天津商業(yè)大學(xué)秘書實(shí)務(wù)考試總結(jié)背誦

公共關(guān)系對象:公眾和公共關(guān)系人員

公共關(guān)系人員素質(zhì):道德,知識、能力、心理身體、儀表風(fēng)度。秘書公關(guān)活動(dòng)：開放參觀活動(dòng)，簽字儀式，慶典活動(dòng)。

秘書溝通渠道：橫向溝通：部門與員工之間的溝通，不存在直接的上下級關(guān)系，目的是為了增強(qiáng)部門間的合作，減少摩擦。形式：會(huì)議面談，備忘錄報(bào)告。障礙：部門本位主義和員工短視傾向，一葉障目對公司組織結(jié)構(gòu)的偏見，猜疑威脅和恐懼。策略：選擇恰當(dāng)?shù)臏贤ㄐ问剑瑢W(xué)會(huì)傾聽，換位思考

縱向溝通：分為自上而下和自下而上兩種。下行溝通形式：公司政策報(bào)告會(huì)議談話。策略：制定完備計(jì)劃減少環(huán)節(jié)提高效率、加強(qiáng)反饋了解接受者的評價(jià)、形式的重組合，書面語口頭相結(jié)合、言簡意賅簡約行事。上行溝通形式：建議系統(tǒng)，申訴和請求程序，員工座談會(huì)，離職面談，設(shè)置巡視員。障礙：心理障礙造成信息扭曲，不善聆聽他人發(fā)言，草率評判對方意見，表達(dá)及理解差錯(cuò)。策略：建立責(zé)任機(jī)制，非正式溝通，領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)部一致，職責(zé)明確，不越級不在背后議論其他領(lǐng)導(dǎo)和員工。溝通技巧有效溝通

傾聽要點(diǎn)：要表現(xiàn)出興趣，全神貫注，該沉默時(shí)沉默，選擇安靜的地方，流出適當(dāng)時(shí)間用于辯論，注意非語言暗示，當(dāng)沒聽清楚是要以疑問的方式提問，當(dāng)發(fā)現(xiàn)遺漏時(shí)直截了當(dāng)?shù)膯�。不要爭辯、打斷和從事與談話無關(guān)的活動(dòng)、不要過快或提前做出判斷、不要讓別人的情緒直接影響你。

有效溝通的原則：可信賴性，一致性，內(nèi)容可接受性，表達(dá)的明確性，渠道的多樣性，持續(xù)性和連貫性，鑒于能力的差異性。

克服溝通的障礙：運(yùn)用反饋，選擇最恰當(dāng)?shù)臏贤ㄇ�道，知己知彼，簡化語言，學(xué)習(xí)傾聽，控制情緒。

信息管理：信息對秘書工作的意義：輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，處理日常事務(wù)的依據(jù)，起草文書的基礎(chǔ)，協(xié)調(diào)關(guān)系的依據(jù)。

信息工作程序圖：收集加工傳遞存儲(chǔ)開發(fā)利用反饋信息收集渠道：信息網(wǎng)絡(luò)渠道，大眾傳播媒介渠道，文書渠道，調(diào)查，會(huì)議，圖書館，關(guān)系，信訪，檔案，信息機(jī)構(gòu)。

收集方法：觀察法，詢問法，問卷法，閱讀法，交換法，索取法，購置法，網(wǎng)絡(luò)法收集原則：價(jià)值性原則，時(shí)效性原則，層次性原則，針對性原則，全面系統(tǒng)性原則信息的保密范圍：文件、會(huì)議、科技、特定信息：人事、財(cái)務(wù)、產(chǎn)品、客戶。辦公室事務(wù)管理辦公室環(huán)境：廣義指一定組織機(jī)構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)境，狹義指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書，部門工作所處的環(huán)境，包括人文（軟件）和自然（硬件）。

辦公室環(huán)境包括：空間環(huán)境，視覺環(huán)境，聽覺環(huán)境，空氣環(huán)境，健康與安全環(huán)境。

辦公室空間設(shè)計(jì)需考慮的因素：員工人數(shù)，購買或租用的面積，機(jī)構(gòu)的建制和辦公室空間的分類，組織經(jīng)營的性質(zhì)或內(nèi)容，部門間的工作聯(lián)系以確�？茖W(xué)有效實(shí)施工作流程，辦公室建構(gòu)方式應(yīng)符合工作需要和保密的需要，走廊樓梯通道的寬窄和暢通符合安全需要，并安排好公用區(qū)域。辦公室布局類型：開放式辦公室，封閉式辦公室。辦公室日常事務(wù)管理：印章和介紹信

單位印章的作用：標(biāo)志作用，權(quán)威作用，法律作用，憑證作用。印章刻制經(jīng)由本機(jī)關(guān)提出申請，報(bào)經(jīng)上級主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)，報(bào)批時(shí)需將上級主管機(jī)關(guān)同意本組織成立的批文，按有關(guān)規(guī)定預(yù)先擬好的印章式樣，尺寸印文圖樣姿態(tài)一并上報(bào)批準(zhǔn)后再到組織所在地公安部門辦理登記手續(xù)，再到公安部門制定的專門單位刻制。

頒發(fā)與啟用：印章啟用，應(yīng)由制發(fā)機(jī)關(guān)或批準(zhǔn)刻制機(jī)關(guān)先頒發(fā)啟用通知，并附上印模，印章啟用時(shí)，使用的組織應(yīng)將印模與啟用日期一并上報(bào)上級機(jī)關(guān)備案，必須立卷歸檔，永久保存。使用程序：申請用印，正確用印，用印登記。

印章的停用:交由制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀，也可由上級部門批準(zhǔn)后自行銷毀

介紹信：用來介紹被派遣人員的姓名年齡身份，接洽事項(xiàng)等情況的專用書信，具有介紹和證明的雙重作用。

安排值班工作：值班任務(wù)：辦理上司的事項(xiàng)，上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外，認(rèn)真處理來電函負(fù)責(zé)接待工作，掌握上司外出活動(dòng)情況，協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。

程序：制定制度，編制安排表，通知并發(fā)放值班表，做值班記錄，重大事件報(bào)告，交接班。值班內(nèi)容的記錄：值班日志，值班報(bào)告，來人登記，接待記錄

安排上司的差旅事務(wù)：1.差旅準(zhǔn)備：弄清應(yīng)享受的待遇，最新的時(shí)刻表，預(yù)訂時(shí)要考慮具體情況2.商務(wù)旅行計(jì)劃：時(shí)間路線住宿會(huì)晤計(jì)劃交通工具，資料特別要求，費(fèi)用。3.旅程計(jì)劃表：日期時(shí)間，地點(diǎn)交通工具，具體事項(xiàng)備注。4.辦理出國手續(xù)：撰寫出國申請辦理護(hù)照辦理簽證辦理黃皮書協(xié)助辦理出境登記卡訂購機(jī)票辦理保險(xiǎn)5.出行前準(zhǔn)備：選定最佳旅程表，兌換外幣，準(zhǔn)備隨身用品準(zhǔn)備文件，證件，做好旅行安排，注意時(shí)差，收集背景資料。6.零用現(xiàn)金管理表

完成上司臨時(shí)交辦的事項(xiàng)：特點(diǎn)廣泛性、臨時(shí)性、具體性、緊迫性。原則：積極主動(dòng)，靈活變通，件件有著落。文字記錄：要點(diǎn)記錄法，詳細(xì)記錄法，常用速記法，筆記錄音并用法。程序：準(zhǔn)備，聽，記，補(bǔ)充，修改，管理確認(rèn)。秘書文書管理

文書處理程序：發(fā)文處理程序：草擬-審核-簽發(fā)-復(fù)核-繕印-核對-用印-登記-分發(fā)收文處理程序：簽收-拆封-登記-審核-傳閱-擬辦-批辦-承辦-催辦-注辦

立書立卷原則：能正確反映單位工作的歷史面貌，保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整，便于管理和查找使用

辦公用品和設(shè)備管理

辦公用品具體分類：紙類消耗品，筆尺類，裝訂，辦公設(shè)備耗材

辦公用品的發(fā)放：制作清單，備案清單，發(fā)放物品手續(xù)：指定人員發(fā)放，按單位有關(guān)規(guī)定發(fā)放時(shí)間，緊急需要物品時(shí)必須有相應(yīng)的處理程序，必須填寫物品申請表并由授權(quán)人簽字批準(zhǔn)，物品申請表，清點(diǎn)核實(shí)發(fā)放辦公用品，提醒使用部門和人員節(jié)約使用會(huì)議管理

會(huì)議主題的確立：主題副主題，吉祥物（如上海世博會(huì)）

會(huì)議立項(xiàng)：①會(huì)議的名稱和地點(diǎn)②會(huì)議組織機(jī)構(gòu)：企業(yè)，行業(yè)協(xié)會(huì)，政府部門，新聞媒體有主辦、承辦、協(xié)辦、支持等③會(huì)議舉辦時(shí)間:最佳辦公期，會(huì)議長短，會(huì)議周期④會(huì)議定位：執(zhí)行識別策略選定與會(huì)者積極傳播會(huì)議內(nèi)容創(chuàng)造差異化優(yōu)勢⑤確定會(huì)議計(jì)劃：會(huì)議目標(biāo)，重點(diǎn)，相關(guān)活動(dòng)，時(shí)限要求，人員安排，資金計(jì)劃，籌備工作。會(huì)議地點(diǎn)的選擇：景區(qū)等等。會(huì)議管理中秘書的工作內(nèi)容會(huì)議組織工作：

會(huì)前籌備：籌備方案的擬定，檢查會(huì)務(wù)工作，審核文件與領(lǐng)導(dǎo)溝通，擬定應(yīng)急方案。①確定會(huì)議主題：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題，根據(jù)議題安排議程日程②確定會(huì)議參會(huì)人員：將與會(huì)人員編組，布置會(huì)場，安排座談③會(huì)議證件制作④到會(huì)人員統(tǒng)計(jì)匯總：驗(yàn)證會(huì)議通知，接待會(huì)議報(bào)到，負(fù)責(zé)會(huì)議簽到⑤安排會(huì)議發(fā)言人員做好發(fā)言記錄⑥會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)

會(huì)中服務(wù)：提議會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行，監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用，處理會(huì)中突發(fā)事件。①會(huì)中組織和協(xié)調(diào)，消除隱患②會(huì)場其他組織和管理

會(huì)后落實(shí)：會(huì)議總結(jié)工作的內(nèi)容和要求，會(huì)議評估工作的內(nèi)容和要求。①會(huì)議結(jié)束和收尾工作

秘書在會(huì)議中的文書工作：1.前期的調(diào)研匯報(bào)，為確立議題做準(zhǔn)備2.會(huì)議通知等事務(wù)性文書的起草與發(fā)放3.會(huì)議講話及發(fā)言的記錄記載4.會(huì)議簡報(bào)編號5.會(huì)議紀(jì)要整理6.會(huì)議文書印發(fā)及管理。

會(huì)議事務(wù)管理工作①與會(huì)人員的食宿管理②會(huì)議的財(cái)務(wù)管理③會(huì)議的交通保障④會(huì)議的文化活動(dòng)⑤與會(huì)人員的醫(yī)療保健

會(huì)議安全保衛(wèi)工作1.會(huì)議的保密工作2.會(huì)議的警衛(wèi)工作3.會(huì)場外的安全保衛(wèi)工作會(huì)議成果的傳播①媒體的選擇②通稿的準(zhǔn)備③媒體關(guān)系處理檔案管理

檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治軍事經(jīng)濟(jì)科學(xué)技術(shù)文化宗教活動(dòng)直接形成對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字圖表聲像等不同形式的歷史記錄。機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：①反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的對本機(jī)關(guān)工作，國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。②機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家集體和公民利益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。③本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)，同級機(jī)關(guān)的文件材料，下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。④其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。調(diào)查研究

如何做消費(fèi)者市場調(diào)查①借助參考權(quán)威市場調(diào)查公司②查找相關(guān)領(lǐng)域決策方針③結(jié)合公司實(shí)際情況分析（為決策提供依據(jù)）④提供決策依據(jù)要提供決策層和企業(yè)固有工作喜好

擴(kuò)展閱讀：秘書實(shí)務(wù)總結(jié)

第一章秘書實(shí)務(wù)概述第一節(jié)秘書與秘書實(shí)務(wù)

國際秘書節(jié)是每年四月的最后一個(gè)完整的星期的周三。201*年,亞商在線首次將“秘書節(jié)”引進(jìn)中國。一、秘書工作的內(nèi)容

一般秘書的工作內(nèi)容，在我國政府機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位，一般秘書的工作內(nèi)容概括起來就是既要執(zhí)行政務(wù)，又要處理事務(wù)。秘書三辦：辦事、辦文、辦會(huì)

定義：秘書是在授權(quán)范圍內(nèi)，輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施綜合管理和處理日常事務(wù)的專業(yè)人員。二、秘書的職業(yè)特征[兩性三化]

1.服務(wù)的直接性2.服務(wù)的穩(wěn)定性3.知識化4.年輕化5.女性化三、秘書工作的要求“三個(gè)服務(wù)”

1.為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。2.為職能部門服務(wù)。3.為員工服務(wù)。----現(xiàn)代秘書四、秘書工作的特征：輔助性、綜合性、服務(wù)性、機(jī)要性

五、秘書工作的作用：助手作用、參謀作用、協(xié)調(diào)作用、樞紐作用、公共關(guān)系作用

第二節(jié)秘書的素養(yǎng)

一、秘書的知識結(jié)構(gòu)

知識結(jié)構(gòu)，是指人們所學(xué)的知識在頭腦中的有機(jī)聯(lián)結(jié)與組合，也是一個(gè)人知識層次的構(gòu)成的情況。知識結(jié)構(gòu)是一個(gè)開放的、不斷更新的體系，即對內(nèi)可以自我調(diào)節(jié)、對外可以不斷適應(yīng)的體系。

秘書所應(yīng)具備四方面知識的縱橫結(jié)合，結(jié)構(gòu)可用羅馬字母“Ⅱ”來表示。秘書的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)具備專與博的兼容性.基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、行業(yè)知識和相關(guān)知識二、秘書的能力

寫作能力、口頭表達(dá)能力、聽知能力、閱讀概括能力、社交活動(dòng)能力、協(xié)調(diào)能力、觀察分析能力、應(yīng)變能力、使用先進(jìn)辦公器械的能力、預(yù)測能力三、秘書的職業(yè)道德----“忠誠保密”我國秘書職業(yè)道德的基本傳統(tǒng)

以“忠、信、義”為靈魂，中國傳統(tǒng)的秘書在具體職業(yè)行為中就常常表現(xiàn)為甘為幕后，甘當(dāng)無名英雄，把輔佐對象的事業(yè)當(dāng)作自己的事業(yè)�！熬瞎�盡瘁，死而后已”，成為他們職業(yè)生涯的真實(shí)寫照。

現(xiàn)代秘書職業(yè)道德的基本內(nèi)容：1.忠于職守，愛崗敬業(yè)2.恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密

職業(yè)秘書保守秘密既是一個(gè)職業(yè)倫理和職業(yè)道德范疇的問題，同時(shí)也是一個(gè)遵紀(jì)守法的問題。

3.遵紀(jì)守法，廉潔奉公四、秘書的心理素質(zhì)（一）秘書的心理

1.廣泛的興趣2.堅(jiān)韌的意志3.穩(wěn)定的情緒4.縝密的思維5.非凡的記憶

秘書的心理障礙1.自卑心理2.高傲心理3.盲從心理（二）秘書心理素質(zhì)的培育

1.氣質(zhì)與職業(yè)：膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、粘液質(zhì)、抑郁質(zhì)。2.氣質(zhì)與性格:

3.秘書的性格：開朗敏捷穩(wěn)健堅(jiān)毅幽默自制五、秘書的智商IQ和情商EQ秘書的智商

秘書的情商，情商是指人在情緒、情感、意志、受挫力等方面的心理品質(zhì)。（一）自我意識（二）自我激勵(lì)（三）情緒控制（四）人際交往（五）對挫折的承受力

IQ決定錄用EQ決定提升六、秘書的職場形象

儀容、儀表、儀態(tài)及服飾禮儀知識

1.儀容，即人的容貌，是個(gè)人儀表的重要組成部分，它由發(fā)式、面容以及人體所有未被服飾掩蓋的肌膚（如首部、頸部）等構(gòu)成。

2.表情：面部表情，是人內(nèi)心的思想感情在面部的外化。

（1）目光面部表情的核心。（2）微笑，最美的神態(tài)世界語

3.儀態(tài)：儀態(tài)是對人舉止行為的統(tǒng)稱，包括站姿、坐姿、走姿、蹲姿、手勢、氣質(zhì)和風(fēng)度等。4.服飾

一、辦公室管理的作用：（一）辦公室是指揮部（二）辦公室是工作室（三）辦公室是“窗口”二、辦公室環(huán)境管理（一）辦公環(huán)境的含義

是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。

（二）辦公環(huán)境的管理原則：方便→舒適整潔→和諧統(tǒng)一→安全（三）辦公室的布局與布置1.布局

（1）封閉式布局：封閉式布局一種較為傳統(tǒng)的辦公室布局，是把組織內(nèi)部各職能部門獨(dú)立安排在一個(gè)個(gè)小房間內(nèi)，組成一個(gè)個(gè)小辦公室。

（2）開放式布局：就是將一個(gè)大工作間“切分”成多個(gè)相對獨(dú)立的工作單元，把組織內(nèi)部各職能部門的所有工作人員按照工作程序安排在各工作單元中開展工作。各工作單元的流程要求盡量呈“I”“L”“O”，不要呈“Z”“M”“X”。（3）接待室、會(huì)議室2.辦公環(huán)境布置

（1）布置要點(diǎn)：營造一個(gè)安靜的工作環(huán)境；保證良好的采光、照明條件；合理安排座位；力求整齊、清潔。（2）布置的原則

主管的辦公區(qū)域需保留適當(dāng)?shù)脑L客空間，主管的工作區(qū)域位于部屬座位之后方，以便于控制和監(jiān)督。

采用一個(gè)大間辦公室，使用同一大小的桌子。

檔案柜應(yīng)與其他柜子的高度一致，以增進(jìn)美觀，采用直線對稱的布置。將通常有許多客戶來訪的部門，置于入口處。光線由工作人員的左側(cè)射入

辦公椅應(yīng)有靠背，并盡量選用能調(diào)節(jié)方位的旋轉(zhuǎn)椅。全體職員的座位應(yīng)面對同一方向布置保持公共空間和私人空間的獨(dú)立檔案柜、書架等，依靠“墻體效益”，既節(jié)省空間，又使辦公室更加整齊、美觀。常用的文件與檔案，應(yīng)置于使用者附近。最常用的辦公物品應(yīng)放在伸手可及的地方。

計(jì)算機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備，應(yīng)有其獨(dú)立的空間，既要方便使用又不影響別人工作。

（四）辦公室環(huán)境管理

1.辦公室視覺環(huán)境管理

（1）辦公室內(nèi)的覆蓋物：①有效地使用顏色②顏色應(yīng)協(xié)調(diào)一致（2）照明：①光線的量②光線的質(zhì)③光的設(shè)計(jì)

2.辦公室聽覺環(huán)境管理：聽覺環(huán)境：指辦公室所處的有益或有害聲音。3.辦公室空氣環(huán)境管理：（1）溫度（2）濕度（3）空氣流通（4）空氣的凈化

4.辦公室保健與安全環(huán)境管理：（1）保�。�

2

第二章辦公室管理

（2）安全管理

①樹立安全意識

②識別辦公室安全隱患

辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。

辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)取?/p>

辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。

辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂�，�?fù)印機(jī)的輻射，違規(guī)操作等。

工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識別有關(guān)的安全標(biāo)識等。

消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過時(shí)，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報(bào)失靈等。

③進(jìn)行安全檢查

包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分：要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分，后者是記錄辦公設(shè)備運(yùn)行中出現(xiàn)的故障。

④安全管理重點(diǎn)：防盜、防火、防止意外傷害

第二節(jié)

接打電話的原則與要求：

表達(dá)規(guī)范、正確禮貌熱情，語氣清晰和婉語言簡潔、高效注意時(shí)間保密

接打電話的技巧：要仔細(xì)傾聽對方的講話。對方聲音不清晰時(shí)，應(yīng)該善意提醒。轉(zhuǎn)接電話，要分清情況，恰當(dāng)處理。避免在電話中爭論或有不佳的情緒反應(yīng)；如果談話所涉及的事情比較復(fù)雜，應(yīng)該重復(fù)關(guān)鍵部分，力求準(zhǔn)確無誤。二、郵件處理

（一）郵件處理的涵義：處理郵件是指在郵件、信函的收進(jìn)和發(fā)出過程中所要進(jìn)行的一系列工作。

郵件分為：通過郵政系統(tǒng)傳遞的郵件，如各類信函、電報(bào)、報(bào)刊、包裹等；電子信函，如電傳、傳真、E-MAIL等。（二）郵政業(yè)務(wù)

1.信函業(yè)務(wù)：國內(nèi)信函、明信片、國內(nèi)印刷品、國內(nèi)保價(jià)信函、國際信函、國際印刷品、國際保價(jià)函件。

2.郵政包裹業(yè)務(wù)：國內(nèi)包裹、國際包裹、3.特快專遞：信函、文件資料、物品。三、現(xiàn)代通訊事務(wù)：（一）傳真機(jī)（二）電傳機(jī)（三）電腦網(wǎng)絡(luò)通訊

第三節(jié)

一、秘密與保密（一）秘密

1.秘密：與公開相對而言的，就是個(gè)人或集團(tuán)在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)，為保護(hù)自身的安全和利益，需要加以隱蔽、保護(hù)、限制、不讓外界客體知悉的事項(xiàng)的總稱。構(gòu)成秘密的三個(gè)基本要素：隱蔽性、莫測性和時(shí)間性。2.秘密的類型

按范圍分：國家秘密、組織秘密、個(gè)人秘密等；

按內(nèi)容分：政治秘密、軍事秘密、經(jīng)濟(jì)秘密、科技秘密、商業(yè)秘密、人事秘密；按秘密的產(chǎn)生分：原始秘密、再生秘密；按秘密的形態(tài)分：有形秘密、無形秘密；

按秘密的等級分：國內(nèi)級、內(nèi)部級、秘密級、機(jī)密級、絕密級等。

（二）保密

1.保密：就是保守黨和國家的秘密，防止失密、泄密、竊密。這是國家工作人員的義務(wù)和職責(zé)。就是知悉無形秘密或掌管有形秘密的人員保守、保護(hù)這些秘密，不向無關(guān)人員泄露或失密。2.保密與秘密的區(qū)別

秘密和保密是兩個(gè)既有聯(lián)系，又有區(qū)別的概念。秘密指的是事物，保密指的是行為。秘密是保密的對象和客體，保密是秘密的條件和保證。秘密具有隱蔽性、莫測性、時(shí)間性等特點(diǎn)，保密具有封閉性、排他性、利益性和相對性的特征。3.保密工作的意義和作用（1）關(guān)系到國家的安危

（2）關(guān)系到經(jīng)濟(jì)、科技、文化教育事業(yè)的發(fā)展

（3）關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的成敗（4）關(guān)系到社會(huì)的安定團(tuán)結(jié)

4.密級國家秘密，根據(jù)對國家安全和利益的密切程度，分為三級：絕密、機(jī)密、秘密。（三）泄密

1.泄密：凡是把秘密泄露給不應(yīng)知道的人員稱為泄密。竊密與保密是一對矛盾。竊密術(shù)，對搜集情報(bào)是機(jī)會(huì)、是條件，對保密工作則是挑戰(zhàn)、是漏洞。減少工作中的漏洞，避免工作中的失誤，讓“密”無路可“泄”。2.泄密的途徑

（1）傳媒泄密（2）人員泄密（3）電子通訊（4）管理制度沒有嚴(yán)格執(zhí)行（5）保密意識淡�。�6）出賣國家秘密3.人員泄密心理動(dòng)因探析

（1）欲望驅(qū)使：金錢欲、出國欲、地位欲、顯露欲

（2）情感沖動(dòng)：重義泄密、討好泄密、酒后失控泄密、好勝泄密（3）注意力分散泄密

第四節(jié)

一、歷代印章的品類

官印、私印、花押、鳥蟲書印、吉語印、閑章、齋館印、肖形印、收藏鑒賞印二、公章的性質(zhì)和種類

機(jī)關(guān)企事業(yè)或社會(huì)團(tuán)體的印章，是這個(gè)機(jī)構(gòu)、組織作為一個(gè)法人地位、權(quán)力的標(biāo)志和憑證，具有法律效力。1.法定性2.權(quán)威性3.效用性（二）公章的種類

1.單位正式印章、套印章、鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章：如會(huì)議專用章、收發(fā)章、辦事章、校對章、封條章、財(cái)務(wù)專用章等。

秘書監(jiān)管的印章：單位公章、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、秘書工作專用印章如收發(fā)章、辦事章、校對章、封條章等。

（三）公章的樣式：由質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸等組成。1.公章的質(zhì)料

古代：帝王為玉，官印依品級高低漸次為金、銀、銅；近代角質(zhì)、木質(zhì)；現(xiàn)代橡膠、塑料、鋼；近年原子、滲透。

2.公章的形狀：古代官印正方；現(xiàn)代機(jī)關(guān)、單位為正圓形；其他公務(wù)有長方、三角、橢圓；領(lǐng)導(dǎo)人和法人代表的印章一般為方形。

3.印文和印文的排列：使用規(guī)范漢字，字形為宋體，自左而右環(huán)形排列；領(lǐng)導(dǎo)人簽名章依個(gè)人習(xí)慣而定；民族自治機(jī)關(guān)的公章應(yīng)并列刊有漢字和當(dāng)?shù)孛褡逦淖帧?.公章的圖案：縣以上政府機(jī)關(guān)、法院、檢查院、駐外使館的公章中心部位刊有國徽；黨的各級機(jī)關(guān)印章刊有黨徽；企事業(yè)單位公章刊有五角星圖案。

5.公章的尺寸和規(guī)格：國務(wù)院公章，直徑６厘米；地、市、州、縣機(jī)關(guān)為4.5厘米；其他機(jī)關(guān)、部門、企事業(yè)單位一律為4.2厘米（包括邊框）。（四）公章的刻制

凡機(jī)關(guān)、單位的公章，一律不得私自刻制�？讨乒�章有兩種情況：一種是由上級主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；一種是由本單位法人代表申請，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記

后，由專門刻制廠刻制。三、公章的保管和使用

（一）公章的啟用公章刻制后不可隨意啟用，必須選定啟用日期，提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用通知，附上“印�！薄＿�應(yīng)填寫“印�？ā保�一式兩份，一份留存，一份交上級機(jī)關(guān)備查。辦妥手續(xù)之后，到了規(guī)定日期，方可啟用生效。

（二）公章的保管公章由單位主管指定專人（一般為秘書）保管并使用。公章應(yīng)放置在機(jī)要室或辦公室的裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，鑰匙不可掛在抽屜或保險(xiǎn)箱上，應(yīng)由保管人員隨身攜帶，也不可委托他人代管。

（三）公章的使用蓋用單位公章，必須由單位主要負(fù)責(zé)人或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的專人審核簽名批準(zhǔn)，并要將蓋有文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)填寫。

四、電子簽名和電子印章

1.電子簽名：電子簽名是指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。而數(shù)據(jù)電文是指以電子、光學(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收或者儲(chǔ)存的信息。2.電子印章：電子印章是按照傳統(tǒng)印章印文復(fù)制的計(jì)算機(jī)二進(jìn)制印章電子圖像文件，即套印電子印模，是數(shù)字化的傳統(tǒng)實(shí)物印章的印文圖案。五、介紹信

（一）介紹信的保管

正式介紹信通常為專門印制并有編號，如聯(lián)系一般事務(wù)也有以單位信箋代替者。介紹信一般和公章由同一人保管并使用，與公章須同等重視。不可缺頁或丟失。

第五節(jié)

一、值班工作的組織形式：辦公室值班、值班室和總值班室、首長值班電話二、值班工作的基本任務(wù)：來訪接待、通訊聯(lián)絡(luò)、安全保衛(wèi)三、突發(fā)事件的處理

一是指本系統(tǒng)、本組織、本單位發(fā)生了比較重大的突發(fā)事故和突發(fā)事件，需要緊急處理，采取果斷措施；一是防患于未然，或把突發(fā)事件消滅在萌芽狀態(tài)，設(shè)立自己的信息情報(bào)網(wǎng)絡(luò)，建立預(yù)警系統(tǒng)，共同制定應(yīng)對方發(fā)、措施、步驟并做好統(tǒng)一安排�；蜻M(jìn)行講解或模擬訓(xùn)練。以做好應(yīng)對突發(fā)事件的精神、物質(zhì)和行為準(zhǔn)備。（二）突發(fā)事件的類型1.自然災(zāi)害

地震、洪水、海嘯、風(fēng)暴、自然林火災(zāi)、蟲災(zāi)。2.人為災(zāi)難

交通事故、人身傷害、醫(yī)療事故、公共衛(wèi)生事故、生產(chǎn)事故、經(jīng)濟(jì)事件、政治事件。（二）突發(fā)事件的處理

1.基本原則：加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持實(shí)行統(tǒng)一指揮，分級、分部門負(fù)責(zé)。2.值班人員處理突發(fā)事件的基本要求：

詳細(xì)了解事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過、人員傷亡情況和損失情況，及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)和上級。及時(shí)處理突發(fā)事件，妥善處理善后工作。寫出事件的處理經(jīng)過，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審閱后歸檔備查。

3.秘書處理突發(fā)事件的基本過程

（1）思想準(zhǔn)備和心理準(zhǔn)備（2）通訊準(zhǔn)備（3）問清詳細(xì)情況（4）采取應(yīng)急措施（5）及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)、上司和上級匯報(bào)請示（6）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)處理四、值班工作的制度與要求：（一）交接班制度（二）請假制度（三）安全、保密制度

第三章秘書的接待工作 1接待工作的特性、意義與原則

一、接待:是一種招待和交際活動(dòng)，是人類社會(huì)關(guān)系和社會(huì)交往實(shí)踐的產(chǎn)物。接待工作是為來賓服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)的工作，屬于事務(wù)工作的范疇。廣義上的公務(wù)接待，指除了私人接待之外所有組織和單位的接待活動(dòng)。二、接待工作的作用：（一）服務(wù)保障（二）交際結(jié)緣（三）形象展示（四）促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展

三、接待工作的原則

（一）周到安排、熱情服務(wù)的原則（二）安全方便、勤儉節(jié)約的原則

（三）原則性與靈活性相結(jié)合的原則（四）分級對口接待與內(nèi)外賓有所區(qū)別的原則

2接待工作的類型、規(guī)格與方式

一、接待工作的類型：根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可將接待劃分為不同的類型。（一）按來訪者的國別分類，可分為外賓接待和內(nèi)賓接待

（二）按來訪者事先是否預(yù)約分類，可分為有約接待和無約接待（三）按來訪者的人數(shù)分類，可分為個(gè)別接待和團(tuán)體接待。

二、接待的規(guī)格：接待規(guī)格主要取決于接待方的主陪人的身份，從主陪人的角度論，接待規(guī)格有三種，（一）高規(guī)格接待（二）對等規(guī)格接待（三）低規(guī)格接待三、接待的方式

（一）迎送式（二）引見式（三）參與式（四）陪同式（五）完全式

3接待的準(zhǔn)備工作

一、接待前的環(huán)境準(zhǔn)備工作

接待環(huán)境包括前臺(tái)、會(huì)客室、辦公室、走廊、樓梯等處，尤其是辦公室、會(huì)客室的環(huán)境，環(huán)境分為硬環(huán)境和軟環(huán)境，

（一）硬環(huán)境：綠化環(huán)境、空氣環(huán)境、光線環(huán)境、聲音環(huán)境、辦公室布置。（二）軟環(huán)境人文環(huán)境二、接待的物質(zhì)準(zhǔn)備

（一）必備用品的準(zhǔn)備：1.辦公設(shè)備2.茶水與茶具3.文具用品4.書報(bào)架前廳會(huì)客室

（二）輔助用品的準(zhǔn)備：接待用車、接待標(biāo)志、接待設(shè)備、接待禮品三、做好接待工作的心理準(zhǔn)備

(一)“誠懇”的心情(二)合作精神四、業(yè)務(wù)知識能力準(zhǔn)備

4日常接待工作的基本流程

迎客、待客、送客

一、接待預(yù)約來訪者的工作流程（一）迎候來訪者：“3S”：standup(站起來)、see(注視對方)、smile(微笑)。

（二）查看預(yù)約登記（三）做好來訪登記（四）向上司通報(bào)來訪者到來（五）引導(dǎo)客人（六）介紹主客雙方（七）處理臨時(shí)失約

（八）必要時(shí)幫助上司中斷來訪（九）替上司接待來訪者（十）禮貌送別來訪者二、接待無約來訪者的工作流程

1.面帶微笑主動(dòng)問候來訪者2.確定來訪者的來訪目的

3.確認(rèn)被訪者是否能接見來訪者4.如能接見，則按接待預(yù)約客人的程序進(jìn)行5.如不能接見，說明理由或讓來訪者留言，秘書轉(zhuǎn)告。

應(yīng)謹(jǐn)慎對待的三類來訪者：固執(zhí)任性的來訪者、進(jìn)行威脅的來訪者、情緒激動(dòng)的來

訪者。

5接待團(tuán)體來訪的基本流程

一、了解情況：（一）了解來訪目的（二）了解來訪規(guī)格（三）了解來訪者的基本情況

二、確定接待規(guī)格：（一）確定接待人員（二）確定接待規(guī)格三、制定接待計(jì)劃（方案）

（一）制定接待計(jì)劃的要求（二）制作接待方案一覽表

接待方針接待規(guī)格接待形式

接待方案一覽表

接待的指導(dǎo)思想（目標(biāo)）依據(jù)來賓的身份和實(shí)際需要確定：反映本公司對來賓的重視程度，也決定著迎賓的隆重程度。確定迎接、宴請、會(huì)談、參觀、游覽、送行等事宜舉行的形式。如前去機(jī)場車站迎接，是否舉行一定的儀式，是否準(zhǔn)備鮮花；宴請是選擇中餐還是西餐等具體問題的確定。工作安排：會(huì)見、會(huì)談、匯報(bào)、交流及參觀辦公區(qū)或車間、產(chǎn)品演示等其他與工作有關(guān)的事宜生活安排：指安排好來賓的日常生活接待。包括飲食、住宿和交通，照顧好來賓的生活，做好醫(yī)療衛(wèi)生，代購車、船、機(jī)票等工作業(yè)余生活安排：指安排賓客的游覽及文化娛樂活動(dòng)。根據(jù)來賓的意愿，妥善安排組織好旅游、娛樂、體育等活動(dòng)指接待經(jīng)費(fèi)預(yù)算。接待工作必須從簡務(wù)實(shí)，不擺闊氣。主要包括工作經(jīng)費(fèi)：租借會(huì)議室、打印資料等費(fèi)用；住宿費(fèi)；餐飲費(fèi)；勞務(wù)費(fèi)；交通費(fèi)；參觀、旅游、娛樂費(fèi)用；紀(jì)念品費(fèi)；宣傳、公關(guān)費(fèi)用等。注：若客人的住宿費(fèi)、交通費(fèi)等由客人一方支付，就要被所需經(jīng)費(fèi)與日程安排表一起提前寄給對方。落實(shí)接待經(jīng)費(fèi)，尤其是聯(lián)合接待起始就要確定經(jīng)費(fèi)來源。接待日程安排接待的經(jīng)費(fèi)開支（三）工作人員人員安排表時(shí)間地點(diǎn)事項(xiàng)主要陪同人員主要工作人員（四）接待日程安排表（示例）

時(shí)間地點(diǎn)參與人事項(xiàng)陳剛總經(jīng)理迎接王時(shí)中董16：05機(jī)場接機(jī)事長等香格里拉19：05張華董事長、陳剛總經(jīng)理拜訪王董事長酒店香格里拉酒張華董事長、陳剛總經(jīng)理及19：30共進(jìn)晚餐店松竹廳客人9：30楊慶生物3號張華董事長、龐林強(qiáng)副總交流、簽約-10：30會(huì)議室裁、陳剛總經(jīng)理及客人10：50車間陳剛總經(jīng)理陪同客人參觀生產(chǎn)線張華董事長、龐林強(qiáng)副總11：30名人飯店裁、陳剛總經(jīng)理、董事會(huì)秘共進(jìn)午餐書黃麗及客人14：00森林張華董事長、王時(shí)中董事長打球-18：00高爾夫球場森林18：00張華董事長、王時(shí)中董事長共進(jìn)晚餐高爾夫酒店6：00九寨溝董事會(huì)秘書黃麗陪同客人游覽7

日期8.28周三8.29周四8.30周五陳剛總經(jīng)理到酒店為客人16：00機(jī)場送行董事會(huì)秘書黃麗送到機(jī)場（五）制作接待工作籌備表（示例）宏達(dá)公司與偉強(qiáng)公司簽約籌備表

負(fù)責(zé)秘書：趙曉華電話：68055987制表日期：3.15完成日完成工作內(nèi)容負(fù)責(zé)部門經(jīng)辦人期情況3.201.了解來賓基本情況總辦趙曉華3.212.擬定接待初步意見總辦趙曉華3.213.確定陪同人員名單總辦趙曉華3.224.確定活動(dòng)日程表總辦趙曉華5.安排接站及返程票的預(yù)訂、預(yù)3.22后勤處王強(qiáng)購3.236.安排好來賓住宿辦公室張麗3.237.安排好餐飲及宴請辦公室張麗3.238.安排好工作用車后勤處王強(qiáng)3.309.安排好會(huì)談、參觀等事宜總辦趙曉華10.準(zhǔn)備好簽約需要的資料及物3.30總辦趙曉華品3.3011.安排好文化娛樂及體育活動(dòng)總辦趙曉華8.31周六4.64.64.64.64.9

第四章秘書會(huì)務(wù)工作第一節(jié)會(huì)務(wù)工作概述

12.安排新聞報(bào)道工作13.準(zhǔn)備紀(jì)念品或合影留念14.做好接待經(jīng)費(fèi)的預(yù)付及結(jié)算15.安排好送行事宜16.布置好會(huì)場辦公室辦公室辦公室后勤處總辦張麗張麗張麗王強(qiáng)趙曉華送行備注會(huì)議是人類最常見的一種溝通方式，是人們協(xié)商事宜、交流信息、溝通情感、達(dá)成共識的一種重要的行為過程，是人們在社會(huì)生活中處理有關(guān)問題的一項(xiàng)經(jīng)常性的活動(dòng)形式。一、會(huì)議的要素

會(huì)議的主題、會(huì)議的時(shí)間、會(huì)議的地點(diǎn)、會(huì)議的議程、會(huì)議的主辦者、會(huì)議的參加者、會(huì)議的方式、會(huì)議主持人、會(huì)議的結(jié)果。二、會(huì)議的種類

（一）按會(huì)議性質(zhì)分類：法定性或制度規(guī)定性會(huì)議、決策性會(huì)議、工作性會(huì)議、專業(yè)性會(huì)議、告知性會(huì)議、商務(wù)性會(huì)議、聯(lián)誼性會(huì)議、信息性會(huì)議、

（二）按會(huì)議區(qū)域分類：世界大型會(huì)議、國際會(huì)議、全國會(huì)議、區(qū)域會(huì)議、單位或部門會(huì)議等。

（三）按會(huì)議規(guī)模分類：大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議。（四）按會(huì)議周期分類：定期會(huì)議和不定期會(huì)議。（五）按會(huì)議階段分類：預(yù)備會(huì)議和正式會(huì)議。

（六）按會(huì)議手段分類：常規(guī)會(huì)議、電話會(huì)議、電視會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等。

第二節(jié)會(huì)議籌備

會(huì)議組織計(jì)劃表會(huì)務(wù)工作項(xiàng)目行動(dòng)日程1．確定會(huì)議的風(fēng)格和形式會(huì)議前3周2．調(diào)查需要的信息種類會(huì)議前3周3．確認(rèn)參加會(huì)議的數(shù)會(huì)議前3周4．聯(lián)系會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議前3周5．記錄會(huì)議地點(diǎn)的備選場地會(huì)議前3周6、確定會(huì)場并預(yù)定房間會(huì)議前3周7．印發(fā)會(huì)議通知會(huì)議前3周8．準(zhǔn)備日程表會(huì)議前3周9．確認(rèn)應(yīng)該通知的與會(huì)者會(huì)議前3周10．預(yù)定會(huì)議標(biāo)志會(huì)議前2周11．向賓館或酒店確認(rèn)預(yù)定的房間會(huì)議前2周12．向與會(huì)者發(fā)出通知會(huì)議前2周13．準(zhǔn)備會(huì)議文件會(huì)議前1周14．會(huì)場布置會(huì)議前1周二、會(huì)議方案會(huì)議方案是會(huì)議計(jì)劃的具體體現(xiàn)，其中應(yīng)完整地提出會(huì)議基本構(gòu)想和各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的情況，一些大中型會(huì)議的方案還需要上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門審查批準(zhǔn)。（一）會(huì)議方案的內(nèi)容

1．會(huì)議概述。主要介紹會(huì)議召開的緣由、任務(wù)、意義、作用和影響，重點(diǎn)說明會(huì)議的必要性和可行性。

2．會(huì)議主題。會(huì)議主題是會(huì)議內(nèi)容的高度概括，能夠讓人對會(huì)議的目的、要點(diǎn)一目了然，留下深刻印象。

3．會(huì)議形式。主要介紹會(huì)議召開、議事、形成決議的方式。

4．會(huì)議日程安排。主要介紹會(huì)議召開的時(shí)間、流程以及日程安排。5．會(huì)議經(jīng)費(fèi)來源及預(yù)算。包括會(huì)議資金的籌措方式、金額，主要開支。6．會(huì)議的準(zhǔn)備工作。包括主辦方、與會(huì)者會(huì)前應(yīng)該做哪些方面的準(zhǔn)備。7．其他需要說明的事項(xiàng)。（二）會(huì)議方案的格式

會(huì)議方案一般包括以下部分：

1．標(biāo)題。會(huì)議方案標(biāo)題一般直接寫明“××?xí)�議方案”或“××?xí)�議策劃書”。

2．正文。會(huì)議方案的正文一般分項(xiàng)寫成，分別說明會(huì)議名稱、任務(wù)、意義、形式、日程安排、經(jīng)費(fèi)、準(zhǔn)備工作等各方面情況。如果是報(bào)送上級領(lǐng)導(dǎo)審批的會(huì)議方案，結(jié)尾處還應(yīng)寫上“以上方案，是否可行，請批示”等結(jié)尾用語。

3．落款或簽署。會(huì)議方案最后要寫明具體的策劃部門或策劃人員，注明成文日期。三、會(huì)議的議程、日程和程序×××?xí)�議日程表日期時(shí)間上午×月×日（星期×）下午2點(diǎn)～6點(diǎn)晚上7點(diǎn)～9點(diǎn)上午×月×日（星期×）×月×日

下午晚上上午內(nèi)容開幕式：××同分組討論，××同志作報(bào)告主席團(tuán)開會(huì)，代表看文藝演出地點(diǎn)大禮堂小會(huì)議室小會(huì)議室××劇院負(fù)責(zé)人張平徐江徐江備注98點(diǎn)～11點(diǎn)志作報(bào)告

（星期×）下午晚上

表2-4××公司銷售會(huì)議程序2：00－2：302：30－2：452：45－3：25來賓簽到開幕致詞網(wǎng)絡(luò)安全解決方案培訓(xùn)培訓(xùn)內(nèi)容包括:－網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)及全系列相關(guān)產(chǎn)品－基于SSLVPN的遠(yuǎn)程接入方案－行業(yè)安全成功應(yīng)用方案茶歇××企業(yè)移動(dòng)解決方案培訓(xùn)培訓(xùn)內(nèi)容包括:－××移動(dòng)終端與企業(yè)網(wǎng)互聯(lián)－實(shí)現(xiàn)企業(yè)移動(dòng)電子郵件渠道策略與招募計(jì)劃介紹自由問答抽獎(jiǎng)活動(dòng)結(jié)束3：25－3：353：35－4：154：15－4：354：35－4：504：50－5：005：00

會(huì)議預(yù)算，除單位內(nèi)部的一些例會(huì)外，組織會(huì)議會(huì)有一定的開支，事先做出會(huì)議預(yù)算是保證會(huì)議順利進(jìn)行的重要一環(huán)。會(huì)議預(yù)算應(yīng)本著節(jié)約、精簡、實(shí)用、周到的原則，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)、濫發(fā)錢物、以會(huì)謀私。

秘書做好信息工作有多方面的啟發(fā)：1．信息是領(lǐng)導(dǎo)者正確決策的重要依據(jù)。2．信息具有重要的價(jià)值。3．信息是一種重要的資源，需要秘書人員努力開發(fā)。4．信息是秘書發(fā)揮參謀咨詢作用的有效途徑。秘書發(fā)揮參謀咨詢作用的方法和途徑是多種多樣的，而利用信息則是秘書發(fā)揮參謀作用的最有效途徑。

1．秘書給領(lǐng)導(dǎo)者提供信息一定要準(zhǔn)確可靠。信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)者決策，在很大程度上依賴于秘書提供的信息。正確的信息無疑對領(lǐng)導(dǎo)決策能夠產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用；反之，錯(cuò)誤的信息對領(lǐng)導(dǎo)決策會(huì)產(chǎn)生誤導(dǎo)作用，造成的損失和影響也很大。

2．秘書對重要信息的跟蹤與反饋一定要連續(xù)不斷。對于一些領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)注的重要信息極其發(fā)展趨勢，秘書人員一定要連續(xù)跟蹤，不能間斷。一旦信息發(fā)生變化，要立即反饋給領(lǐng)導(dǎo)者，以便及時(shí)調(diào)整決策方案。3．秘書對重要信息的傳輸渠道，一定要保持暢通。信息的時(shí)效性與其價(jià)值成正比。傳遞得越及時(shí)，其價(jià)值越大，反之，則越小。因此，對于重要信息的傳輸，秘書人員一定要保證渠道暢通無阻，防止延誤對重要信息的傳遞。

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