檔案數(shù)字化管理方式的實(shí)踐和探討

檔案全文數(shù)字化管理方式的實(shí)踐和探討

檔案數(shù)字化是當(dāng)前數(shù)字化資源建設(shè)的基礎(chǔ)，是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容之一。但在信息化系統(tǒng)建設(shè)中，檔案數(shù)字化有其特殊性，其特點(diǎn)可以說是“三分技術(shù)，七分管理”，也有說是“三分技術(shù)，七分協(xié)調(diào)”。不論哪一種提法，都說明了檔案數(shù)字化必須要有一個(gè)合理的管理運(yùn)行機(jī)制，這是比人才、技術(shù)更為重要的因素。我局在201*年底，就已經(jīng)完成了館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，201*年，隨著XX市數(shù)字檔案館綜合管理軟件平臺(tái)的完成，我局系統(tǒng)開展了館藏檔案全文數(shù)字化工作，目前已實(shí)施了二期。通過在實(shí)踐中不斷探索總結(jié)，形成了一套全文數(shù)字化管理工作機(jī)制和方法�，F(xiàn)向大家匯報(bào)如下，請(qǐng)各位同人批評(píng)指正。

一、引入監(jiān)理機(jī)制，規(guī)范環(huán)節(jié)管理。

XX市檔案館館藏全文數(shù)字化由市政府下?lián)軐ｍ?xiàng)資金300萬元開展。局領(lǐng)導(dǎo)極為重視�？紤]到大規(guī)模數(shù)字化加工工作復(fù)雜性，我們比較謹(jǐn)慎，通過多方調(diào)研制定了《XX市檔案館數(shù)字化加工建議方案》，最終確定采用外包服務(wù)的方式。服務(wù)外包方式對(duì)數(shù)字化管理工作提出了更高的要求，出于對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、安全、工期等問題的多方考慮，我們創(chuàng)新性的在檔案數(shù)字化工程中引入監(jiān)理機(jī)制，對(duì)工程進(jìn)行全程控制。

監(jiān)理工作是站在獨(dú)立的第三方的立場(chǎng)上為業(yè)主服務(wù)。受建設(shè)方委托，代表建設(shè)方的利益，控制質(zhì)量、確保進(jìn)度，依據(jù)合同及設(shè)計(jì)方案對(duì)項(xiàng)目的全過程進(jìn)行監(jiān)督管理，確保順利完成項(xiàng)目建

設(shè)。XX市檔案局在數(shù)字化建設(shè)中引進(jìn)監(jiān)理機(jī)制，一是規(guī)范了項(xiàng)目管理。通過監(jiān)理公司科學(xué)規(guī)范的方式和項(xiàng)目管理技巧等手段，對(duì)數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位、全程的管理、控制和協(xié)調(diào)，達(dá)到了對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)方案、工作流程、工作進(jìn)度、技術(shù)培訓(xùn)等進(jìn)行全面的控制的目的。二是對(duì)各環(huán)節(jié)文檔資料等進(jìn)行規(guī)范整理，監(jiān)理對(duì)項(xiàng)目的每一個(gè)環(huán)節(jié)層層介入建立文檔，規(guī)范化的文檔便于我們回顧總結(jié)，改進(jìn)工作。三是協(xié)調(diào)關(guān)系，由于監(jiān)理站在相對(duì)公正的第三方立場(chǎng)上，表達(dá)業(yè)主意見也更有專業(yè)技巧，提出的建議更加規(guī)范合理，容易為建設(shè)方接受，不僅可以提高工作效率，還能理順業(yè)主方和承建方的關(guān)系。四、由于監(jiān)理方全程服務(wù)，可以實(shí)時(shí)解訣現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生的問題，從而提高了工作開展的效率。以上四方面，保障了數(shù)字化工作能夠“按期、保質(zhì)、高效、節(jié)約”地完成。我館目前數(shù)字化加工主要為建國(guó)前檔案，難度較大，但是在監(jiān)理機(jī)制的介入下，每天有檔案數(shù)字化加工安全監(jiān)管工作日志，每周有周報(bào)，月度有總結(jié)，問題明原因，攻堅(jiān)見成果。形成的數(shù)字化成果圖像清晰，掛接準(zhǔn)確，檢索高效。引進(jìn)監(jiān)理機(jī)制作為我局提高數(shù)字化工程效率和質(zhì)量的重要手段，在浙江省檔案系統(tǒng)中形成了示范效應(yīng)。

二、確定工作流程，提高工作效率。

為充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，根據(jù)數(shù)字化的內(nèi)容和方式，探索優(yōu)化，確定最佳工作流程，這是提高數(shù)字化效率的捷徑。XX市檔案館數(shù)

字化二期項(xiàng)目是建國(guó)前檔案，采用我局首創(chuàng)的“雙套雙備”的形式開展�！半p套雙備”是在數(shù)字化實(shí)施中，完成從紙質(zhì)檔案到電子檔案，再?gòu)碾娮訖n案到縮微膠片、紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化。形成可相互轉(zhuǎn)化的、確保安全的檔案。完成后原件封存，不再提供利用。利用采用電子文件和紙質(zhì)復(fù)制件（雙套），備份采用電子數(shù)據(jù)和縮微膠片（雙備），兼顧數(shù)字化成果（電子文件）的安全備份和檔案原件的保護(hù)利用，兼顧國(guó)家局異質(zhì)備份和異地備份戰(zhàn)略的實(shí)施。由于“雙套雙備”的特殊性，我們通過一個(gè)月的試運(yùn)行，確定了十幾個(gè)環(huán)節(jié)的最佳工作流程，優(yōu)化了各環(huán)節(jié)崗位數(shù)的配置，提高了數(shù)字化加工的效率，確保了數(shù)字化工作的高效運(yùn)行。

三、加強(qiáng)安全監(jiān)管，落實(shí)保密制度。

由于檔案本身的原始性，決定了其實(shí)體珍貴的價(jià)值。而某些檔案因其敏感的內(nèi)容，具有一定的保密性。所以在數(shù)字化加工中確保檔案的內(nèi)容和實(shí)體的完整與安全，是項(xiàng)目開展的重中之重。XX市檔案館在數(shù)字化加工中，高度重視檔案安全工作，印發(fā)《XX市檔案局檔案數(shù)字化加工安全管理辦法》、《未開放檔案數(shù)字化安全監(jiān)管實(shí)施細(xì)則》、《項(xiàng)目建設(shè)單位實(shí)習(xí)人員安全管理規(guī)定》建立制度、落實(shí)責(zé)任，在人員管理、工作流程、環(huán)境設(shè)置各方面全面落實(shí)安全措施，全方位確保檔案的安全。

一是落實(shí)責(zé)任。為確保數(shù)字化的安全高效實(shí)施，XX市檔案局印發(fā)了《關(guān)于XX市檔案館檔案數(shù)字化加工二期項(xiàng)目工作職責(zé)分工的通知》，確定信息技術(shù)處和檔案管理處為檔案數(shù)字化加工

工作責(zé)任處室，信息技術(shù)處牽頭，負(fù)責(zé)場(chǎng)地、設(shè)施、監(jiān)控設(shè)備等日常管理以及數(shù)字化檔案信息的保密與安全管理；負(fù)責(zé)檔案出入庫(kù)管理、歸還檔案原件質(zhì)量檢驗(yàn)，確保檔案原件的安全。加工單位進(jìn)場(chǎng)時(shí)成立項(xiàng)目組，指定專人為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并列出具體的項(xiàng)目操作標(biāo)準(zhǔn)及流程、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、人員及保證措施。

二是人員管理。所有數(shù)字化加工人員和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員持證上崗。與項(xiàng)目工作人員簽訂保密協(xié)議，并將工作人員身份證、個(gè)人簡(jiǎn)歷及相關(guān)證件復(fù)印件交市檔案館審核保存。所有在場(chǎng)工作人員名字照片實(shí)時(shí)上墻管理，如人員變動(dòng)需及時(shí)通知市檔案館。加強(qiáng)對(duì)工作人員的保密教育，建立嚴(yán)格的保密制度，杜絕工作人員對(duì)檔案及檔案信息的私自復(fù)制、傳播等行為。針對(duì)數(shù)字化加工人員流動(dòng)的問題，建設(shè)單位按照《檔案數(shù)字化加工安全管理辦法》的要求，對(duì)實(shí)習(xí)人員進(jìn)行政審和安全保密教育，實(shí)習(xí)人員不得接觸納入重點(diǎn)監(jiān)管范圍的檔案和數(shù)字化加工成果。

三是工作流程管理。不同的工序之間銜接要嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，檔案交接由專門人員和現(xiàn)場(chǎng)加工負(fù)責(zé)人員，在安排好的工作間里進(jìn)行面對(duì)面的交接，要求有書面交接記錄，并在以后的流程中由專門人員全程監(jiān)督并有書面交接記錄。進(jìn)出工作區(qū)域時(shí)需要兩人以上同時(shí)行動(dòng)。對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化、縮微膠片制作及紙質(zhì)復(fù)制件制作的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，建立工作日志并及時(shí)整理、匯總，當(dāng)一批次的數(shù)據(jù)移交后，加工方服務(wù)器上的數(shù)據(jù)必須在XX市檔案局工作人員的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督下銷毀，同時(shí)移交該批次

數(shù)字化加工的監(jiān)管記錄。監(jiān)理方和監(jiān)管人員在檔案數(shù)字化加工期間，對(duì)檔案實(shí)體處理與流轉(zhuǎn)以及數(shù)字化加工成果形成、處理的全過程進(jìn)行安全監(jiān)管，確保檔案始終處于受控狀態(tài)，杜絕檔案實(shí)體和信息安全事故的發(fā)生。

四是場(chǎng)地管理。前處理室、數(shù)字化加工場(chǎng)地、臨時(shí)庫(kù)、質(zhì)檢室相對(duì)獨(dú)立，并安裝專門監(jiān)控設(shè)施，監(jiān)控錄像保存至項(xiàng)目完工三年；施工方在加工現(xiàn)場(chǎng)配備專用數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器，進(jìn)入加工現(xiàn)場(chǎng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備應(yīng)做相應(yīng)處理，封閉所有計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備外圍接口，確保信息安全；計(jì)算機(jī)硬盤不得帶離加工現(xiàn)場(chǎng)，硬盤最終由檔案館收回保存；不得在加工場(chǎng)地使用與工作無關(guān)的任何電器設(shè)備，如手提電腦、手機(jī)、mp3、mp4及移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等；加工地點(diǎn)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和任何火源。禁止在場(chǎng)地帶入水和食物，喝水會(huì)客到休息室，保證檔案原件安全和信息安全。

四、明確質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)，提高工作質(zhì)量。

XX市檔案局制定《XX市檔案館檔案數(shù)字化加工質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》，以50卷為一批次，施工方采用人工校對(duì)和軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和其他環(huán)節(jié)工作的質(zhì)量進(jìn)行檢查。監(jiān)理單位各個(gè)環(huán)節(jié)抽檢率在30%-50%。成果經(jīng)自檢和監(jiān)理單位檢驗(yàn)合格，才能遞交XX市檔案局（館）審核驗(yàn)收。市檔案局以抽檢方式進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)收，抽檢比率在加工總數(shù)10%-20%之間，對(duì)于中標(biāo)方提交的成果（如檔案整理成果、目錄建庫(kù)成果、圖像處理結(jié)果、縮微膠片索引及成果、紙質(zhì)復(fù)制件成果和數(shù)字化加工完成等）和部

分重點(diǎn)環(huán)節(jié)（如檔案入庫(kù)），依據(jù)《XX市檔案館檔案數(shù)字化加工質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行審核驗(yàn)收。要求影像、檔號(hào)、控制符、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確率達(dá)到100%,其他項(xiàng)目合格率達(dá)到95%以上（含95%）予以驗(yàn)收通過，縮微膠片和紙質(zhì)復(fù)制件要求合格率達(dá)到99.9%以上。抽檢不合格，提交驗(yàn)收數(shù)據(jù)全部發(fā)回全面自檢修正，直至達(dá)到驗(yàn)收要求。每退回三批次，處以合同總金額5%罰款。驗(yàn)收完畢填寫檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表，做好驗(yàn)收記錄。明確標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格檢查，有力的保證了數(shù)據(jù)質(zhì)量。

通過對(duì)檔案數(shù)字化管理方式的探索和實(shí)踐，局館的數(shù)字化工程有了優(yōu)質(zhì)高效，源源不斷的為數(shù)字檔案館提供資源。

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檔案數(shù)字化方案研究

課題組

《檔案數(shù)字化方案研究》項(xiàng)目對(duì)檔案數(shù)字化優(yōu)化策略與原則、技術(shù)路線與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟進(jìn)行了全面的研究，達(dá)到了檔案數(shù)字化全過程優(yōu)化和管理系統(tǒng)整體優(yōu)化的目的，形成了完整的檔案數(shù)字化方案和成功的實(shí)踐案例。國(guó)家檔案局組織的專家鑒定委員會(huì)結(jié)論是:“該項(xiàng)目基于長(zhǎng)春市檔案館以檔案利用為導(dǎo)向、漸進(jìn)性的檔案數(shù)字化實(shí)踐，提出了檔案數(shù)字化工作的指導(dǎo)思想、優(yōu)化原則和優(yōu)化策略，符合國(guó)情，符合現(xiàn)代管理理念，對(duì)全國(guó)各檔案館的相關(guān)工作具有較大的參考價(jià)值；注重檔案數(shù)字化工作與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的有機(jī)銜接，提出了系統(tǒng)優(yōu)化的技術(shù)路線，規(guī)劃設(shè)計(jì)了檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步、多種檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)同步的流程，并成功地付諸實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用的低成本、高效率、高效益。同時(shí)，運(yùn)用CA認(rèn)證、數(shù)字水印、電子簽章等技術(shù)，為網(wǎng)上檔案信息資源安全、準(zhǔn)確利用提供了技術(shù)保證，也為檔案管理部門提供了很好的實(shí)踐模式”。該項(xiàng)目獲國(guó)家檔案局201*年優(yōu)秀科技成果二等獎(jiǎng)的同時(shí)，長(zhǎng)春市檔案館被國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室和國(guó)家檔案局確定為傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化試點(diǎn)單位。

一．檔案數(shù)字化的指導(dǎo)思想

以優(yōu)化理論為指導(dǎo)，以用戶需求為導(dǎo)向，以利用檔案為目的，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，兼顧保護(hù)檔案原件的要求，保證數(shù)字化檔案的真實(shí)可靠，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

二、檔案數(shù)字化的優(yōu)化原則

實(shí)用性原則：針對(duì)館藏檔案具備重復(fù)利用和緊急利用兩大特點(diǎn)，急用、常用檔案優(yōu)先數(shù)字化是檔案數(shù)字化的首選。

開放性原則：互聯(lián)網(wǎng)給檔案信息資源共享提供了超越時(shí)空的條件，國(guó)家民主政治建設(shè)和政府信息公開催促檔案解密和開放，開放檔案及時(shí)數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)其社會(huì)共享的前提。

價(jià)值性原則：重要檔案優(yōu)先數(shù)字化具有檔案利用和檔案保護(hù)雙重意義，是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代更好實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的客觀需要。

搶救性原則：計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)給檔案搶救開辟了了新的途徑，檔案數(shù)字化是保護(hù)瀕危檔案原件最經(jīng)濟(jì)和便捷的方法。時(shí)效性原則：檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案利用同步實(shí)現(xiàn)，是充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好、更快地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化效益的最佳途徑。

三、檔案數(shù)字化的優(yōu)化策略

需求導(dǎo)向策略：社會(huì)需求是制定和調(diào)整檔案數(shù)字化工作策略的“風(fēng)向標(biāo)”。匯集多年檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，把利用頻繁檔案的進(jìn)行綜合分析，科學(xué)地圈定優(yōu)先檔案數(shù)字化的范圍。并建立快速反應(yīng)機(jī)制，執(zhí)行常用檔案繼續(xù)做與急用檔案突擊做的計(jì)劃，達(dá)到數(shù)字化檔案利用即時(shí)見效的目的。

本級(jí)為主策略：地方檔案館保存的本級(jí)永久檔案是數(shù)字化的重點(diǎn)。進(jìn)入信息時(shí)代，館際間重復(fù)的上級(jí)檔案文件，與其分頭進(jìn)行數(shù)字化及開放鑒定，不如發(fā)揮中國(guó)特色檔案管理體制的優(yōu)勢(shì)，由上級(jí)檔案行政管理部門組織，向館際共建、共享數(shù)字化、開放鑒定成果的方向發(fā)展，盡量減少檔案館多層的重復(fù)勞動(dòng)。

分步實(shí)施策略：館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，而且隨著時(shí)間的推移，檔案室進(jìn)館范圍的檔案將陸續(xù)移交到檔案館，這些檔案采取館室共建、共贏、共享的數(shù)字化策略非常有意義。

剔除無用策略：館藏現(xiàn)行檔案是否進(jìn)館往往由立卷人員決定，加之保管期限表比較籠統(tǒng)，館藏不該歸檔、不該進(jìn)館、重復(fù)檔案頗多。特別是建國(guó)超過50年以后，市以下檔案館長(zhǎng)期保管的檔案逐年超過保管期的上限。因此，開展檔案價(jià)值鑒定，剔除無用，以免再造數(shù)字化垃圾，避免資源浪費(fèi)應(yīng)是長(zhǎng)久的策略。

四、技術(shù)路線的優(yōu)化選擇

檔案鑒定與數(shù)字化同步：從利用上講，解決制約檔案信息資源共享的主要瓶頸---檔案開放鑒定問題是當(dāng)務(wù)之急；從成本上講，檔案價(jià)值鑒定是避免失效檔案數(shù)字化的最佳方法。只有這樣，才能控制檔案數(shù)字化投入與產(chǎn)出比例失調(diào)、數(shù)量很大共享很少的問題。

多種檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)同步：一是首先建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。滿足一次檢索需要，建好文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。目前，絕大多數(shù)檔案館，因沒實(shí)現(xiàn)全部檔案的文件級(jí)目錄機(jī)檢，查檔不快、不準(zhǔn)、不全的問題不可避免。所以，把文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為基礎(chǔ)性工作，是提高檔案查全率、查準(zhǔn)率必經(jīng)之路。二是適時(shí)建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著社會(huì)發(fā)展，對(duì)某一專題檔案集中需求時(shí)有發(fā)生，突擊建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足社會(huì)需求是發(fā)揮檔案作用的最佳時(shí)機(jī)。三是優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫(kù)。滿足檔案信息資源開發(fā)利用需要，優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫(kù)。按照國(guó)家檔案局提出的利用頻繁檔案首先數(shù)字化的要求，遵循“二八”定律（即以20%的努力達(dá)到80%的效果），同步開展檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步：檔案數(shù)字化的根本目的是充分發(fā)揮其作用。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化與局域網(wǎng)上利用同步，開放檔案數(shù)字化與互聯(lián)網(wǎng)上利用同步。

五．重組和再造的優(yōu)化流程

為發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，重組和再造優(yōu)化流程的實(shí)質(zhì)，就是對(duì)檔案數(shù)字化整個(gè)工作流程進(jìn)行系統(tǒng)分析，不但要打破原有業(yè)務(wù)規(guī)程，還要改變行政管理分工，進(jìn)行全方位的變革。檔案數(shù)字化的任何一個(gè)細(xì)節(jié)都會(huì)對(duì)整體產(chǎn)生影響，輕者降低效率，重者決定成敗。長(zhǎng)春市檔案館高度重視每一個(gè)細(xì)節(jié)，再造和優(yōu)化了上百個(gè)流程和內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，保證優(yōu)化技術(shù)路線的順利執(zhí)行。

六．檔案數(shù)字化示范案例----長(zhǎng)春模式

從201*年開始，長(zhǎng)春市檔案館以科研課題為先導(dǎo)，以項(xiàng)目管理為手段，以效益實(shí)現(xiàn)為檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，組建并成功運(yùn)行檔案數(shù)字化工作組織架構(gòu)、資源配置、數(shù)字化加工、上網(wǎng)利用“一站式”流水作業(yè)線，探索檔案數(shù)字化和網(wǎng)上利用服務(wù)工程優(yōu)化模式，終于闖出一條獨(dú)特的檔案數(shù)字化之路。

(一)實(shí)施三個(gè)工程，建立一個(gè)團(tuán)隊(duì)

長(zhǎng)春市檔案館把信息化帶動(dòng)作為首位戰(zhàn)略，視為一把手工程、班子工程、全員工程突出抓，并創(chuàng)新管理機(jī)制，打破行政分工，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，建立了行政領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)專家（技術(shù)業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)）、專業(yè)人員、外聘技工20人的長(zhǎng)期流程團(tuán)隊(duì)，并與現(xiàn)有計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備進(jìn)行合理搭配。該團(tuán)隊(duì)由局（館）黨組直接領(lǐng)導(dǎo)，館技術(shù)部門提供支持，管理部門提供檔案，專家提供指導(dǎo)，創(chuàng)立了高效的組織體系，搭建了投入小產(chǎn)出大機(jī)制框架。

（二）集中四個(gè)環(huán)節(jié)，堅(jiān)持流水作業(yè)

文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)錄入是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，檔案鑒定是檔案信息資源共享的前提，全文數(shù)字化是提升檔案服務(wù)水平的途徑，整理是檔案文件實(shí)體管理主要環(huán)節(jié)，把上述四個(gè)環(huán)節(jié)集中，是提高工作效率和質(zhì)量的最佳選擇。長(zhǎng)春市檔案館四集中流水線上，目錄數(shù)據(jù)錄入崗位安排業(yè)務(wù)和技工7名、檔案鑒定崗位安排5人、檔案數(shù)字化加工4人、檔案實(shí)體整理4人，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)行集中辦公和流水作業(yè)。

（三）數(shù)字化成本降低，數(shù)字化速度加快由于采用高效的組織體系和優(yōu)化的技術(shù)路線，已有20萬件檔案走下流水線。低成本主要體現(xiàn)在：20萬件檔案緩銷剔出占24.7%，留存檔案占75.3%；留存的75.3%檔案，全文數(shù)字化占25.6%，現(xiàn)用現(xiàn)掃占49.7%，比全部掃描節(jié)省費(fèi)用40%以上。同時(shí)，三年時(shí)間建成數(shù)據(jù)庫(kù)50個(gè)，文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)120萬條（包括20萬件全文）；專題數(shù)據(jù)庫(kù)120萬條；照片數(shù)據(jù)庫(kù)201*張；資料數(shù)據(jù)庫(kù)5000條，案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)23萬條；現(xiàn)行文件和政府公開信息1萬余件（條）。局域網(wǎng)運(yùn)行檔案目錄數(shù)據(jù)260萬余條，20萬件全文；互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行檔案目錄數(shù)據(jù)120萬條,8萬件全文。完成這樣規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，全部人工費(fèi)只有58.4萬元（包括流程團(tuán)隊(duì)檔案干部的工資），經(jīng)濟(jì)成本很低，時(shí)間成本很少。

高效率主要體現(xiàn)在：價(jià)值鑒定、開放鑒定、數(shù)字化篩選、原件掃描、實(shí)體整理同步完成，比各項(xiàng)分步做效率高數(shù)倍，同時(shí)有現(xiàn)用現(xiàn)掃的方法配套，投入少量設(shè)備，相當(dāng)于將20萬件（200萬頁）檔案全部掃描的效果。（四）利用方式變革，社會(huì)效益顯著

為充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，長(zhǎng)春市檔案館采取了直接與間接相結(jié)合的方法提供利用。

1、直接提供利用：對(duì)數(shù)字化檔案全文，在局域網(wǎng)內(nèi)，接待人員利用網(wǎng)絡(luò)檢索后直接打印，為用戶提供數(shù)字化檔案打印件。在互聯(lián)網(wǎng)上提供數(shù)字化檔案全文下載、打印服務(wù)。并通過CA認(rèn)證、電子簽名等安全技術(shù)，對(duì)特定的用戶直接提供加蓋電子簽章的數(shù)字化檔案打印件，已有案例。

2．間接提供利用：對(duì)目錄數(shù)字化檔案，在局域網(wǎng)內(nèi)，接待人員機(jī)檢到檔案后通知檔案庫(kù)管人員，檔案庫(kù)管人員調(diào)出原件全文掃描后，通過網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)直接傳輸打印件，由接待人員提供給用戶。

目前，長(zhǎng)春市檔案館基本實(shí)現(xiàn)了三個(gè)替代：網(wǎng)絡(luò)檢索替代手工目錄檢索，查看數(shù)字化檔案替代查看紙質(zhì)檔案，網(wǎng)絡(luò)打印替代手工復(fù)印。

高效益體現(xiàn)在：檔案全文數(shù)字化占館藏檔案的10%，提供數(shù)字化檔案占利用率的70%。為上萬人提供了檔案證明，公眾成為檔案數(shù)字化的最大受益者。檔案數(shù)字化成果得到社會(huì)公眾，上級(jí)檔案和信息化部門，當(dāng)?shù)攸h委、政府，國(guó)內(nèi)外同行的普遍贊譽(yù)，數(shù)以百計(jì)的留言、錦旗、感謝信、獎(jiǎng)勵(lì)證書、媒體報(bào)道就是最好的證明

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