英語(yǔ)協(xié)會(huì)秘書(shū)處工作制度
英語(yǔ)協(xié)會(huì)秘書(shū)處工作制度
英語(yǔ)協(xié)會(huì)秘書(shū)處是英協(xié)不可或缺的一個(gè)部門(mén)。常設(shè)5名干部,其中秘書(shū)長(zhǎng)、副秘書(shū)長(zhǎng)各一人,干事3人。秘書(shū)處主要負(fù)責(zé)協(xié)會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)相關(guān)資料的搜集匯總等日常工作;例會(huì)、活動(dòng)的考勤工作;及時(shí)傳達(dá)各項(xiàng)文件的通知;對(duì)協(xié)會(huì)的例會(huì)、活動(dòng)進(jìn)行記錄;整理修改各項(xiàng)活動(dòng)的總結(jié)和通訊;對(duì)協(xié)會(huì)干部的考核以及評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)等。秘書(shū)處直接關(guān)系到各個(gè)部門(mén)工作的順利開(kāi)展和彼此之間的聯(lián)系與合作。因此,為了更好體現(xiàn)秘書(shū)處的職責(zé)與作用,現(xiàn)制定如下制度:
一、新干事招聘制度
根據(jù)社團(tuán)聯(lián)社工委的統(tǒng)一部署,英協(xié)在每學(xué)年十月份進(jìn)行招新活動(dòng)。通過(guò)面試錄取7到9名新生作為秘書(shū)處的試用干事,具體標(biāo)準(zhǔn)如下:
1)有一定的電腦操作水平,打字速度快,會(huì)使用Word、Excel等Office常用辦公軟件。
2)有一定的口頭表達(dá)能力,有比較好的文學(xué)素養(yǎng)及文字編輯能力。3)態(tài)度認(rèn)真,為人誠(chéng)懇,具有較強(qiáng)的可塑性。4)英語(yǔ)口語(yǔ)較好。
二、新干事試用制度
新干事試用期為一個(gè)月,試用期滿且符合以下要求的可以轉(zhuǎn)為正式干事。
1)有強(qiáng)烈的留任愿望,并承諾無(wú)特殊情況,不中途離職。
2)試用期間的表現(xiàn)優(yōu)秀。工作熱情、認(rèn)真、負(fù)責(zé)、細(xì)心。能及時(shí)、高效完成協(xié)會(huì)布置的各項(xiàng)工作。
3)有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)及溝通能力,有良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。4)有實(shí)干精神,積極向上。
5)擁有良好的待人接物的禮節(jié)禮儀和技巧。
三、例會(huì)制度1)英協(xié)例會(huì)定于每周三晚9:40在04324召開(kāi)(若有特殊情況可根據(jù)具體條件調(diào)整開(kāi)會(huì)時(shí)間或地點(diǎn),如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知所有干部)。例會(huì)期間,手機(jī)一律調(diào)為振動(dòng)、無(wú)聲或關(guān)機(jī);非特殊情況,嚴(yán)禁接聽(tīng)電話、發(fā)短信。
2)會(huì)議由秘書(shū)處干部輪流主持。主持人應(yīng)在周三中午與相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)系好,以確定會(huì)議流程。
3)會(huì)議內(nèi)容:會(huì)議總結(jié)上周工作情況,聽(tīng)取各專(zhuān)項(xiàng)負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作,指出不足之處并予以糾正。布置并討論本周主要工作。
4)每次例會(huì)各干部必須全體出席,準(zhǔn)時(shí)到會(huì),不得無(wú)故缺席。因病,事不能出席會(huì)議者應(yīng)事先向秘書(shū)長(zhǎng)請(qǐng)假。各部成員在會(huì)上要積極發(fā)言,提出意見(jiàn)和建議。秘書(shū)處干事認(rèn)真做好筆錄,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
5)負(fù)責(zé)通知的干部須通知到英協(xié)所有干部準(zhǔn)確的時(shí)間、地點(diǎn)及相關(guān)事宜。
四、會(huì)議及活動(dòng)考勤制度
1)考勤記錄,由秘書(shū)處負(fù)責(zé)整理保管。
2)全體干部必須準(zhǔn)時(shí)出席,不得缺席,遲到,早退。如有事不能出席須向秘書(shū)長(zhǎng)請(qǐng)假,否則以缺席論處。
3)例會(huì)考勤須用英語(yǔ),活動(dòng)考勤則設(shè)立簽到處。
4)對(duì)無(wú)故缺席或遲到者,負(fù)責(zé)考勤的干部應(yīng)盡職盡責(zé),須在第一時(shí)間與其聯(lián)系,讓其說(shuō)明原因并做好記錄。完后將考勤情況報(bào)給社聯(lián)紀(jì)檢部。
5)遲到三次作缺席一次處理,無(wú)故缺席三次則作自動(dòng)退會(huì)處理。6)每個(gè)月末匯總一次出勤情況,并在月初召開(kāi)第一次例會(huì)前交給會(huì)長(zhǎng)。7)考勤結(jié)果與干部考核及干部評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)掛鉤。
五、資料采集,準(zhǔn)備及檔案管理制度
1)秘書(shū)處成員應(yīng)及時(shí)收集準(zhǔn)備好活動(dòng)相關(guān)資料,并做好活動(dòng)后相關(guān)資料的整理(活動(dòng)照片,活動(dòng)總結(jié)及通訊稿等)
2)活動(dòng)總結(jié)應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后三天內(nèi)寫(xiě)好,具體要求詳見(jiàn)附錄。
3)活動(dòng)開(kāi)始前三天應(yīng)邀請(qǐng)并提醒記者團(tuán)的干部在活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程中拍照。
4)資料管理負(fù)責(zé)人須及時(shí)將各部各類(lèi)與本部工作相關(guān)文件及時(shí)歸檔。5)各部門(mén)策劃籌備的各項(xiàng)活動(dòng)的所有資料,必須以文檔形式(包括電子稿及打印稿)交秘書(shū)處存檔,以備查找。
6)檔案管理應(yīng)分門(mén)別類(lèi)。
本制度自公布之日起實(shí)行!
英語(yǔ)協(xié)會(huì)秘書(shū)處
起稿人:羅念二九年十一月二十三日
附錄
活動(dòng)總結(jié)具體要求如下:
活動(dòng)總結(jié)必須在活動(dòng)結(jié)束后三天內(nèi)寫(xiě)好,秘書(shū)處每個(gè)人都要寫(xiě),然后匯總給一個(gè)人整合出一篇比較好的文章;顒(dòng)總結(jié)先由秘書(shū)長(zhǎng)審核再由社聯(lián)項(xiàng)目部審核,秘書(shū)長(zhǎng)審核無(wú)誤后,將電子稿發(fā)到社團(tuán)聯(lián)郵箱(ggysshetuanlian@163.com).發(fā)稿人到社聯(lián)辦公室確認(rèn)稿件得到審核,再將打印稿一份交給社聯(lián)項(xiàng)目部,一份交給秘書(shū)長(zhǎng);顒(dòng)總結(jié)格式:標(biāo)題:黑體三號(hào)、居中正文:宋體小四號(hào)
頁(yè)邊距:左右3.5上下2.5行間距:固定值20磅
落款日期:大寫(xiě)(如:二00九年十一月二十三日)
活動(dòng)總結(jié)內(nèi)容要求:突出活動(dòng)特色、效果,交代活動(dòng)流程,指出活動(dòng)存在的不足并提出改正建議。語(yǔ)言簡(jiǎn)練,有適當(dāng)?shù)奈牟桑謹(jǐn)?shù)1200左右。無(wú)錯(cuò)別字,標(biāo)點(diǎn)正確。
注意事項(xiàng):稿件以附件形式;主題為:英語(yǔ)協(xié)會(huì)××活動(dòng)總結(jié)
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英語(yǔ)協(xié)會(huì)規(guī)章制度
英語(yǔ)協(xié)會(huì)簡(jiǎn)介
英語(yǔ)協(xié)會(huì)是由我院團(tuán)委、社團(tuán)聯(lián)合會(huì),英語(yǔ)教研室大力支持的,由學(xué)生自發(fā)組織的,自愿參加并全心全意為廣大英語(yǔ)愛(ài)好者服務(wù)的先進(jìn)學(xué)生團(tuán)體。本協(xié)會(huì)有較強(qiáng)的組織力、號(hào)召力,通過(guò)開(kāi)展豐富多彩、形式多樣的課外活動(dòng),來(lái)營(yíng)造健康向上的校園文化、學(xué)習(xí)氛圍,為廣大學(xué)生創(chuàng)造良好的英語(yǔ)學(xué)習(xí)環(huán)境,豐富并發(fā)展各自的興趣、愛(ài)好、特長(zhǎng)。
本協(xié)會(huì)設(shè)會(huì)長(zhǎng)一名,副會(huì)長(zhǎng)兩名。會(huì)長(zhǎng)為總負(fù)責(zé)人,統(tǒng)籌協(xié)會(huì)的發(fā)展,對(duì)協(xié)會(huì)負(fù)責(zé),享有決定權(quán),任免權(quán),罷免權(quán),頒獎(jiǎng)權(quán)等;副會(huì)長(zhǎng)負(fù)責(zé)協(xié)會(huì)日常工作和臨時(shí)工作,副會(huì)長(zhǎng)、會(huì)長(zhǎng)主持日常工作,分管若干部門(mén),協(xié)調(diào)各部門(mén)工作。同時(shí)分設(shè):組織部,策劃部,秘書(shū)處,宣傳部,學(xué)習(xí)輔導(dǎo)部,外聯(lián)部,英語(yǔ)廣播站等七大部門(mén)。
英語(yǔ)協(xié)會(huì)干部管理制度
第一條:協(xié)會(huì)干部覺(jué)遵守校紀(jì)、校規(guī)和《大學(xué)生行為守則》。第二條:協(xié)會(huì)干部在會(huì)期間應(yīng)嚴(yán)格遵守協(xié)會(huì)的各項(xiàng)規(guī)章制度。
第三條:協(xié)會(huì)干部熱愛(ài)協(xié)會(huì)工作,富有責(zé)任心,并收集、積累、借鑒好的工作、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)。
第四條:協(xié)會(huì)主要干部必須按時(shí)參加一切必要會(huì)議或者英語(yǔ)角活動(dòng)。第五條:對(duì)于無(wú)故消極對(duì)待協(xié)會(huì)規(guī)章制度的干部有權(quán)取消其職務(wù)。
英語(yǔ)協(xié)會(huì)會(huì)員管理制度
第一條:尊敬師長(zhǎng),關(guān)心同學(xué),嚴(yán)于律己,寬以待人,助人為樂(lè),誠(chéng)實(shí)守信,朝氣蓬勃,積極向上,謙虛謹(jǐn)慎,實(shí)事求是,培養(yǎng)良好的個(gè)人品性和習(xí)慣,擁有良好的心理適應(yīng)能力。
第二條:英語(yǔ)協(xié)會(huì)成員必須服從各部長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)和管理,不得參與違反協(xié)會(huì)宗旨和校紀(jì)的一切活動(dòng)。
第三條:一如既往地關(guān)心英語(yǔ)協(xié)會(huì)的活動(dòng),在廣大青年中起模范帶頭作用。第四條:會(huì)員不得無(wú)故缺席協(xié)會(huì)組織的各項(xiàng)集體活動(dòng),如:開(kāi)會(huì)、看電影、英語(yǔ)
角等,有事需請(qǐng)假,批準(zhǔn)后方可缺席,三次以上無(wú)故不到,五次以上無(wú)故遲到將取消會(huì)員資格。
英語(yǔ)協(xié)會(huì)會(huì)員考核制度
例會(huì)考核(20%)是否按時(shí)參加英語(yǔ)協(xié)會(huì)例會(huì)以及會(huì)議記錄活動(dòng)考核(20%)參與協(xié)會(huì)英語(yǔ)角活動(dòng)情況工作能力(40%)
1、對(duì)上級(jí)安排的工作完成情況以及活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)表現(xiàn)(30分)2、管理會(huì)員以及動(dòng)員會(huì)員參加活動(dòng)能力(3、在參與其他部門(mén)活動(dòng)時(shí)的表現(xiàn)(4、按時(shí)交納工作計(jì)劃,工作總結(jié),協(xié)會(huì)發(fā)展建議等書(shū)面性材料情況(5、處理問(wèn)題的效率情況,組織協(xié)調(diào)工作能力;6、工作態(tài)度以及所負(fù)責(zé)的工作成績(jī)情況?偡郑100分)創(chuàng)造性以及對(duì)協(xié)會(huì)的貢獻(xiàn)(15%)
1、積極提出比較完整的協(xié)會(huì)改革方案,管理制度或較成熟的工作意見(jiàn)等2、積極與商家或其他部門(mén)聯(lián)系拉取活動(dòng)資金加分3、策劃并開(kāi)展有影響力的創(chuàng)新性活動(dòng)加分4、積極擴(kuò)大協(xié)會(huì)的影響力,在協(xié)會(huì)宣傳方面作出貢獻(xiàn)團(tuán)隊(duì)精神(5%)2、對(duì)人對(duì)己是否嚴(yán)格,是否善于聽(tīng)取各種意見(jiàn);3、群眾基礎(chǔ)是否良好。
1、30分)10分)
((10分)
是否善于團(tuán)結(jié)各種類(lèi)型的人共同工作;10分)分)
西安科技大學(xué)高新學(xué)院英語(yǔ)協(xié)會(huì)201*-2-13
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