駐外機(jī)構(gòu)管理辦法.初稿

駐外機(jī)構(gòu)管理辦法（初稿）

一、總則：

1、為加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)管理，規(guī)范駐外機(jī)構(gòu)工作，制定本辦法。

2、駐外機(jī)構(gòu)實(shí)行主任負(fù)責(zé)制，駐外機(jī)構(gòu)主任負(fù)責(zé)駐外機(jī)構(gòu)全面工作。駐外機(jī)構(gòu)主任對(duì)總裁負(fù)責(zé)。二、駐外機(jī)構(gòu)組織結(jié)構(gòu)

主任專員內(nèi)勤

三、駐外機(jī)構(gòu)工作職責(zé)（一）主任職責(zé)

1、駐外機(jī)構(gòu)主任負(fù)責(zé)駐外機(jī)構(gòu)日常工作的開展，承擔(dān)外部的協(xié)調(diào)工作，貫徹落實(shí)集團(tuán)各項(xiàng)規(guī)章制度和文件要求，及時(shí)向集團(tuán)反饋信息；2、嚴(yán)格監(jiān)督管理所轄區(qū)機(jī)構(gòu)各崗位工作；3、能承接本機(jī)構(gòu)各崗位工作；

4嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)的保密管理制度，不得把集團(tuán)內(nèi)部管理資料及相關(guān)保密文件予以傳閱或透露。（二）專員職責(zé)

1、協(xié)助主任開展各項(xiàng)駐外機(jī)構(gòu)的日常業(yè)務(wù)工作；2、及時(shí)做好出入境人員簽證及接送工作；

3、負(fù)責(zé)物品的出入庫(kù)物流的跟進(jìn)并做好記錄存檔備案；4、銜接好駐朝項(xiàng)目基地的訂貨申請(qǐng)，做好相關(guān)業(yè)務(wù)的梳理。（三）內(nèi)勤職責(zé)

1、負(fù)責(zé)辦事處的衛(wèi)生整理工作；2、負(fù)責(zé)駐外機(jī)構(gòu)來(lái)訪人員的接待；3、接聽電話做好記錄，及時(shí)反映；

4、認(rèn)真做好文件收發(fā)，做好行政人事文件的整理傳遞存檔，并妥善保管所有檔案；

5、負(fù)責(zé)管理各種費(fèi)用的初審及流程控制，每月初做好上月的辦公費(fèi)用明細(xì)，經(jīng)主任審閱呈報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)部；

6、負(fù)責(zé)駐外機(jī)構(gòu)考勤，每月1日把上月考勤經(jīng)主任審閱呈報(bào)集團(tuán)人力資源部；7、負(fù)責(zé)每周例會(huì)會(huì)議記錄，并做好傳遞工作。

（四）說明：如專員、內(nèi)勤未到崗，由主任代行專員、內(nèi)勤職責(zé)。三、駐外機(jī)構(gòu)人事管理

1、遵守集團(tuán)辦公室人事制度。

2、駐外機(jī)構(gòu)人員薪酬福利標(biāo)準(zhǔn)由集團(tuán)確定。

3、駐外機(jī)構(gòu)因工作需要增減人員，由駐外機(jī)構(gòu)主任向集團(tuán)提出書面申請(qǐng)，經(jīng)辦公室審核，報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后實(shí)施。人員招聘由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)，駐外機(jī)構(gòu)協(xié)助。5、駐外機(jī)構(gòu)建立駐外機(jī)構(gòu)人員檔案。四、駐外機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)管理

1、駐外機(jī)構(gòu)不設(shè)立獨(dú)立財(cái)務(wù)，遵守《湖南緯金投資集團(tuán)有限公司財(cái)務(wù)管理制度》。

2、駐外機(jī)構(gòu)物資采購(gòu)及大額支出，由駐外機(jī)構(gòu)工作人員提出申請(qǐng)，經(jīng)駐外機(jī)構(gòu)主任審批后，報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)部審核，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后，由集團(tuán)財(cái)務(wù)部直接支付。每月15日前支付的款項(xiàng)，當(dāng)月20日前向集團(tuán)財(cái)務(wù)部提供收款方開具的銷售憑據(jù)或收款憑據(jù)，15日后支付的款項(xiàng)，在次月2日前向集團(tuán)財(cái)務(wù)部提供收款方開具的銷售憑據(jù)或收款憑據(jù)。

3、零星開支以備用金支付。備用金領(lǐng)取及使用執(zhí)行《湖南緯金投資集團(tuán)有限公司備用金管理辦法》。

4、駐外機(jī)構(gòu)費(fèi)用報(bào)銷遵守《湖南緯金投資集團(tuán)有限公司費(fèi)用管理辦法》五、例會(huì)

駐外機(jī)構(gòu)每周一上午由主任組織召開周例會(huì)，駐外機(jī)構(gòu)全體工作人員參加。例會(huì)內(nèi)容：總結(jié)上周工作（具體工作內(nèi)容，重大失誤事項(xiàng)及改進(jìn)措施等），布置本周工作（本周具體工作內(nèi)容，重要事項(xiàng)強(qiáng)調(diào)等）。駐外機(jī)構(gòu)主任指定專人作會(huì)議記錄，在會(huì)后形成會(huì)議紀(jì)要，駐外機(jī)構(gòu)到會(huì)人員簽字后，于周一下午傳回公司總裁辦。

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工程公司駐外機(jī)構(gòu)管理辦法

為加強(qiáng)管理，規(guī)范管理流程，保證公司駐外機(jī)構(gòu)的有效規(guī)范運(yùn)行，特制定本管理辦法。

一、公司駐外機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)

根據(jù)“公司201*年度《人力資源管理方案》實(shí)施意見”精神，公司駐外機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)如下：

（一）越南代表處的主要職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)公司在當(dāng)?shù)氐氖袌?chǎng)開發(fā)工作和小型單機(jī)（備件）合同的執(zhí)行工作。

2、根據(jù)項(xiàng)目管理部的安排，完成項(xiàng)目合同執(zhí)行任務(wù)。3、協(xié)助現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部解決項(xiàng)目執(zhí)行中的問題，與現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部共同辦理公司在越南開展業(yè)務(wù)所必須的各種業(yè)務(wù)審批手續(xù)。

4、監(jiān)督公司在當(dāng)?shù)仨?xiàng)目的執(zhí)行情況，當(dāng)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目出現(xiàn)異常情況或重大問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目管理部或直接向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，保證項(xiàng)目的正常執(zhí)行。

5、認(rèn)真落實(shí)公司安全生產(chǎn)和緊急突發(fā)事件預(yù)案，確保公司員工在當(dāng)?shù)氐娜松砗拓?cái)產(chǎn)安全，不出現(xiàn)重大安全事故。

6、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理公司與當(dāng)?shù)厥诡I(lǐng)館、政府、業(yè)主及其它公共關(guān)系,及時(shí)提供當(dāng)?shù)馗鞣N政治、經(jīng)濟(jì)、法律以及業(yè)務(wù)信息。

7、負(fù)責(zé)公司來(lái)往人員的接待工作。8、完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。（二）緬甸代表處主要職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)公司在當(dāng)?shù)氐氖袌?chǎng)開發(fā)工作和小型單機(jī)（備件）合同的執(zhí)行工作。

2、根據(jù)項(xiàng)目管理部的安排，完成項(xiàng)目合同執(zhí)行任務(wù)。3、監(jiān)督公司在當(dāng)?shù)仨?xiàng)目的執(zhí)行情況，當(dāng)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目出現(xiàn)異常情況或重大問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目管理部或直接向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，保證項(xiàng)目的正常執(zhí)行。

4、認(rèn)真落實(shí)公司安全生產(chǎn)和緊急突發(fā)事件預(yù)案，確保公司員工在當(dāng)?shù)氐娜松砗拓?cái)產(chǎn)安全，不出現(xiàn)重大安全事故。

5、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理公司與當(dāng)?shù)厥诡I(lǐng)館、政府、業(yè)主及其它公共關(guān)系,及時(shí)提供當(dāng)?shù)馗鞣N政治、經(jīng)濟(jì)、法律以及業(yè)務(wù)信息。

6、負(fù)責(zé)公司來(lái)往人員的接待工作。7、完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。（三）各現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部的主要職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)項(xiàng)目執(zhí)行現(xiàn)場(chǎng)的全面管理工作。包括：（1）項(xiàng)目施工管理。包括：進(jìn)度、質(zhì)量、成本管理；（2）現(xiàn)場(chǎng)貨物的倉(cāng)儲(chǔ)管理；（3）現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)管理工作；

（4）考核、驗(yàn)收、交付業(yè)主等工作;

（5）安全生產(chǎn)管理，確保現(xiàn)場(chǎng)人員和資產(chǎn)安全；2、負(fù)責(zé)在項(xiàng)目開工地所需的各項(xiàng)審批手續(xù)的辦理工作。（1）施工許可證以及開工必須的手續(xù)；（2）人員進(jìn)出簽證；（3）聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)處理當(dāng)?shù)毓�共關(guān)系；3、負(fù)責(zé)項(xiàng)目在當(dāng)?shù)氐纳虅?wù)工作。（1）項(xiàng)目資金議付以及財(cái)務(wù)的管理；（2）合同索理賠工作;（3）現(xiàn)場(chǎng)收發(fā)貨物工作；（4）項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)工作。4、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。二、駐外機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)工作的歸口管理

（一）由市場(chǎng)部對(duì)公司駐越南代表處、駐緬甸代表處業(yè)務(wù)工作進(jìn)行歸口管理。

（二）由項(xiàng)目管理部對(duì)駐外各現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部業(yè)務(wù)工作進(jìn)行歸口管理。

三、駐外機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)工作的歸口管理

（一）越南代表處、緬甸代表處、各現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)工作統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行歸口管理；現(xiàn)場(chǎng)會(huì)計(jì)是公司財(cái)務(wù)部外派現(xiàn)場(chǎng)的財(cái)務(wù)管理人員，由現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部和財(cái)務(wù)部雙重領(lǐng)導(dǎo)。

（二）駐外機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)管理工作執(zhí)行公司制定的相關(guān)國(guó)家《駐外機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)管理辦法》。

四、駐外機(jī)構(gòu)行政工作的歸口管理

（一）駐外機(jī)構(gòu)人力資源管理工作由人力資源部進(jìn)行歸口管理。1、駐外機(jī)構(gòu)（越南代表處、緬甸代表處、各現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部）的干部任免、調(diào)配由公司人力資源部負(fù)責(zé)。

2、駐外機(jī)構(gòu)員工的調(diào)配管理（1）駐外各現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部、各代表處員工調(diào)配，由人力資源部統(tǒng)籌調(diào)配。根據(jù)工作需要，需調(diào)配用人的部門須直接向人力資源部提出申請(qǐng)；（填寫內(nèi)部員工調(diào)配申請(qǐng)表附件1）；

（2）根據(jù)用人部門申請(qǐng)，由人力資源部協(xié)調(diào)有關(guān)部門并提出意見，報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理研究審批（填寫內(nèi)部員工調(diào)動(dòng)審批表見附件2）；

（3）履行調(diào)動(dòng)手續(xù)（填寫"員工內(nèi)部調(diào)動(dòng)交接單"見附件3）①被調(diào)人員須與部門辦理工作交接；

②被調(diào)人員使用的電腦等固定資產(chǎn)，由綜合辦公室根據(jù)“固定資產(chǎn)實(shí)物管理實(shí)施細(xì)則”的有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理。

③被調(diào)人員的工資、保險(xiǎn)、福利等自批準(zhǔn)調(diào)動(dòng)的次月調(diào)整至新部門。

（4）履行調(diào)動(dòng)手續(xù)，并發(fā)員工崗位調(diào)動(dòng)通知函，通知調(diào)入部門和調(diào)出部門及相關(guān)部門（崗位變動(dòng)通知函見附件4）。

（5）當(dāng)員工需要變更（提前或延續(xù)）工作崗位時(shí)限時(shí)，應(yīng)提前在人力資源部進(jìn)行備案批準(zhǔn)（填寫員工崗位變更備案審批表見“附件4”），備案審批表由用人單位填寫報(bào)人力資源部，經(jīng)批準(zhǔn)備案后由人力資源部通知相關(guān)部門（下發(fā)崗位變動(dòng)通知函）。

3、駐外機(jī)構(gòu)人員崗位級(jí)別待遇標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行公司有關(guān)崗位、工資等有關(guān)制度規(guī)定。駐外員工工資在國(guó)內(nèi)發(fā)放，各類國(guó)外補(bǔ)貼由現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部和各代表處發(fā)放（補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)詳見各代表處、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)部財(cái)務(wù)管理辦法）。（二）駐外機(jī)構(gòu)的公文運(yùn)轉(zhuǎn)工作由公司綜合辦公室負(fù)責(zé)。綜合辦公室應(yīng)及時(shí)通過信使、郵箱、傳真等形式（應(yīng)相對(duì)固定傳遞方式通道和地址），將公司正式下發(fā)的公文、各種信息、資料等，傳遞給駐國(guó)外現(xiàn)場(chǎng)的公司領(lǐng)導(dǎo)、中東工程公司經(jīng)理、副經(jīng)理、以及兩個(gè)代表處和各現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人。

（三）駐外機(jī)構(gòu)的黨、工、團(tuán)工作分別由市場(chǎng)部黨支部和阿聯(lián)酋黨支部負(fù)責(zé)組織開展。

越南代表處、緬甸代表處的黨、工、團(tuán)工作由市場(chǎng)部黨支部負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)組織開展；阿聯(lián)酋各現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部的黨、工、團(tuán)工作由阿聯(lián)酋黨支部負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)組織開展。公司綜合辦公室要充分發(fā)揮駐外機(jī)構(gòu)黨的基層組織的戰(zhàn)斗堡壘作用，應(yīng)對(duì)駐外機(jī)構(gòu)黨、工、團(tuán)工作給予具體指導(dǎo)和特別關(guān)注。

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