件）

（14）涉及訴訟、仲裁等法律文件（原件），包括委托代理協(xié)議、起訴狀、立案通知書、答辯狀、判決書、調(diào)解書、上訴狀、撤訴申請書、財產(chǎn)保全申請書、支付保全申請書、破產(chǎn)清償申請書、強制執(zhí)行申請書、財產(chǎn)處理情況、裁定書及資產(chǎn)管理報告等文件材料（15）還款記錄、收回本息結(jié)清憑證（復印件）（16）其他需要歸檔的材料

33．企業(yè)歷次重大投資、經(jīng)營決策、資產(chǎn)重組、兼并等事項對本公司信貸資產(chǎn)質(zhì)量影響分析報告

34．有權(quán)部門下達的下年度投資框架計劃或建設(shè)單位提出的下年度投資建議計劃（復印件）35．設(shè)備、材料訂貨合同清單二、保證業(yè)務(wù)另需材料

1．交存保證金的會計憑證（原件）2．出具保函協(xié)議書（原件）

3．反擔保函4．墊款通知單

5．收回并注銷的保函（原件）6．企業(yè)存款帳戶對賬單（復印件）

7．其它有關(guān)材料如投標須知、中標通知、邀請投標通知等

附件2

信貸檔案卷內(nèi)目錄

申請書編號：

內(nèi)蒙古精儲小額貸款有限責任公司信貸檔案目錄表

客戶名稱：年度：序號

10

檔案編號資料內(nèi)容份數(shù)頁數(shù)

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