工程機械債權(quán)管理專業(yè)化
工程機械債權(quán)管理專業(yè)化
債權(quán)管理并不可怕,可怕的是受到銷售人員的挑戰(zhàn)與阻擾,可怕的是代理商迫于銷售壓力而屈就。
每年二季度,隨著大量工程建設(shè)的恢復,各地的工程機械銷售也隨之出現(xiàn)繁忙景象。不過即便是到了工程機械銷售的傳統(tǒng)旺季,代理商債權(quán)管理的這根弦也不能松懈。以往的經(jīng)驗告訴我們,越是處在銷售旺季,代理商更應該重視并將債權(quán)管理的費用預算、人員安排、流程控制等方面真正落到實處,避免因疏忽債權(quán)管理而使自己陷入財務困境。
弊病
“重銷售、輕監(jiān)控”
201*年開始,不斷收緊的工程機械市場對工程機械各大企業(yè)的資金鏈帶來了不少沖擊,因此無論是代理商還是制造商在市場低迷時紛紛加大了債權(quán)管理工作,以期將不良業(yè)務的影響降至最低。但是即便如此,有些制造商、代理商對債權(quán)管理仍沒有樹立正確的認識。
有些代理商認為債權(quán)管理在市場形勢不好時可以降低企業(yè)資金鏈的風險,而市場形勢好轉(zhuǎn)后,債權(quán)管理工作可以適當減弱,尤其是銷售前的信審工作,害怕對銷售造成不良影響,“耽誤”搶占市場份額。另外,代理商極易受到制造商激進銷售政策的影響,種種因素綜合之下,代理商往往對債權(quán)管理睜一只眼閉一只眼。
的確,銷售旺季時,代理商為提高銷量,恨不得將所有工作人員都派到銷售一線,忽略債權(quán)管理中重要的信審環(huán)節(jié)似乎成了理所當然。信審走過場,信審中出現(xiàn)各類違反既定信審制度的問題,也往往無人問津。
即使信審人員發(fā)現(xiàn)問題并要求及時糾正,也可能因為銷售緊迫而被擱置,表現(xiàn)出典型的“重銷售、輕監(jiān)控”的慣有毛病。
不過,經(jīng)歷過市場低迷,資金鏈危機的制造商、代理商應該明白,無論市場好壞,債權(quán)管理都不應該放松,畢竟,只要銷售是非全款結(jié)算,賬面上的利潤就還“漂”在市場中,只有將應收賬款轉(zhuǎn)為貨幣收入,利潤才能落地。
觀點
債權(quán)管理重在預先防范債權(quán)管理并不可怕,可怕的是受到銷售人員的挑戰(zhàn)與阻擾,可怕的是代理商迫于銷售壓力而屈就。
一般而言,公司內(nèi)的銷售部與債權(quán)部似乎是不可相容的兩個部門,如何來化解二個部門的矛盾,既能夠維護銷售政策的貫徹實施,同時又能夠履行債權(quán)管理部門的職責,把風險控制融入到銷售中的每一個環(huán)節(jié),這是每一個管理者都應該思考的問題。
對此,筆者建議引入第三方專業(yè)機構(gòu),專門為公司提供債權(quán)管理整體解決方案,站在公司層面的高度來認識解決債權(quán)管理的問題,協(xié)調(diào)與促進銷售部門與債權(quán)管理部門的分工協(xié)作。
首先,第三方專業(yè)機構(gòu)可以避開銷售部、債權(quán)部的利益沖突,以公司需要為出發(fā)點,提供適合自身特點的債權(quán)管理制度與流程,包括各類具有法律效力的合同文本、格式文書,對于銷售部門的具體要求及特點,設(shè)計配置債權(quán)管理人員崗位。
其次,能夠構(gòu)建一個清晰合理的多方法律關(guān)系,F(xiàn)實中往往出現(xiàn)分期合同、按揭合同、融資租賃合同與其他類型的買賣合同(比如以租代售合同)這些混搭的情況出現(xiàn),導致在合同文本上出現(xiàn)“一機二賣”的后果,在民事訴訟過程中,可能會出現(xiàn)訴訟主體不適合或者陷入法律關(guān)系混雜而難以理清的局面。
再次,理想的債權(quán)管理方式應該是“松銷售、緊監(jiān)控”,通過引入第三方專業(yè)機構(gòu),就可以實現(xiàn)“松銷售、緊監(jiān)控”的目標。例如有業(yè)內(nèi)人士提出了符合工程機械行業(yè)特點的“大信審”概念,就是債權(quán)管理需要堅持“全員信審、全面信審、全程信審”的大信審概念,在銷售前期、中期、后期,在涉及所有的崗位員工,對于客戶的所有資信狀況,都做到適時動態(tài)的掌握、評價、行動的管理方式。
另外,只有第三方機構(gòu)才能夠站在公司的高度,為公司提供適時客觀的債權(quán)管理狀況分析,提出解決方案,而避免銷售部、債權(quán)部受自身部門及個人利益所限。特別是第三方機構(gòu)通過適時提供逾期率、逾期與收入占比、壞賬預估、風險閥值等技術(shù)手段,為公司決策層提供數(shù)據(jù)化的風險預判,極大地幫助公司的客觀分析及理性決策,為避免出現(xiàn)重大的財務損失提供有力保障。
意識
樹立正確的債權(quán)管理成本觀
有些代理商擔心一味加強債券管理工作會增加代理商的成本。對此,有一個形象的例子可以說明這個問題:有人認為打乙肝疫苗并非必要,認為得乙肝的幾率很低。但是一支國產(chǎn)的乙肝疫苗只要30元,而治療乙肝需要多少費用?數(shù)千元、數(shù)萬元,并且還沒有特效藥。二者費用相差甚遠,但總是有人不愿意支付少量的乙肝疫苗的費用,而甘愿面臨巨額的乙肝治療費的風險。這種思想,在工程機械代理商里并不乏少數(shù)。工程機械行業(yè)的債權(quán)管理,迫切需要有合理的成本意識,需要有預先支付合理預防費用的理念。我們認為,在“松銷售、緊監(jiān)控”的原則下實行的債權(quán)管理,并不會增加太多的經(jīng)營成本,所增加的費用與事后加大催帳、拖機、訴訟等支出相比,少之又少,同時通過債權(quán)管理培養(yǎng)出客戶還款以及重視債務承擔的習慣,也最大化地降低了壞賬、呆賬比率,這種間接的公司經(jīng)營收益難以估量。
擴展閱讀:工程機械債權(quán)部的重要性
國內(nèi)市場發(fā)展現(xiàn)狀和國外市場發(fā)展歷程表明,分期付款、按揭和
融資租賃等信用銷售方式肯定將成為未來中國工程機械市場占據(jù)主導位置的幾種銷售方式。信用銷售不僅極大地刺激了產(chǎn)品銷量的提升,同時也因為回款周期長、不確定因素多而給生產(chǎn)廠家和代理商帶來很大的市場風險。在這種市場大背景下,工程機械代理商必須盡快建立和完善債權(quán)管理部門,以應對信用銷售帶來的市場風險,使自己的企業(yè)處于安全運營狀態(tài)。在此,筆者總結(jié)最近兩年對工程機械代理商債權(quán)部的認識和了解,總結(jié)如下:
一、債權(quán)部是每一個工程機械代理商必須建立的部門
很多工程機械代理商都感嘆掙錢不易,特別是信用銷售方式引入工程機械行業(yè)之后,銷售管理成為一項很復雜的工作,而且是馬虎不得的工作。盡管如此,部分工程機械代理商對市場風險的認識仍舊停留在口頭上,而沒有落實到實際工作中,市場運作還是重銷售而輕債權(quán)。事實上,正是由于缺乏有效的債權(quán)管理,不少代理商不但多年來的累計利潤全都“漂”在市場中,還負債經(jīng)營,一旦資金鏈崩潰,即造成不可挽回的破產(chǎn)局面。
因此,筆者建立每一個工程機械代理商都應該建立自己的債權(quán)部,最起碼也要有專人負責債權(quán)管理工作。原因有兩個,一是全款銷售在整體銷售中最終只會占據(jù)一小部分,無論是整機、配件,還是有償服務,信用銷售都將是主體;二是在信用銷售流程中,一個完整銷售過程是以全部貨款按時回收作為終結(jié)點的,產(chǎn)品售出僅僅是銷售流程的前端部分,債權(quán)管理即是對回款風險進行有效控制,保證整個銷售流程的安全完成。
在工程機械代理商委員會201*年代理商生存狀態(tài)調(diào)查報告中顯示,接受調(diào)查的代理商中設(shè)立債權(quán)管理部門的比例不到50%。最近兩年來,隨著代理商對于債權(quán)管理的認識有了很大的提高,設(shè)立債權(quán)管理部的代理商越來越多。那么,多大規(guī)模的工程機械代理商需要建立專門的債權(quán)管理部呢?筆者以為,年銷售額在5000萬元人民幣以上的代理商都應該建立專門的債權(quán)部,聘用專職債權(quán)管理人員,而不是由銷售人員或其他崗位人員兼任。5000萬元人民幣相當于60臺左右中噸位的挖掘機或200多臺5噸級的裝載機,如果以40%首付比例計算,債權(quán)部至少要管理3000萬元以上的資金,這對于代理商及合作廠家來講都是一個不小的數(shù)目。俗話說,“商人重利”,債權(quán)管理部恰好是幫助代理商安全獲利的重要保證。
二、設(shè)立債權(quán)部的意義不僅僅是控制回款風險
一些代理商認為,設(shè)立債權(quán)部的意義主要是控制應收賬款風險,說白了就是盯住回款。其實,應收賬款管理只是債權(quán)部職能的一部分,設(shè)立債權(quán)部的意義并不限于此,防范風險和利用風險也和控制風險一樣重要。
1.防范風險:防范風險主要指事前防范,即債權(quán)部在產(chǎn)品真正售出到達客戶手中之前應該做的風險防范工作。主要包括兩個環(huán)節(jié),一是債權(quán)部在銷售部與客戶簽定銷售合同之前對客戶信用進行考察,剔除那些存在高風險因素的客戶;二是債權(quán)部在銷售部向客戶交付產(chǎn)品之前對客戶首付款進行審核,阻止銷售部向那些沒有按照合同規(guī)定支付首付款的客戶交付產(chǎn)品,避免在合同執(zhí)行初期就形成拖欠款。
2.控制風險:控制風險主要指在銷售合同履行過程中對客戶還款進行有效管理,減少拖欠行為。主要是計劃回款和督促回款,這也是現(xiàn)階段工程機械代理商在債權(quán)管理方面做得最多的工作。
3.利用風險:利用風險主要指通過對客戶信用規(guī)律的分析和總結(jié),根據(jù)信用度對客戶實施分級管理,維持或擴大信用規(guī)模,使自己的抗風險能力成為市場競爭的重要武器。與風險防范和風險控制不同,利用風險似乎還是一個比較新鮮的話題,絕大多數(shù)代理商可能還考慮不到這個問題。市場風險是任何代理商都要面對的,抗風險能力強的代理商自然有更強的生存發(fā)展能力,市場風險就像一把利劍,能力差的代理商總在規(guī)避它,而能力強的代理商應該思考如何利用它,使之成為一道保護自己、打擊對手的競爭屏障。三、債權(quán)部的三大主要職能
工程機械代理商在建立債權(quán)部的時候基本上分為兩種模式,一種是按照債權(quán)管理流程劃分為三塊,即負責產(chǎn)品售前風險控制的銷售風險管理、負責產(chǎn)品貨款回收的應收賬款管理和負責處理法律糾紛的法律事務管理;另一種是按區(qū)域市場進行劃分,即根據(jù)管轄區(qū)域的大小安排若干名債券管理員,每名債權(quán)管理員都有相對應的管轄區(qū)域,統(tǒng)一負責銷售風險管理和應收賬款管理;法律事務則仍然由專人負責,往往是法律專業(yè)人士或律師來負責此項工作。無論是采用哪種模式,債權(quán)部有三大主要職能:
1.售前銷售風險管理:指債權(quán)部在銷售部向客戶交付產(chǎn)品之前對銷售風險進行的管理,主要包括客戶信用考察、客戶信用檔案建立與更新、銷售合同審核、銷售合同臺賬建立與管理、銀行及擔保機構(gòu)接洽、產(chǎn)品交付審核、銷售條件調(diào)整建議等,通過淘汰信用不合格客戶和嚴把產(chǎn)品交付關(guān),將售前銷售風險控制在最低水平。根據(jù)權(quán)威機構(gòu)研究結(jié)果,實施事前控制,可以減少70%的銷售風險。
2.售后應收賬款管理:指對售出產(chǎn)品的回款進行管理,這也是代理商普遍最重視的一個環(huán)節(jié),但也容易引起誤解,以為風險管理就是對應收賬款進行管理。售后應收賬款管理職能主要包括債權(quán)統(tǒng)計報表編制、債權(quán)分析、回款計劃制定與分解、回款計劃進度監(jiān)督、技術(shù)手段(如GPS)管理、外部機構(gòu)(銀行)對帳、內(nèi)部機構(gòu)(財務部門)對帳、擬采取強制手段客戶名單制定等,通過對應收賬款的有效管理,降低客戶還款逾期率和減少拖欠款客戶數(shù)量,提高回款率。盡管售后應收賬款管理是保證代理商正常資金周轉(zhuǎn)的最重要環(huán)節(jié),但與售前銷售風險管理有著密切關(guān)系,售前把關(guān)不嚴,售后承受的壓力必然加大。
3.法律糾紛管理:指對超過合同約定期限的拖欠款客戶采取法律行動,包括向拖欠款客戶發(fā)出催款律師函、配合公安或法院追回售出產(chǎn)品、起訴拖欠款客戶等。相對而言,法律糾紛管理職能比較單純,但這也是代理商能夠采取的最后手段,也是代理商被逼無奈的選擇。需要指出的是,代理商對法律手段的使用應該更加主動,利用法律手段強化客戶的守法意識。否則,被動使用法律手段可能最終能夠解決嚴重拖欠款問題,但也暗示其他守法客戶可以拖欠款,對代理商從整體上改善拖欠款狀況并沒有太多的幫助。
四、真正提高債權(quán)部在代理商組織內(nèi)部的地位
中國工程機械市場正處于從數(shù)量營銷向質(zhì)量營銷過渡的階段,盡管數(shù)量營銷給代理商帶來的弊端顯而易見,但繼續(xù)擴張規(guī)模仍然是現(xiàn)階段大多數(shù)工程機械代理商的首要目標。正是由于銷量的重要性,代理商對債權(quán)管理的重視程度并沒有真正體現(xiàn)在日場營銷運作中,突出表現(xiàn)在代理商經(jīng)常因為追求銷量而讓債權(quán)部為銷售部開綠燈放行,直接導致債權(quán)部為此而降低債權(quán)管理標準甚至形成虛無管理。
每年上半年都是工程機械產(chǎn)品銷售旺季,代理商的工作重點就是積極促進銷量提升,銷售部承受了巨大的壓力。而下半年則因為廠家或銀行回款的壓力,代理商的工作重點就轉(zhuǎn)向收款,債權(quán)部的工作才開始被企業(yè)重視。這種“上半年抓銷量、下半年抓回款”的狀況如果循環(huán)往復,代理商的經(jīng)營安全根本得不到保證,投機色彩很濃。不顧一切上銷量必然是以降低甚至犧牲客戶信用標準為代價的,銷量越大意味著銷售風險越大,意味著回款壓力越大,債權(quán)部并沒有發(fā)揮債權(quán)管理的作用。因此,代理商在繼續(xù)擴充規(guī)模的同時,必須將債權(quán)部視為保障企業(yè)經(jīng)營安全的重要閘門,銷售上量必須與債權(quán)管理相得益彰,債權(quán)管理應該從始至終,貫穿整個銷售年度。
提高債權(quán)部在組織內(nèi)部的地位不能是一句空話。在日常營銷運作過程中,債權(quán)部必須在以下幾個環(huán)節(jié)發(fā)揮作用:
1.參與產(chǎn)品銷售政策的制定,特別是銷售條件的制定;
2.銷售合同審核,在審核上債權(quán)優(yōu)先,即只有債權(quán)部審核通過的合同才能簽署;
3.代表企業(yè)向銷售部門下達回款計劃,銷售部門必須無條件執(zhí)行。
那么,強化債權(quán)管理部的權(quán)力會不會影響銷量提升呢?不會。首先,債權(quán)部是依據(jù)代理商企業(yè)事先確定的標準開展工作的,這些工作標準并不是債權(quán)部自己制定的,而是綜合了銷售、財務、市場等多家部門意見,最終由總經(jīng)理拍板定奪的。其次,如果市場環(huán)境發(fā)生變化或代理商內(nèi)部資金狀況發(fā)生變化,都可以通過重新調(diào)整債權(quán)管理標準來對債權(quán)部的工作進行調(diào)控。也就是說,債權(quán)管理部是依據(jù)企業(yè)制定的標準實事管理的。
五、代理商應注意債權(quán)部與銷售部門、財務部門之間的工作銜接
其實,工程機械代理商的債權(quán)管理工作并不是由債權(quán)部一個部門來完成的,銷售部和財務部也是承擔債權(quán)管理工作的重要部門。銷售部負責銷售產(chǎn)品,債權(quán)部負責貨款回收,財務部負責資金管理,三者之間是相互制衡的關(guān)系。因此,在實際債權(quán)管理工作中,工程機械代理商需要重視三個部門之間的工作銜接:
1.強調(diào)完整銷售的真正含義是售出產(chǎn)品并全部回款;
2.強調(diào)三個部門在債權(quán)管理中擔負的共同責任;3.定期組織三個部門召開工作協(xié)調(diào)會,建立協(xié)調(diào)機制;
4.統(tǒng)一規(guī)定三個部門的統(tǒng)計口徑,減少、消除因統(tǒng)計口徑不一致導致的工作摩擦;
5.增強財務部的營銷意識和服務意識,在財務統(tǒng)計中要考慮債權(quán)部的需要,減少重復勞動
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