新時期如何當好高校教學秘書

新時期如何當好高校教學秘書吳燕麗何寶國

（仲愷農(nóng)業(yè)技術學院環(huán)境科學與工程系廣東廣州510225）摘的要：本文從面臨高校教學水平評估的大局出發(fā)，就教學秘書的作用進行了簡要論述，進而探討如何提高綜合素質，做好教學秘書工作。關鍵詞：高校教學水平評估教學秘書素質

隨著國家教育部對全國高等院校進行本科教學水平評估工作的全面鋪開，各高校圍繞評建工作，不斷加強教學管理和教學建設，大力推進教育教學改革。教學秘書作為教學管理和教學服務的組織者和直接參與著，其工作成效直接影響到高校教學工作能否正常、有序地進行。因此，怎樣才能跟上時代的步伐，適應教學的發(fā)展，做好本職工作，是作為高校教學秘書須認真思考的問題。

1.教學秘書在教學工作中的作用1.1橋梁紐帶作用

教學秘書工作是高校工作的一個重要環(huán)節(jié)，是連接學校教務工作與院(系)教學工作的橋梁和紐帶，是師生溝通的橋梁，起著上令下達、下情上奏、協(xié)調(diào)各部門以及師生之間關系的作用，是信息傳遞、反饋的重要渠道。[1]在日常工作中，教務處下達任務、提供教學信息，本單位執(zhí)行情況、意見和建議的反饋，教師調(diào)(停)課、教學安排、學生的意見和建議等，都由教學秘書聯(lián)系和傳遞。1.2助手參謀作用

教學秘書的主要職責是根據(jù)領導的工作要求，協(xié)助完成教學管理的各項任務，保證日常教學井然有序，促進各項教育教學活動的健康發(fā)展。同時，教學秘書是領導決策的執(zhí)行者，還起到為領導當好參謀的作用。[2]因此，教學秘書要及時收集、整理各類信息并向領導匯報，還要積極調(diào)查新情況，研究新方案，給領導多提出合理化的好建議，達到提高教學質量、改善教學環(huán)境、增進師生關系的目的。1.3監(jiān)控和研究作用

教學秘書作為基層管理者，還要對教學過程、教學質量進行監(jiān)控。這就要求教學秘書檢查教學計劃的執(zhí)行情況，協(xié)助檢查教學質量、評估教學效果，并根據(jù)所掌握的情況進行總結和研究，積累經(jīng)驗教訓，研究分析問題，在教學管理中形成自己的建議和意見，一方面促進教學管理工作取得新的進步，另一方面為教學管理、教學手段和教學方法提出建議和意見，出謀劃策，以保證教學秩序的順利進行和教育教學質量的不斷提高。

2.當好教學秘書應具備的素質

2.1必須深刻理解教學水平評估工作的內(nèi)涵和意義

高校教學水平評估是以教育部的教高廳[201*]21號文件頒布的《普通高等學校本科教學工作水平評估方案（試行）》為依據(jù)，根據(jù)"以評促建、以評促改、以評促管、評建結合、重在建設"的方針，通過一定的指標體系，引導高校在評建過程中，改善辦學條件，加強教學管理，深化教學改革，提高教學質量和辦學水平，推動學校的全面建設。其目的是通過評估進一步加強國家對高等學校教學工作的宏觀管

理與指導，促使各級教育主管部門重視和支持高等學校的教學工作，促進學校自覺地貫徹執(zhí)行國家的教育方針，按照教育規(guī)律進一步明確辦學指導思想、改善辦學條件、加強教學基本建設、強化教學管理、深化教學改革、全面提高教學質量和辦學效益，辦人民滿意的教育。2.2必須具有較強的事業(yè)心和責任感

教學秘書工作是一項看似簡單、實際上是非常細致、復雜的工作，是為教學服務的，其直接影響著本單位甚至全校教學活動及教務管理工作，稍有疏忽，就可能會引起嚴重的后果，甚至造成教學事故。如學生在大學四年里刻苦求學，為的就是學好本領，順利拿到畢業(yè)證書和學位證書，教學秘書在審核他們的畢業(yè)資格時敷衍了事，馬虎應對，就可能影響了學生的一生，造成無法挽回的后果。所以說，"教務工作無小事，有事必定是大事"。因此，教學秘書應熱愛黨的教育事業(yè)，熱愛本職工作，樹立全心全意為師生服務的思想，全身心投入到工作中去；要認真履行管理育人職責，具有高度的責任感和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，工作要認真、細致，主動、負責，減少失誤[3]。2.3必須掌握較強的專業(yè)知識和技能

高校教學管理逐步走向現(xiàn)代化、科學化、規(guī)范化，這要求教學管理者必須具有先進的教育管理理論知識和技能。本校的教務管理，大到教學計劃系統(tǒng)、學籍管理系統(tǒng)、排課系統(tǒng)、各級各類考試報名系統(tǒng)，小到日常教務信息、文件傳輸及各類電子檔案等，都通過計算機網(wǎng)絡平臺進行。針對老師、學生經(jīng)常上網(wǎng)的特點，平時筆者將教務通知主要通過E-mail或QQ發(fā)給老師和學生，可以大大提高工作效率；通過建

立教務QQ群，可方便指導學生注冊、訂購教材、重修、重考、請假等的辦理，網(wǎng)上選課、評教、四六級報名，以及學生日�？荚�、成績、借用教室的管理等。因此，教學秘書應了解和熟悉本系各專業(yè)的培養(yǎng)目標、課程結構及各教學環(huán)節(jié)的有關內(nèi)容，同時不斷地提高計算機應用能力，才能適應工作的要求。2.4必須具備良好的心理素質

在工作過程中，教學秘書需要與不同的教師打交道，每個教師的工作方法和態(tài)度各不相同，難免會產(chǎn)生一些摩擦和沖突，從而感到委屈；大量教學材料的收集、整理、總結等工作壓在教學秘書身上，使其忙得分身乏術，容易產(chǎn)生怨憤、消極的思想；而且相對來講，學校領導對教學秘書素質的提高、職務的晉升、崗位的流動、生活條件的改善等比起一般教師和科研人員來顯得重視程度不夠，這也會促使其產(chǎn)生悲觀、失落的情緒。這就要求教學秘書要具備一定的心理承受力，保持樂觀、積極的心態(tài)；要善于從平凡中積極進取，淡泊名利；從大局、長遠利益考慮，學會自覺制怒擺脫苦惱，這樣不僅可以從心理上進行自我疏導，消釋工作中的不良情緒，而且能把埋怨客觀環(huán)境轉化為挖掘主觀潛力，把埋怨別人轉化為反省自己，把埋怨別人轉化為動力。從而，以一個良好的心態(tài)投入到工作中去[4]。2.5必須具有較強的統(tǒng)籌和溝通能力

教學秘書任務繁雜，要分清工作的主次關系，合理統(tǒng)籌好每個時間段經(jīng)常性的事務，做到有的放矢；要經(jīng)常與各相關職能部門保持密切聯(lián)系，及時反饋信息，盡力解決教學過程中出現(xiàn)的各種矛盾和問題；同

時，協(xié)調(diào)本院、系教師與學生有關教學的事宜，處處以集體利益為重，自覺維護系領導與院、系的形象、聲譽；要了解院系的教學狀況及發(fā)展勢態(tài)，與教師和學生進行充分交流，為教師與學生、教師與教師、教師與學校、學生與學校提供一個相互進行信息傳遞交流的平臺。信息通過教學秘書集中反映給學校，學校再根據(jù)這些意見出臺更合理的管理措施。

2.6必須注重教學檔案的建立

建立科學、準確、齊全的教學檔案是教學秘書必須做好的工作。教學檔案真實地記錄了學院教學史，是教師教學工作內(nèi)容、方法和效果等方面的真實反映，也是教師和學生教學狀況的原始記錄。對于教學部門總結過去、指導現(xiàn)在、規(guī)劃未來，具有獨特作用[5]。教學秘書必須加強教學檔案的管理力度，有步驟地收集、整理、上交每學期的教師授課計劃、教書育人計劃、教案、調(diào)（停）課記錄、教學總結，學生成績、學生畢業(yè)論文（設計）、試卷、實習報告、試驗報告等，在評估專家到校檢查時發(fā)揮其應有的重要作用。2.7要與時俱進，不斷開拓創(chuàng)新。

在教學管理的實踐中，教學秘書不能僅滿足于應付一般性的日常教學管理工作，要有開拓創(chuàng)新的精神，對教學管理工作要有自己的見解，善于發(fā)現(xiàn)問題，積極思考和努力探索教學管理的新途徑、新方法。例如，如何合理安排教學內(nèi)容與教學時數(shù)？如何建立科學的教育質量監(jiān)督保障體系？如何改革現(xiàn)行的教學管理措施才能適應教學改革的需要？等等。只有不斷開拓創(chuàng)新，教學管理工作才能跟上教學改革的

步伐，才能做到與時俱進、不斷提高。除此之外，教學秘書在工作中要經(jīng)常和學生打交道，其自身的言行舉止和工作態(tài)度會不可避免地對學生產(chǎn)生潛移默化的影響。所以教學秘書在做好本職工作的同時，還要時刻注意自身的形象，做到為人師表，自覺擔負起育人的責任。3、結語

每個教學秘書，要明確自己的崗位職責，掌握與人交往溝通的技巧、學會自我心理調(diào)節(jié)、提高自身操作技能，在工作中不斷探索，努力尋找工作規(guī)律和工作方法，不斷地總結經(jīng)驗，從而全面地提高自己的綜合素質，在穩(wěn)定教學秩序、深化教學改革、提高教學質量、服務師生、全面推進學校發(fā)展中發(fā)揮出應有的積極作用，使高等院校的教學管理隊伍建設邁上一個新臺階。參考文獻：

[1]胡輯。論教學秘書的作用與素質要求。時代經(jīng)貿(mào)。下旬-201*年04X期。

[2]李文斌：高校教學秘書在教學管理中的定位與功能。陜西鐵路工程職業(yè)技術學院學報。201*年5月。第5卷第1期。[3]王玉月。如何當好教學秘書。大連教育學院學報。201*年l2月。第22卷第4期。

[4]左穎。加強教學秘書業(yè)務水平的幾點思考。語文學刊。201*年第4期。

[5]唐艷。教學秘書如何在高校教學管理工作中發(fā)揮作用。南寧職業(yè)技術學院學報。201*年第11卷第3期。

擴展閱讀：高校教學秘書如何做好教學管理工作

高校教學秘書如何做好教學管理工作

摘要：如何提高教學質量，改善工作作風，提高教學管理工作效率，一直是高校教學工作中的關鍵問題。本文通過對教學秘書的作用及主動性等方面進行闡述，探求高校教學秘書在教學過程中應具備的素質及能力，從而更好地為教學服務。關鍵詞：高校教學秘書教學管理作用素質

高校工作以教學為中心，教學由教師的教學活動、學生的學習活動，以及教學管理工作等組成，高校教學秘書則是行政上受學院領導，業(yè)務上由教務處指導的教務管理人員，教學秘書是高校教學信息的掌握者、傳遞者和運行者，是教學管理信息上傳下達的橋梁，是聯(lián)系學校、教務處及各學院的紐帶，是教學工作正常運行的樞紐。教學秘書只有正確認識自己的工作，找準自己的位置，才能強化服務意識，提高服務質量。1.教學秘書工作的特性1.1時效性

這是由兩方面因素決定的，一方面接受了需要立即處理、解決和答復的任務。教務處通知上所要求完成的時限經(jīng)常只有短短三四天，這就要求教學秘書把有關通知在第一時間予以轉發(fā)，并督促、提醒相關教師和學生及時做出反應。尤其像四、六級考試，計算機考試，公選課報名、重修等與學生切身利益密切相關的通知，更要及時通知學生，以免貽誤了最佳時機而影響其后續(xù)學習或對畢業(yè)造

成不必要的影響。像停調(diào)課這類極具時效性的事項更要及時通知教師、學生，避免重大教學事故發(fā)生。另一方面是由教學秘書工作的性質決定的。教學秘書的工作相當繁雜，有些問題不及時解決，一味拖、放，就容易導致教學事故的發(fā)生。如新學期教材的征訂，教學秘書必須在上一學期教學任務下達后就做好開課班級的教材征訂工作，以便新學期初就能將教材發(fā)放至開課班級。1.2準確性

學生的成績，各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)都是由教學秘書匯總、提供的，這就涉及一個準確性的問題。統(tǒng)計類工作只有在保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)無誤的前提下，才能提高效率和質量，因此，要求教學秘書細致地做好每項工作，切不可浮躁。只有教學秘書具備高度責任心和對工作認真負責的態(tài)度，才能盡可能地減少差錯的發(fā)生。

準確性和時效性互為表里，相互作用。時效性的前提是準確，要在準確的基礎上求快，無時效的準確就失去了價值。1.3復雜性

院（系）級教學秘書所處的位置，使得教學秘書工作出現(xiàn)了既是管理者又是服務者的特點。一方面，教學秘書必須協(xié)助院（系）領導貫徹執(zhí)行各項教學管理規(guī)章制度，并對其實施情況進行檢查。在檢查過程中經(jīng)常會碰到諸如老師提前下課，未履行手續(xù)自行停、調(diào)課等情況，此時教學秘書就要履行其作為管理者的使命，對有關情況該上報的上報，該處理的處理，決不可顧及個人面子和私情而瞞

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