賓館會議接待服務流程

會議服務流程

一、會前準備

1、掌握會議情況。根據(jù)飯店公關營銷部門或餐飲預定部門送發(fā)的“會議通知單”了解并掌握會議的有關情況。（1）會議主辦單位及會議名稱。（2）參加會議的人數(shù)和會議時間。（3）會議主席臺的人數(shù)、名單、身份等。（4）會議的茶水、水要等要求。（5）會議室布置要求。（6）會議的服務要求，等等。2、會議室布置：

（1）搞好會議室的清潔衛(wèi)生工作。（2）布置好會議主席臺人員的會前休息室。（3）按主辦單位要求懸掛會標。（4）按主席臺人數(shù)布置主席臺。

（5）按會議客人人數(shù)排好會議桌及座椅或沙發(fā)。（6）備好話筒，調試好擴音設備。（7）以盆景花草裝飾主席臺及會議室。

（8）調好會議室溫度，應控制在22攝度到24攝度。3、準備用具并擺放：（1）根據(jù)會議人數(shù)準備足量的熱水瓶、茶杯、茶葉、毛巾、巾籃、煙灰缸等用具，并按規(guī)定整齊擺放，應確保茶具的衛(wèi)生與完好無損。如會議需用礦泉水等飲料，則應準備相應的水杯或吸管。

（2）會議材料及文具（紙或筆記本、筆）等應按主辦單位要求事先擺好。

（3）如主席臺需用名卡，則應按主辦單位要求制作并擺放。（4）如會議需用水果，應按主辦單位要求的品種與數(shù)量準備并擺放（用保鮮膜包蓋）。

（5）做好會議主席臺人員會前休息室的茶水、毛巾、水果等的準備。（6）搞好公共洗手間的衛(wèi)生，各種衛(wèi)生用呂供應充足。（7）搞好衣帽間的衛(wèi)生，并備足衣架、存衣牌等物品。

4、檢查。上述準備工作完成以后，應作一次全面而又仔細的檢查。如發(fā)現(xiàn)有錯漏之處應及時糾正。最好能與會務組或大會秘書處的工作人員一起檢查。最后整理好自己的儀且儀容，恭候客人的到來。

二、會議服務

1、迎領服務：

（1）客人前來，迎領員應站在電梯口或會議室門口迎接客人，禮貌問候。

（2）及時引領客人進人會議室，請客人入座，以免大量客人擁堵會議室門口。

（3）根據(jù)需要提供衣帽服務。

（4）如有需要，應協(xié)助會議工作人員分發(fā)會議材料。（5）將會議主席臺人員引入會前休息室，休息室服務員在禮貌問候后提供茶水、點心或水果服務。

（6）會議客人全部進入會議室后，應及時關上會議室的門，但應事先明確會議工作人員的所坐位置，以便能及時聯(lián)絡。2、會中服務：

（1）客人入座后，會議室服務應由里到外依次為客人斟倒茶水，撤去水果盤上的保鮮膜。

（2）適時續(xù)水。一般要求會議室服務員半小時為客人斟倒一次茶水。（3）適時換毛巾。一般要求在會議中途休息時為客人更換一次毛巾。如主辦單位要求，還應在會中提供點心服務。

（4）會中休息時還應及時清理會議桌上的果皮等雜物，并撤換煙灰缸。

（5）注意觀察會議室溫度及音響效果，如有不當，應及時報告上級或通知工程維修部門。3、會后服務：

（1）會議結束時應及時打開會議室的門，服務人員應熱情送客、禮貌道別。如客人衣帽寄存，應及時取遞，協(xié)助穿戴。

（2）將會議中的場租費、茶水費、水果費等費用的匯總賬單請會議工作人員簽單，并及時送交飯店財務記入會議總賬。

（3）詢問會議工作人員下次會議的有關事宜，以便做好相應的準備工作。

（4）向會議工作人員征求服務方面的意見和要求，以便改進工作。（5）迎領員應將客人送出會議室門口，并引領至電梯口，按好電梯，示意客人進入電梯后道別。

三、會后整理

1、待會議客人全部離開后，關閉空調，打開會議室的門窗通風換氣。2、檢查有無尚未熄滅的煙蒂及客人的遺留物品，如有則應正確處理（方法與餐廳相同）。

3、將茶具、毛巾等物品分類整理，及時送至工作間進行清洗消毒。4、檢查設備、用具有無短缺或毀損，如有，則應開具賠償單請會議工作人員簽單后交財務入賬。

5、清理后有垃圾，搞好會議室的清潔衛(wèi)生，必要時進行消毒。6、關上窗戶，、拉好窗簾，關閉電燈等所有電器的開關，鎖好會議室的門。

四、注意事項

1、如有年老體弱客人參加會議，應提供特殊服務，并密切關注其情況。

2、應做好主席臺人員的休息室服務，在會前、會中休息時提供茶水、毛巾、點心、水果等服務。

3、主席臺講話人如有更換，應及時調換茶具并斟倒茶水。4、如會議內容不便讓服務人員知道，服務人員應及時退出會議室，但應備足開水、飲料等。

5、與會議工作人員隨時保持聯(lián)系，以便及時了解會議客人需要，從而做好相應的針對性服務。6、會前、會中如客人要租借設備、物品，或要求其他代辦服務，應盡量滿足客人要求。

7、在會議進行中，如有電話找與會客人時，應通過會議工作人員尋找客人，不能大聲尋呼。

8、在會議進行過程中，應保持會議室周圍的安靜，以確保會議安全。

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