絕招_如何做出高質(zhì)量的好看的PPT

【絕招一：文字是用來瞟的，不是讀的】我們時不時聽到這樣的言論：“PPT很簡單，就是把Word里的文字復(fù)制、粘貼唄。”這其實是對PPT的一種無知與褻瀆。如果直接把文字復(fù)制粘貼就能達到演示的效果，PPT根本就沒有存在的必要了。

PPT的本質(zhì)在于可視化，就是要把原來看不見、摸不著、晦澀難懂的抽象文字轉(zhuǎn)化為由圖表、圖片、動畫及聲音所構(gòu)成的生動場景，以求通俗易懂、栩栩如生。形象，至少能給你帶來三方面的感受：一是便于理解。

文字總是高度抽象的，人們需要默讀、需要轉(zhuǎn)換成自己的語言、需要上下聯(lián)想、需要尋找其中的邏輯關(guān)系；但人們看電影就輕松許多，只需要跟著故事的發(fā)展順理成章地享受其情節(jié)、體味其寓意就行了。PPT就是要把這些文字變得像電影一樣生動。二是放松身心。

如果把一本小說貼在墻上，相信你看半個小時就會腰酸背痛；如果把小說拍成電視劇，也許你看上一天也不覺得疲憊。就是這個道理。三是容易記憶。傳統(tǒng)的PPT，你需要觀眾記住的是文字，這個難度太大了，即使記住了也很容易忘記；而形象化PPT，可以讓觀眾輕松記住其中的圖形、邏輯或結(jié)論，也許三五年后，人們?nèi)匀荒軌蛴洃洩q新。

改變那種“復(fù)制、粘貼”的做法吧！把那些無關(guān)緊要的內(nèi)容大膽刪除，把長篇大論的文字盡量提煉，也許剛開始你不習(xí)慣，也許你做得還很粗糙，別放棄，總有一天你會讓觀眾贊不絕口的。有的領(lǐng)導(dǎo)會問：“如果PPT沒有文字，你讓我講什么？”的確，演示習(xí)慣的改變不是一朝一夕的事情，這依賴于演示者對內(nèi)容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度，但有一點，帶著觀眾讀文字是演示的大忌，杜絕這一條，演示效果會逐步得到提升。

所以，銳普PPT提出了兩個觀點：1、文字是用來瞟的，凡是瞟一眼看不清的地方，就要放大，放大還看不清的，刪！2、文字是PPT的天敵。能減則減，能少則少，能轉(zhuǎn)圖片轉(zhuǎn)圖片，能轉(zhuǎn)圖表轉(zhuǎn)圖表。

【絕招二：20分鐘是快樂的極限】

傳統(tǒng)上，我們總是認為，講得越多，時間越長，越體現(xiàn)出演示者的重視。這是計劃經(jīng)濟時代的標準�，F(xiàn)在，無論我們的領(lǐng)導(dǎo)、客戶還是普通的受眾，時間都極為寶貴，沒有人愿意閱讀動輒數(shù)百頁的研究報告，也沒有人去聽你的長篇大論。濃縮的才是精品！演示的核心內(nèi)容是什么？觀點！在此基礎(chǔ)上把觀眾容易困惑的地方、你認為重要的地方作一些說明。

永遠不要擔(dān)心你的演示過短，如果花費20分鐘就能夠把一天才能了解的內(nèi)容講清楚，你實際上為觀眾節(jié)省了7小時40分，在時間就是金錢的年代，觀眾當然求之不得。簡短的另一個好處是意猶未盡。如果你的演示足夠精彩，會給觀眾留下更多的期待和回味，甚至?xí)�有人要求把你的PPT拷回去好好研究幾遍呢。簡短，也對PPT提高了要求。你需要了解哪些內(nèi)容是觀眾最關(guān)心的，哪些內(nèi)容是非講不可的，哪些內(nèi)容是能帶來震撼的，據(jù)此，該合并的合并，該刪減的刪減。也許，這是一個反復(fù)的過程，但標準只有一個：不要讓觀眾有打哈欠的時間�！窘^招三：清晰比什么都重要】

PPT有一個致命的弱點觀眾容易迷失思路。為什么？

一、PPT畢竟不是電影，其邏輯結(jié)構(gòu)是抽象的，難以把握；

二、PPT是一頁頁翻下去的，一次只能看一頁內(nèi)容，前面看過的只能依靠記憶。解決的辦法有兩個：一是事先給每位觀眾發(fā)一份演說綱要；二是給你的PPT建立清晰的導(dǎo)航系統(tǒng)。

導(dǎo)航系統(tǒng)主要包括：一、從片頭動畫、封面、前言、目錄，到切換頁、正文頁、結(jié)尾頁等一套完整的PPT架構(gòu)（本書第3章將詳細介紹）；二、每頁都有標題欄（除了標明整個PPT的標題，更重要的是標明本章節(jié)的標題、本頁的主題）；三、頁碼，如果方便的話也盡可能加上。

【絕招四：沒有設(shè)計就等于垃圾】

傳統(tǒng)上，我們把PPT歸結(jié)為辦公處理之類的工具，認為只要簡單排版就可以滿足需求。隨著整個社會審美標準的提升，這一觀點正被越來越多的人拋棄。PPT，特別是對外PPT，正成為公司形象識別系統(tǒng)的重要組成部分，代表著一個公司的臉面；設(shè)計，正成為PPT的核心技能之一，也是PPT水準高低的基本標準。

無論是匯報、宣傳還是比賽、競標，一個設(shè)計精美的PPT最少可以起到以下作用：（1）讓觀眾賞心悅目：美女養(yǎng)眼，精美的PPT養(yǎng)神。（2）讓觀眾產(chǎn)生好感：愛美之心人皆有之，漂亮的PPT自然能讓觀眾多看幾眼。（3）贏得觀眾的信任：人總是有偏見的，精美的設(shè)計給人專業(yè)、認真、可靠的感覺，內(nèi)容的含金量也自然得到提升。（4）贏得成功的機會：在職場上，美女與帥哥有更多成功的機，PPT演示也是如此。內(nèi)容的好壞難以評價，但形式的優(yōu)劣卻顯而易見，喜歡而又信任的方案自然是領(lǐng)導(dǎo)和客戶的首選。設(shè)計非一日之功，但我們可以找到捷徑：（1）善用專業(yè)素材：專業(yè)的PPT模板讓你的PPT擁有外在美；專業(yè)的PPT圖表讓你的PPT具備內(nèi)在美；專業(yè)的PPT圖片（包括JPG、PNG、AI等格式）讓你的PPT充滿生機。（2）掌握排版的基本原則：每個人的審美標準是不同的，但總有一些規(guī)律是相通的，掌握并遵守這些規(guī)則，將使你的PPT設(shè)計得到大多數(shù)人的認可。這些規(guī)則包括：一個中心、合理對齊、畫面統(tǒng)一、強烈對比、層次分明等。（3）多看精美案例：PPT誕生以來的十多年里，整個社會的設(shè)計水準都在迅速提高，三人行，必有我?guī)�，在平面設(shè)計、動畫領(lǐng)域，處處都有值得我們學(xué)習(xí)的案例。【絕招五：炫不是動畫的根本】

自PPT誕生以來，動畫就一直是最大的爭議。一種觀點認為，PPT就是幻燈片，就是一頁一頁翻過的圖片加文字，在商務(wù)PPT應(yīng)用領(lǐng)域，根本不需要動畫或者最多只需簡單的頁面切換動畫；相反，有無數(shù)的仁人志士對PPT動畫矢志不渝，用自己的創(chuàng)意和努力一次次創(chuàng)作動畫的傳奇，也得到眾多PPT愛好者的歡呼雀躍。近年來，銳普PPT把PPT動畫成功應(yīng)用到商務(wù)領(lǐng)域，并得到客戶的廣泛認同。

動畫，不僅僅讓PPT變得生動，更能讓PPT表現(xiàn)效果數(shù)倍提升。

1）片頭動畫讓你的PPT一把抓住觀眾眼球。電影有片頭、游戲有片頭、網(wǎng)站有片頭，PPT演示也需要片頭。演示開始時，觀眾往往會需要一個適應(yīng)期，也許還在想著剛才沒有處理完的工作，也許還在跟鄰座侃侃而談，也許還在抱怨著觀看演示的辛苦，這時候，你需要立即把觀眾的視線聚焦到你的演示中來，精美和創(chuàng)意的片頭能立即給觀眾帶來震撼，讓觀眾目不轉(zhuǎn)睛。

2）邏輯動畫一幅靜止的畫面，觀眾會自上而下全面瀏覽，缺乏邏輯的引導(dǎo)，觀眾難以把握重點，看完之后還要思考其中的邏輯關(guān)系，實際上浪費了精力和注意力；如果給這幅畫面加上清晰的邏輯動畫，就把觀眾自己找線索變成了幫觀眾理線索。演示者可以控制對象出現(xiàn)的先后順序、主次順序、位置改變、出現(xiàn)和退出等，引導(dǎo)觀眾按照自己的思路理解PPT內(nèi)容。片頭動畫讓對外宣傳的PPT盡顯企業(yè)的專業(yè)與實力。一束光閃過，該公司的logo由輪廓逐漸變得靚麗十足，讓人記憶深刻；緊跟的4張動畫頁面從不同角度展現(xiàn)了上海及該公司的風(fēng)貌，同時配以連續(xù)抽象的文字和動畫效果，消除了頁面之間的分割感。3）強調(diào)動畫以往我們只是用顏色的深淺、形狀的大小以及字體的不同來突出某些重要內(nèi)容，這有一個很大的弊端，就是要強調(diào)的內(nèi)容會一直處于強調(diào)地位，當我們講述別的內(nèi)容時，它會分散觀眾的視線；強調(diào)動畫，通過對象的放大、縮小、閃爍、變色等動作實現(xiàn)強調(diào)效果，并能夠讓演示者自如控制，強調(diào)過后自動回復(fù)到初始狀態(tài)。

4）片尾動畫與那些戛然而止的PPT相比，加一個簡單的片尾動畫將收到意想不到的效果：一是作為禮貌，提醒大家演示結(jié)束，并給人一定的緩沖時間，準備接下來的活動；二是與片頭動畫相呼應(yīng)，做到有始有終，避免給人虎頭蛇尾的印象；三是通過貫穿始終的形式，提醒觀眾回憶內(nèi)容，強化記憶。

5）情景動畫也許你講述的就是一個故事，故事總是有情節(jié)、有過程的，而要用一張靜止的畫面去表達一個完整的過程，幾乎不可能。相反，一套連續(xù)的動畫，則能把這些過程表現(xiàn)得栩栩如生。以往，我們用Flash、視頻來表現(xiàn)這些效果，PPT其實也能夠?qū)崿F(xiàn)�！窘^招六：圖表是PPT的筋脈】

商業(yè)演示的基本內(nèi)容就是數(shù)據(jù)，于是圖表變得必不可少。最早出現(xiàn)的是柱圖、餅圖、線圖、雷達圖等；咨詢公司把數(shù)據(jù)圖表轉(zhuǎn)移到對邏輯關(guān)系的表達上，于是出現(xiàn)了并列、包含、擴散、綜合、層進等各類關(guān)系圖表，從此，文字也可以不再抽象、乏味了；以ThemeGallery為代表的韓國公司、以PresentationLoad為代表的歐美公司以及以銳普PPT為代表的中國公司等設(shè)計公司，則進一步把這一趨勢發(fā)揮到極致加入了設(shè)計的概念，從此，文字可以變得像圖畫一樣精美、形象、栩栩如生。同樣，PowerPoint軟件就像天生為圖表而生的，強大的像Illustrator一樣的繪圖功能，加上清晰的操作界面、簡單的操作模式，讓人人都能輕而易舉地掌握。很快，PPT圖表就風(fēng)靡全球，與圖片配合使用，讓演示如虎添翼。如果你的PPT還在受大段文字的困擾，還在為邏輯混亂而發(fā)愁，那就趕快學(xué)習(xí)PPT圖表吧�！窘^招七：沒有策劃就沒有精品】好的PPT是策劃出來的，就像宏偉的建筑是規(guī)劃出來的。所有的PPT設(shè)計師者首先是策劃師，有的是無意識為之，有的是用心去做的，但沒有策劃的PPT必定是失敗的作品。不同的演示目的、不同的演示風(fēng)格、不同的受眾對象、不同的使用環(huán)境，決定了不同的PPT結(jié)構(gòu)、色彩、節(jié)奏、動畫效果等，PPT的人介于觀眾、領(lǐng)導(dǎo)、演示者等多重標準的審視。一個好的PPT作品基于對以上要求的準確把握。我們曾經(jīng)有一些卓越的設(shè)計師，出來的作品很美、很耐看，但卻一直得不到客戶的認可，為什么？就是缺乏準確的策劃。美，不是PPT的唯一標準；經(jīng)驗、用心、設(shè)身處地為觀眾著想，即使畫面有瑕疵，也往往能贏得演示者的認同和觀眾的喝彩。

【絕招八：PPT可以當主角】

西方有一種觀點開始在中國流行：演講者永遠是主角，PPT不過是陪襯。其實這完全是站在西方立場上的一種觀點，未必適應(yīng)中國國情。

西方人大多喜歡張揚，擅長演說，甚至在很多人看來演說已經(jīng)是一種享受，當然不愿意被PPT搶了風(fēng)頭；但中國文化更強調(diào)內(nèi)秀，不愿意拋頭露面，擅長演說者更是寥寥，甚至連一些領(lǐng)導(dǎo)在眾人面前也不愿張揚，何況一般人？所以，我們常常把自己作為的一員，是我們代表演說，我們不過是一種符號，低調(diào)再低調(diào)，寧可把PPT作為眾人矚目的焦點。從另一個角度講：我們是為了演示而演示嗎？是為了表現(xiàn)自我嗎？當然不是！每次我們都是抱著一定的目的進行演示的，或者為了讓觀眾了解我們的工作，或者為了讓觀眾選擇我們的產(chǎn)品，或者為了溝通一些信息，或者純粹為了博得大伙一樂能找到必須讓我們成為主角的理由嗎？沒有！效果為王，只要能達到目的，不要在乎誰是主角、誰是配角。如果你是一位表現(xiàn)欲極強的演說大師，如果這是一個需要你展示自我的舞臺，那你就勇敢地站出來，做主角吧！如果你是一位稍微內(nèi)斂的工作者，為了工作才進行這次演示，或者這是一個需要低調(diào)的場合，那就不必拘泥于大師們的說教，即使你是配角，也能得到最熱烈的喝彩。

【絕招九：PPT不是啞巴】

在很多人眼中，PPT是多媒體的代名詞。但這個多媒體，卻一直因為無聲而名不副實。細分析，無聲原因有三：一是PPT的商務(wù)特點限制了聲音的應(yīng)用，畢竟在商務(wù)會議場所，人們需要集中精力思考，無論是背景音樂還是動畫聲音都會給人們帶來干擾；二是PPT軟件設(shè)計的功能限制了聲音的應(yīng)用，PPT軟件生下來就沒有為聲音的應(yīng)用做好充分準備，僅僅了這一功能，對聲音的編輯、優(yōu)化等功能，PowerPoint還無心顧及；三是PPT人群實在太廣，經(jīng)理、文員、老師、銷售代表、老總、領(lǐng)導(dǎo)、甚至一些小學(xué)生都成了PPT技術(shù)員，大家相關(guān)的知識儲備遠不夠，缺乏聲音素材、缺乏聲音感覺、缺乏聲音編輯的技術(shù)，但不知不覺中，有人還是嘗試起來，結(jié)果聲音應(yīng)用不專業(yè)，特別有些動作聲音常常引來觀眾一陣嘩然。

于是，有人總結(jié)了，PPT勿用聲音。果真這么絕對嗎？形勢正在悄悄變化，PPT有聲時代正在來臨。（1）PPT早已不再限于匯報演示，企業(yè)宣傳、婚慶禮儀、休閑娛樂等正成為PPT應(yīng)用的熱點領(lǐng)域，聲音是不可或缺的元素。（2）平面設(shè)計、flash、視頻等時刻沖擊著人們的視覺，人們正經(jīng)受著最嚴重的審美疲勞，單純靠畫面給人的刺激已經(jīng)大大降低，聲音是增強畫面沖擊力的絕佳武器。（3）PPT設(shè)計公司的崛起，讓PPT聲音的處理專業(yè)化，聲音素材庫搭建起來，各類聲音編輯軟件應(yīng)用自如，配音設(shè)備逐步完善，PPT中聲音運用的規(guī)律也已經(jīng)把握到位。

【絕招十：退“三”進“七”】

要讓PPT高人一等有很多方法，率先使用PowerPoint201*/201*，無疑是最有效的捷徑。從PPT專業(yè)應(yīng)用角度看，PowerPoint的以下特點都是我們極為推崇的。（1）操作界面更美觀、更人性化

●全新的vista般操作界面，讓人賞心悅目；

●對文件整體管理的功能集中到左上角的office按鈕里，為操作區(qū)留出更大空間；●操作區(qū)域更開闊、歸類更合理，操作熟練后一目了然；

●自定義按鈕非常個性化，把常用的功能放在這里調(diào)用更快捷；●選擇窗格與Photoshop窗格類似，“層出不窮”成為現(xiàn)實，使PPT各項功能全面提升；●放大/縮小按鈕與視圖模式按鈕同時放置于右下角，更適應(yīng)一般人的操作習(xí)慣。（2）繪圖和設(shè)計功能更強大（3）豐富而實用的功能集群這些功能包括：●SmartArt圖表，可以把文字輕松轉(zhuǎn)化為圖表。（只是目前所的圖表種類較少，質(zhì)感過于單調(diào)，從設(shè)計的角度并不主張過多應(yīng)用。）

●為PPT文件減肥，201*版的PPTX格式的文件比201*版的PPT格式文件小了很多�！馪PT可以直接轉(zhuǎn)為pdf、xps、jpg等格式，并可把其中的部分PPT頁面發(fā)布出來，供各類場合使用。

●有效防止文檔崩潰，在201*版里一旦文檔出錯，沒有保存的數(shù)據(jù)都會丟失；201*版則能夠盡力恢復(fù)程序關(guān)閉前的狀態(tài)。

但201*版也存在一些明顯的遺憾：其一是對電腦硬件要求較高。不少學(xué)員反映，500MHz以下的處理器、256MB以下的內(nèi)存的電腦用起來都較吃力。其二是與201*版的兼容性不夠。PPTX文檔一般要轉(zhuǎn)化成PPT文檔或者安裝插件才能在201*版的PowerPoint中讀取。用201*版所作的立體藝術(shù)文字、藝術(shù)圖形在201*版中是無法編輯的，部分顏色漸變效果、陰影效果、文字效果，甚至一些動畫在201*版里會發(fā)生變形，需要在201*版里對照編輯。但這些缺陷改變不了201*/201*版快速普及的趨勢，要想實現(xiàn)超人一等的PPT表現(xiàn)效果，PowerPoint201*/201*無疑是最佳的選擇。

擴展閱讀：如何做出令人叫好的PPT

10招，讓你制作出讓人叫好的PPT

如果你現(xiàn)在設(shè)計出來的PPT還是讓聽眾倒頭大睡，如果您設(shè)計的PPT還是雜亂無章、文本過多、美觀欠缺，如果你現(xiàn)在設(shè)計的PPT還是不能很好的傳遞你要表達的信息。那么本文提出的這10個建議將幫助您制作出專業(yè)且引人注目的PPT。

絕招1：保持簡約,而非簡單PowerPoint軟件可方便地顯示圖形信息，并支持解說與附錄功能。PPT本身從來不是演示的主角。（當然，觀眾才是主角。）人們來傾聽、感受或接受您傳達的信息（或二者兼而有之）。不要讓PPT喧賓奪主，所以它們不必過于繁雜或充滿所謂的“PPT圖表垃圾”，您的PPT應(yīng)力求簡潔。

您的PPT應(yīng)該留有大量的空白空間，或?qū)嶓w周圍的空間。不要被迫用妨礙理解的標識或其它不必要的PPT圖形或文本框來填充這些空白區(qū)域。PPT上的混亂越少，它提供的視覺信息就越直觀。

絕招2：限制要點與文本數(shù)量做PPT前一定要清楚你演講的對象是觀眾。如果用一條又一條的要點令你的觀眾生厭可沒有好處。最優(yōu)秀的PPT可能根本沒有文本。由于今天人們過于依賴文本型PPT，我們所說的“word文檔的搬家”就是這個意思。記住，PPT的目的在于支持演說者的敘述，而不是使演說者成為多余的人。

經(jīng)常聽到有人這樣說：“對不起，我沒有看到您的PPT。聽說它很不錯，您可以把您的PPT發(fā)給我嗎？”但如果它們是不錯的PPT，沒有您的解說，它們就沒有多大用處。

所以除了PPT以外，最好還要準備一份書面資料，強調(diào)并詳細說明演示中的內(nèi)容。向觀眾發(fā)送說明PPT的詳細書面宣傳材料，比僅用PPT，更利于觀眾理解演示的內(nèi)容。在演示完成以后，再向觀眾發(fā)放一份詳細的宣傳材料或印刷物，您就不必用大量文本來填充PPT。

我們將在下面的交付部分說明更多細節(jié)，但只要涉及到演說，請記住一點，決不能將背朝向觀眾，逐字閱讀PPT上的文字，這樣做是一個失敗演說的開始。

這種PPT在教學(xué)課件里很普通，它不是一個演說的輔助道具，更像是一個視力檢查表。

在做演說時應(yīng)盡力避免使用這樣的文字過多（并讓人昏昏入睡）的PPT

可以考慮使用上面這類針對性強的PPT，powerpoint這個軟件的名字也叫你這樣做，對，關(guān)鍵

字。

這幅的效果更好

絕招3:限制過渡與動畫謹慎使用PPT動畫與PPT過渡。加入一些動畫當然不錯，但應(yīng)堅持使用最精致、專業(yè)的動畫（類似于您在晚間電視新聞上看到的動畫）。

對于要點來說，使用簡單的從左至右顯示（通過動畫菜單）就行了，但移動(Move)或漂動(Fly)動畫就顯得過于沉悶與緩慢（然而，今天許多演示還使用這種形式的動畫）。一幀接一幀的動畫很快就會讓聽眾感到厭煩。至于PPT之間的過渡，只需要使用二到三種類型的過渡特效，不要在所有PPT之間添加特效。

絕招4:使用高質(zhì)量的圖片使用高質(zhì)量的圖片，包括照片。您可以用數(shù)碼相機拍攝高質(zhì)量的相片，購買專業(yè)圖庫，或使用網(wǎng)絡(luò)上的大量優(yōu)質(zhì)圖像資源。（但要小心版權(quán)問題。）決不要地將小尺寸、低分辨率的相片簡單拉伸，使它適合PPT的布局這樣做只會進一步降低圖片的分辨率。

避免使用PPT軟件內(nèi)嵌的剪貼畫或其它卡通式的藝術(shù)線條。在1993年使用這些內(nèi)容可能會讓人感興趣，但如今還應(yīng)用剪貼畫則會降低制作人的專業(yè)水準。當然也有例外情況，并不是所有的PPT剪貼畫都讓人生厭，但還是小心謹慎地使用它們?yōu)楹谩?/p>

我經(jīng)常在PPT中使用人物圖片，因為人物照片有助于增加觀眾與PPT之間的情感聯(lián)系。如果相片處于次要地位，我就降低不透明性，并在Photoshop中增加一個高斯模糊或動態(tài)濾鏡；如果相片位于主要區(qū)域，我希望觀眾注意它（例如產(chǎn)品圖片），那么圖片可以變得更為顯著，且不必要多少（或根本不需要）文字說明。

避免使用這類低劣的剪貼畫

這幅經(jīng)過編輯的圖片在放PPT里顯得更專業(yè)

在這個字幕PPT中，圖片占主要地位

這個PPT來自同一演示，首先經(jīng)過Photoshop的編輯，圖片變得次要，并被推到背景部分

絕招5:建立一個視覺主題，但避免使用PPT軟件提供的模板

很明顯，在整個演示中，您需要一個一致的視覺主題，但PPT軟件中的大多數(shù)模板觀眾已經(jīng)看了無數(shù)次（另外，用模板開始演示的效果并不那么強烈）。

觀眾期待看到一個包含新鮮內(nèi)容（至少對他們來說是這樣）的獨特演示；此外，觀眾為什么要參加您的演示呢？沒有人會對千篇一律的演示感興趣，因此我們必須避免使用輔助性的圖片，如隨處可見的PPT設(shè)計模板，它只能說明演示非常刻板，或提前就設(shè)計完成了。

您可以制作自己的背景模板，它能夠更為適應(yīng)您的需要。然后您可以將這個PPT文件保存為設(shè)計模板（擴展名為.pot），這個新模板就會出現(xiàn)在微軟標準模板中，方便以后使用。您還可以在線購買專業(yè)的模板。

絕招6:使用適當?shù)腜PT圖表

經(jīng)常問自己這個問題：“我需要多少細節(jié)？”一般制作者害怕在PPT的圖表中加入過多的數(shù)據(jù)。有幾種以圖表形式顯示數(shù)據(jù)的方法；以下是需要緊記的工具：

圓餅圖：用于顯示比例。將分割塊的數(shù)目限制在4-6塊，用顏色或碎化的方式突出最重要的塊。

柱狀圖：用來顯示一段時間內(nèi)數(shù)量的變化情況。將豎條的數(shù)目限制在4-8條最佳

條形圖：用來比較數(shù)量。例如，比較公司四個部門的銷售額

曲線圖：用于說明趨勢。例如，下面這幅簡單的曲線圖說明我們的銷售在逐年增長。增長趨勢良好。最后的箭頭強調(diào)一個問題：我們將來的發(fā)展似乎不錯。

通常來說，表格最適于比較并行數(shù)據(jù)資料

但是，表格可能缺乏視覺效果。例如，如果您希望說明您們做出的貢獻顯著高于其它兩個部門，最好以條線圖（見下圖）的形式進行說明。但如果您希望弱化您們的貢獻低于其它部門這一事實，用表格傳達信息就可減少人們的注意力或感情色彩。

絕招7:PPT配色恰到好處

色彩激發(fā)情感。顏色可傳遞感情。合適的顏色具有說服與促進能力。研究表明色彩能夠提高興趣，改善學(xué)習(xí)過程中的理解與記憶能力。

您不必成為顏色理論專家，但至少了解一些這方面的知識有會好處。一般顏色可分為兩類：冷色（如藍和綠）和暖色（如橙或紅）。冷色最適合做背景色，因為它們不會引起我們的注意。暖色最適于用在顯著位置的主題上（如文本），因為它可造成撲面而來的效果。因此，絕大多數(shù)PPT的顏色方案都使用藍色背景，黃色文字也就不足為奇了。但您不必強迫使用這種顏色方案，也可以做一些改變，使用其它的顏色。

如果您將在暗室（如大廳）中進行演示，使用深色背景（深藍、灰等）再配上白或淺色文字可取得不錯的效果。但如果您計劃將燈打開（這是相當明智的），白色背景配上深色文字處理會得到更好的效果。在燈光明亮的房間內(nèi)，用深色背景配淺色文字效果不佳，但淺色背景配深色文字會更好地維持視覺效果。

絕招8：選擇適當?shù)腜PT字體

字體可傳遞微妙的信息，所以要仔細選擇PPT字體。在整個PPT演示中使用相同的字體，補充字體不要超過兩個（如Arial和Arial粗體）。確信自己了解serif字體（如TimesNewRoman）和sans-serif字體（如Helvetica或Arial）之間的差異。含有大量文本的材料大多用serif字體。據(jù)說這種字體在小磅值下更易于閱讀，但對于屏幕演示而言，由于幻燈機的分辨率相對較低，使用這種字體可能不夠清晰。

sans-serif字體一般用來制作PowerPoint演示，但應(yīng)盡量避免使用千篇一律的Helvetica字體。GillSans字體界于serif字體與sans-serif字體之間，看起來專業(yè)而友好，并具有“交談效果”。不管使用哪個字體，都必須保證在房間后面看得清文字。

絕招9：在PPT中應(yīng)用視頻或音頻

適當?shù)臅r候插入視頻或音頻。應(yīng)用視頻短片對具體的例子進行說明，可提高主動認知能力，這是人們自然的學(xué)習(xí)方式。在PPT中，不必利用應(yīng)用程序或打開錄像機就可使用視頻短片。應(yīng)用視頻不僅可以更好地說明您的觀點，還可以作為變換口味的手段，因而能夠激發(fā)觀眾的興趣。

您還可以在PPT中使用音頻剪輯（如采訪過程）。但避免使用PPT中的嘈雜音效（如過渡PPT時使用的號角聲或掌聲）。在動畫中使用過量的聲效肯定會使觀眾喪失興趣。

絕招10：花時間對PPT進行細分根據(jù)多媒體學(xué)習(xí)理論的細分原則，當信息以小塊或小片段的形式呈現(xiàn)時，更易于人們理解。離開PPT視圖進入PPT細分視圖，您可以查看演示播放的邏輯流程。在這個視圖中，您可以將一個PPT分割成二個或三個PPT，這樣PPT就具有更加自然與邏輯化的流程或進程。您還可以從觀眾的角度了解PPT的總體效果。并且發(fā)現(xiàn)更多可以被刪除的無關(guān)緊要的視覺數(shù)據(jù)，增加PPT的視覺清晰度，提高信息傳達效果。

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