總裁辦公室主任崗位說明書

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總部辦公室主任崗位職務說明書

崗位編號崗位定員職等核準人XZ0011人三等崗位名稱直接上級編制人批準人辦公室主任總裁夏澤辦公室主任所在部門直接下級編制日期發(fā)布日期總裁辦公室201*年2月本崗位在組織圖中之位置文秘基建科長主任助理檔案管理員IT部經(jīng)理職位目的與通過組織編制所屬管理部門工作計劃，領(lǐng)導、協(xié)調(diào)行政管理的各項工作，保障公司年度經(jīng)營功能概述計劃的實現(xiàn)和各項管理工作的有序開展。工作類別職責權(quán)限百分比1-1協(xié)助總裁完成各項工作計劃、方案、規(guī)劃的草擬工作；公文管理及1-2按照總裁要求撰寫各類發(fā)言稿、報告等文書工作檔案管理1-3組織對公司各種公文進行登記、歸檔管理；安排公司各種來往文件的核稿、頒布和下發(fā)工作1-4指導檔案員做好各類檔案管理工作。內(nèi)部關(guān)系協(xié)2-1全面協(xié)調(diào)總裁與各總監(jiān)之間的工作事務；2-2協(xié)助總裁與各部門進行聯(lián)絡、溝通和協(xié)調(diào)；調(diào)3-1協(xié)調(diào)公司與政府機關(guān)的關(guān)系、協(xié)調(diào)行業(yè)內(nèi)部有關(guān)外部關(guān)系協(xié)管理機構(gòu)的關(guān)系；調(diào)3-2協(xié)調(diào)與各新聞媒體的關(guān)系，經(jīng)總裁授權(quán)代表公司出席各種外部會議4-1組織安排總裁辦公會議以及其他各種會議；對各部門工作計劃、公司決議事會議管理4-2安排會議記錄、紀要工作；對會議室和會議設備項執(zhí)行情況的督辦權(quán)和催辦權(quán)；進行管理內(nèi)外接待事5-1妥善安排公司內(nèi)外有關(guān)單位、人員的來訪接訪工務作；6-1協(xié)助開展信息化建設，實現(xiàn)OA及ERP系統(tǒng)的功能，職責范圍內(nèi)的工作檢查權(quán)與監(jiān)督推進管理代化進程；權(quán)；公司各項管理制度和規(guī)范執(zhí)行政管理6-2負責母子公司行政系統(tǒng)的工作規(guī)范、工作指導及行情況的檢查權(quán)；對部屬的工作工作檢查監(jiān)督權(quán)、考核權(quán)、人事權(quán)；企業(yè)文化項目管理網(wǎng)絡管理7-1負責公司企業(yè)文化建設及相關(guān)活動的工作開展；7-2負責公司內(nèi)刊編輯工作；8-1組織項目申報領(lǐng)導，政府鼓勵政策的落實工作，；8-2負責指導和監(jiān)控基建科做好投資項目工程招標、開工、竣工、預決算等工作；9-1負責公司IT部的運營管理工作一日工作標準1、確定當日工作計劃和重點；2、確定當日所需報告和溝通事項;3、按工作計劃執(zhí)行當日工作事項；定期工作標準1、每月末完成本月工作總結(jié)及下月工作計劃；2、年終時制定年終總結(jié)和下年度工作計劃；3、不定期檢查子公司行政管理狀況及組織干部評議；4、制定次日工作計劃；4、不定期與下屬進行工作溝通與本崗位有關(guān)例會規(guī)定會議名稱總部辦公例會總裁辦公會年度工作會主要議題工作通報及協(xié)調(diào)事項各子公司經(jīng)營情況匯報上年度總結(jié)下年度規(guī)劃月初每月中旬次年年初每月上旬時間要求本崗位準備事項通報及提交討論事項會前提交重要事項報告會前提交總結(jié)與規(guī)劃事項審核對口部門工作報告行政、人資系統(tǒng)對口述職會檢查部署月度工作本崗位有關(guān)的重要事項報告及定期工作報告報告事項周工作總結(jié)下周工作計劃月工作總結(jié)下月工作計劃年度工作總結(jié)下年度工作計劃提出報告時間每周周一每月月初年終報告上至人總裁/行政總監(jiān)總裁/行政總監(jiān)總裁/行政總監(jiān)報告下至人無無無報告方式書面書面書面與本崗位有關(guān)的異常情況處理與報告異常信息子公司重大突發(fā)事件外部公關(guān)危機事件處理方法與要求及時報告及處理及時報告討論應對方案報告方式書面口頭或書面?zhèn)渥�報行政總監(jiān)報行政總監(jiān)指導本崗位履行職責的重要工作文件及制度1、總裁辦公會議管理制度2、內(nèi)部監(jiān)查制度3、行政文件管理制度4、合理化管理制度5、固定資產(chǎn)管理制度6、辦公用品管理制度7、門工管理及工作標準8、員工食堂管理及工作標準9、電腦及網(wǎng)絡管理制度本崗位須遵守的公司基本管理制度或職業(yè)道德規(guī)定1、員工手冊2、公司人事、行政、財務等管理制度3、總裁辦公會議制度4、保密管理制度本崗位的內(nèi)部、外部人際關(guān)系公司內(nèi)部人際關(guān)系接觸頻率主要接觸對象之崗位名稱及單位接觸之目的工作匯報工作溝通與協(xié)調(diào)工作部署、檢查溝通與協(xié)調(diào)工作溝通與情況了解接觸之目的外部資源爭取或問題解決業(yè)務合作(偶而(每日(每周(每月行政總監(jiān)(偶而(每日(每周(每月總部其他職能部門(偶而(每日(每周(每月子公司行政辦負責人(偶而(每日(每周(每月子公司各部門經(jīng)理、主管接觸頻率主要接觸對象之崗位名稱及單位公司外部人際關(guān)系(偶而(每日(每周(每月政府相關(guān)職能部門(偶而(每日(每周(每月公司其他社會關(guān)系相關(guān)業(yè)務關(guān)系本崗位任職基本條件性別男年齡30歲以上最佳學歷本科以上最低學歷大專企業(yè)管理、行有從事行政管理工作經(jīng)驗，8年以上工作經(jīng)驗，5年以上管理經(jīng)驗，專業(yè)要求政管理、中文工作背景在部門經(jīng)理崗位工作3年以上等相關(guān)專業(yè)1.良好的敬業(yè)精神和職業(yè)道德操守，優(yōu)秀的領(lǐng)導能力、出色的人際交往和社會活動能力；其它2.受過領(lǐng)導能力開發(fā)、戰(zhàn)略管理、組織變革、戰(zhàn)略人資管理、經(jīng)濟法、財務管理等方面培訓。崗位應知1、勞動法規(guī)崗位應會工作實例1、辦公自動化軟件及辦公設備使用例一：編制年度經(jīng)營計劃2、企業(yè)行政管理和公共管理；3、企業(yè)內(nèi)部工作及業(yè)務流程2、公文寫作例二：撰寫企業(yè)文化手冊3、良好的口頭和書面表達能力；例三、模擬干部考評評議等。4、具有較強的領(lǐng)導能力、判斷能力、人際溝通能力、計劃與執(zhí)行能力。本崗位升遷或轉(zhuǎn)換的路線可升遷至此的崗位路線可由此升遷的發(fā)展路線可相互轉(zhuǎn)換的崗位子公司行政總監(jiān)→總部辦公室主任、總辦主任助理→總部辦公室主任總部辦公室主任→總部行政總監(jiān)、總部辦公室主任→總裁助理母子公司同職等崗位轉(zhuǎn)換

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總裁辦公室主任崗位說明書（管理者）崗位編號：

崗位名稱主任所屬部門總裁辦直接主管

集團總裁直接下屬對外事務專員、公共關(guān)系專員、投資發(fā)展部、匯仁報編輯部編寫日期編寫部門總裁辦工作目的：

為企業(yè)與外部環(huán)境信息交流建立順暢通道，以獲得企業(yè)發(fā)展良好的外部環(huán)境。工作職責全面負責本部門日常管理工作負責本部門管理制度的制定負責本部門作業(yè)流程的制定負責集團公司投資發(fā)展項目的組織落實負責集團公司、下屬企業(yè)及派出機構(gòu)的政府事務工作及其它重要外事活動的規(guī)劃、組織、落實負責集團公司、下屬企業(yè)及派出機構(gòu)的企業(yè)形象宣傳、公共關(guān)系活動的規(guī)劃、組織、落實制定樹立企業(yè)形象的宣傳方案；處理好各種媒體關(guān)系，接待媒體采訪；制定公共關(guān)系行為準則；負責政府領(lǐng)導、行業(yè)管理部門領(lǐng)導及重要客人的接待工作負責集團公司與各級行業(yè)管理部門保持良好關(guān)系與政府職能部門建立良好的關(guān)系（其中包括國家藥監(jiān)局、市藥監(jiān)局、國家科技部、省科技廳、國家計委、省計委、國家經(jīng)貿(mào)委、市經(jīng)貿(mào)委、海關(guān)等）；密切關(guān)注和研究與公司相關(guān)的政策法規(guī)，爭取國家、省里優(yōu)惠政策；監(jiān)督檢查集團公司下屬企業(yè)、派出機構(gòu)的政府事務工作在集團公司總裁授權(quán)范圍內(nèi)，負責突發(fā)事件的處理?職位描述：

1.參與企業(yè)發(fā)展規(guī)劃的擬定、年度經(jīng)營計劃的編制和企業(yè)重大決策事項的討論；

2.根據(jù)領(lǐng)導意見，召集主持集團辦公會議和其他有關(guān)會議，并檢查決議的貫徹實施情況；

3.匯總企業(yè)年度綜合性資料，草擬、審核企業(yè)年度總結(jié)、工作計劃和其他綜合性文稿；

4.協(xié)調(diào)、安排董事長工作日程，并根據(jù)工作日程，做好有關(guān)人員的預約、接待等事務；

5.負責企業(yè)與上級主管部門的聯(lián)系工作及企業(yè)有關(guān)法律咨詢和聯(lián)系工作。

總裁辦公室負責對公司各項事宜進行統(tǒng)籌安排和組織協(xié)調(diào)，是集團公司行政管理及組織監(jiān)督的職能機構(gòu)，其工作表現(xiàn)為協(xié)調(diào)性、突發(fā)性、繁雜性、組織性較強等特點，伴隨著集團公司的不斷發(fā)展，總裁辦公室也在逐步完善職能結(jié)構(gòu)，現(xiàn)下設有秘書室、總務處、保衛(wèi)科、總機、接待室、車隊幾個主要部門�？偛棉k公室負責集團公司秘書工作，做好集團公司總裁辦公會議的組織和記錄，并根據(jù)上級領(lǐng)導機關(guān)的指示和決定起草集團公司的通知、決議、紀要等文件；負責搜集和掌握集團公司及下屬單位的各方面情況和資料，做好組織上報工作；對有關(guān)科技、文書檔案、公司保密做好管理工作；同時，督促檢查集團公司下屬單位對集團公司的指示和決策貫徹執(zhí)行情況。總裁辦公室負責日常行政事務和職工生活后勤服務工作，制定并落實集團公司的各項規(guī)章制度，保管公司印章和總裁的名章，使用集團公司介紹信、證明等工作，同時審核有關(guān)部門起草的用集團公司行政名義印發(fā)的文件原稿�？偛棉k公室負責集團公司的來客接待、電話總機和車輛管理及保衛(wèi)工作，負責集團公司及下屬單位的新聞廣告工作和總裁或分管領(lǐng)導交辦的其他任務。

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